دفتر کل چیست؟ تفاوت دفتر روزنامه با دفتر کل + نحوه نوشتن
مطالعه متمرکز
دفتر کل یکی از اجزای اصلی سیستم حسابداری است. این دفتر نه تنها محل ثبت تمامی رویدادهای مالی است، بلکه به عنوان پایه‌ای برای تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه و ارزیابی عملکرد مالی سازمان نیز عمل می‌کند. این دفتر شامل تمامی حساب‌های دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام است. از اصلی‌ترین کاربردهای دفتر کل، می‌توان به خلاصه کردن رویدادهای مالی اشاره کرد. در این مقاله به اهمیت دفتر کل و نحوه نوشتن آن می‌پردازیم.
دفاتر حسابداری
طبق قانون تجارت، صاحبان هر کسب و کار بایستی کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید توسط مدیریت، در دفاتر قانونی ثبت و نگهداری کنند. شرکت‌ها این دفاتر را از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت می‌کنند. طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی حسابداری شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می‌شوند.
دفتر کل
بر اساس ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات خود را حداقل هفته‌ای یک مرتبه، از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را باید در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند. در واقع دفتر کل دفتری است که تمامی حساب‌ها پس از طبقه بندی، به صورت جداگانه در آن ثبت و نگهداری می‌شوند.
نحوه نوشتن دفتر کل
پیش از نوشتن دفتر کل بایستی تمام حساب‌ها تعریف و طبقه بندی شوند. هر صفحه از دفتر کل به یک حساب اختصاص داده می‌شود. مراحل نوشتن دفتر کل به شرح زیر است:
- عنوان حساب: در بالای صفحه، نام و شماره حساب نوشته می‌شود.
- تاریخ رویداد: تاریخ باید همان تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه باشد.
- شرح رویداد: شرحی خلاصه از رویداد مالی نوشته شود. همچنین برخی شرکت‌ها از «به شرح دفتر روزنامه» به جای شرح رویداد استفاده می‌کنند.
- عطف: شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هر یک از اقلام نقل شده ثبت می‌گردد.
- حساب بدهکار: تمام حساب‌هایی که در ستون بدهکار نوشته شده‌اند و مربوط به آن سرفصل هستند، طبق دفتر روزنامه به ستون بدهکار انتقال داده می‌شود.
- حساب بستانکار: تمام حساب‌هایی که در ستون بستانکار نوشته شده‌اند و مربوط به آن سرفصل هستند، طبق دفتر روزنامه به ستون بستانکار انتقال داده می‌شود.
ترتیب نوشتن حساب‌ها در دفتر کل
ترتیب حساب‌ها در دفتر کل، به همان ترتیبی است که صورت‌های مالی تهیه می‌شوند. هر حساب دارای شماره یا کد خاص خود برای دسترسی راحت‌تر است. نحوه آوردن حساب‌ها در دفتر کل به ترتیب زیر است:
- دارایی
- بدهی
- سرمایه
- برداشت
- درآمد
- هزینه
اهمیت دفتر کل
به طور کلی یکی از مهم‌ترین کارهایی که هر شرکت و سازمانی باید پیش از پایان سال مالی انجام دهد، تحریر دفاتر قانونی است. با توجه به اینکه تمامی حساب‌های یک سازمان به صورت مجزا در دفتر کل ثبت و نگهداری می‌شود، این دفتر قانونی، یکی از حائز اهمیت‌ترین دفاتر قانونی در حسابداری است.
اطلاعات ثبت شده در دفتر کل مبنای تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه است و نشان دهنده وضعیت و جزئیات هر یک از حساب‌ها است. همچنین می‌تواند باعث کاهش اشتباهات حسابداری مانند عدم ثبت رویدادها و یا ثبت تکراری آن‌ها شود و نقش مهمی در شفافیت مالی و تصمیم گیری‌های مدیریت ایفا کند.
