فاکتور غیر رسمی؛ انواع آن، ویژگی ها و جریمه استفاده

در دنیای تجارت، فاکتورها نقش مهمی در ثبت و مستندسازی معاملات دارند. یکی از اصطلاحات رایج در این زمینه که بسیاری از افراد در جست‌وجوی کاربرد و تبعات قانونی آن هستند، فاکتور غیر رسمی است. این فاکتورها صرفاً برای اطلاع‌رسانی به خریدار صادر می‌شود. در این مقاله از محاسبان، موضوع فاکتور غیر رسمی را بررسی می‌کنیم. 

فاکتور غیر رسمی چیست؟

فاکتور غیر رسمی سندی است که برای ثبت معاملات بین فروشنده و خریدار صادر می‌شود، اما فاقد استانداردهای قانونی تعیین‌شده توسط سازمان امور مالیاتی است. برخلاف فاکتور رسمی که طبق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم می‌شود، فاکتور غیر رسمی معمولاً برای اطلاع‌رسانی به خریدار و به‌منظور ثبت ساده‌تر معاملات خرد یا شخصی استفاده می‌شود.

ویژگی های فاکتور غیر رسمی

ویژگی‌های اصلی فاکتور غیر رسمی عبارت است از:

• عدم رعایت فرمت استاندارد سازمان امور مالیاتی
• نداشتن شماره سریال منحصر به فرد
• عدم درج اطلاعات کامل طرفین معامله (مانند کد اقتصادی، شناسه ملی)
• عدم محاسبه و درج مالیات بر ارزش افزوده
• نداشتن مهر و امضای معتبر فروشنده و خریدار 

انواع فاکتور غیر رسمی

فاکتورهای غیر رسمی بسته به هدف صدور و نوع استفاده، عمدتاً به دو منظور صادر می‌شوند؛ اول برای ایجاد لیست اولیه و ابتدایی از محصولات یا خدمات خریداری‌شده و دوم با هدف فرار از مالیات. در ادامه انواع این فاکتور را نام برده و توضیح می‌دهیم.

۱. فاکتورهای غیر رسمی به منظور فرار از مالیات

این نوع فاکتورها از نظر ظاهری، شباهت زیادی به فاکتورهای رسمی دارند و معمولاً در آن اطلاعات کامل شامل مشخصات فروشنده و خریدار، جزئیات محصول یا خدمات و مبلغ درج می‌شود. تفاوت اصلی آن‌ها با فاکتورهای رسمی، استفاده از اطلاعات جعلی یا نادرست، مانند شماره سریال تقلبی یا سایر داده‌های غیرواقعی است که با هدف کاهش هزینه‌های مالیاتی استفاده می‌شوند. سازمان امور مالیاتی به منظور شناسایی این موارد و جلوگیری از سوء‌استفاده، به صورت دوره‌ای فاکتورها و اطلاعات ثبت شرکت‌های رسمی را بررسی می‌کند.

۲. فاکتورهای غیر رسمی به منظور ارائه لیست اولیه محصولات یا خدمات

این نوع فاکتورها معمولاً به صورت دستی و بدون استانداردهای رسمی، روی کاغذ یا فرم‌های ساده نوشته می‌شوند. آن‌ها اطلاعات دقیقی ندارند و شماره سریال، مهر یا امضای طرفین صرفاً برای ارائه فهرست اولیه محصولات یا خدمات خریداری شده همراه با قیمت‌ استفاده می‌شوند. این فاکتورها فاقد اعتبار و پیگیری هستند. 

فاکتور غیر رسمی مورد تایید اداره دارایی

فاکتور غیر رسمی به دلیل عدم رعایت استانداردهای تعیین‌شده توسط سازمان امور مالیاتی، مورد تأیید این نهاد نیست. اداره دارایی برای پذیرش فاکتورها به عنوان اسناد معتبر مالی، درج اطلاعاتی مانند: شماره سریال قرمز و برجسته، کد اقتصادی فروشنده و خریدار، شناسه ملی، آدرس دقیق، کد پستی و جزئیات کامل معامله شامل مالیات بر ارزش افزوده را ضروری می‌داند.

