سامانه دفاتر الکترونیکی؛ مراحل ثبت و مهلت ارائه دفاتر + فایل Pdf آیین نامه

دفاتر الکترونیکی، دفاتر کل و روزنامه هستند که طبق قالب مصوب سازمان امور مالیاتی و با فرمت‌های مجاز تهیه می‌شوند. این دفاتر از طریق سامانه ملی مالیات به‌صورت الکترونیکی ارسال می‌شوند. در سال‌های گذشته، ارائه دفاتر قانونی فیزیکی، با چالش هایی مانند رد دفاتر و جرایم سنگین همراه بود. سازمان امور مالیاتی  با اجرای دفاتر الکترونیکی و اصلاح آیین‌نامه ماده ۹۵، این مشکلات کلیدی را برطرف کرد. در این مقاله از محاسبان، با مراحل ثبت دفاتر الکترونیکی، مهلت قانونی ارائه دفاتر، گروه های ملزم به ارائه دفاتر و جریمه عدم ارائه آن آشنا می‌شویم.

سامانه دفاتر الکترونیکی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بستری رسمی و آنلاین است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور راه‌اندازی شده و جایگزین کامل دفاتر کاغذی روزنامه و کل شده است. در سامانه دفاتر الکترونیکی تمام مراحل ثبت، نگهداری و ارسال دفاتر قانونی به صورت کاملاً دیجیتال انجام می‌شود. این سیستم با ثبت سیستمی و یکپارچه اطلاعات مالی، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند، رسیدگی مالیاتی را آسان‌تر می‌کند و دسترسی امن و سریع به اسناد را برای مودیان فراهم می‌کند.

مهلت قانونی ارائه دفاتر ۱۴۰۴

مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی مالیاتی بر‌اساس آیین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم به شرح جدول زیر است:

دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

مودیانی که در سال ۱۴۰۴ دفاتر قانونی خود را به‌صورت الکترونیکی پلمب کرده‌اند، باید اطلاعات دفاتر را طبق فرمت اعلام‌شده توسط سازمان امور مالیاتی، در زمان‌های مشخص و مهلت تعیین‌شده در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری کنند. طبق اصلاحیه آیین‌نامه ماده ۹۵، برای سال ۱۴۰۴ دوره‌های گزارش‌دهی شش‌ماهه تعیین شده و مودیان باید اطلاعات هر دوره را حداکثر دو ماه پس از پایان آن دوره در سامانه بارگذاری کنند.

بنابراین برای نیمه اول سال ۱۴۰۴ (فروردین تا شهریور) مهلت بارگذاری اطلاعات تا پایان آبان ۱۴۰۴ بود که این مدت تا پایان دی ماه ۱۴۰۴ تمدید شد.

مراحل ثبت دفاتر در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به شرح زیر است:

۱. ورود به سامانه

مودیان برای دسترسی به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، پس از ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی به آدرس https://my.tax.gov.ir باید گزینهٔ «سامانه دفاتر تجاری» را در صفحهٔ نخست انتخاب کنند.

۲. دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید

مودیان برای ثبت اطلاعات در سامانه، باید قالب اکسل ارائه شده توسط سامانه را دانلود کنند. 

ستون‌های اصلی این قالب عبارت است از:

• ردیف
• تاریخ
• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• شرح
• مبلغ بدهکار (ریال)
• مبلغ بستانکار (ریال)

دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

با ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و انتخاب گزینهٔ «دانلود قالب اکسل» قالب مورد نیاز در دسترس مودی قرار گرفته و نحوهٔ تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی باید مطابق دستورالعمل به شرح زیر تکمیل شود:

