تنخواه چیست؟ تنخواه گردان در حسابداری
مطالعه متمرکز
با شکل‌گیری و بزرگ‌ترشدن بنگاه‌های اقتصادی در طی چند دهه اخیر، فعالیت‌های ریز و درشت آن‌ها چند برابر شد. هریک از این فعالیت‌ها نیازمند هزینه‌های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه‌های زیادی به جای می‌گذاشت. در این شرایط، مدیریت هزینه‌ها به یک دغدغه مهم برای بنگاه‌های اقتصادی مختلف تبدیل شده بود. از طرف دیگر برای پرداخت این هزینه‌ها نیاز به طی کردن فرآیندهای اداری هم وجود داشت که باعث تلف شدن وقت زیادی از بنگاه اقتصادی نیز می‌شد.
برای مثال، برای خرید ملزومات اداری از طرفی نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود داشت و از طرف دیگر باید برای حمل و نقل این موارد هزینه های جداگانه ای پرداخت می‌شد. هر کدام از این پرداخت ها و طی کردن فرآیندهای اداری هر یک هزینه و زمان تلف شده بسیاری برای شرکت ها به همراه دارد. در بنگاه‌های اقتصادی بزرگ برای جلوگیری از افزایش تعداد فاکتورهای مالی، بودجه تنخواه در نظر گرفته می‌شود.
این بودجه به افراد تحصیل‌دار اختصاص داده می‌شود تا برای خریدهای کوچک استفاده شوند. با استفاده از بودجه تنخواه، تحصیل‌دار شرکت بدون نیاز به تایید مالی می‌تواند خریدهای مجموعه را انجام دهد. مبلغ تنخواه با هزینه‌های جزئی و پرداخت‌های شرکت متناسب است. دارای ماهیت بدهکار است و ثبت آن از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد و بانک انجام می‌شود.
تنخواه چیست؟
تنخواهگردان یا تنخواه یک مبلغ نقدی کوچک است که توسط واحد مالی بنگاه اقتصادی در اختیار برخی کارکنان قرار می‌گیرد تا بتوانند هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت را ازآن پرداخت کنند. به زبان ساده، تنخواه همان پول تو جیبی است که به کارکنان داده می‌شود تا نیازی به تایید مالی برای هر پرداخت کوچک نباشد.
برای مثال یکی از کارکنان باید بسته‌های پستی را روزانه یا هفتگی ارسال کند. به جای اینکه هر بار برای پرداخت هزینه پست، تاییدیه بگیرد، مبلغی به عنوان تنخواه در اختیارش قرار می‌گیرد تا بتواند به راحتی و بدون دردسر آن هزینه‌ها را پرداخت کند.
البته تنخواه باید براساس یک برآورد منطقی از هزینه‌های احتمالی تعیین شود و همه‌ء هزینه‌های پرداخت شده باید با اسناد و مدارک لازم ثبت شوند. این کار باعث می‌شود حساب‌های بنگاه اقتصادی به روز بمانند و امکان ردیابی تمام هزینه‌ها وجود داشته باشد. رسیدها، فاکتورها و تمامی اسناد مربوط به مخارج تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری، توسط مدیر بخش تایید و بایگانی می‌شود. اعتبار تنخواه فقط برای امور اداری و سازمانی صرف می‌شود.
تنخواه‌دار کیست؟
تنخواه‌دار باید فردی مورد اعتماد باشد، معمولا مامور خرید هر بنگاه اقتصادی مسئولیت تنخواه‌داری را نیز برعهده دارد. ممکن است تنخواهگردان یک فرد ثابت نباشد و بسته به شرایط بنگاه اقتصاد، کارکنان مختلفی متناوبا این مسئولیت را برعهده داشته باشند و یا هر بخش از بنگاه اقتصادی بزرگ تنخواه‌دار جداگانه داشته باشد. به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه داری بسیار شغل مهم و حساسی است و در نتیجه کسی مسئول انجام این کار می‌شود که فردی مورد اعتماد و درست‌کار باشد و مورد تایید هیئت مدیره شرکت نیز باشد.
وظایف تنخواه‌دار با توجه به شرایط مالی و اجرایی بنگاه اقتصادی به دو حالت قابل انجام است:
- تنخواه‌دار شخصا خریدها را انجام می‌دهد و هزینه را پرداخت می‌کند. در این حالت فاکتورهای خرید به عنوان سند در تنخواهگردان ثبت می‌شود.
- تنخواه‌دار نقش پرداخت کننده را دارد و انجام مراحل خرید بر عهده او نیست. تنخواه‌دار صرفا مبالغ اعلام شده را مطابقت داده و پرداخت می‌کند.
