حسابداری انبار؛ نکات انبارداری در حسابداری

گستردگی فعالیت‌های اقتصادی و تجاری و راه اندازی بنگاه‌های تولید و توزیع کالا، سبب شکل گیری شاخه‌ای جدید در علم حسابداری، تحت عنوان حسابداری انبار شده و استخدام یک حسابدار انبار کارآزموده، مستلزم اطلاع از چیستی، نکات مهم، اهداف و کاربردهای علم حسابداری است.

از طرفی موجودی مواد و كالا، بخش عمده‌ای از دارایی‌های بسیاری از واحدهای تجاری و شرکت‌ها را تشکیل می‌دهد. بنابراین، ارزشیابی و انعكاس موجودی مواد و كالا اثر بسیاری در تعیین و ارائه وضعیت مالی و عملکرد مالی واحدهای تجاری دارد که به همین منظور از حسابداری انبار استفاده می شود  لذا در این مقاله سعی داریم در مورد اینکه حسابداری انبار چیست، هدف و کاربرد آن چه بوده و ثبت‌های آن چگونه می‌باشد، توضیح دهیم.

انبار چیست؟

انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می‌گردد. به عبارت دیگر میتوان گفت، انبارها محلی امن برای نگهداری منظم مواد اولیه و کالاها می‌باشند به طوری که در مواقع لزوم دسترسی به آن‌ها به سادگی امکان پذیر باشد. همچنین، انبارها با تکیه بر اصول انبارداری، اجازه کنترل جریان ورودی و خروجی کالا را به تولیدکنندگان و سازمان‌ها می‌دهند.

انواع انبار

انبارها انواع مختلفی دارند که در ادامه به بررسی هر یک و توضیح درباره آن‌ها خواهیم پرداخت:

محل انبار

به طور کلی میتوان انبارها را از لحاظ سازمانی به ۲ نوع تقسیم کرد: انبارهای مرکزی یا اصلی و انبارهای فرعی یا دستی.

در کارخانه های بزرگ که تعداد دوایر زیاد است انبارها را نمی‌توان در محل‌هایی قرار داد که هم در نزدیکی دایره رسید کالا قرار گرفته و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشد تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد. به این جهت غالبا لازم است انبارهای فرعی دایر نمود که برای تحویل مواد به قسمت‌های به خصوص کارخانه مناسب باشند. در این صورت انبار مرکزی مواد و مصالحی را که هر یک از انبارهای فرعی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند یکبار به آن انبارها صادر می‌کنند.

در این شرایط حتما باید کمک انباردارها مسئول انباردار کل باشند تا بتوان سیاست خرید، انبار کردن و صدور مواد از انبار را در تمام موسسه هماهنگ و یکنواخت نمود.

انواع موجودی های انبار

قبل از اینکه متوجه شویم حسابداری انبار چیست بهتر است با موجودی‌های انبار آشنا شویم.

مواد اولیه

در موسسات تولیدی موادی که برای تبدیل موجودی به یک محصول نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، مواد اولیه (Raw Materials) هستند و بدون این مواد یا قطعات، تولید آن محصول متوقف می‌شود. بنابراین موجودی کافی این مواد در زمان نیاز و مناسب، بسیار حائز اهمیت است.

موجودی کالای در حال ساخت

موجودی کالای ساخته شده

زمانی‌که صحبت از موجودی انبار می‌شود احتمالا اولین چیزی که به ذهن می‌رسد همین محصول و کالایی نهایی  (Finished Goods) است، در صورتی که محصول نهایی فقط یک بخش از تمام موجودی‌های انبار است. محصول نهایی در واقع کالایی است که آماده عرضه به مشتریان می‌باشد. کالای نهایی ممکن است توسط خود تجارت تولید شده باشد یا به طور کلی از یک تامین کننده خریداری شده باشد. اکثر خرده فروشان محصولات کامل و تمام شده را از یک تامین کننده خریداری می‌کنند.

موجودی کالاهای امانی

موجودی ضایعات

تولیدات معیوب و مواد دور ریخته شده در صنایع که قابلیت بازیافت را داشته باشند یا بتوان از آن‌ها دوباره به نحوی استفاده کرد ضایعات گفته ‌می‌شود. در بعضی از صنایع، ضایعات اهمیت ویژه‌ای دارند. برای مثال ضایعات فلزی و آهنی از آنجایی که ارزش مالی دارند باید نظارت و کنترل دقیقی روی آنها وجود داشته باشد.

تفاوت موجودی با دارایی

دارایی ثابت یا اموال یک سازمان با موجودی انبار متفاوت است. دارایی ثابت به اقلام و وسایلی گفته می‌شود که سازمان برای استفاده آن‌ها را خریداری می‌کند و انتظار فروخته شدن این دارایی‌ها را نداشته باشد ولی موجودی کالا موجودی است که به قصد خرید و فروش و کسب سود خریداری می‌شود.

