حسابداری شعب چیست؟

در دنیای امروز، با گسترش روزافزون سازمان‌ها و شرکت‌ها، بسیاری از این نهادها برای افزایش دسترسی به بازارها و بهبود خدمات‌رسانی، اقدام به ایجاد شعب و دفاتر متعدد در نقاط مختلف جغرافیایی می‌کنند. این پراکندگی جغرافیایی و تنوع در فعالیت‌ها، نیازمند مدیریت دقیق‌تر و پیچیده‌تر در حوزه‌های مختلف به‌ ویژه حسابداری است. حسابداری شعب به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت مالی در سازمان‌های چند شعبه‌ای، نقشی حیاتی در تضمین هماهنگی و شفافیت مالی ایفا می‌کند.

نحوه حسابداری این سازمان‌ها تابع قواعد خاصی است که به آن حسابداری شعب می‌گویند. با توجه به تفاوت‌های عملکردی و محیطی شعب مختلف، مدیریت مالی آن‌ها نیازمند سیستم‌های حسابداری ویژه‌ای است که بتواند اطلاعات مالی را به‌صورت دقیق و قابل اطمینان ارائه دهد. در این مقاله، به بررسی اهمیت حسابداری شعب، روش‌ها و سیستم‌های مختلف موجود در این حوزه خواهیم پرداخت.

حسابداری شعب چیست؟

حسابداری شعب به معنای مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های مالی و حسابداری شعب مختلف یک سازمان است. این نوع حسابداری برای شرکت‌هایی که دارای چندین شعبه یا واحد عملیاتی هستند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا هر شعبه به‌طور مستقل فعالیت می‌کند و ممکن است دارای درآمدها و هزینه‌های متفاوتی باشد. در این سیستم حسابداری، هر شعبه دفاتر حساب‌های مختلف خود را به صورت جداگانه ثبت و نگهداری می‌کند و تراز آزمایشی، صورت سود و زیان و ترازنامه به طور جداگانه توسط هر شعبه تهیه می‌شود. شعب دفاتر خود را در موعد مقرر برای دفتر مرکزی ارسال می‌کنند تا با سایر شعب ترکیب شوند.

هدف از حسابداری شعب

برخی از اهداف حسابداری شعب عبارتند از:

سیستم های حسابداری شعب

بطور کلی برای حسابداری شعب دو سیستم حسابداری وجود دارد:

1. سیستم متمرکز(غیر مستقل)
2. سیستم غیر متمرکز(مستقل)

در ادامه به بررسی این دو سیستم می‌پردازیم.

1. حسابداری شعب غیر متمرکز

در این سیستم، هر شعبه برای عملیات خود از سیستم مستقل و جدا از دفتر مرکزی استفاده می‌کند و در پایان دوره برای تهیه صورت‌های مالی، خلاصه‌ عملیات شعبه را برای دفتر مرکزی ارسال می‌کند.

2. حسابداری شعب متمرکز

در این سیستم، کلیه سوابق حسابداری شعبه در دفتر مرکزی ثبت و نگهداری می‌شود و شعبه دفاتر حسابداری جداگانه‌ای ندارد. همچنین تمامی اطلاعات مالی شعب در یک مرکز واحد جمع‌آوری و مدیریت می‌شود. این روش باعث می‌شود که سازمان کنترل بیشتری بر عملکرد مالی شعب داشته باشد.

روش های حسابداری شعب

روش بدهکاران

در روش بدهکاران، حسابداری شعب به صورت بدهکار انجام می‌شود. در دفاتر حسابداری، حساب‌های کالاهای عرضه شده و هزینه‌های انجام شده یک شعبه، توسط دفتر مرکزی به صورت بدهکار ثبت می‌شود و همانند حساب مشتریان، بعد از دریافت برگشتی‌ها و حواله‌ها به حساب شعبه مرکزی، حساب‌های مربوطه بستانکار می‌شوند. از روش بدهکاران برای پی بردن به سود یا زیان هر سازمان استفاده می‌شود.

