مهم ترین نکات اصلاح حساب در حسابداری

اصلاح حساب نیازمند آن است تا مهارت های مربوطه به آن را مانند ثبت های اصلاحی، اصلاح پیش پرداخت هزینه ها، اصلاح حساب ملزومات و … را یاد داشته باشید که در ادامه توضیح داده ایم.

همانطور که می دانید هدف از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان مختلف برای قضاوت و تصمیم گیری اقتصادی است. این هدف زمانی بدست می آید که اطلاعات مالی تهیه شده به هنگام، واقعی و درست باشد. مثلا مالکین یک واحد اقتصادی مایلند از نتیجه فعالیت های اقتصادی مؤسسه خود در یک دوره مالی با خبر شوند. به این منظور باید در صورت سود و زیان تمامی درآمد ها و هزینه های دوره های مالی نشان داده شود.

به طور کلی برای آن که صورت های مالی یک واحد اقتصادی، وضعیت مالی و نتایج عملیات آن را به درستی نشان دهد باید حاوی کلیه ی دارایی ها، بدهی ها، درآمدها و هزینه ها باشد. اما مسئلهای که حسابداران غالباً در عمل با آن روبرو می شوند این است که برخی از رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره‌ی مالی اثر می گذارند. اثر این نوع رویدادهای مالی بر دوره های مالی مختلف باید به دقت شناسایی و اندازه گیری شود. به مثال زیر توجه کنید:

موسسه خدماتی دی در اول آبان ماه سال جاری بابت حق بیمه سالانه ساختمان ۹۶۰٬۰۰۰ ریال پرداخت کرد. اگر شما حسابدار این موسسه باشید و بخواهید در پایان سال مالی (مثلاً ۲۹ اسفند ماه سال جاری) برای این مؤسسه صورت سود و زیان تنظیم کنید آیا در صورت سود و زیان مبلغی به عنوان هزینه بیمه ساختمان درج خواهید نمود؟ اگر چنین است این مبلغ چقدر خواهد بود؟ در مرحله اصلاح حساب ها، حسابداران با وضعیت های مشابه مثال فوق روبرو هستند.

مبنای نقدی و مبنای تعهدی

برای شناخت هر چه بهتر چگونگی اصلاح حساب ها لازم است با چند مفهوم اساسی در آموزش حسابداری آشنا شویم. این مفاهیم زیربنای بیشتر اصطلاحاتی است که معمولاً در پایان دوره مالی انجام می شود. در حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی مرتبط با درآمد ها و هزینه ها دو روش وجود دارد:

1. مبنای نقدی
2. مبنای تعهدی

که توضیح داده ایم.

مبنای نقدی

در این روش درآمد ها و هزینه ها در زمان دریافت و پرداخت وجه نقد شناسایی و ثبت می شوند. به عبارت دیگر قبل از دریافت و پرداخت وجه نقد بابت درآمدها و هزینه ها هیچ ثبتی در حساب ها به عمل نمی آید. اگر مبنای نقدی مورد استفاده قرار گیرد سود خالص یک دوره مالی برابر است با وجوه نقد دریافتی بابت درآمد ها منهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها.

مبنای تعهدی

در این روش درآمد ها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، هر چند وجه نقدی بابت درآمدها دریافت نشده باشد و یا برای هزینه ها وجه نقدی پرداخت نشده باشد‌. بدین ترتیب این روش بر اساس دو اصل حسابداری تحت عنوان (تحقق درآمد) و (تطابق) مبتنی است که در زیر به این دو اصل اشاره می‌شود.

اصل تحقق درآمد

درآمد باید به محض ارائه خدمت به مشتری شناسایی و ثبت شود اعم از این که بهای آن نقداً دریافت نشده باشد. طبق اصل تحقق درآمد ملاک شناسایی و ثبت درآمد دریافت وجه نقد نیست بلکه ملاک، ارائه خدمت به مشتری می باشد. هر چند به صورت نسیه انجام شده باشد.

اصل تطابق

هزینه های هر دوره مالی باید از درآمدهای همان دوره مالی که در ایجاد آن ها مؤثر بوده کسر گردد. بر پایه این دو اصل در مبانی تعهدی درآمدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و ثبت می گردند. لازم به توضیح است برای ثبت فعالیت های مالی مؤسسات انتفاعی باید از مبنای تعهدی استفاده کرد.

