نرم افزار حسابداری چیست؟ انواع، مزایا و کاربرد آن

حسابداری یکی از ارکان مهم سلامت مالی در سازمان‌ها است که نیاز به دقت و سرعت بالا دارد. نرم افزارهای حسابداری با ساده‌کردن فرآیندهای پیچیده مالی به کسب‌وکارها کمک می‌کنند که عملیات مالی سازمان را با دقت و کارایی بیشتری مدیریت کنند. در این مقاله از محاسبان انواع نرم افزار حسابداری و مزایای آن را بررسی می‌کنیم.

تعریف نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری بصورت تخصصی برای مدیریت و پردازش اطلاعات مالی و حسابداری طراحی شده است. سیستم‌های حسابداری به حسابداران و مدیران مالی کمک می‌کنند که عملیات‌های مالی مانند ثبت معاملات، تهیهٔ گزارش‌های مالی، مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی و محاسبه حقوق و دستمزد را با سرعت و دقت بالا انجام دهند. این نرم افزارها نه تنها خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند، بلکه داده‌های مالی را به صورت منظم ذخیره و طبقه‌بندی می‌کنند. علاوه بر کسب‌وکارها، افراد هم می‌توانند از نرم افزار حسابداری شخصی مانند قیاس، برای مدیریت هزینه‌های روزمره خود استفاده کنند.

ماژول های عمومی نرم افزار حسابداری

پلتفرم‌های حسابداری، از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده‌اند که هریک وظیفه‌ای خاص در مدیریت مالی سازمان برعهده دارند. در ادامه، مهم‌ترین ماژول‌های این نرم‌افزارها و کاربردهای آن را معرفی می‌کنیم:

مزایا و کاربرد نرم افزار حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری به ارکان اصلی سازمان‌ها تبدیل شده و تأثیر زیادی بر بهبود عملکرد مالی و عملیاتی کسب‌وکارها دارند. در اینجا به مهم‌ترین مزایا و کاربردهای آن‌ها اشاره می‌کنیم:

۱. افزایش سرعت و دقت عملیات‌های مالی

یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم افزار های  حسابداری، افزایش سرعت و دقت در انجام عملیات مالی است. برخلاف روش‌های دستی که زمان‌بر و مستعد خطا بودند، نرم افزار های حسابداری محاسبه‌های پیچیده را در بلادرنگ و با سرعت بالا انجام می‌دهند. 

۲. کاهش خطاهای انسانی 

حسابداری دستی همیشه مستعد اشتباهات انسانی بوده و می‌تواند منجر به گزارش‌های مالی نادرست شود. نرم‌افزارهای حسابداری به‌طور خودکار محاسبات را انجام می‌دهند و این امر خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند. 

۳. امنیت و حفاظت از داده‌های مالی

در دنیای دیجیتال حفاظت از اطلاعات مالی، بسیار با اهمیت است. نرم‌افزارهای حسابداری با ذخیره‌سازی ایمن اطلاعات، پشتیبان‌گیری و رمزگذاری، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کنند. این ویژگی‌ها باعث می‌شود که خطر از دست رفتن یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی کاهش یافته و اسناد مالی همیشه در دسترس و مطمئن باقی بمانند.

۴. سهولت در نظارت و گزارش‌دهی مالی

یکی از مزایای مهم نرم‌افزارهای حسابداری، دسترسی سریع به اطلاعات مالی و تهیهٔ انواع گزارش‌های مختلف است. در حالی که در گذشته، تنظیم گزارش‌هایی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و جریان نقدی، زمان‌بر بود، اکنون این گزارش‌ها تنها با چند کلیک و به‌صورت خودکار آماده می‌شوند.

۵. رعایت الزامات قانونی و نظارتی

امروزه نهادهایی مانند سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه از شرکت‌ها می‌خواهند که اطلاعات مالی خود را به‌طور دقیق و به‌موقع ثبت و گزارش کنند. نرم‌افزارهای حسابداری این امکان را برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند که داده‌های مالی به طور منظم ثبت و در زمان مقرر به مراجع قانونی ارائه دهند که از مشکلات قانونی و مالیاتی پیشگیری کنند.

۶. مدیریت مؤثر‌تر منابع مالی سازمان

نرم‌افزارهای حسابداری باعث می‌شوند که مدیران دید دقیق‌تری نسبت به وضعیت مالی سازمان داشته باشند. با ثبت و پیگیری هزینه‌ها، درآمدها، بدهی‌ها و بستانکاری‌ها، مدیران می‌‌توانند برنامه‌ریزی مالی بهتری انجام دهند و تصمیمات استراتژیک اتخاذ کنند. 