حسابداری انبار چیست؟

هدف از حسابداری انبار چیست؟

موجودی انبار دارایی تجاری هر سازمان محسوب می شود و ارزیابی آن برای کسب و کارها در اندازه های مختلف بسیار مهم است. موجودی انبار از مواردی است که مستقیما با سود و مالیات شرکت ها در ارتباط است و می تواند در آن ها تاثیر بگذارد. مدیران سازمان های تجاری با استفاده از اطلاعات موجودی انبار در مورد کنترل هزینه های نگهداری موجودی، سفارش، تامین کالا در زمان مناسب و جلوگیری از کمبود مواد اولیه تصمیم می گیرند و اینجاست بیشتر از هر زمان دیگر اهمیت حسابداری انبار مشخص می شود.

انباردار کیست؟

انباردار به کسی گفته می‌شود که دارای وظایف زیر می‌باشد و در قبال انجام این وظایف تعهد کاری دارد:

• مسئولیت تحویل کالاهای خریداری شده و مدارک خرید کالا ها
• صادر کردن رسید تحویل کالا
• صادر کردن حواله انبار در زمان تحویل کالا
• کد گذاری اجناس انبار و دسته بندی کردن آن ها
• بایگانی کردن اسناد و مدارک اجناس و کالا ها

شرح وظایف کمک انباردار

• کنترل کالاهای وارد شده به انبار
• جابه‌جایی و چیدمان کالاهای انبار
• کمک به انباردار در انبارگردانی
• رعایت مقررات و اصول انبارداری 
• تمیز نگهداشتن محیط انبار
• ارائه اطلاعات مورد نیاز به انباردار
• مهارت کار در انبار

اصول انبارداری

اسناد انتقال کالا بین انبار

خب به دومین اصل در حسابداری انبار رسیدیم. بر اساس این اصل، انتقال کالا و مواد اولیه بین بخش‌های مختلف واحدهای تولیدی یا انبارهای دیگر، نیازمند سند رسمی هستند. به این ترتیب ابتدا باید سند حواله انتقالی از انبار مبدا تعیین قیمت شود و بهاری سند را به انبار مقصد اضافه کنند.

بهای تمام شده کالای صادره از انبار

بر اساس این اصل، هر کالا باید به هنگام خروج از انبار، یک قیمت نهایی داشته باشد. قیمت خروجی از انبار به عوامل مختلفی بستگی دارد. برای این کار از دو سیستم ارزیابی ادواری موجودی و سیستم ارزیابی دائمی موجودی استفاده می‌کنند. در سیستم ادواری، مبلغ کالای در دست، فقط در پایان هر دوره مشخص می‌شود. پس بهای تمام شده کالا در پایان دوره برابر با ارزش کل کالای موجودی منهی ارزش موجودی پایان دوره بعلاوه کل ورودی طی دوره به علاوه ارزش موجودی در ابتدای دوره خواهد بود.

مزایای حسابداری انبار

ایجاد یک سیستم انبار و حسابداری انبار مناسب می تواند مزایای زیادی داشته باشد که هدف نهایی آن افزایش سود خالص شرکت است و همچنین هدف های دیگر از جمله:

مهارت‌ های مورد نیاز برای انبارداری

چون انبارداری مسئولیت‌های سنگینی دارد و کوچکترین اشتباه یا غفلت می‌تواند ضررهای مالی هنگفتی ایجاد کند  انباردار قبل از انجام وظایف خود باید از مهارت‌های لازم برخوردار باشد که عبارتند از:

• صداقت و امانتداری
• شناخت هوشمندانه عرضه و تقاضای کالا در بازار
• تجربه کار با وسایل و تجهیزات انبار و داشتن گواهینامه
• شرایط جسمانی خوب
• دارای روحیه کار تیمی
• مسئولیت‌پذیر و منظم

چالش های شغل انبارداری

اگر قصد دارید در انبار کار کنید باید با چالش های انبار داری آشنا شوید از مهمترین چالش های انبارداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

مدیریت نادرست موجودی انبار

مدیریت نادرست موجودی کالاها در انبار، ریشه بسیاری از مشکلات رایج در انبارداری خواهد بود. در شغل مسئول انبار، فرد باید برنامه‌ریزی دقیقی برای مدیریت و کنترل موجودی انبار داشته باشد. چنانچه بررسی کمی و کیفی کالاها به‌درستی و در بازه‌های زمانی مشخص انجام نشود، شرکت در تأمین کالاهای مورد نیاز خود و مشتریان با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.

 یکی از راهکارهای مفید برای ارتقای کیفیت انبارداری، استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری است. با استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری، به‌راحتی می‌توانید مواردی مانند نگهداری، ورود و خروج کالاها را مدیریت و کنترل کنید. همچنین با به‌کارگیری راهکارهای نرم‌افزاری، می‌توانید سرعت فرآیندهای انبارداری را افزایش داده و نحوه سازمان‌دهی فعالیت‌ها را کنترل و مدیریت کنید.