به عنوان مثال آقای رحیمی در اول سال 1377 بنگاه معاملات ملکی صداقت را تأسیس کرد. عملیات چهار ماه مرداد تا آبان 1377 به شرح زیر است. حقوق ماهیانه کارکنان 600.000 ریال و اجاره بهای ماهیانه 400.000 ریال است.

بر اساس اطاعات فوق سود خالص بنگاه صداقت طبق مبنای نقدی در هر یک از ماه های مذکور به شرح زیر است:

چنانچه ملاحظه می کنید در مبنای نقدی وجوه دریافت شده از مشتریان به عنوان درآمد حق مشاوره تلقی می گردد و فقط هزینه هایی که نقداً پرداخت گردیده منظور شده است.

بر اساس مبنای تهدی سود بنگاه صداقت در طول هر یک از ماه های مرداد تا آبان ماه 1377 به شرح زیر است:

در مبنای تعهدی ملاک شناسایی ارقام درآمد و هزینه، دریافت و پرداخت وجه نقد نیست بلکه ملاک اصل تحقق درآمد و اصل تطابق می باشد. طبق این روش درآمد حق المشاوره ی بنگاه  برابر با بهای خدمات ارائه شده به مشتریان بنگاه می باشد و در همان ماه که خدمات به مشتریان ارائه شده به عنوان درآمد حق المشاوره تلقی می گردد، اگر چه ممکن است در همان ماه دریافت نشود. شناسایی هزینه ها هم ارتباطی به پرداخت وجه نقد ندارد، بلکه به وقوع آن بستگی دارد.

ثبت های اصلاحی

به منظور اجرای اصل (تطابق هزینه های هر دوره ی مالی از درآمد های همان دوره)، حسابداران باید اطمینان یابند در زمان تهیه صورت سود و زیان کلیه درآمد ها و هزینه های دوره های مالی در حساب ها ثبت شده باشد. اگر برخی از درآمد ها یا هزینه های دوره در حساب ها ثبت نشده باشد، ابتدا آنها را شناسایی و سپس از طریق ثبت های مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حساب ها اصلاح می شوند که اصطلاحاً به این گونه ثبت ها (ثبت های اصلاحی) گفته می شود.

ثبت های اصلاحی معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورت های مالی انجام می شوند. معمولا در پایان دوره ی مالی چندین نوع ثبت های اصلاحی انجام می شود که در این مقاله به شرح چند نمونه از آنها می پردازیم.

اصلاح پیش پرداخت هزینه ها

پیش پرداخت هزینه عبارت است از مبالغی که بابت دریافت خدمات در آینده پرداخت می شود. پیش پرداخت اجاره و پیش پرداخت بیمه دو نمونه از پیش پرداخت هزینه هستند. بعضی از مؤسسات برخی از دارایی های مورد نیاز خود را (مثل دفتر کار ، مغازه و وسایط نقلیه) به صورت استیجاری فراهم می آورند و معمولا اجاره ی اموال را به صورت ماهانه پرداخت می کنند. ولی چنان چه اجاره ماه های آینده زودتر پرداخت شود، در حساب پیش پرداخت اجاره ثبت می شود.

به طور مثال مؤسسه فنی پویا برای دفتر کار مؤسسه یک دستگاه آپارتمان از آقای سعیدی اجاره کرده است. اجاره بهای ماهانه این آپارتمان 550.000 ریال است. در ابتدای دی ماه ۱۳۷۶ اجاره بهای شش ماهه دی ماه ۱۳۷۶ تا خرداد ۱۳۷۷ به طور یکجا پرداخت گردید. برای ثبت این رویداد مالی در دفاتر مؤسسه، حساب پیش پرداخت اجاره به مبلغ ۳,۳۰۰,۰۰۰ ریال بدهکار و حساب موجودی نقد به همین مبلغ بستانکار می شود. در پایان سال مالی مؤسسه (۲۹ اسفند ماه ۱۳۷۶) بخشی از این پیش پرداخت باید به حساب هزینه ی اجاره آپارتمان منظور گردد.

در آخر اسفند ماه ۱۳۷۶ برای اصلاح حساب پیش پرداخت  اجاره مبلغ ۱,۶۵۰,۰۰۰ ریال (اجاره بهای ۳ ماهه ی دی تا اسفند ۱۳۷۶) در حساب هزینه اجاره آپارتمان بدهکار و در حساب پیش پرداخت اجاره بستانکار می شود.