روش بدهکاران و موجودی

در مواردی که کالا به قیمت فروش به شعب مختلف ارسال می‌شود و شعب اجازه تغییر قیمت ندارند، بهتر است از این روش استفاده شود. حساب های مختلفی که در روش بدهکاران و موجودی باید ایجاد کرد، شامل حساب دارایی شعبه، حساب هزینه شعبه و حساب موجودی شعبه می‌شود. این روش برای شعب کوچک مناسب است.

روش حساب‌های نهایی

روش شعبه عمده فروش

در این روش، صورتحساب کالاها به قیمت عمده فروشی به شعبه‌های خرده فروشی ارسال می‌شود و موجودی ابتدای دوره مالی و موجودی پایانی شعبه به قیمت عمده‌فروشی نمایش داده می‌شود. علاوه بر این سودهای محقق نشده در موجودی پایانی به عنوان اندوخته موجودی به حساب سود و زیان دفتر مرکزی لحاظ می‌شود. از این رو موجودی ابتدایی ذخیره شده در حساب سود و زیان دفتر مرکزی به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.

روش‌های ارسال کالا به شعب

 شعب کالاهای دریافتی از مراکز را بفروش می‌رسانند. کالای مورد نیاز شعب از دفتر مرکزی تامین می‌شود. برای ارسال کالا به شعب سه روش در نظر گرفته شده است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:

حسابداری شعب به روش قیمت تمام شده

هر زمان که نتوان کالا را برای مدت طولانی نگهداری کرد (کالا فاسد شدنی باشد) و یا نتوان قیمت فروش را تعیین کرد، از این روش استفاده می‎‌شود. در روش قیمت تمام شده، مانده حساب موجودی کالای شعبه به منزله خلاصه سود و زیان می‌‏باشد.

مراحل بستن حساب‌ها در پایان دوره به روش قیمت تمام شده، به شرح زیر است:

حسابداری شعب به روش قیمت تمام شده + سود درصدی از ارزش تمام شده

زمانی که امکان پیش بینی قیمت فروش به دلایلی مانند نوسان قیمت فروش در بازار ، انحصاری نبودن کالا در بازار و … وجود نداشته باشد، از این روش استفاده می‌شود. در این حالت سود ناویژه تقریبی محاسبه می‌شود و به قیمت تمام شده کالای ارسالی اضافه و به حساب شعبه منظور می‌شود.

برای بستن حساب‌ها در این روش، ابتدا موجودی کالای شعبه را مانده ‏گیری کرده و مانده این حساب نشان دهنده سود یا زیان ظاهری شعبه می‌‏باشد. مانده بدهکار حساب موجودی کالای شعبه نشان دهنده زیان ظاهری و مانده بستانکار آن نشان دهنده سود ظاهری می‌‏باشد.

مراحل بستن حساب‌ها در پایان دوره به روش قیمت تمام شده + سود درصدی از ارزش تمام شده، به شرح زیر است:

در این روش ، کالای ارسالی به شعبه به قیمت سیاهه (قیمت تمام شده به اضافه چند درصد) به حساب کالای شعبه بدهکار و به قیمت تمام شده، به حساب کالای ارسالی بستانکار می‌شود و تفاوت آن (قیمت تمام شده – قیمت سیاهه) در حساب تعدیل کالای شعبه بستانکار می‌شود. حساب تعدیل کالای شعبه به منزله حساب سود و زیان ناویژه شعبه است.

در پایان دوره مالی ، سود ناویژه تحصیل نشده به این حساب بدهکار و هر مبلغ سود یا زیان ناویژه حاصل از تغییر قیمت برآوردی به وسیله انتقال از حساب کالای شعبه به این حساب منتقل می شود. مانده نهایی حساب تعدیل کالای شعبه در این زمان نماینده سود ناویژه تحقق یافته معاملات شعبه خواهد بود، که به حساب خلاصه سود و زیان شعبه منتقل می شود. ثبت حسابداری هزینه‌ها و تخفیفات نقدی فروش مشابه روش قیمت تمام شده است.

