کاربرگ حسابداری چیست؟ و چگونه تهیه می‌شود؟

زمانی که اطلاعات حسابداری جمع‌آوری می‌شوند، اگر به‌صورت دقیق و صحیح دسته‌بندی و ثبت نشوند احتمال بروز خطا در صورت‌های مالی بیشتر می‌شود. امروزه در تمامی بنگاه‌های اقتصادی، حسابداران قبل از بستن حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی ابتدا اصلاحات و اطلاعات مربوطه را در فرمی به‌ صورت پیش‌نویس وارد می‌کنند تا از صحت اطلاعات و عملکرد خود مطمئن شوند.

نام این فرم پیش‌نویس کاربرگ حسابداری است که این کاربرگ به حسابداران اجازه می‌دهد تا چرخه حسابداری را به طور دقیق و کارآمد تکمیل کنند. البته کاربرگ حسابداری، بخشی از چرخه حسابداری نیست؛ بلکه ابزاری خواهد بود که اطلاعات حسابداری را برای کمک به تهیه صورت‌های مالی ثبت می‌نماید. این کاربرگ‌ها برای همه کسب‌ و کارهای کوچک و بزرگ کاربردی هستند و با استفاده از آن‌ها حسابدار می‌تواند از دقت و بروز بودن اطلاعاتش اطمینان حاصل کند.

کاربرگ حسابداری چیست؟

کاربرگ در اصل فرم پیش نویسی است که حسابداران قبل از بستن حساب‌ها و تهیه انواع صورت‌های مالی از آن استفاده کرده تا از صحت عملکرد خود اطمینان کسب کنند. همانطور که از نامش پیداست، کاربرگ یک ابزار کار برای حسابدار است؛ کاربرگ یک پرونده دائمی حسابداری یا یک دفتر روزنامه یا بخشی از یک دفتر کل نیست. کاربرگ صرفا یک فرم تکمیلی است که تهیه آن باعث سهولت در دیگر امور حسابداری نظیر اصلاح حساب‌ها می شود.

انواع کاربرگ‌های حسابداری

کاربرگ‌های حسابداری انواع مختلفی دارند:

کاربرگ حسابداری عمومی

از این کاربرگ برای برنامه‌ریزی امور حسابداری استفاده می‌شود.

کاربرگ حسابداری نهایی

این کاربرگ که کاربرگ تراز آزمایشی نامیده می‌شود در واقع جدولی است که مانده سال جاری و مانده سال پیش از حساب‌های دفتر کل و ستون‌های اصلاح پیشنهادی و تقسیم کردن طبقه‌بندی در آن درج می‌شود.

کاربرگ حسابداری اصلی

کاربرگ اصلاحات پیشنهادی

این کاربرگ نوعی پیش‌نویس است و برای متعادل‌سازی طبقه بندی طراحی شده است.

کاربرگ حسابداری تفصیلی

یک نوع کاربرگ فوری است که جزئیات یک حساب دارایی یا بدهی را نشان می‌دهد.

کاربرگ تجزیه و تحلیل

از این کاربرگ جهت حسابرسی حساب‌های کم گردش استفاده می‌شود.

کاربرگ محاسباتی

با کاربرگ محاسباتی می‌توان اطلاعات مربوط به حساب‌های شرکت را با مدارک حسابداری مطابقت داد.

کاربرگ صورت مغایرت

این کاربرگ در بررسی مغایرت‌ها و تضاد‌ها در حساب‌ها کاربرد دارد.

نحوه استفاده از کاربرگ حسابداری به چه صورت است؟

نمونه کاربرگ حسابدرای

اجزاء کاربرگ حسابداری

کاربرگ‌ها در اواخر دوره حسابداری تهیه می‌شوند و یکی از مهم‌ترین مراحل کار با کاربرگ، آشنایی با مراحل تهیه آن است. در کاربرگ حسابداری لیستی از حساب‌ها، مانده‌حساب‌ها، تنظیمات مرتبط با هر حساب و ترازنامه تنظیم‌شده برای حساب درج می‌شود. در ادامه توضیحاتی در مورد ستون‌های کاربرگ حسابداری ارائه می‌دهیم:

نام حساب

در ستون اول نام حساب‌ها به ترتیب دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه، درآمد و هزینه نوشته می‌شود.

تراز آزمایشی

اصلاحات

ستون اصلاحات برای انجام اصلاحات ثبت دفاتر استفاده می‌شود ثبت‌های اصلاحی به همان ترتیبی که در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند در ستون اصلاحات درج می‌شود.

تراز آزمایشی اصلاح شده

ارقام مندرج در ستون‌های تراز آزمایشی و اصلاحات به صورت افقی با یکدیگر جمع می‌شوند و در ستون تراز آزمایشی اصلاح شده درج می‌شوند.

سود و زیان

ترازنامه

آخرین ستون کاربرگ مربوط به اقلام ترازنامه است. در این ستون اطلاعات مربوط به دارایی‌ها و برداشت‌ها در قسمت بدهکار و بدهی٬ها و سرمایه در قسمت بستانکار قرار می‌گیرد.

