سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) چیست و چه اهمیتی برای سازمان دارد؟

سیستم های اطلاعاتی حسابداری مجموعه‌ای از داده‌ها و روش‌های پردازش است که اطلاعات مورد نیاز را برای استفاده کنندگان خود ایجاد می‌کند. سیستم اطلاعاتی حسابداری در تقاطع دو دانش حسابداری و سیستم‌های اطلاعاتی قرار گرفته است

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مالی و حسابداری را بر عهده دارد که از سوی کاربران، برای تهیه گزارش‌ها و ارسال آن برای سهامداران، اعتباردهندگان و مقامات مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عبارتی دیگر این سیستم، مجموعه‌ای از داده‌ها و روش‌های پردازش است که اطلاعات موردنیاز را برای استفاده کنندگان خود ایجاد می‌کند. سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی مانند اصول حسابداری پذیرفته شده و عمومی با منابع فناوری اطلاعات مدرن است.

سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری در همه موضوع‌های حسابداری مانند حسابداری مالی و حسابداری مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرد در این حال چالش حسابداران این است که تعیین کنند چگونه می‌توان اطلاعات مورد نیاز واحدهای تجاری را به روشی بهتر فراهم ساخت که فراهم کردن این اطلاعات کار سیستم‌ های اطلاعاتی است.

سیستم اطلاعات حسابداری حاوی عناصر مختلف مهمی در چرخه حسابداری است. این سیستم شامل اطلاعات مربوط به درآمد، هزینه‌ها، اطلاعات مشتری، اطلاعات کارکنان، اطلاعات مالیاتی و… است. داده‌های خاص شامل سفارشات فروش، گزارش‌های تجزیه و تحلیل، درخواست‌های خرید، فاکتورها، چک لیست‌ها، موجودی، حقوق و دستمزد و… در آن گردآوری و پردازش می‌شود؛ از این رو سیستم اطلاعات حسابداری باید پایگاه داده‌ای برای ذخیره اطلاعات داشته باشد.

به عبارت دقیق‌تر سیستم اطلاعات حسابداری (AIS= Accounting Information Systems) سیستمی است که داده‌های مالی را هنگام انجام فرآیندهای حسابداری جمع آوری و ذخیره می‌کند. سپس بعد از پردازش آن‌ها، اطلاعاتی را که تصمیم گیرندگان یک سازمان مانند سرمایه گذاران، اعتباردهندگان ، مدیران و… نیاز دارند، تولید می‌کند. این اطلاعات به دست آمده به صورت گزارش‌هایی آماده شده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می‌گیرد تا بتوانند از آن‌ها در برنامه‌های راهبردی شرکت‌ها و سازمان‌ها استفاده کنند.

این سیستم ترکیبی از حسابداری و مدیریت است. به طوری که حسابداری بیشتر مباحث مالی است اما سیستم اطلاعات حسابداری تولید اطلاعات مالی است. این سیستم دارای دو هدف اصلی ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی و ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری است؛ از این رو باید اطلاعات مالی و مبادلات پردازش مانند فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و… گردآوری شود.

سیستم اطلاعات حسابداری که مکانی متمرکز برای ذخیره شدن تمام داده‌های مبادلات و معاملات حسابداری است دارای مزایای زیادی است. وظیفه این سیستم بالا بردن سرعت پردازش است.

داده‌ها به یکباره وارد می‌شود و با سرعت بالا گزارش دهی اتفاق می‌افتد و همچنین اگر معاملات نیاز به اصلاح داشته باشند به راحتی انجام می‌شود. وقتی داده‌ها به بخش‌های مختلف وارد می‌شوند به صورت سود، درآمد، هزینه و… طبقه بندی می‌شوند. از سوی دیگر نیز امکان پشتیبانی دارد. وقتی داده‌ها شروع به پردازش شوند بنابراین کارها نیز به سرعت انجام می‌شوند؛ بنابراین بهره وری سازمان بالا رفته و کارآمد می‌شود.

سیستم اطلاعات حسابداری چه کاربردی در سازمان دارد؟

کاربرد اولیه سیستم اطلاعات حسابداری، کمک به تصمیم گیری ذینفعان مالی سازمان است. استفاده‌کنندگان، بر اساس اطلاعات فراهم شده به وسیله سیستم حسابداری تصمیم‌های سنجیده‌تری اتخاذ می‌کنند. حسابداران مجربی که با سیستم اطلاعات حسابداری سروکار دارند، در بالاترین سطح و بیشترین میزان دقت، تراکنش‌های مالی شرکت را ثبت و ردگیری می‌کنند. همچنین، داده‌های مالی را در راحت‌ترین شکل ممکن، در دسترس افراد ذیصلاح قرار می‌دهند، بدون اینکه از بابت امنیت این اطلاعات نگرانی داشته باشند.

