آنبوردینگ onboarding چیست؟ آشنایی با فرآیند آنبوردینگ
مطالعه متمرکز
افرادی که تازه در یک سازمان استخدام می‌شوند را باید با فرهنگ سازمان، کارکنان و نقش آن‌ها آشنا کنید. آشنایی کارکنان با سازمان به آن‌ها کمک می‌کند که با محیط و موقعیت شغلی خود بیشتر احساس راحتی کنند. در این مقاله دربارهٔ آنبوردینگ، اهمیت این موضوع، فرآیند و مراحل آن صحبت می‌کنیم.
آنبوردینگ چیست؟
onboarding در منابع انسانی یا پذیرش سازمانی به فرآیندی می‌گویند که در آن کارکنان جدید را با فرهنگ سازمانی، کارکنان، نقش آن‌ها و فرآیندهای کاری سازمان آشنا می‌کنند. همچنین امکانات مورد نیاز نیروی جدید را در آنبوردینگ تأمین می‌کنند. در پایان onboarding نیروی جدید باید بتواند به صورت مستقل و موثر در سازمان نقش ایفا کند. به عبارتی این پروسه به زمانی گفته می‌شود که طول می‌کشد که یک کارمند جدید، کار را کامل یاد بگیرد و به حداکثر بهره‌وری برسد.
اهمیت آنبوردینگ
از اهمیت فرآیند آنبوردینگ چه می‌دانید؟ onboarding در منابع انسانی، کمک به کارمند جدید برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری است. زمانی که شما فرآیند آنبوردینگ در شرکت داشته باشید، یک ماه زمان صرف می‌کنید که شخص را به هدف مد نظرتان که تعریف کرده‌اید برسانید. حالا اگر این فرآیند نباشد، ممکن است که کارمند حداقل ۴ الی ۵ ماه طول بکشد که به نقطه هدف مد نظر شما برسد.
پس شما با آنبوردینگ، سریع‌ترین راه را برای رسیدن به نقطه حداکثر بهره‌وری کارمند جدید طی می‌کنید. این مسیر کمک می‌کند که زودتر متوجه شوید که آیا کارمند جدید، مهارت کافی برای همکاری با شما را دارد؟ و در ماه دوم تصمیم بگیرید که همکاری را ادامه دهید یا خیر. با برنامه‌ریزی این پروسه، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهید و حقوق کارگران را کمتر پرداخت می‌کنید.
فرآیند آنبوردینگ
بسیاری از کارشناسان منابع انسانی معتقدند که فرآیند آنبوردینگ حدود ۹۰ روز طول می‌کشد. در صورتی که برخی دیگر از آن‌ها اعتقاد دارند که این فرآیند تا یک سال زمان می‌برد. فرآیند آنبوردینگ باید از زمان پذیرش فرد برای پیشنهاد شغلی آغاز شود. اگر بخواهیم پذیرش سازمانی یا onboarding را یک فرآیند یک ساله در نظر بگیریم، می‌توانیم آن را به ۴ قسمت تقسیم کنیم.
| روز اول تا ۱ هفته | تکمیل مدارک، فرآیند قانونی استخدام و آشنایی با نقش شغلی |
| ۱ هفته تا ۳ ماه | آشنایی با همکاران و هم‌تیمی‌ها و مهارت‌های شغلی |
| ۳ ماه تا ۶ ماه | ارزیابی عملکرد و اطمینان از شرایط کار مناسب |
| ۶ ماه تا یک سال | کسب اطلاعات درباره نقش، شرکت، صنعت و تطبیق خود با فرهنگ سازمانی |
مراحل آنبوردینگ
مراحل آنبوردینگ را طبق جدولی که در بالا مطالعه کردیم، می‌خواهیم بررسی کنیم. با ما همراه باشید تا با این مسیر آشنا شوید.
۱. مرحله پیش آنبوردینگ
زمانی که کارمند جدید، قرارداد شغلی خود را امضا می‌کند، به آن مرحله پیش آنبوردینگ می‌گویند. در این مرحله لازم است که نیروی جدید را با موارد زیر آشنا کنید.
