نحوه معرفی کارمند جدید به لیست بیمه + نمونه متن نامه
معرفی کارمند جدید به لیست بیمه همواره از موارد چالش برانگیز برای کارفرمایان بوده است. همانطور که در مقالات پیشین محاسبان اشاره کردیم، یکی از مهمترین وظایف کارفرمایان در مقابل پرسنل، پرداخت بیمه آنها است. در ادامه شرایط و مدارک مورد نیاز جهت نامنویسی افراد جدید در بیمه تامین اجتماعی را توضیح میدهیم.
معرفی نیروی جدید به لیست بیمه چه قوانینی دارد؟
بر اساس ماده ۳۹ قانون بیمه تامین اجتماعی، لیست بیمه ارسال شده توسط کارگاه باید شامل کلیۀ کارکنان فعال در ماه مورد نظر باشد. هنگام استخدام کارمند جدید، کارفرما باید اطلاعات فرد را در سامانه خود اضافه کرده و در اولین ماه کاری حق بیمه او را همراه با دیگر کارمندان پرداخت کند. لازم به ذکر است که پرداخت حق بیمه بین کارمند و کارفرما به صورت زیر تقسیم میشود:
- پرداخت حق بیمه توسط کارفرما: ۲۳٪ از حقوق مشمول بیمه
- پرداخت حق بیمه توسط کارمند: ۷٪ از حقوق
درصد پرداخت حق بیمه توسط کارفرما و کارمند ثابت است؛ اما ممکن است در برخی شرایط خاص کمی دستخوش تغییر شود.
نامه معرفی کارمند جدید به لیست بیمه چیست؟
زمانی که یک نیروی جدید در شرکت یا سازمانی مشغول به کار میشود، شرکت موظف است معرفینامه رسمی برای فرد استخدام شده تهیه کرده و آن را به سازمان بیمه تامین اجتماعی ارائه دهد. این معرفینامه شامل اطلاعات زیر میشود:
- اطلاعات شناسنامهای شخص استخدام شده
- کد ملی
- سمت شغلی
- زمان شروع به کار
- نام شرکت
- کد و آدرس شرکت و…
این اطلاعات برای ثبتنام فرد استخدام شده در سیستم بیمهای شرکت و بیمه شدن او مورد نیاز است. بنابراین پس از تهیه معرفینامه و بر اساس قوانین کار و بیمه، فرد استخدام شده توسط سازمان تامین اجتماعی بیمه میشود.
نمونه نامه معرفی کارمند جدید به بیمه تامین اجتماعی
در زیر نمونهای از نامه معرفی کارمند جدید به بیمه تامین اجتماعی برای شما آورده شده است:
| مدیر محترم شعبه سازمان تامین اجتماعی با سلام بدین وسیله اعلام میدارد جناب آقای/خانم ……………….. ، فرزند ……………… ، دارای شماره شناسنامه ……………….. و کد ملی ………………. ، از تاریخ ………………… با سمت شغلی ……………………. در این واحد مشغول به کار شده است. خواهشمند است اقدامات لازم جهت بیمه نمودن نامبرده در کد کارگاهی …………………صورت پذیرد. مدارک لازم به پیوست تقدیم میگردد. با تشکر نام و امضای کارفرما ………………. |
معرفینامه باید به صورت دقیق و رسمی تهیه شود؛ نقص اطلاعات درج شده یا عدم ارائه اسناد و مدارک لازم توسط کارگاه باعث به تعویق افتادن ثبت بیمه فرد استخدام شده و حتی در مواردی منجر به جریمه کارفرما میشود. کارگاه مذکور باید یک نسخه از معرفینامه را به همراه رسید ثبت در پرونده پرسنلی ایجاد شده برای کارمند جدید نگهداری کند تا در صورت لزوم قابل بررسی باشد.
مدارک مورد نیاز جهت نامنویسی کارمند جدید توسط کارفرما
چنانچه فرد استخدام شده در کارگاه سوابق بیمه نداشته باشد، مدارک زیر برای نامنویسی غیرحضوری او مورد نیاز است:
- عکس ۴×۳ پرسنلی
- صفحه اول و دوم فرم نامنویسی
- تصویر کارت ملی (پشت و رو)
- تصویر صفحه اول و دوم شناسنامه
- تصویر صفحه توضیحات شناسنامه (در صورت وجود)
راهنمای نامنویسی کارمند جدید در بیمه تامین اجتماعی
نامنویسی کارمند جدید در بیمه تامین اجتماعی به دو صورت حضوری و غیرحضوری قابل انجام است که در ادامه هر یک از آنها را توضیح میدهیم.
نامنویسی حضوری
برای نامنویسی حضوری، کارمند تازه استخدام شده باید با در دست داشتن فرم نامنویسی که توسط کارفرما مهر و امضا شده است، به کارگزاری تامین اجتماعی مراجعه کند.
نامنویسی غیر حضوری
نامنویسی غیرحضوری باید توسط خود کارفرما انجام شود که مراحل آن به شرح زیر است:
- برای ورود به سامانه خدمات غیرحضوری تامین اجتماعی، به آدرس eservices.tamin.ir مراجعه کنید.
- برای نامنویسی کارمند جدید، از منوی بالای صفحه گزینه “کارفرمایان” و “خدمات کارفرمایان” را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه “نامنویسی غیر حضوری بیمه شده” کلیک کنید.
- در این مرحله صفحه جدیدی برای شما باز میشود که لیست کارگاهها و شرکتهای مختلف در آن درج شده است که باید کارگاه مورد نظر را برای ثبت کارمند جدید انتخاب کنید. دقت کنید که این کار به درستی انجام شود تا نام کارمند در کارگاه اشتباهی ثبت نشود.