پس حسابداری با تهیه اطلاعات موردنیاز تصمیم گیرندگان، خدمتی حیاتی به آن‌ها ارائه می‌کند تا بتوانند از میان گزینه‌های مختلف، بهترین گزینه را برای بهره برداری از منابع کمیاب در انجام فعالیت‌های تجاری و اقتصادی انتخاب کنند.

تمامی افراد یک سازمان در بخش‌های مختلف می‌توانند به یک سیستم یکسان دسترسی داشته و اطلاعات یکسانی را دریافت کنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیت‌های تجاری و سرمایه‌گذاران و تصمیم گیرندگان است. سیستم حسابداری در نهایت با ارائه گزارش‌های هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم گیرندگان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری

هر یک از انواع سیستم اطلاعات حسابداری که شما از آن استفاده می کنید دارای 6 بخش اصلی می‌باشد. هر یک از این بخش‌ها را بهتر است مورد استفاده قرار دهید تا اطلاعات بیشتری در مورد آن‌ها داشته باشید. برخی از مهمترین و اصلی‌ترین این اجزا که شما باید آن‌ها را شناسایی کنید عبارت است از:

1. کارکنان

2. روش‌ها و دستورالعمل‌ها

3. داده ها

4. نرم افزار

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

6. کنترل‌های داخلی و اقدامات امنیتی

مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری

برای اینکه یک سیستم را به بهترین نحو ممکن راه اندازی کنید باید با مراحل راه اندازی آن آشنایی داشته باشید. در واقع باید بدانید ترتیب اجرا شدن این مراحل اهمیت بسیار زیادی دارد و افراد باید آن را در نظر داشته باشند. برخی از مهمترین مراحلی که برای طراحی سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارید عبارت است از:

فلوچارت سیستم های اطلاعات حسابداری

فلوچارت‌ها معمولاً در فرآیند ارتقای برنامه‌های کسب‌وکار، طراحی الگوریتم‌ها و مشخص کردن مراحل عیب‌یابی استفاده می‌شوند. نرم‌افزارهای زیادی برای طراحی فلوچارت در دسترس قرار دارند. هدف از فلوچارت این است که در هنگام برخورد با یک پروژه یا فرآیند، زبان یا نقطه مرجع مشترکی را برای افراد فراهم کند.

این نوع خاص از فلوچارت شامل مجموعه‌ای از عناصر و اشکال حسابداری استاندارد است که در طراحی انواع مختلف فلوچارت حسابداری مورد اشاره در زیر به شما کمک می‌کند:
1. فرایند خرید
2. فلوچارت دریافت حساب
3. فلوچارت حساب قابل پرداخت و غیره.

جریان اطلاعات سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری مدیریت

سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری مدیریت در دو مسیر جریان دارد:

1- جریان از بالا به پایین: این جریان از رویدادهایی شروع می‌شود که در سطح مدیریت ارشد سازمان اتفاق می‌افتد. سیستم‌ها، این رویدادها را ثبت و تلخیص می‌کنند و در نهایت آن‌ها را به کارمندان سطوح پایین‌تر گزارش می‌کنند.
2- جریان از پایین به بالا: سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری، هنگامی که رویدادها در سطوح پایین‌تر اتفاق می‌افتند، جریان از پایین به بالا را فراهم می‌آورند که این رویدادها ثبت، تلخیص و به مدیریت ارشد گزارش می‌شوند.

اگر بخواهیم جریان سیستم های اطلاعاتی حسابداری را با مثال بیان کنیم در واقع چارت‌های سازمانی، بیانیه‌های سیاست، سیستم‌های بودجه‌ای سازمان، یک نوع جریان اطلاعات از بالا به پایین هستند. یک سیستم بودجه برای اجرا در چارچوب ساختار سازمانی طراحی می‌شود. سیستم‌های گزارشگری مسئولیت معیارهای عملکرد در هر سطحی از سازمان ثبت می‌کنند و آن‌ها را در گزارش به مدیران سطح بالاتر خلاصه می‌کنند، این موضوع جریان اطلاعاتی از پایین به بالا را فراهم می‌آورد.