فاکتور غیر رسمی با کد ملی

برخی به اشتباه تصور می‌کنند که با درج کد ملی در فاکتور غیر رسمی، می‌توانند آن را به فاکتور رسمی تبدیل کنند. در حالی که کد ملی می‌تواند به شناسایی طرفین معامله کمک کند، اما به تنهایی باعث رسمی شدن فاکتور نمی‌شود. فاکتور رسمی به مجموعه‌ای از اطلاعات و فرمت‌های استاندارد نیاز دارد که کد ملی فقط یکی از آن‌ها است؛ حتی اگر کد ملی در فاکتور درج شود، در صورتی که سایر ضروریات قانونی رعایت نشده باشد، فاکتور همچنان غیر رسمی محسوب می‌شود و نمی‌توان از آن برای کاهش مالیات استفاده کرد.

فاکتور غیر رسمی در سامانه مودیان

با اجرایی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، فرآیند صدور ثبت فاکتورها به صورت الکترونیکی از طریق سامانه مودیان انجام می‌شود و مودیان باید فاکتورهای خود را در این سامانه ظرف مدت حداکثر ۷ روز ارسال کنند. فاکتورهای غیر رسمی به دلیل عدم رعایت استانداردهای قانونی، قابلیت ثبت در سامانه مودیان را ندارند؛ زیرا این سامانه تنها فاکتورهای رسمی که شامل شماره منحصربه‌فرد مالیاتی، اطلاعات کامل طرفین معامله و جزئیات مالیاتی هستند را می‌پذیرد.

حداکثر مبلغ فاکتور غیر رسمی

حتی برای مبالغ خاصی هم نمی‌توان از فاکتورهای غیر رسمی استفاده کرد. از نظر قانون مالیات‌های مستقیم هیچ مبلغی برای استفاده از فاکتورهای غیر رسمی مجاز نیست و تمام معاملات تجاری باید با فاکتور رسمی انجام شوند.

برخی معاملات شخصی و خرد، معمولاً بدون فاکتور رسمی انجام می‌شوند. با این حال، حتی برای این معاملات بهتر است از فاکتور رسمی استفاده شود، چرا که امکان پیگیری و رسیدگی به شکایات را فراهم می‌کند و به عنوان سند هزینه برای کاهش مالیات قابل استناد است و از مشکلات احتمالی با سازمان امور مالیاتی جلوگیری می‌کند.

جریمه فاکتور غیر رسمی

استفاده از فاکتور غیر رسمی به جای فاکتور رسمی در معاملات تجاری که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، تبعات مالیاتی به همراه دارد. طبق ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، جرایم این فاکتور به شرح زیر است:

• عدم صدور فاکتور رسمی با درج نکردن اطلاعات صحیح مانند کد اقتصادی، منجر به جریمه‌ای معادل ۲ درصد از مبلغ معامله می‌شود.
• عدم ارائه فهرست معاملات به سازمان امور مالیاتی از طریق سامانه مودیان، مشمول جریمه‌ای معادل ۱ درصد از مبلغ معاملات ثبت نشده می‌شود.

در صورتی که از فاکتور غیر رسمی به عنوان بخشی از عملیات حساب‌سازی یا صدور فاکتور صوری استفاده شود، طبق ماده ۲۷۴ قانون مالیات‌های مستقیم، جرم مالیاتی محسوب می‌شود و مجازات‌هایی مانند محرومیت از صدور اسناد تجاری تا ۵ سال یا جریمه‌های سنگین تا ۳ برابر مالیات بر ارزش افزوده برای شخص اعمال می‌شود.

جمع‌بندی

فاکتور غیر رسمی برای ثبت معاملات روزمره و اطلاع‌رسانی به خریداران کاربرد دارد، اما فاقد اعتبار قانونی برای سازمان امور مالیاتی و سامانه مودیان است. این نوع فاکتور برای معاملات کوچک و شخصی کاربرد دارد، اما با توجه به قوانین جدید سامانه مودیان، کسب‌وکارها باید صورت‌حساب‌های الکترونیکی را جایگزین فاکتورهای کاغذی کنند. عدم رعایت این قوانین جرایمی دارد که در متن مقاله کامل آن‌ها را توضیح دادیم.

سوالات متداول