پیش پرداخت بیمه نمونه دیگری از پیش پرداخت هزینه هاست. افراد و مؤسسات معمولا دارایی های خود را در برابر خطرهایی مثل آتش سوزی و سرقت بیمه می کنند. برای بیمه کردن دارایی ها حق بیمه ای به شرکت بیمه پرداخت می شود تا در صورت بروز خطرهای احتمالی در طول دوره بیمه بر اساس بیمه نامه مبلغ معینی از شرکت بیمه دریافت شود.

مبلغ پیش‌پرداخت بیمه در حسابی به همین نام بدهکار می شود تا با سپری شدن دوران بیمه این مبلغ به هزینه بیمه تبدیل شود.

مثلا اگر در اول دی ماه ۱۳۷۶ مؤسسه خدماتی هویزه ۳۰۰,۰۰۰ ریال بابت بیمه ۶ ماهه ساختمان مؤسسه بپردازد ابتدا این مبلغ در بدهکار حساب پیش پرداخت بیمه ساختمان ثبت می شود و سپس در پایان سال ۱۳۷۶ بخشی از پیش پرداخت بیمه ساختمان که مربوط به سال ۱۳۷۶ است به حساب هزینه ی بیمه ساختمان منظور می گردد.

چنانچه ملاحظه می کنید در پایان سال مالی 1376 مؤسسه خدماتی هویزه باید با کاهش پیش پرداخت هزینه ی بیمه این حساب را اصلاح نماید.

اصلاح حساب ملزومات

در طول سال مالی اجناسی مثل لوازم التحریر، تمبر و پاکت پستی، مواد شوینده و سمباده و به طور کلی تمام اجناس مصرفی که برای استفاده در جریان عملیات یک مؤسسه خریداری می شود در حساب ملزومات ثبت می گردد. ملزومات یک از انواع دارایی هاست که در تراز نامه نشان داده می شود. اما معمولا در پایان سال مالی مقداری از ملزومات منظور گردد.

اصلاح حساب پیش دریافت درآمد

گاهی اوقات مؤسسه قبل از ارائه خدمات به مشتریان، وجوهی را از این بابت دریافت می کند. بدیهی است که این وجوه را نمی توان جزو درآمد های مؤسسه قلمداد کرد زیرا هنوز خدمتی به مشتری ارائه نشده است. بنابراین چنین مبالغی را در حساب پیش دریافت درآمد ثبت می کنند. حساب پیش دریافت درآمد نوعی بدهی است که معمولا پس از ارائه خدمت تسویه می شود.هر گاه مؤسسه به مشتری موردنظر خدماتی را که بابت آن پیش دریافت نموده ارائه دهد باید حساب پیش دریافت درآمد به میزان ارزش خدمات ارائه شده کاهش و حساب درآمد خدمات به همان میزان افزایش می یابد.

ثبت هزینه‌ها و درآمد‌های ثبت نشده

بیشتر هزینه ها و درآمد ها در زمان پرداخت و دریافت ثبت می شوند. اما ممکن است در پایان دوره ی مالی هنوز برخی از هزینه ها و و درآمد ها در حسابها ثبت نشده باشد. برای ثبت هزینه های ثبت نشده، ابتدا مبلغ آن برآورد شده سپس در حساب هزینه مربوط بدهکار و در مقابل در حساب بدهی بستانکار می گردد.

مثلا اگر در پایان سال معلوم شود که مؤسسه هنوز ۳۴۵,۰۰۰ ریال حقوق کارکنان خود را پرداخت و ثبت نکرده است باید حساب هزینه ی حقوق کارکنان به مبلغ ۳۴۵,۰۰۰ ریال بدهکار و حساب حقوق پرداختنی به همین رقم بستانکار گردد. حساب حقوق پرداختنی یکی از حساب های بدهی است که در ترازنامه پایان دوره مالی ارائه می شود.