•  تعداد رکوردها: اگر تعداد ردیف‌ها بیش از ۱۰۰۰ باشد، فایل باید با فرمت CSV بارگذاری شود.
• حجم فایل: حجم فایل CSV نباید از ۱۰۰ مگابایت بیشتر باشد.
• تعداد شیت‌ها: همهٔ اطلاعات باید فقط در یک شیت وارد شود.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها: عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق قالب اکسل سامانه باشد و تغییر نام ستون‌ها، حذف یا جابه‌جایی آن‌ها باعث رد شدن فایل می‌شود.
• ستون‌های اختیاری: ستون‌های کد حساب معین، عنوان حساب معین و شرح اختیاری هستند.
• ثبت رویدادهای مالی: اگر یک رویداد مالی مشخص یا یک مجموعه رویداد در یک بازهٔ زمانی (به طور مثال ماهانه) ثبت می‌شود، تمام ردیف‌ها باید ردیف و تاریخ یکسان داشته باشند.
• محدودیت شرح: در ستون شرح حداکثر ۲۵۵ کاراکتر قابل ثبت است.
• نوع داده‌های مالی: ستون‌های مبلغ بدهکار و بستانکار باید به صورت عدد و برحسب ریال باشند.
• بدهکار و بستانکار در هر ردیف: در هر سطر از فایل فقط یکی از دو ستون «بدهکار» یا «بستانکار» باید مقدار داشته باشد.
• تراز بودن ردیف: مجموع مبلغ بدهکار و مجموع مبلغ بستانکار در آن ردیف باید برابر باشند (منظور ثبت صحیح طرف‌های بدهکار و بستانکار است).
• فرمت تاریخ: تاریخ باید حتماً به شکل YYYY/MM/DD باشد. مانند 1403/12/20
• محدوده زمانی معتبر: تاریخ هر ردیف باید در بازهٔ زمانی مشخص‌شده توسط سامانه برای بارگذاری فایل باشد.

۳.۱ تکمیل اطلاعات در فایل اکسل

۱. فایل شامل یک صفحه (شیت) و ۹ ستون است:
ردیف، تاریخ، کد حساب کل، عنوان حساب کل، کد حساب معین، عنوان حساب معین، شرح، مبلغ بدهکار (ریال)، مبلغ بستانکار (ریال)

۲. برای ثبت اطلاعات جامع و کامل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، توجه به نکات زیر ضروری است:

• هر کد رهگیری دریافت‌شده از سامانه پلمپ الکترونیک دفاتر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مربوط به یک پروندهٔ مالیاتی مشخص و یک دورهٔ مالی معین است.
• پس از انتخاب گزینهٔ «بارگذاری فایل» باید کد رهگیری پلمپ دفاتر، هنگام ثبت اطلاعات در سامانه و پس از انتخاب گزینهٔ «بارگذاری فایل» انتخاب شود. سپس فایل اطلاعات مربوط به همان کد رهگیری و همان دورهٔ مالی بارگذاری شود.
• در هر بارگذاری، بازهٔ زمانی اطلاعات باید مشخص باشد:
  1. نباید خارج از دوره مالی مربوط به دفتر پلمپ‌شده باشد.
  2. نباید با بازه زمانی فایل‌های بارگذاری‌شده قبلی هم‌پوشانی داشته باشد.
  3. ابتدای بازهٔ زمانی به‌صورت خودکار توسط سامانه تعیین می‌شود؛
     • در اولین بارگذاری: ابتدای سال مالی
     • در بارگذاری‌های بعدی: انتهای بازهٔ زمانی فایل قبلی
  4. انتهای بازه زمانی (تاریخ آخرین رویداد فایل جاری) توسط کاربر مشخص می‌شود.
  5. تاریخ‌های ثبت‌شده در ستون «تاریخ» فایل اکسل باید در محدودهٔ همین بازه زمانی باشند.

۳. اطلاعات سند افتتاحیه حساب‌ها (مانده انتقالی از سال مالی قبل) می‌تواند به‌صورت یک ردیف جداگانه و یا همراه با اطلاعات ردیف‌های دیگر در فایل اکسل ثبت شود.

۴. با توجه به محدودیت تعداد سطر و حجم در بارگذاری فایل اکسل و CSV، در مواردی که تعداد اسناد حسابداری بسیار زیاد است، لازم است بازه زمانی کوتاه‌تر انتخاب شده یا اطلاعات به صورت تجمیعی (ماهیانه) ثبت شود.

۵. اطلاعات ثبت شده در هر ردیف باید حداکثر مربوط به یک ماه شمسی باشد.

۶. چنانچه ابتدای سال مالی در خلال یک ماه شمسی باشد، اطلاعات از ابتدای سال مالی تا پایان همان ماه، در یک ردیف ثبت شود. همچنین برای آخرین ماه سال مالی هم اطلاعات از ابتدای ماه تا پایان سال مالی در یک ردیف جداگانه ثبت شود.