آشنایی با مقررات سازمانی
این مرحله می‌تواند به صورت تلفنی اطلاع رسانی شود، ایمیل شود یا به صورت حضوری فرد را در جریان آن قرار دهید:
- ساعت کاری
- کدام طبقه و در کدام تیم مستقر شود؟
- از کدام سیستم و میز استفاده کند؟
- آیا ناهار باید به محل کار بیاورد؟
- ماشین را کجا پارک کند؟
- چه لباسی بپوشد؟
- با چه شخصی در تیم ارتباط بگیرد؟
- در صورت بروز مشکل با چه کسی دغدغه‌های خود در میان بگذارد؟
آماده‌سازی محیط کار و تجهیزات
آماده‌سازی محیط کار و تجهیزات شامل دو بخش می‌شود:
- بخش اول ساخت ایمیل سازمانی و دسترسی به شبکه اطلاعات سازمان
- بخش دوم آماده کردن تجهیزات سخت‌افزاری مانند لپ‌تاپ، صفحه‌کلید، موس و به‌روزرسانی‌های لازم
آماده‌سازی بسته خوش‌آمدگویی
بسته خوش‌آمدگویی بسته‌ای است که در ابتدای کار به عنوان یک هدیه نمادین برای کارمندان جدید در نظر گرفته می‌شود. بهتر است در این بسته علاوه بر هدیه، اطلاعات و بروشورهایی برای آشنایی با سازمان، تیم و فرهنگ‌سازمانی وجود داشته باشد. هدیه‌های بسته خوش‌آمدگویی کاملاً اختیاری است و هر سازمان مواردی مانند دفترچه، خودکار، بطری آب، ماگ، زیر لیوانی و… می‌تواند برای بسته خوش‌آمدگویی در نظر بگیرد.
۲. روز اول
در روز اول باید برای پذیرش سازمانی برنامه‌ریزی داشته باشید که در ادامه آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
خوش‌آمدگویی
برای روز اول ورود کارمند جدید به سازمان، حتما در نظر بگیرید که کارشناس منابع انسانی یا یکی از همکاران از او استقبال کند و او را راهنمایی کند و به همکار جدید خوش‌آمد بگوید.
بازدید از محل کار
برای کارمند جدید، تور بازدید از محل کار برگزار کنید و بخش‌های مهم شرکت را به او نشان دهید. مانند اتاق مدیریت، سالن همایش، محل فعالیت تیم‌ها، آشپزخانه، محل استراحت، نحوه کار با چای‌ساز و قهوه‌ساز، دستگاه‌های چاپگر که شخص با محیط زودتر ارتباط برقرار کند.
معرفی به همکاران و تیم کاری
بخش مهم آنبوردینگ کارمندان جدید، معرفی آن‌ها به همکارانشان است. در این فرآیند مطمئن شوید که شخص با همهٔ هم تیمی‌های خود آشنا شده باشد.
برنامه‌ریزی برای فرآیند کار
برای روز اول کاری کارمند جدید و فرآیند کار او در ماه اول، یک برنامه‌ریزی مشخص داشته باشید. این برنامه‌ریزی را قبل از آمدن کارکمند جدید آماده کنید و در اختیار او قرار دهید یا اینکه روز اول، مدیریت با کارمند جدید صحبت کنند و برای شرح دقیق وظایف به توافق برسند.
آموزش نرم افزار مدیریت پروژه
کارمند جدید را با هر نرم‌افزاری که برای مدیریت پروژه در سازمان استفاده می‌کنید، آشنا کنید. او را با دسترسی به شبکه شرکت و کار با ایمیل سازمانی آشنا کنید که بتواند وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد.
۳. هفته اول
در هفته اول همچنان کارمند جدید نیاز دارد که در شرکت با تیم و مدیر ارتباط برقرار کند و سرپرست تیم راهنمایی‌های لازم را برای انجام نقش به او آموزش دهد.
جلسه مستقیم با مدیر
در طول هفته اول، لازم است که مدیر به طور روزانه با کارمند جدید ارتباط برقرار کند. هدف از این جلسه‌ها بررسی و ارزیابی نقاط قوت و ضعف کارمند جدید و برنامه‌ریزی برای آینده است. همچنین بهتر است که مدیر، جلسه‌های ارزیابی پیشرفت را با کارمند جدید تا چند‌ماه ادامه دهد تا یک زبان مشترک برسند.
جلسه انفرادی با همکاران
کارمند جدید بعد از ملاقات همکاران، نیاز است که به صورت روزانه با آن‌ها جلسه برگزار کند و درباره کارهایی که انجام می‌دهند و شیوهٔ همکاری با آن‌ها آموزش ببیند.
اضافه کردن پروفایل به سایت
اگر در سایت شرکت، صفحه درباره ما دارید، از کارمند جدید عکس بگیرید و همراه با نام و یک بیوگرافی از او در سایت قرار دهید.
معرفی همکار جدید در لینکدین شرکت
یکی از اقدام‌های جالبی که حس خوبی به کارمند جدید می‌دهد، معرفی او در صفحه لینکدین شرکت است. این اقدام به کارکنان جدید حس خوب می‌دهد تا ارتباط بهتری با همکاران و کارفرمایان برقرار کنند.