مثال

1. برای نشان دادن نحوه‌ی انجام ثبت های اصلاحی، تراز آزمایشی مؤسسه خدمات حقوقی نصر را در. نظر بگیرید. این تراز آزمایشی در پایان سال مالی منتهی به ۲۹ اسفندماه ۱۳۷۶ و قبل از انجام ثبت های اصلاحی تهیه شده است. سایر اطلاعات به شرح زیر است:
2. پیش پرداخت مربوط به بیمه ی آتش سوزی آپارتمان مؤسسه از اول دی ماه ۱۳۷۶ تا پایان آذر ماه ۱۳۷۷ می باشد.
3. در پایان سال ۱۳۷۶ موجودی ملزومات ۲۵۰,۰۰۰ ریال است.
4. مبلغ ۱,۲۰۰,۰۰۰ ریال از پیش دریافت درآمد که خدمات مربوط به آن ارائه گردیده باید جزو درآمد های سال مالی ۷۶ منظور گردد.
5. حقوق اسفندماه کارکنان  به مبلغ ۷۵۰,۰۰۰ ریال هنوز پرداخت و در حساب ها ثبت نشده است.
6. بابت خدمات ارائه شده به یکی از مشتریان صورت حسابی به مبلغ ۴۷۰,۰۰۰ ریال برای وی ارسال گردیده که در حساب ها ثبت نشده است.
7. مبلغ پیش پرداخت اجاره مربوط به اجاره دو ماهه اسفند ۱۳۷۶ و فروردین ۱۳۷۷ یک دستگاه رایانه است.
   
   

اصلاحات

اصلاح حساب های پیش پرداخت بیمه

چون مبلغ پیش پرداخت بیمه برای مدت یک سال از اول دی ماه 1376 تا پایان آذرماه 1377 است و تا پایان سال مالی 1376 فقط سه ماه از 12 ماه گذشته پس به میزان 12/3 آن تبدیل به هزینه شده است. بنابراین 600.000 ریال از پیش پرداخت بیمه کسر و به حساب هزینه بیمه منظور می گردد.

اصلاح حساب ملزومات اداری

بخشی از ملزومات اداری خریداری شده در طول سال به مصرف رسیده است و باید از حساب ملزومات اداری خارج شود. بنابراین بابت بهای ملزومات مصرف شده ۱۰۰,۰۰۰ (۲۵۰,۰۰۰ – ۳۵۰,۰۰۰) ریال از حساب ملزومات اداری کسر و به حساب هزینه ی ملزومات اداری منظور می گردد.

اصلاح حساب پیش دریافت درآمد

از آنجا که بخشی از تعهدات شرکت به مشتریانی که بهای خدمات را از قبل پرداخت کرده­اند، انجام شده است باید حساب پیش دریافت درآمد کاهش و حساب درآمد خدمات افزایش یابد.

ثبت هزینه حقوق اسفند ماه کارکنان

برای ثبت هزینه حقوق اسفند ماه کارکنان حساب هزینه حقوق بدهکار و حساب حقوق پرداختنی بستانکار می شود. حساب حقوق پرداختنی یک حساب بدهی است که مانده ی آن نشانگر مبلغی است که مؤسسه باید بابت حقوق به کارکنان خود بپردازد.

ثبت درآمد خدمات حقوقی

برای ثبت درآمد تحقق یافته و ثبت نشده حساب های دریافتنی بدهکار و حساب درآمد خدمات حقوقی بستانکار می گردد.

اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره

برای اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره باید هزینه اجاره بابت اجاره بهای رایانه در اسفند ۱۳۷۶ ( ۳۵۰,۰۰۰ ریال = ۲ ماه  ÷ ۷۰۰,۰۰۰ ریال) بدهکار و حساب پیش پرداخت اجاره بستانکار گردد.

تراز آزمایشی اصلاح شده

پس از آنکه کلیه ثبت های اصلاحی در دفتر روزنامه ثبت شد و به دفتر کل منتقل گردید، از حسابها مانده گیری و حساب ها و تراز آزمایشی جدیدی تنظیم می گردد که به آن (تراز آزمایشی اصلاح شده) گفته می شود.

تراز آزمایشی اصلاح شده عبارت است از فهرست مانده حساب های دفتر کل پس از انجام ثبت های اصلاحی. تراز آزمایشی اصلاح شده مبنای تهیه ی صورت های مالی قرار می گیرد. در زیر تراز آزمایشی اصلاح شده مؤسسه حقوقی نصر را ملاحظه می کنید.

 تراز آزمایشی اصلاح شده مؤسسه خدمات حقوقی نصر در 29 اسفندماه 1376

نتیجه گیری

برای درک بهتر اصلاح حساب نیاز است تا با مفهوم مبنای نقدی و مبنای تعهدی آشنا باشید و همچنین برای اصلاح حساب نیاز است مواردی مثل اصلاح پیش پرداخت هزینه ها، اصلاح حساب ملزومات، اصلاح حساب پیش دریافت درآمد و … بتوانید انجام دهید. اگر تجربه ای در اصلاح حساب دارید، از طریق نظرات با دیگر کاربران محاسبان به اشتراک بگذارید.