۴. فرآیند بارگذاری فایل

مودیان پیش از بارگذاری فایل، باید موارد زیر را مشخص کنند:

• نوع فایل: Excel یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) در صورت انتخاب CSV
• کد رهگیری دفتر پلمپ (برای شرکت‌های دارای چند شعبه، هر شعبه باید کد رهگیری مخصوص خود را انتخاب کند)
• تاریخ آخرین رویداد فایل جاری (باید با آخرین تاریخ ثبت شده در فایل مطابقت داشته باشد)

 هنگامی که قصد دارید فایل اکسل یا CSV شامل اطلاعات دفاتر خود را بارگذاری کنید، تاریخ آخرین رویداد باید دقیقاً برابر با آخرین تاریخ ثبت‌شده در ستون «تاریخ» در فایل اطلاعات باشد.

• اگر تاریخ آخرین رویداد فایل جاری کمتر از آخرین تاریخ موجود در فایل اطلاعات باشد، سامانه اجازه بارگذاری نخواهد داد.
• اگر تاریخ آخرین رویداد بیشتر از آخرین تاریخ ثبت‌شده در فایل باشد، در بارگذاری‌های بعدی امکان ثبت رویدادهای مالی (رکورد) برای تاریخ‌های بین این دو تاریخ وجود نخواهد داشت.

۵. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در مرحله بارگذاری فایل، مودی باید فایل اکسل یا CSV خود را مطابق با قالب استاندارد سامانه آماده و بارگذاری کند. ترتیب و عنوان ستون‌ها باید بدون تغییر حفظ شده باشند و نوع فایل انتخاب‌شده با تنظیمات مرحله قبل مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت سامانه از بارگذاری جلوگیری می‌کند. 

پس از بارگذاری، ده رکورد اول فایل به‌صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود تا مودی صحت اطلاعات را بررسی کند و در نهایت با اطمینان از درست بودن داده‌ها، فایل را با کلیک روی دکمه «ارسال» برای پردازش ارسال می‌کند.

۶. ثبت نهایی فایل

پس از ارسال فایل، مودی در صفحه اول سامانه جدولی به نام «بارگذاری شده» مشاهده می‌کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر است:

• کد رهگیری دفتر ثبت
• تاریخ پایان سال مالی
• تاریخ آخرین رویداد فایل
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری‌شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
• گزینه ثبت نهایی و آیکون دانلود برای دریافت فایل بارگذاری‌شده توسط مودی
• گزینه ویرایش برای اصلاح فایل‌های بارگذاری شده قبلی

وضعیت آخرین فایل بارگذاری‌شده در رکورد مربوطه در این جدول قابل مشاهده است. در صورتی‌که وضعیت فایل بارگذاری موفق باشد، مودی باید روی دکمه ثبت نهایی کلیک کند. پس از این اقدام، سامانه تاریخ آخرین رویداد ثبت شده در فایل و تاریخ آخرین رویداد فایل جاری (که در مرحله بارگذاری توسط مودی تعیین شده بود) را نمایش می‌دهد. 

با تایید و ثبت این اطلاعات، فایل بارگذاری‌شده ثبت نهایی می‌شود و مودی در بارگذاری‌های بعدی قادر به ثبت رویداد جدید برای تاریخ‌های قبل از تاریخ آخرین رویداد فایل جاری نخواهد بود.

۷. مشاهده و ویرایش فایل‌های بارگذاری شده

در برخی موارد، پس از بارگذاری فایل در سامانه دفاتر الکترونیکی، مودی ممکن است نیاز به اصلاح یا تغییر اطلاعات فایل پیدا کند. این فرآیند مشابه فرآیند بارگذاری اولیه است، اما نکات مهم و تفاوت‌هایی دارد که باید با دقت رعایت شود:

برای ویرایش فایل، ابتدا در جدول بارگذاری اطلاعات، روی گزینهٔ ویرایش در سطر مربوط به فایل مورد نظر کلیک کنید. پس از انتخاب، وارد صفحه بارگذاری فایل خواهید شد و باید مراحل زیر را مجدداً انجام دهید:

• انتخاب فایل جدید
• انتخاب فرمت جداکننده (در صورت انتخاب فایل CSV)

ثبت دفاتر در سامانه دفاتر الکترونیکی برای چه گروه‌هایی الزامی است؟

گروه‌های مشمول ثبت دفاتر در سامانه دفاتر الکترونیکی عبارت است از:

۱. اشخاص حقیقی مشمول نگهداری دفاتر قانونی

مطابق ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، کلیهٔ صاحبان مشاغل حقیقی که در گروه اول یا دوم قرار می‌گیرند، موظف به نگهداری دفاتر روزنامه و دفاتر کل هستند. تقسیم‌بندی این گروه‌ها بر‌اساس میزان درآمد، نوع فعالیت و ثبت‌نام در نظام مالیاتی انجام می‌شود.