بیانیه سیاست

سیاست‌های سازمان انتظارات مدیریت ارشد در رابطه با رفتار کارکنان سازمان را مشخص می‌کند. یکی از بیانیه‌های مرسوم سیاست، آیین رفتار حرفه‌ای است که سندی توضیحی از استانداردهای اخلاقی است که از کارکنان انتظار می‌رود از آن‌ها پیروی کنند. به عنوان مثال، در آیین رفتار برای یکی از شرکت‌های بزرگ، سیاست‌های اخلاقی در شش حوزه زیر طبقه‌بندی می‌شود:

اهداف عملکرد

یک سیستم بودجه مستلزم آن است که مدیریت، اهداف عملکرد را برای هر یک از بخش‌های سازمان تدوین کند. بعد از آن مدیریت ارشد از طریق بودجه‌های دوره‌ای این اهداف را به مدیریت بخش‌ها منتقل می‌کند. چنین سیستمی، سیستم بودجه عملکرد نامیده می‌شود.

اهداف سازمان‌ها و اهداف بخش‌ها

بسیاری از شرکت‌ها اهداف خود را با استفاده از معیارهایی از قبیل سود باقیمانده یا نرخ بازده سرمایه‌گذاری بیان می‌کنند. سیستم بودجه‌بندی عملکرد این اهداف را به اهدافی کوچک‌تر تبدیل می‌کند که در سطح دایره، بخش و شرکت فرعی معنی‌دار است، در سطوح پایین‌تر ساختار سازمان، اهداف عملکرد با تفصیل بیشتر بیان می‌شوند و مشخص‌تر می‌گردند.

مراکز مسئولیت

سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری سنجش مسئولیت، اندازه‌گیری‌های عملکرد و اهداف عملکرد را در پایین‌ترین سطح سلسله مراتب سازمانی جمع‌آوری می‌کنند. حسابداران به این واحدهای سازمانی مراکز مسئولیت می‌گویند. مراکز مسئولیت در هر یک از سطوح بالاتر ساختار سازمانی نیز وجود دارند. مرکز مسئولیت سطح بالا متشکل از مدیر و همه مراکز مسئولیت است که به آن مدیر گزارش می‌دهند.

گزارش‌های عملکرد

همه سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری اطلاعات تهیه می‌کنند. سیستم حسابداری سنجش مسئولیت این اطلاعات را در قالب گزارش‌های عملکرد ارائه می‌کند. مدیر مرکز هزینه، هزینه‌های مرکز را کنترل می‌کند. گزارش عملکرد مربوط به این مرکز هزینه، هزینه‌های واقعی و بودجه‌ای به دست آمده برای دوره بودجه را افشا می‌کند. اغلب، این گزارش تفاوت بین دو هزینه را نشان می‌دهد که به آن انحراف بودجه می‌گویند.

1- جمع درآمدهای بودجه شده
2- جمع درآمدهای واقعی
3- جمع هزینه‌های بودجه شده
4- جمع هزینه‌های واقعی

طبقه‌بندی و کد‌گذاری

هنگامی که سیستم رویدادها را بر اساس مرکز مسئولیت و بر اساس حساب‌های موجود در فهرست حساب‌ها دسته‌بندی می‌کند، در واقع آن‌ها را طبقه‌بندی می‌کند. سیستم با اختصاص کدهای شامل اعداد و ارقام به یک رویداد مالی طبقه‌بندی آن را مشخص می‌کند. سیستم های اطلاعاتی حسابداری سنجش مسئولیت، رویدادها را به دو طریق طبقه‌بندی می‌کنند: اول؛ بر حسب حساب مناسب در فهرست حساب‌ها و دوم؛ بر حسب مرکز مسئولیت. سپس سیستم رویدادها را با استفاده از کد حساب مناسب برای آن حساب و کد مسئولیت مناسب برای آن مرکز مسئولیت، کدگذاری می‌کند.

کدهای مراکز مسئولیت

هنگام طر احی سیستم های اطلاعاتی حسابداری سنجش مسئولیت، تحلیل‌گر سیستم یک جدول کد‌بندی مشابه جدول زیر تهیه می‌کند. در این مثال هر مرکز مسئولیت یک کد چهار رقمی دارد، با بررسی دقیق این چارت سازمانی، می‌توانید الگویی را ببینید که در آن چگونه کدهای مسئولیت تخصیص می‌یابند. در سطح معاونت، هر کد شامل یک عدد غیر صفر است که بعد از آن سه صفر آمده است.

کدهای حساب

در سیستم های اطلاعاتی حسابداری مالی، هر حسابی که در فهرست حساب‌ها وجود دارد، کد حساب مخصوص خود را دارد. ساختار کد حساب در سیستم های اطلاعاتی حسابداری سنجش مسئولیت، کد مسئولیت را با کد حساب ترکیب می‌کند. فهرست حساب‌ها، جدولی از نام و کد حساب‌ها است.