وظایف تنخواه‌دار
- آگاهی و تسلط کافی بر آیین‌نامه‌های بنگاه اقتصادی
- دریافت اعتبار مالی و تهیه خدمات و کالای مورد نیاز پس از دریافت حواله یا دستور شخص خاص و انجام عملیات پرداخت
- جمع‌آوری اسناد پرداخت برای ثبت در امور مالی
- درخواست و دریافت رسید تحویل کالا و خدمت از واحدهایی که اعلام نیاز کرده‌اند
- تحویل اسناد مالی به امور مالی
- ثبت و ذخیره‌سازی هزینه‌ها و پرداخت‌ها به صورت مکتوب در دفاتر تنخواه یا دیجیتال
- بازگرداندن مازاد تنخواه در پایان سال مالی به حساب تعین شده از سوی امور مالی
- تنظیم صورت‌جلسه تنخواه
- ارائه صورت مالی در پایان هر ماه یا دوره مالی
مهم‌ترین اهداف تنخواهگردان حسابداری
پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها
تخصیص تنخواه موجب سرعت و دقت بیشتر در پرداخت هزینه‌های جاری و جزئی بنگاه اقتصادی می‌شود.
کاهش حجم عملیات‌های حسابداری
از تنخواه جهت پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک بنگاه اقتصادی استفاده می‌شود. هر چه پرداخت‌های یک بنگاه اقتصادی به سمت پرداخت های بانکی و یا صندوق بنگاه اقتصادی پیش برود سرعت عمل در پرداخت کاهش پیدا می‌یابد و عملیات حسابداری را در امور شرکت طولانی‌تر و پیچیده‌تر خواهد کرد. اما پرداخت بخشی از هزینه‌ها با استفاده از تنخواه جهت پرداخت از این فشار کم می‌کند.
کنترل وجوه نقد مجموعه
کنترل وجوه نقدی برای هزینه های جزئی و نقدی بنگاه اقتصادی، خود امری حائز اهمیت است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.
نکات مهم در مورد افتتاح حساب تنخواه
انتخاب تنخواه گردان مناسب
شخصی که به عنوان تنخواه گردان انتخاب می شود، باید فردی امین، مسئولیت پذیر و مورد اعتماد باشد، چرا که با مبالغ نقدی سر و کار خواهد داشت. لازم است صلاحیت و توانایی این فرد برای این نقش به خوبی ارزیابی شود.
تعیین مبلغ مناسب تنخواه
مبلغ تنخواه باید براساس یک برآورد منطقی از هزینه های احتمالی تعیین شود.
دریافت رسید معتبر
هنگام پرداخت مبلغ تنخواه، حتما باید رسید معتبری از تنخواه گردان دریافت شود تا سند آن موجود باشد.
نگهداری اسناد و مدارک
تنخواه گردان باید تمامی فاکتورها، رسید ها و اسناد مربوط به هزینه هایی که از محل تنخواه انجام می دهد را نگه دارد تا در موعد مقرر به واحد حسابداری ارائه کند.
ایجاد سیستم بایگانی
باید سیستم بایگانی مناسبی برای نگهداری اسناد و مدارک تنخواه وجود داشته باشد تا امکان ردیابی و بررسی آن ها فراهم باشد.
اخذ تضمین (اختیاری)
در برخی موارد، بنگاه اقتصادی‌ها ممکن است از تنخواهگردان تضمینی مانند چک یا سفته دریافت کنند تا در صورت بروز مشکل، خسارت احتمالی جبران شود.
نکته مهم
رعایت این نکات مهم قبل از افتتاح حساب تنخواه، به مدیریت بهتر این حساب و جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی کمک شایانی خواهد کرد.
ماهیت حساب تنخواهگردان چیست؟
حساب تنخواهگردان یک حساب موقت و از نوع حساب‌های دارایی در سیستم حسابداری بنگاه اقتصادی است. ماهیت این حساب، نقش واسطه و تسهیل‌گر را در امور مالی و پرداخت هزینه‌های جزئی بنگاه اقتصادی بر عهده دارد. ماهیت حساب تنخواه، بدهکار است. این حساب از نظر ماهیت دقیقا شبیه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار شود، مبلغ آن افزایش پیدا می‌کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کمتر خواهد شد.
بستن حساب تنخواهگردان
حساب تنخواه جزو حساب‌های دائمی است که باید مانده آن به سال مالی جدید منتقل شود. بنابراین، مانده این حساب را در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه و اختتامیه» صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده طی سند افتتاحیه به سال بعدی منتقل شود. برخی از شرکت‌ها مانده تنخواه را در پایان سال مالی صفر می‌کنند و کل مبلغ موجودی تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز می‌کنند. سپس با شروع سال بعدی، مبلغی را از حساب بانکی به تنخواه دار پرداخت می‌کنند.
