سند اختتامیه چیست؟ نحوه ثبت سند اختتامیه

سند اختتامیه، آخرین سند ثبت شده در یک دوره مالی است. در پایان هر سال مالی نیاز است تمام حساب‌های جاری بسته یا به دوره بعدی انتقال پیدا کند. ثبت سند اختتامیه یکی از مسئولیت‌های حسابداران در پایان سال مالی است، به همین جهت نیاز هر حسابدار است که بداند چرخه حسابداری با سند افتتاحیه آغاز، با جمع آوری اطلاعات و ثبت معاملات و همچنین آماده سازی ترازنامه و صورت سود و زیان ادامه و در نهایت با سند اختتامیه پایان می‌یابد. در ادامه به تشریح سند اختتامیه و نحوه ثبت آن می‌پردازیم، با ما همراه باشید.

سند اختتامیه چیست؟

یکی از مهم‌ترین اسناد حسابداری، سند اختتامیه است که در پایان سال مالی ثبت می‌شود. این سند به منظور بستن حساب‌های موقت و انتقال به حساب‌های دائمی تنظیم می‌شود. حساب‌های موقت شامل درآمد، هزینه و برداشت‌ها است که بایستی در پایان دوره مالی بسته شوند. در صورت ثبت سند اختتامیه، امکان ثبت سند جدید در آن سال مالی وجود ندارد. با ثبت این سند، تمامی عملیات مالی سال گذشته بسته می‌شود. در واقع این سند جهت انتقال کلیه حساب‌های دائمی به سال مالی بعد ثبت می‌شود و میزان سود و زیان سازمان در پایان سال مالی را مشخص می‌کند.

انواع سند اختتامیه

در پایان دوره مالی برای اینکه تمامی حساب‌ها بسته شود، ابتدا تمامی حساب‌های موقت به حساب‌های دائمی تبدیل و سپس حساب‌های دائمی به سال مالی بعد انتقال پیدا می‌کنند. بستن حساب‌ها با توجه به نوع حساب انجام می‌شود. به طور کلی سه نوع سند اختتامیه داریم:

1. سند موقت
2. سند دائم
3. سند مخلوط

سند موقت

سند دائم

حساب‌های دائم شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام هستند که نشان دهنده وضعیت مالی شرکت در پایان دوره هستند. این حساب‌ها، حساب‌هایی هستند که مانده آن‌ها به دوره بعدی منتقل می‌شود. حساب‌های دائمی در واقع در ترازنامه وارد می‌شوند. برای مثال موجودی نقد، حساب‌های دریافتنی و تجهیزات جز دارایی،  وام‌های دریافتنی و بدهی‌های پرداختنی جز بدهی و سرمایه اولیه و اندوخته‌های قانونی جز حقوق صاحبان سهام هستند که از انواع سندهای دائم محسوب می‌شوند.

سند مخلوط

ثبت سند اختتامیه

ثبت سند اختتامیه ملزم طی کردن مراحلی است که برای آماده سازی حساب‌ها برای دوره مالی جدید انجام می‌شود. در ادامه به آن می‌پردازیم.

• بستن حساب‌های موقت
• بستن حساب‌های دائم

بستن حساب‌های موقت

حساب‌های موقت، حساب‌هایی هستند که به دوره مالی بعدی منتقل نمی‌شوند. ابتدا بایستی حساب‌های موقتی که در طول دوره مالی استفاده شدند، شناسایی شوند. حساب‌های موقت شامل درآمدها و هزینه‌ها است. مراحل بستن حساب‌های موقت به شرح زیر است:

1. بستن حساب‌های درآمد:

2. بستن حساب‌های هزینه:

3. محاسبه سود و زیان خالص:

پس از بستن حساب درآمد و هزینه، مانده حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود یا زیان خالص آن دوره مالی است.

4. بستن حساب سود و زیان خالص:

5. در انتها تمامی حساب‌های دائمی بسته می‌شوند و سند اختتامیه ثبت می‌شود.

بستن حساب‌های دائم

پس از بستن حساب‌های موقت، آن‌ها را به حساب‌های دائمی منتقل می‌کنیم. حساب‌های دائمی، حساب‌هایی هستند که به دوره بعدی منتقل می‌شوند. معمولاً حساب‌های دائم شرایط و جایگاه مالی شرکت را نشان می‌دهند. حساب‌های دائم نیز از طریق سند اختتامیه بسته می‌شوند. بستن حساب‌های دائم چند روش دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم:

روش محاسبه اندوخته قانونی

اندوخته قانونی بخشی از سود سالانه شرکت است. هر ساله 5 درصد از سود شرکت بایستی به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود. این موضوع تا زمانی که مبلغ اندوخته به 10 درصد سرمایه شرکت برسد، ادامه دارد. برای مثال اگر میزان سود آن سال 500/000/000 ریال باشد، مطلوب است: محاسبه اندوخته قانونی و ثبت حسابداری آن.

روش محاسبه میزان مالیات

نرخ مالیات عملکرد برابر با 25 درصد از سود خالص است. طبق قانون مالیات‌های مستقیم کسر مواردی مانند درآمدهای معاف از مالیات و هزینه‌های مربوط به آن، برای محاسبه ذخیره مالیات از الزامات است. برای مثال اگر میزان سود آن سال 500/000/000 ریال باشد، مطلوب است: محاسبه مالیات و ثبت حسابداری آن.

روش محاسبه سایر اندوخته‌ها

در صورت تصمیم هیات مدیره سایر اندوخته‌ها مثل اندوخته احتیاطی و اندوخته عمومی در نظر گرفته می‌شود. این اندوخته‌ها از سود خالص و طبق نظر هیات مدیره مشخص می‌شود. برای مثال اگر میزان سود آن سال 500/000/000 ریال باشد و طبق نظر هیات مدیره اندوخته احتیاطی معادل 10% باشد، مطلوب است: محاسبه اندوخته احتیاطی و ثبت حسابداری آن.

انتقال حساب‌ها به دوره بعد

مانده این حساب‌ها به علاوه سایر حساب‌های دائمی به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. برای این امر تمام حساب‌های دائمی با مانده بستانکار را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم و پس از آن تراز اختتامیه را معادل مانده حساب‌های با مانده بدهکار، بدهکار کرده و همه حساب‌های با مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم.

چه زمانی به سند اختتامیه نیاز است؟

گاهی ممکن است در پایان دوره مالی و یا در طی دوره مالی حساب‌ها را ببندیم. در ادامه به تشریح هر دو می‌پردازیم.

جمع بندی

سند اختتامیه یکی از اسناد مهم حسابداری جهت پایان دادن به دوره مالی و انتقال اطلاعات به دوره جدید است. این سند در تحلیل و ارزیابی عملکرد مالی شرکت بسیار حائر اهمیت است. در واقع این سند جهت مشخص کردن جزئیات حساب‌ها در پایان دوره مالی تنظیم می‌شود.

سوالات متداول