۴. ۹۰ روز اول
بهتر است که برای کارکنان جدید یک برنامه 90 روزه داشته باشید که هم با اهداف سازمان همسو باشد و هم به توسعه شخصی نیروی جدید کمک کند. همچنین در این ۹۰ روز همکاری کنار نیروی جدید باشید و آن‌ها را در خصوص اهداف و انتظارات سازمان راهنمایی کنید.
۵. پایان سال اول
جلسه نهایی آنبوردینگ را با کارمند جدید در پایان سال اول همکاری برگزار کنید. در این جلسه از عملکرد سالانه آن‌ها صحبت کنید. همچنین از آن‌ها سوال کنید که عملکردشان در سال اول چطور بوده و آیا به اهداف بلند مدت خود رسیده‌اند یا نه.
همچنین می‌توانید فرم‌هایی را طراحی کنید که کارکنان به صورت ناشناس، پیشنهادات و انتقادات خود را بیان کنند که بتوانید نقاط ضعف خود را بهبود دهید. هرچه فرآیندهای سازمانی شما بهبود پیدا کند، نرخ نگهداشت کارکنان سازمان بیشتر می‌شود.
فرآیند خودکار onboarding در منابع انسانی
خودکارسازی فرآیند پذیرش سازمانی و سیستمی کردن آن، به کارهای سازمان سرعت می‌بخشد. از طریق راه‌های زیر می‌توانید۷ فرآیند را خودکار کنید:
- از فرم‌های دیجیتال برای انجام کارهای اداری استفاده کنید.
- از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای پیش بردن کارهای سازمان استفاده کنید و وظایف اشخاص را در آن مشخص کنید.
- از شبکه‌های ارتباطی آنلاین برای ارتباط با کارکنان، مدیران و منابع انسانی استفاده کنید.
- از ویدیوهای آموزشی، وبینار و… برای آموزش فرهنگ سازمانی و توجیه کارکنان استفاده کنید.
- برای ارسال پیام‌های یادآوری و پیگیری کارهای اداری از نرم افزارهای خودکار برای اطلاع‌رسانی استفاده کنید.
چک لیست آنبوردینگ
شما می‌توانید با استفاده از چک لیست، یک فرآیند onboarding برای شرکت خود طراحی کنید.
- برگزاری جلسه مصاحبه
- مذاکره حقوق و دستمزد
- دریافت اسناد و مدارک از کارمند
- بایگانی قرارداد کارمند
- صحبت درباره امکانات شرکت
- آماده‌سازی محیط کار و تجهیزات
- آماده‌سازی ولکام پکیج
- برنامه خوش‌آمدگویی در روز اول کار
- تور سازمان‌گردی
- معرفی فرد به همکاران و تیم
- آموزش‌های ضروری در سازمان
- برنامه‌ریزی شغلی برای ماه اول
- جلسه با مدیران
- جلسه با همکاران
- سنجش عملکرد فرد در ۹۰ روز اول
- ارزیابی عملکرد کارمند در طول یک سال
جمع‌بندی
فرآیند onboarding در منابع انسانی پروسه زمان‌بری است، اما فرآیند ارزشمندی محسوب می‌شود. با برنامه‌ریزی onboarding، نه تنها هزینه‌های سازمان کاهش می‌یابد، بلکه نرخ نگهداشت کارکنان بیشتر می‌شود. چون کارمندان در این فرآیند با حمایت مدیران، همکاران و واحد منابع انسانی سریع‌تر پیشرفت می‌کنند و به سازمان شما وفادار می‌شوند.
سوالات متداول
1. مسئولیت منابع انسانی در فرآیند onboarding چیست؟
تایید و مطابقت اسناد و مدارک کارمند، توجیه کارمند جدید و آشنایی او با فرهنگ، انتظارات و سیاست‌های سازمانی، آموزش‌های عمومی، فرآیند بیمه و بیمه تکمیلی، ارتباط با کارکنان جدید و پیگیری عملکرد شغلی.
۲. نهایت زمانی که برای آنبوردینگ باید در نظر بگیریم؟
یک سال
دیدگاهتان را بنویسید
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
این مقاله خیلی خوب و ساده توضیح داده که آنبوردینگ چقدر می‌تونه توی جا افتادن کارمندای جدید و آشنا شدنشون با فرهنگ شرکت تأثیرگذار باشه. نکته مثبتش اینه که راهکارای عملی داده که مدیرای منابع انسانی راحت بتونن ازش استفاده کنن.