- بر روی گزینه “افزودن پرسنل جدید” کلیک کنید تا یک فرم چند مرحلهای برای شما باز شود. در صفحه اول فرم باید اطلاعات هویتی کارمند جدید را ثبت کنید. عنوان شغلی و تاریخ استخدام نیز باید در این مرحله ثبت شود. چنانچه کارمند شماره بیمه نداشته باشد، باید فرم نامنویسی دانلود و تکمیل شده و در مرحله بعدی همراه با دیگر مدارک در سامانه آپلود شود.
- در مرحله پنجم، مدارک مورد نیاز (شناسنامه، کارت ملی، صفحات اول و دوم فرم نامنویسی) را آپلود کنید. (چنانچه فرد استخدام شده دارای شماره بیمه باشد، نیازی به آپلود کردن مدارک نیست.)
- خلاصه اطلاعات نامنویسی در مرحله جدید قابل مشاهده است. این اطلاعات باید شامل اطلاعات هویتی، ارتباط بیمهای و پرونده الکترونیک باشد. در این مرحله تایید اولیه درخواست نامنویسی با موفقیت انجام شده است. اگر کارمند دیگری برای نامنویسی دارید گزینه “اتمام و ثبت پرسنل جدید” را بزنید؛ چنانچه پرسنل دیگری برای ثبت وجود نداشته باشد، میتوانید بر روی گزینه “اتمام و بازگشت به لیست پرسنل” کلیک کنید.
- درخواست نامنویسی پس از ثبت باید به تایید برسد. برای تایید درخواست، به قسمت “لیست پرسنل” بروید و از ستون “عملیات” درخواستتان را تایید کنید. توجه داشته باشید که تنها با کلیک بر روی گزینه “تایید” درخواست شما ثبت شده و توسط شعبه مورد بررسی قرار میگیرد.
- شما میتوانید با استفاده از کد ملی، تایید درخواست نامنویسی توسط شعبه را پیگیری کنید. در صورت تایید شعبه، وضعیت در سامانه به مختومه-تایید نهایی تغییر میکند. چنانچه وضعیت به مختومه-عدم تایید تغییر کند، میتوانید با انتخاب گزینه “پیگیری” مجدداً اطلاعات را بررسی کرده، مشکل را رفع کنید و دوباره فرآیند نامنویسی کارمند را انجام دهید. اگر مشکل مطرح شده حل نشده باقی بماند، کارفرما باید فرم نامنویسی را مهر و امضا کرده و به کارمند تحویل دهد که او بتواند به صورت حضوری به کارگزاری بیمه مراجعه کرده و نامنویسی را انجام دهد.
هزینه نامنویسی پرسنل جدید
به طور کلی، نامنویسی کارمندان و کارگران برای بیمه اجباری تامین اجتماعی رایگان است. چنانچه برخی از شعب تامین اجتماعی کارمند را به کارگزاری تامین اجتماعی ارجاع دهند، ممکن است هزینهای جزئی از او دریافت شود.
عواقب عدم معرفی کارمند جدید به بیمه
با توجه به ماده ۳۹ قانون بیمه تامین اجتماعی، کارفرما موظف به ارسال لیست بیمه حداکثر تا پایان ماه بعد از شروع فعالیت پرسنل است. عواقب معرفی نکردن پرسنل جدید در زمان مقرر شده به صورت زیر است:
- جریمه مالی برای تاخیر: تاخیر در ارسال لیست بیمه توسط کارفرما باعث جریمه درصدی از حق بیمه میشود.
- عدم احتساب سوابق بیمهای پرسنل در صورت دیرکرد: چنانچه اطلاعات پرسنل دیر وارد شود، آن ماه از سوابق شغلی پرسنل حذف میشود که به معنای کسری سابقه در زمان بازنشستگی است.
- مشکلات حقوقی: چنانچه سازمان بیمه تامین اجتماعی در بازرسیهای خود متوجه عدم ثبت بیمه کارمند شود، برگ بدهی برای شرکت صادر میشود؛ کارمند نیز میتواند از شرکت مذکور شکایت کند.
- مسئولیت در شرایط بحرانی: چنانچه کارمند تصادف کند، بیمار شود و یا در محیط کار دچار مشکل شود، مسئولیت کلیۀ هزینهها با شرکت خواهد بود.
جمعبندی
ثبت بیمه پرسنل برای تمامی کارگاهها و شرکتها اجباری است و پشت گوش انداختن آن منجر به مشکلات متعددی برای کارفرما و کارمندان میشود. در این مقاله توضیح دادیم که چگونه میتوان کارمند تازه استخدام شده را به لیست بیمه اضافه کرد. چنانچه در انجام این فرآیند به مشکل برخوردهاید یا سوالی در این باره دارید، در قسمت نظرات با مشاوران محاسبان در میان بگذارید.
سوالات متداول
1. مدارک لازم جهت اضافه کردن کارمند جدید به لیست بیمه چیست؟
1. عکس ۴×۳ از کارمند
2. صفحه اول و دوم فرم نامنویسی
3. کارت ملی (پشت و رو)
4. صفحه اول و دوم شناسنامه
5. صفحه توضیحات شناسنامه
2. آیا نامنویسی کارمند جدید هزینه دارد؟
خیر، تنها در صورت مراجعه پرسنل به کارگزاری تامین اجتماعی ممکن است هزینهای جزئی دریافت شود.
تشکر میکنم از مطلب کامل و مفیدتون