۷. تسهیل حسابرسی داخلی و نظارت بر کنترل‌های مالی

در نرم‌افزار های حسابداری، همهٔ اطلاعات مالی به‌صورت دیجیتال و منظم ذخیره می‌شوند. این ویژگی موجب می‌شود که فرایند حسابرسی داخلی در سازمان ساده‌تر می‌شود و امکان نظارت بر کنترل‌های مالی سازمان فراهم شود. زیرا اطلاعات به‌راحتی در دسترسی و قابل بررسی هستند. 

۸. کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و افزایش بهره‌وری

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی و صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌های مرتبط با حقوق، دستمزد و زمان می‌شود. بسیاری از فرایندهای حسابداری که پیش‌تر نیازمند نیروی انسانی تمام‌وقت بودند، اکنون به صورت خودکار انجام می‌شوند. این موضوع به ویژه برای شرکت‌های کوچک و متوسط اهمیت بالایی دارد، زیرا علاوه بر کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری سازمان را نیز افزایش می‌دهد.

انتخاب نرم افزار حسابداری

بهتر است در قدم اول نیازهای کسب و کار خود را در نظر بگیرید. ابتدا باید مشخص کنید که کسب‌وکارتان به چه امکاناتی نیاز دارد؛ مثلاً مدیریت موجودی، حساب‌های دریافتنی و پرداختی، محاسبه حقوق و دستمزد و یا گزارش‌های مالی خاص. همچنین باید در نظر بگیرید که کسب‌وکار شما در چه صنعت یا زمینه‌ای فعالیت می‌کند؛ زیرا نرم‌افزارهای حسابداری متناسب با صنایع مختلف طراحی شده‌اند و استفاده از نرم‌افزار متناسب با نوع کسب‌وکار می‌تواند به بهبود عملکرد مالی کمک کند. به عنوان مثال، نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی برای فروشگاه‌ها، نرم افزار حسابداری بازرگانی برای شرکت‌ها و نرم‌افزارهای تولیدی برای کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی مناسب‌تر هستند.

نرم‌افزارهای حسابداری از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده‌اند که هر‎کدام وظیفه‌ای را برعهده دارند. این ماژول‌ها شامل حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی، خرید و فروش و سایر بخش‌های مالی هستند. ماژول‌ها فرآیندهای مالی را خودکار انجام می‌دهند و نیاز به ثبت دستی حساب‌ها را به حداقل می‌رسانند. با این حال، هیچ نرم‌افزاری نمی‌تواند به‌طور کامل نیاز همهٔ کسب‌وکارها را پوشش دهد؛ زیرا هر کسب‌وکار ویژگی‌ها و نیازهای منحصر به فردی دارد. برخی نرم‌افزارها قابلیت‌های بیشتری دارند و متناسب با ساختار و نیازهای هر کسب‌وکار طراحی شده‌‌اند. به‌عنوان مثال، نرم‌افزار پارسیان برای شرکت‌های خدماتی و بازرگانی مناسب است، اما برای شرکت‌های تولیدی و صنعتی به اندازه کافی مؤ‌ثر نیست، زیرا این کسب‌وکارها نیاز‌های متفاوتی از شرکت‌های خدماتی و بازرگانی دارند که در نرم‌افزار حسابداری صنعتی و تولیدی آن ویژگی‌ها طراحی شده‌اند.

ویژگی نرم افزار حسابداری کاربردی

چندین ویژگی کاربردی و مهم وجود دارند که به کارایی و عملکرد نرم‌افزار کمک می‌کنند. ویژگی بهترین نرم افزار حسابداری کاربردی عبارت است از: 

• داشتن سابقه و امکانات با کیفیت
• قیمت مناسب و کیفیت بالا
• خودکارسازی فرآیندهای مالی
• برخورداری از امکانات عالی و پاسخگویی به نیازهای مختلف کسب‌و‌کارها و مؤسسات گوناگون کوچک و بزرگ
• قابلیت نظم‌دهی به امور مالی
• رابط کاربری خوب و داشتن یک سیستم کاملاً منظم برای ثبت داده‌ها در پایگاه داده
• قابلیت استفاده در طیف گسترده‌ای از مشاغل؛ از فروشگاه‌های کوچک تا شرکت‌های خدماتی، تولیدی، آموزشی و حتی سازمان‌های غیرانتفاعی.

بهترین راه انتخاب برای نرم افزار مناسب، نصب نرم افزار حسابداری رایگان یا همان نسخه دموی رایگان چند نرم افزار مختلف  است. با این کار می‌توانید با نرم افزارهای مختلفی کار کنید و نرم افزار مناسب کسب‌وکارتان را انتخاب کنید. 