کدهای بودجه‌ای

سیستم بودجه‌بندی اهداف عملکرد برای هر یک از حساب‌های صورت‌های مالی موجود در هر مرکز مسئولیت را با استفاده از کدهای بودجه‌ای ثبت می‌کند. تحلیل‌گر سیستم هنگام طراحی، برای ایجاد نمای بین مبالغ واقعی و بودجه‌ای، یک رقم را به کد حساب اضافه می‌کند. برای مثال، فرض کنید کد رقم صفر بیانگر مبالغ واقعی و رقم 9 بیانگر مبالغ بودجه‌ای باشد. هزینه حقوق و دستمزد واقعی برای دایره تولیدی الف در حساب 710-0-5110 ثبت می‌شود. حساب بودجه‌ای با کد 710-9-5110، نشان‌دهنده هزینه حقوق و دستمزد بودجه شده برای این مرکز است.

ساختارهای کد‌گذاری

هنگامی که حسابداران برای تعیین روشی برای طبقه‌بندی کد‌گذاری داده‌های مربوط به رویدادها کمک می‌کنند، طراحان سیستم به این روش‌ها، ساختارهای کد‌گذاری می‌گویند.

اهمیت ساختار کد‌گذاری

ساختارهای کد‌گذاری که برای استفاده در حسابداری بیشتر عمومیت دارند چهار مورد هستند که عبارتند از:

1.کدهای متوالی

کد متوالی شناسه‌های منحصر به فردی را به تریب به اقلام داده‌ها تخصیص می‌دهد. حسابداران عموماً آن‌ها را به اسناد و مدارکی اختصاص می‌دهند که توسط سیستم های اطلاعاتی حسابداری پردازش می‌شوند. این موارد شامل چک‌ها، سفارش‌های فروش‌، درخواست‌ها، سفارش‌های خرید، صورت‌حساب‌ها و گزارش‌های دریافت است.

2.کدهای دسته‌ای

بسط کد متوالی در واقع همان کد دسته‌ای است. طراحان سیستم هنگام طراحی کد دسته‌ای، برخی از شماره‌های در کنار هم را که در توالی شماره‌ها قرار گرفته برای طبقه‌بندی‌های خاص کنار می‌گذارند.

3.کدهای گروهی

کد گروهی روش توسعه یافته کد دسته‌ای است که در آن محل قرار‌گیری هر عدد و رقم در گروه از اهمیت برخوردار است. این محل قرارگیری، بیانگر ویژگی‌ها و خصوصیت‌های متفاوت طبقه‌بندی داده‌ها است. آن‌ها عموماً به صورت کدهای حساب مورد استفاده قرار می‌گیرند. اغلب کدهای گروهی به‌نحوی ساختار بندی شده‌اند که تفسیر هر یک از رقم‌های ذکر شده بستگی به رقم سمت چپ آن دارد.

4.کدهای یادآور

ساختارهای کد‌گذاری یادآور اقلام داده‌ها را با ترکیب حروف و اعداد مشخص می‌کند. تیم طراحی ترکیب را به گونه‌ای انتخاب می‌کند که حسابداران به آسانی می‌توانند داده‌های مربوط را به یاد آورند. شرکت‌ها ممکن است هنگام ایجاد کدهای محصول یا مشتری از آن‌ها استفاده کنند.

نتیجه گیری

این مقاله با ارائه تعریف سیستم اطلاعات حسابداری و مراحل طراحی و اجرای آن و همچنین پرداختن به اهمیت اجرای این سیستم و آینده آن در دنیای تجارت، به لزوم انجام تغییرات در سیستم های حسابداری با توجه به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت می‌پردازد.

همچنین نتایج حاصل از بررسی‌ها گویای این است که توسعه‌پذیری نظام اطلاعات حسابداری در حوزه گزارشگری داخلی در این سیستم بسیار آسانتر است و در صورت توسعه جغرافیای سازمان، این سیستم می‌تواند به آسانی خود را با آن منطبق کند.

این سیستم اطلاعات را به‌صورت صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهد و بدین ترتیب، توانایی مدیران در پردازش و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات حسابداری افزایش می‌یابد. افزون بر این، سیستم مذكور موانعی را که در وظایف شرکت وجود دارند از بین می‌برد و به مدیران اجازه دستیابی نامحدود به اطلاعات حسابداری را می‌دهد. مجموعه‌ای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی مدیر به اطلاعات حسابداری و همچنین تصمیم‌های صحیح در مورد آن‌ها می‌تواند به بهبود شرایط سازمان بینجامد.