نمونه دفتر کل پر شده
تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل
در دفتر روزنامه تمامی رویدادها به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می‌شوند و سپس به دفتر کل منتقل می‌شوند. در دفتر روزنامه تمامی رویدادها با جزئیات ثبت می‌شوند، در صورتی که در دفتر کل فقط سرفصل‌ها آورده می‌شود. همچنین دفتر روزنامه به ثبت اولیه و دقیق رویدادهای مالی تمرکز دارد اما دفتر کل به سازمان‌دهی و پیگیری وضعیت حساب‌ها می‌پردازد.
زمان اقدام جهت دریافت دفتر کل
زمان دریافت دفتر کل مربوط به هر سال مالی از سازمان امور مالیاتی، قبل از شروع سال مالی جدید است. در صورتی که بعد از این زمان برای دریافت دفاتر پلمپ شده اقدام شود، شامل جریمه خواهد شد.
متداولترین فرم حساب‌های دفتر کل و اجزای آن
متداولترین فرم حساب‌های دفتر کل، همان فرم (T) است که طرفین آن به چند ستون تقسیم می‌شود:
- عنوان حساب
- تاریخ رویداد
- شرح رویداد
- عطف یا شماره دفتر روزنامه
- بدهکار
- بستانکار
رد شدن دفاتر کل و جریمه آن
دفاتر قانونی از جمله دفتر کل در صورتی که با قوانین مطابقت نداشته باشند، ممکن است از نظر کارشناس مالی مربوطه تایید نشوند که اصطلاحاً به آن رد دفاتر می‌گویند. رد شدن دفاتر یا عدم ارائه دفاتر شامل جریمه خواهد شد. مواردی که ممکن است باعث رد شدن دفتر کل شود عبارتند از:
- استفاده از دفاتر سال‌های قبل
- سفید گذاشتن کامل یا بیش از حد صفحات دفتر
- خارج شدن دفتر از پلمپ
- عدم ثبت یک یا چند رویداد
- مخدوش شدن مندرجات دفتر
- ثبت اطلاعات غیر واقعی و غلط
در صورت رد دفاتر به علت هر یک از دلایل ذکر شده، مشمول جریمه‌ای معادل با 10% مالیات و در صورت عدم ارائه دفاتر، مشمول جریمه‌ای معادل با 20% مالیات خواهید شد.
دفتر کل در نرم افزار حسابداری
برای استفاده از نرم افزار حسابداری کافیست تمامی رویدادها را در نرم افزار ثبت کرده، پس از ثبت حساب‌ها نرم افزار به صورت خودکار آن‌ها را در دفتر روزنامه و کل ثبت می‌کند. امروزه استفاده از نرم افزارهای حسابداری به علت سرعت و کاهش خطا بسیار فراگیر شده است.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای حسابداری
جمع بندی
نوشتن دفتر کل حسابداری یک امر ضروری برای هر واحد تجاری است. با رعایت دقیق مراحل ذکر شده در این مقاله، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمامی رویدادهای مالی به درستی ثبت و نگهداری می‌شوند و در نهایت صورت‌های مالی و ترازنامه صحیح و معتبر تهیه کنید. اگر برای تحریر دفاتر قانونی خود، نیاز به مشاوره دارید می‌توانید با مشاورین محاسبان در ارتباط باشید.
سوالات متداول
1. جریمه رد دفاتر چقدر است؟
در صورت رد دفاتر ، مشمول جریمه‌ای معادل با 10% مالیات خواهید شد.
2. زمان مناسب برای دریافت دفتر کل، چه زمانی است؟
زمان دریافت دفتر کل مربوط به هر سال مالی از سازمان امور مالیاتی، قبل از شروع سال مالی جدید است. در صورتی که بعد از این زمان برای دریافت دفاتر پلمپ شده اقدام شود، شامل جریمه خواهد شد.
دیدگاهتان را بنویسید