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان؛ برای ثبت‌های حسابداری
رسید تنخواه به رسیدی گفته می‌شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می‌شود. این رسید اطلاعاتی کامل از مبلغ خرج شده دارد که نشان می‌دهد در چه تاریخی، چه مبلغی از فرد کسر شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه‌ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا شود.
البته در مواردی که رسید جنبه رسمی دارد، شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز روی رسید ذکر می‌شود. درصورتی‌که موارد بالا موجود نباشد یا رسید مخدوش یا پاره باشد، اعتبار رسمی ندارد و به‌عنوان مدرکی دال بر هزینه خرج شده بایگانی نخواهد شد.
انواع تنخواه گردان
به شخصی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده دارد تنخواه‌دار گفته می شود. وظایف تنخواه دار معمولا در هر بنگاه اقتصادی بر اساس سیاست‌های داخلی تعریف شده بنگاه اقتصادی به چند دسته تقسیم می‌شود. متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، اصلی و فرعی تعدادی از مهم‌ترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه دو مورد از مهم‌ترین آن‌ها را بررسی می‌کنیم:
تنخواه گردان ثابت
در تنخواه گردان ثابت بر اساس نیازهای بنگاه اقتصادی ماهیانه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص جهت هزینه‌های بنگاه اقتصادی به حساب تنخواهگردان واریز می‌گردد. تنخواه‌دار نیز باید خریدهای مرتبط با نیاز بنگاه اقتصادی را در طول زمانی مشخص به بخش مالی تحویل دهد.
تنخواهگردان متغیر
در این شیوه سقف مبلغی مشخص خواهد شد و این مبلغ که توسط مدیران بنگاه اقتصادی تعیین می‌شود، در واقع برای هزینه‌های بنگاه اقتصادی و خریدها در حساب تنخواه قرار می‌گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه‌دار موظف است رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها را با مبلغ باقی‌مانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
نحوه ثبت سند تنخواهگردان
تنخواهگردان ثابت
در زمان پرداخت وجه به تنخواهگردان
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| تنخواه | *** | |
| بانک | *** |
در زمان قبول هزینه‌های صورت پذیرفته و تمدید حساب تنخواه و پرداخت به تنخواه‌دار
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| هزینه‌ها | *** | |
| بانک | *** |
تنخواهگردان متغیر
1. در زمان پرداخت وجه به تنخواه‌دار
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| تنخواه | *** | |
| بانک | *** |
2. در زمان قبول هزینه‌های صورت پذیرفته توسط تنخواه‌دار
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| هزینه‌ها | *** | |
| تنخواه | *** |
3. در زمان تمدید وجه و پرداخت مجدد به تنخواه‌دار
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| تنخواه | *** | |
| بانک | *** |
تأیید اسناد تنخواهگردان
فاکتورها و اسناد پرداخت تنخواه باید برای اداره مالیات قابل قبول باشند پذیرش و تائید هر سند پرداخت، منوط به داشتن ویژگی‌هایی است که عبارتند از یک فاکتور چاپ شده دارای شماره سریال، شماره اقتصادی، تاریخ، مهر و امضا و بدون خط خوردگی که مبالغ کسر شده از تنخواه بابت دریافت خدمت یا کالایی که فاکتور آن مطابق و معادل مجموع ارقام فاکتور باشد.
تحویل تنخواه
اگر تنخواه گردان تغییر کند لازم است تا فرایند تحویل تنخواه انجام شود. این فراید شامل مراحل زیر است:
- تنظیم سند پرداخت‌های انجام‌شده و ارائه فاکتور و اسناد تنخواه گردان به حسابداری
- استرداد باقی‌مانده تنخواه به شرکت و سازمان
- ارائه لیست پرداخت و گردش‌های مالی صورت گرفته به حسابداری برای تنظیم صورت جلسه تنخواه گردان
- تحویل حساب یا اسناد تنخواه به فرد جدید
سخن پایانی
تنخواه به موارد مصرفی اداری و روزمره تعلق می‌گیرد که معمولاً مبالغی جزئی و متعدد هستند. فرایند حسابداری برای تنخواه یک شیوه مستقل را در نظر گرفته تا برای دریافت، تأیید و صدور اسناد مربوط به تنخواه فشار اضافی به بخش حسابداری وارد نشود.
دیدگاهتان را بنویسید