نحوه تکمیل کاربرگ حسابداری

1. قدم اول گردآوری و جمع آوری اطلاعات است. اسناد و مدارک مربوط به تمام رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی  باید جمع آوری شود و در اختیار حسابدار قرار بگیرد.
2. تمامی داده‌ها باید تجزیه و تحلیل شوند. این تجزیه و تحلیل برای اطمینان از تنظیم سند راستی آزمایی شده مهم است.
3. در گام سوم، رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی باید مطابق با وقوع در دفاتر روزنامه و دیگر دفاتر قانونی ثبت شوند.
4. گام بعدی، وارد کردن اطلاعات در دفاتر روزنامه به دفتر کل است.
5. تهیه تراز آزمایشی و اولیه در مرحله پنجم انجام می‌شود.
6. در گام ششم می‌توانید از کاربرگ حسابداری برای ارزیابی صحت اطلاعات استفاده کنید.
7. تهیه صورت‌های مالی مورد نیاز.
8. اصلاح حساب‌های دفتر کل بر اساس کاربرگ.
9. بستن موقت حساب‌ها تا زمان بررسی مجدد.
10. تهیه ترازنامه و سند اختتامیه و بستن حساب‌ها.

نحوه تهیه کاربرگ حسابداری

2- اصلاح حساب‌ها را در ستون‌های اصلاحات وارد کنید

هنگام استفاده از کاربرگ، تمام حساب‌ها را در ستون اصلاحات وارد کنید. برای وارد کردن ثبت‌های اصلاحی از تراز آزمایشی استفاده کنید.

3- مانده حساب‌ها را بعد از اعمال اصلاحات، در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده وارد کنید

برای هر حساب، مانده حساب در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده، مانده‌ای است که پس از ثبت‌های اصلاحی و انتقال آنها به دفتر کل، در دفتر کل نشان داده می‌شود. اگر مجموع ستون‌ها مساوی نباشد، در نتیجه ستون‌های صورت مالی مساوی نیستند و صورت‌های مالی نادرست خواهند شد.

4- جایگذاری مانده تراز آزمایشی اصلاح شده در ستون‌های صورت‌های مالی

5- جمع کردن ستون‌های صورت سود و زیان، محاسبه سود خالص (یا زیان خالص) و تکمیل کاربرگ

سود خالص یا زیان خالص دوره، تفاوت بین مجموع دو ستون صورت سود و زیان است.

اگر کل ستون بستانکار از کل ستون بدهکار بیشتر باشد در نتیجه سود خالص است؛ پس مبلغ آن را هم در ستون بدهکار صورت سود و زیان و هم در ستون بستانکار ترازنامه وارد می‌شود و اگر کمتر باشد زیان خالص است؛ در صورت زیان خالص باید مبلغ آن را در ستون بستانکار صورت سود و زیان و ستون بدهکار صورت وضعیت مالی وارد کنیم.

فواید کاربرگ حسابداری

فواید کاربرگ حسابداری چیزی است که باعث پرکاربرد شدن آن می‌گردد. احتمالا تمامی حسابداران ازاین برگه حسابداری بهره می گیرند. اصلی‌ترین فواید این فرم در حسابداری عبارتند از:

وظایف حسابداران در قبال کاربرگ چیست؟

کاربرگ حسابداری بر خلاف کاربرگ حسابرسی مصرف داخلی دارد. یعنی فقط جهت اعتبار سنجی حساب‌ها تهیه شده و خود حسابدار از آن استفاده می کند. پس از تهیه، به مدیران، مشتریان یا موسسات حسابرسی ارائه نمی‌شود. نتیجه تهیه این فرم به صورت صحیح، به دست آوردن صورت‌های مالی بی عیب و نقص می‌باشد. نتیجتا، وظایف حسابدار در قبال این برگه عبارتند از:

کاربرگ حسابداری، با توجه به اینکه دارای اطلاعات مالی داخلی شرکت است ممانعتی برای قرار گرفتن در اختیار مدیران ندارد؛ اما عمدتا این اتفاق صورت نمی گیرد.

مزایای استفاده از کاربرگ برای یک حسابدار چیست؟

استفاده از کاربرگ برای حسابداران باعث جلوگیری از بروز خطا، افزایش دقت در تهیه صورت‌های مالی، بررسی صحت اجرای قوانین حسابداری، اطمینان از کامل و بی نقص بودن ثبت‌ها و صورت‌های مالی می شود.

سخن پایانی

کاربرگ‌های حسابداری به تسهیل انجام امور حسابداری کمک می‌کند. به کمک کاربرگ حسابداری می‌توان قدم به قدم مراحل حسابدرای یک پروژه را بررسی کرد. در نتیجه کاربرگ حسابداری باعث افزایش دقت در هنگام انجام امور حسابداری و تصحیح به موقع خطاهای رخ داده می‌شود.