حسابداری مالی
روش بستن حساب ها و ثبهای پایانی موقت و دایمی در انتهای دوره مالی – به طور کلی میتوان گفت عملیات حسابداری دو نوع می باشد: یکی عملیات مربوط به رویدادهای طی دوره مالی و دیگری عملیات مربوط به پایان دوره مالی. بخش اول شامل مواردی از جمله جمع آوری اطلاعات رویدادهای مالی، تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی، ثبت اسناد حسابداری رویدادهای مالی و انتقال اطلاعات ثبت شده از دفتر روزنامه به دفتر کل است. بخش دوم که موضوع این مقاله می باشد شامل بستن حسابهای موقت و حسابهای دائمی میباشد. بخش دوم در پایان دوره مالی و یا بعد از پایان دوره مالی انجام می شود.
(توضیحات مقاله با این فرض می باشد که کلیه امور از قبیل ثبت اسناد، کنترل حساب، انبارگردانی، شناسایی هزینه استهلاک و … انجام شده است)
در ادامه مقاله، “بستن حسابها” و دلیل آن، زمان بستن حسابها و روش بستن حسابها توضیح داده میشود:
منظور از بستن حساب چیست؟
“بستن حساب” به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود.
در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
۱- طی دوره مالی:
به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای الف (مشتری شرکت) مبلغ ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار میباشد و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:
تخفیفات فروش ۱/۰۰۰/۰۰۰
حسابهای دریافتنی تجاری / آقای الف ۱/۰۰۰/۰۰۰
۲- پایان دوره مالی:
این مورد که مفصل تر و پیچیده تر از بستن حسابها در طی دوره مالی میباشد برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حسابهای دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام میشود.
بستن حسابها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حسابهای موقت (سود و زیانی)، مخلوط و دائمی (ترازنامهای) انجام میشود. برای بستن حسابهای پایان سال ابتدا باید مانده همه حسابهای موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حسابهای دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.
نمونه حسابهای موقت: برخی از حسابهای این گروه که مربوط به درآمد و هزینهها میباشد شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آنها بسته میشود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمیشود.
نمونه حسابهای مخلوط: از جمله این نوع حسابها، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد میباشد که شامل دو بخش موقت و دائمی میباشند. در پایان دوره مالی بخشی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائم به دوره مالی بعدی منتقل می شود.
نمونه حسابهای دائمی: برخی از حسابهای این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام میباشد شامل موجودی نقد و بانک، حسابهای دریافتنی تجاری، سرمایه و … است که مانده آنها آنآدر پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میگردد.
چگونگی بستن حسابهای موقت در پایان سال:
جهت بستن این حسابها باید از یک حساب موقت واسط به نام “خلاصه سود و زیان” استفاده کنیم.
مرحله اول – بستن حساب درآمد یا فروش:
مانده حساب درآمد/ فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار میشود:
درآمد/فروش ****
خلاصه سود و زیان ****
مرحله دوم – بستن حساب هزینه:
معادل جمع کل هزینه ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه ها بستانکار میشود:
خلاصه سود و زیان ****
هزینه حقوق و دستمزد ****
هزینه اجاره ****
هزینه تعمیر و نگهداری ****
مرحله سوم- بستن حساب خلاصه سود و زیان:
پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود(زیان) انباشته” بسته شود.
نکته ۱: در برخی کتابها و سایتها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته میشود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب “سود(زیان) انباشته بسته میشود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت ها در خصوص تغییر در سرمایه میباشد و بدون انجام مراحل قانونی نمیتوان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.
نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی می باشد.
ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” انجام میشود:
خلاصه سود و زیان ****
سود (زیان) انباشته ****
مرحله چهارم – بستن حسابهای دائمی در پایان سال:
پیش از بستن حساب های دائمی (صدور سند اختتامیه) ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد نیز شناسایی و ثبت گردد. روش انجام هر یک از موارد به این شرح می باشد:
روش محاسبه میزان مالیات:
بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص می باشد. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.
با فرض اینکه اینکه میزان سود سال مربوطه معادل ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال می باشد مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:
۷۵/۰۰۰/۰۰۰ = ۲۵% * ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰
سود (زیان) انباشته ۷۵/۰۰۰/۰۰۰
ذخیره مالیات عملکرد ۷۵/۰۰۰/۰۰۰
نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب می باشد و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.
روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته ها:
اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال می باشد که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵%سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به ۱۰%سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری می باشد.
نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی ، سود خالص پس از وضع زیان های وارده در سالهای می باشد. بنابراین ، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی ) دارد ، تنها ، رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر و یک بیستم مازاد محاسبه و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود .
سایر اندوخته ها:
در نظر گرفتن سایر اندوخته ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.
با در نظر گرفتن سود ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر می باشد:
سود (زیان) انباشته ۴۵/۰۰۰/۰۰۰
اندوخته قانونی ۱۵/۰۰۰/۰۰۰
اندوخته احتیاطی ۳۰/۰۰۰/۰۰۰
نکته: مبنای محاسبه اندوخته ها، میزان سود خالص قبل از کسر ذخیره مالیات می باشد.
مانده این حسابها به همراه سایر حساب های دادئمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میشود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده می‌کنیم. بدین صورت که تمام حسابهای دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حسابهای با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حسابهای دارای مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم:
سرمایه *****
اندوخته قانونی *****
اندوخته احتیاطی *****
سود (زیان) انباشته *****
حسابهای پرداختنی تجاری *****
سایر حسابهای پرداختنی *****
ذخیره مالیات *****
ذخیره استهلاک *****
تراز اختتامیه *****
تراز اختتامیه *****
موجودی نقد و بانک *****
حسابهای دریافتنی تجاری *****
سایر حسابهای دریافتنی *****
داراییهای ثابت *****
چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید:
انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حسابهای دائمی در پایان سال میباشد با این تفاوت که باید به جای حساب “تراز اختتامیه” از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده نمود.
نکته:حساب “تراز اختتامیه” در پایان دوره مالی و حساب “تراز افتتاحیه” در ابتدای دوره مالی ایجاد و با توجه به گردش برابر حسابهای بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان هم بسته میشوند. البته اجباری برای استفاده از این سرفصلها وجود ندارد و می توان در زمان بستن حسابهای پایان دوره مالی، همه حسابهای بستانکار را بدهکار نمود و در آرتیکل مقابل همه حسابهای بدهکار را بستانکار نمود.