خطرات شغل انبارداری

یکی از مهم‌ترین چالش‌های شغل انبارداری، نحوه مدیریت و رفع خطرات شغل انبارداری است. برخی از مهم‌ترین خطرات شغل انبارداری عبارت اند از:

• کار با تجهیزات و کالاهای سنگین
• لغزش روی مواد روغنی موجود روی سطح زمین
• خطر افتادن از ارتفاع
• حریق و آتش‌سوزی در انبار
• سروکار داشتن با مواد شیمیایی و سمی
• سقوط اشیاء از ارتفاع

مزایای شغل انبارداری 

در صورت کسب تجربه کاری مناسب در شغل انبارداری، می‌توانید حقوق و دستمزد خوبی را دریافت کنید یعنی امکان افزایش حقوق وجود خواهد داشت. از دیگر مزایایی که برای این حرفه وجود دارد، امکان کار کردن در صنایع مختلف است. همچنین به دلیل نیاز فراوانی که کسب‌وکارها به استخدام انباردار فعالان این حرفه دارای آینده شغلی مناسبی خواهند بود. از دیگر مزایای آن این است که انباردار در طول روز، ساعات زیادی را پیاده روی می‌کند و برای سلامتی بسیار مناسب است. به علاوه، انبارداری، راهی برای ورود به مشاغل سطح بالاتر لجستیکی است.

روش های کدگذاری در انبارها

با توجه به اینکه با انجام شماره گذاری قفسه های انبار، دستیابی به کالاها در سریع ترین زمان ممکن صورت می پذیرد و لازم نیست برای پیدا کردن هر محصول جست و جو کنید.در نتیجه نیاز شما به به کارگیری کارکنان زیاد، کاهش می یابد که این در بلند مدت موجب کاهش هزینه های انبار و انبارداری می شود به همین علت بسیار حائز اهمیت می باشد.با در نظر گرفتن تعداد کالاهای انبار، قفسه ها و البته ردیف ها می توان شیوه های مختلفی را برای کد گذاری قفسه های انبار در نظر گرفت.

کدگذاری از طریق به کارگیری حروف الفبا

دومین روش برای کد گذاری قفسه های انبار، استفاده از حروف الفبا است. همان طور که از نامش مشخص است در این روش می توانید قفسه های طبق ترتیب چیده شده را از طریق حروف الفبا از ابتدای آن با حرف الف تا انتهای آن با حرف ی شماره گذاری کرد.

کدگذاری مخفی

اگر می خواهید از کدگذاری مخفی در طبقه بندی کالاهای انبارها استفاده کنید، نیاز است تا پیش از آن دستورالعمل های خواندن کدها را به کارکنان خود آموزش دهید تا به درک درستی از آن کد برسند. زیرا کد های انتخاب شده در این روش معنا و مفهوم خاصی دارند. به عنوان مثال برای اینکه بتوان مفهوم شماره خودروهای ارتش را درک کرد، لازم است تا راهنمای خواندن آن کد را هم دانست.

کدگذاری نیمونیک

در روش کدگذاری نیمونیک، حروف اول کالاها برای انبار هایی به کار می رود که موجودی کمی دارند. روش نیمونیک، نام کالا و یا ویژگیهای آن را به صورت مختصر اما مفید بیان می کند. به عنوان مثال نزاجا شامل تعریف نیروی زمینی ارتش جمهوری اسلامی ایران است. همچنین رجا هم تعریف راه آهن جمهوری اسلامی ایران را شامل می شود.

سیستم های حسابداری موجودی انبار

برای ثبت موجودی انبار روشهای مختلفی وجود دارد. این روش ها شامل ثبت دائمی موجودی کالا و ثبت ادواری موجودی کالا می باشد که حسابدار لازم است نسبت به هریک از این روش ها شناخت و اطلاعات کافی داشته باش.

روش های ثبت موجودی انبار

• روش FIFO یا اولین ورود و اولین خروج 
• روش LIFO یا آخرین ورود و اولین خروج
• روش میانگین موزون
• روش شناسایی ویژه 

فرآیند دریافت کالا در انبار

باید گفت که انباری ها به طرق مختلف کالا را دریافت می کنند و آن را در قفسه بندی ها و بخش های مورد نیاز نگهداری می کنند. اما هر کالا در انبارهای مختلف به طرق زیر در انبار وارد و ثبت می شود:

سخن آخر

کالاها و محصولات  بخش مهمی از دارایی‌های یک مجموعه هستند که از طریق حسابداری انبار می‌توان سود حاصل را به روشی دقیق محاسبه نمود. و در حقیقت یکی از راه‌های اصولی جلوگیری از سو استفاده‌های مالی در شرکت، تمرکز بر حسابداری انبار است.آشنایی با روش‌های ثبت موجودی و ارزیابی قیمت موجودی مواد و کالا مستلزم آموزش دیدن در این حوزه می‌باشد که موسسه محاسبان در این زمینه و همچنین در زمینه حسابداری انبار دوره آموزشی دارد .برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با 4020 تماس بگیرید.