حسابداری شعب به روش قیمت فروش

این روش، زمانی که مرکز بتواند نرخ فروش را تعیین کند و آن را تقریباً ثابت نگه دارد، استفاده می‌شود. از این رو زمان‌هایی که بازار انحصاری باشد، کالا فاسد شدنی نباشد و موسسه در وضعیتی باشد که بتواند قیمت فروش کالای خود را ثابت نگه دارد، کاربرد دارد. در این روش مانده حساب کالای ارسالی به شعبه نشان‌دهنده فروش خالص شعبه می باشد. همچنین حسابی تحت عنوان سود و زیان تفکیکی نداریم بلکه سود و زیان کل داریم و تنها یک حساب سود و زیان وجود دارد که همان حساب سود و زیان مرکز می‌باشد.

برای ثبت موجودی کالای اول و پایان دوره در این روش به صورت زیر عمل می‌کنیم:

1.  ثبت به قیمت تمام شده انجام شود و با حساب سود و زیان کل اصلاح می‌شود.
2. ثبت به قیمت فروش انجام شود و مانند ارسال و برگشت کالا ثبت می‌شود.

مراحل بستن حساب‌ها در پایان دوره به روش قیمت فروش، به شرح زیر است:

• موجودی کالای شعبه با حساب کالای ارسالی به شعبه بسته می‌شود.
• کالای ارسالی به شعبه با حساب خلاصه سود و زیان مرکز بسته می‌شود.

انواع شعب

استاندارد حسابداری شعب

در حسابداری شعب از استانداردهای مختلفی برای محاسبه سود و زیان با توجه به نوع ارسال کالا و قیمت گذاری نهایی استفاده می‌شود. استاندارد حسابداری شماره 4 و 8، از استانداردهای حسابداری شعب هستند. این استانداردها، مجموعه‌ای از اصول حسابداری و رهنمودها است که به منظور هماهنگ‌سازی و یکپارچه‌سازی فرآیندهای مالی و حسابداری در سازمان‌های دارای شعب متعدد تدوین می‌شود.

کدینگ حسابداری شعب

جهت حل مشکلات احتمالی ناشی از بررسی عملیات هر شعبه، می‌توان از روش کدینگ حسابداری شعب استفاده کرد. به این صورت که حسابدار با استفاده از تقسیم‌بندی شعب به صورت درختی، باعث تفکیک جزئیات بخش‌های مختلف شعب از جمله صورت‌های مالی به طور واضح می‌شود. در واقع کدینگ حسابداری شعب، فرآیند سازماندهی و تخصیص کدهای مالی به انواع مختلف تراکنش‌ها و حساب‌ها در سیستم‌های حسابداری برای هر شعبه است. با استفاده از این روش، می‌توان به راحتی درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌های هر شعبه را به صورت جداگانه شناسایی و کنترل کرد و به دفتر مرکزی امکان مدیریت و مقایسه دقیق‌تر عملکرد مالی تمام شعب را داد. از این روش برای سهولت امور شعب استفاده می‌شود.

مزایای حسابداری شعب

معایب حسابداری شعب

1. افزایش هزینه‌های سازمان به دلیل راه‌اندازی شعب در مکان‌های مختلف
2. نیاز به نیروی کار بیشتر به دلیل داشتن حساب جداگانه برای هر شعبه
3. نیاز به زیرساخت‌های خاص برای هر شعبه به دلیل ملاحظات جغرافیایی
4.  نیاز به مدیریت جداگانه برای هر شعبه
5. تاخیر در فرآیند تصمیم‌گیری به دلیل حضور افراد متعدد که اختیارات خاص دارند
6.  احتمال سوء مدیریت به دلیل عملکرد غیرمتمرکز و کنترل حداقلی دفتر مرکزی

جمع بندی

در نهایت، حسابداری شعب به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت مالی سازمان‌های چند شعبه‌ای، نقش مهمی در بهبود کارایی و شفافیت مالی ایفا می‌کند. با استفاده از سیستم‌های حسابداری مناسب و روش‌های دقیق، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد مالی هر شعبه را به‌طور مستقل ارزیابی کرده، نقاط قوت و ضعف را شناسایی و بهینه‌سازی کنند و در نتیجه تصمیمات استراتژیک مؤثرتری اتخاذ کنند.

سوالات متداول