انواع نرم ‎افزارهای حسابداری

پلتفرم‌های حسابداری متناسب با نیازهای هر کسب‌وکار طراحی شده‌اند. هر نوع نرم‎افزار حسابداری برای یک بخش از فعالیت‌های مالی مناسب است و ویژگی‌های منحصر به فرد خود را دارد. در اینجا لیست نرم‌افزار های حسابداری و کاربردهای آن‌ها را معرفی می‌کنیم. 

۱. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی
مناسب برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای، هایپرمارکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک. این نرم‌افزارها به‌طور ویژه برای مدیریت موجودی، فروش و صورت‌حساب‌های روزانه طراحی شده‌اند. نمونه‌ها: نرم افزار پیرامید، پارسیان، هلو

۲. نرم‌افزار حسابداری تولیدی
مناسب برای واحدهای تولیدی و کارخانه‌ها که نیاز به مدیریت هزینه‌ها، تولید، مواد اولیه و موجودی دارند. نمونه‌ها: نرم افزار آرپا، سپیدار

۳. نرم‌افزار حسابداری شرکتی
این نرم‌افزارها مخصوص شرکت‌های خدماتی، بازرگانی و تولیدی هستند و به مدیریت مالی، منابع انسانی و گزارش‌دهی مالی کمک می‌کنند. نمونه‌ها: نرم افزار پارسیان، سپیدار، نوآوران

۴. نرم‌افزار حسابداری صنفی
این نرم‌افزارها برای مشاغل و اصناف مختلف مانند داروخانه‌ها، فروشگاه‌های خرده‌فروشی و سایر کسب‌وکارهای صنفی طراحی شده‌ است.

 ۵. نرم افزار حسابداری آنلاین 

 این فناوری به صورت آنلاین و از طریق مرورگر یا اپلیکیشن در دسترس است. کاربران می‌توانند در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و نیازی به نصب نرم افزار وجود ندارد. این نرم‌افزارها معمولاً برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب هستند.

۶. نرم‌افزار حسابداری تحت وب

امکانات آن از طریق مرورگر وب قابل استفاده است  و نیازی به نصب روی سیستم ندارد. این نرم افزارها برای تیم‌هایی که در چند مکان هستند یا کسب‌وکارهایی که نیاز به همکاری تیمی و دسترسی چند کاربره دارند، مناسب است.  

۷. نرم‌افزار حسابداری ابری 

روی سرورهای ابری قرار دارد و تمام اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شوند. این نرم افزارها امنیت بالا، پشتیبان‌گیری خودکار و امکان دسترسی از راه دور را برای کاربران فراهم می‌کنند.

دوره جامع آموزش حسابداری

برای یادگیری کامل نرم‌افزارهای حسابداری و یادگیری مهارت‌های شغل حسابداری پیشنهاد ما به شما، شرکت در دوره جامع حسابداری محاسبان است. این دوره نیاز به پیش‌نیازی برای شرکت ندارد و همهٔ علاقه‌مندان به حسابداری می‌توانند در این دوره ثبت‌نام کنند.

دوره جامع آموزش حسابداری ویژه بازار کار سکو در آموزشگاه حسابداری محاسبان به صورت تئوری و عملی در ۱۲۰ ساعت برگزار می‌شود و بعد از پایان دوره، کارآموزان برای ورود به بازار کار آماده می‌شوند. ویژگی‌های دوره سکو عبارت است از:

• آموزش‌ سرفصل‌های مورد نیاز بازار کار حسابداری 
• آموزش نرم افزارهای حسابداری 
• جزوه‌های تئوری و اختصاصی محاسبان 
• سه پروژه عملی واقعی شبیه‌سازی شده 
• پشتیبانی نامحدود پس از پایان دوره
• تعهد به معرفی فرصت‌های شغلی به مدت ۶ ماه

جمع‌بندی

در این مقاله از محاسبان، دربارۀ نرم‌افزار حسابداری، مزایا، کاربردها و انواع آن صحبت کردیم. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، بسیاری از وظایفی که پیش‌تر ساعت‌ها وقت حسابداران را به‌صورت دستی می‌گرفت و آن‌ها را درگیر می‌کرد، به‌طور خودکار و دقیق انجام می‌شود. این نرم‌افزارها نه تنها فرآیندها را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند، بلکه خطاها را کاهش می‌دهند. راستی شما تجربه استفاده از کدام نرم افزار حسابداری را دارید؟ تجربه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.