الف) گروه اول: مؤدیان با فعالیت‌های خاص یا درآمد بالا
افراد زیر، صرف‌نظر از میزان درآمد، جزء گروه اول محسوب شده و ملزم به ثبت دفاتر خود در سامانه هستند:

• واردکنندگان و صادرکنندگان کالا یا خدمات
• کارخانه‌ها، واحدهای تولیدی و بهره‌برداران معادن دارای مجوز
• هتل‌های سه ستاره و بالاتر
• بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، درمانگاه‌ها و کلینیک‌های تخصصی
• صرافی‌ها
• فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز رسمی
• مؤسسه‌های ارائه‌دهنده خدمات حسابداری، حسابرسی، دفترداری، مالی، مشاوره‌ای، مدیریتی، انفورماتیکی و طراحی سیستم
• مؤسسه‌های حمل‌ونقل زمینی، دریایی، هوایی و موتوری (مسافری یا باربری)
• افرادی که میزان فروش کالا یا خدمات آن‌ها در اظهارنامه مالیاتی دو سال قبل یا درآمد قطعی‌شده، بیش از ۴۵۰ میلیارد ریال است، مشروط به ابلاغ برگ قطعی تا پایان دی‌ماه سال قبل.

ب) گروه دوم: مؤدیان با درآمد متوسط
سایر اشخاص حقیقی که درآمد ابرازی یا قطعی آن‌ها در دو سال قبل بین ۱۵۰ تا ۴۵۰ میلیارد ریال باشد، در گروه دوم قرار می‌گیرند، مشروط بر اینکه برگ قطعی مالیاتی تا پایان دی‌ماه سال قبل ابلاغ شده باشد.

۲. اشخاص حقوقی (شرکت‌ها، مؤسسات و نهادها)

مطابق ماده ۶ قانون تجارت و ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، کلیه اشخاص حقوقی ثبت‌شده به عنوان شرکت یا مؤسسه، از نظر قانونی «تاجر» محسوب می‌شوند و موظف‌ به ثبت و نگهداری از دفاتر قانونی خود هستند. 

۳. اشخاصی که دفاتر خود را  پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ به صورت الکترونیکی پلمپ کرده‌اند

براساس ابلاغیه سازمان ثبت شرکت‌ها و بخشنامه سازمان امور مالیاتی، کلیه دفاتر تجاری پلمپ شده به صورت الکترونیکی پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ تنها از طریق سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پذیرفته می‌شوند. حتی در صورت عدم فعالیت در یک سال مالی، مودیان باید این موضوع را از طریق سامانه رسماً اعلام کنند.

نکته: دفاتر فیزیکی پلمپ شده قبل از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ تا اطلاع ثانوی مشمول ثبت در سامانه الکترونیکی نیستند.

جریمه عدم ارائه دفاتر الکترونیکی

جریمه عدم ارائه دفاتر الکترونیکی مطابق قانون مالیات‌های مستقیم به شرح زیر است:

• مطابق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، ۲۰ درصد مالیات متعلقه
• بر‌اساس تبصره ۱ ماده ۱۴۶ مکرر قانون مالیات‌های مستقیم، لغو بهره‌مندی از نرخ صفر یا هر نوع معافیت مالیاتی   

آیین نامه های مرتبط با دفاتر الکترونیکی 1404

 برخی از مهم‌ترین نکات آیین‌نامه جدید دفاتر الکترونیکی شامل موارد زیر است:

• گروه‌بندی مشاغل و تعیین دسته‌بندی مشمولان مالیاتی
• نمونه اظهارنامه مالیاتی و روش ارائه آن به سازمان امور مالیاتی
• تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک مالی

در ادامه، PDF آیین‌نامه اصلاح شده ماده ۹۵ را با شما به اشتراک می‌گذاریم:

جمع‌بندی

سامانه دفاتر الکترونیکی روند ثبت و ارائه اطلاعات مالی را سریع‌تر کرده و از سال ۱۴۰۴ به یکی از الزامات مهم مودیان تبدیل شده است. با رعایت مهلت‌ها، استفاده از قالب استاندارد و پلمب قانونی دفاتر، می‌توان خطر جریمه و اختلافات مالیاتی را کاهش داد. آیا کسب‌وکار شما آماده ورود به دنیای دیجیتال دفاتر قانونی شده و تمام مهلت‌های اعلام‌شده را رعایت کرده است؟ دیدگاه خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول