سامانه جامع منابع انسانی hris چیست و چه کاربردی دارد؟
مطالعه متمرکز
امروزه سازمان‌ها در جستجوی روش‌هایی هستند که منابع انسانی سازمان را دقیق مدیریت کنند و به دنبال آن عملکرد و بهره‌وری سازمان را بالا ببرند. یکی از راه‌کارهایی که اخیراً مورد توجه قرار گرفته، استفاده از سیستم‌های سامانه جامع منابع انسانی hris است. در این مقاله با این سیستم و شیوهٔ پیاده‌سازی و اجرای آن آشنا می‌شویم.
hris یا سامانه جامع منابع انسانی چیست؟
سامانه جامع منابع انسانی یا hris یک نرم‌افزار است که سازمان‌ها در آن اطلاعات مختلف نظیر حضور و غیاب کارکنان، سیستم حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد پرسنل ذخیره می‌کنند و از یک پایگاه اطلاعات مرکزی برای جمع‌آوری و نمایش اطلاعات منابع انسانی استفاده می‌کنند.
مزایای سامانه جامع منابع انسانی چیست؟
سیستم جامع منابع انسانی hris، مزایای شاخصی دارد که آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
۱. حفظ حریم خصوصی اطلاعات
در hris با استفاده از امکانات سطح دسترسی به اطلاعات و مجوزها، تنها اشخاصی که دسترسی دارند، می‌توانند اطلاعات کارکنان را مشاهده کنند. با این سیستم، حریم خصوصی اطلاعات سازمان بیشتر حفظ می‌شود و دسترسی غیرضروری به اطلاعات کاهش می‌یابد.
۲. کاهش خطا
در فرآیندهای سیستمی مانند hris اطلاعات به طور دقیق ذخیره می‌شود و امکان خطا کاهش می‌یابد. همچنین روند پیگیری و ثبت اطلاعات از طریق کاغذ هم به مرور زمان از بین می‌رود.
۳. افزایش راندمان
وقتی از سیستم‌های دستی فاصله می‌گیریم، در زمان بسیار صرفه‌جویی می‌شود. فرض کنید که نیاز دارید به اطلاعات کارمندی دسترسی داشته باشید، با یک سرچ در سامانه جامع منابع انسانی با استفاده از کد پرسنلی یا نام‌ونام‌خانوادگی اطلاعات شخص در اختیارتان قرار می‌گیرد. با این روند، مدیران فرصت بیشتری دارند که بر روی مسائل مهم‌تری مانند مدیریت استراتژیک سازمان، زمان صرف کنند.
۴. امکان اتصال به سایر سیستم‌ها
HRIS امکان اتصال به سیستم‌های دیگر را دارد و می‌توانید آن را به سیستم‌های حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و… متصل کنید که همهٔ سیستم‌ها یکپارچه باشد و اطلاعات مجدد وارد سیستم نشود.
۵. نظارت بر پرسنل
در سیستم hris می‌توانید اطلاعات کارکنان را به صورت یکپارچه وارد کنید. این اطلاعات شامل نام و نام‌خانوادگی، تخصص، سطح تحصیلات، سابقه‌کاری، سابقه بیمه، آدرس منزل، نام محل کار قبلی و… است که به مدیران سازمان برای تصمیم‌گیری برای ترفیع، استخدام، اخراج و… کمک می‌کند.
چالش های سامانه جامع منابع انسانی hris
در ادامه قصد داریم چالش‌هایی که در خصوص پیاده‌سازی سامانه جامع منابع انسانی hris وجود دارد را بررسی کنیم.
۱. مطابقت سیستم با قوانین
یکی از چالش‌های رایج استفاده از سامانه جامع منابع انسانی، تغییر قوانین و مقررات مرتبط با حقوق، بیمه، مالیات و قانون‌های کار است که سیستم‌های منابع انسانی با تغییر قانون باید به روز شوند. عدم به‌روزرسانی جریمه‌های مالیاتی یا مشکلات حقوقی برای سازمان ایجاد می‌کند.
۲. آموزش استفاده به کارکنان
یکی دیگر از چالش‌های راه‌اندازی سیستم hris در سازمان، آموزش استفاده از آن به کارکنان است. اگر پرسنل و مدیران سازمان نتوانند از سیستم استفاده کنند، ارزش‌افزوده‌ای برای سازمان ندارد.
۳. عدم تطابق با نیازهای سازمان
سازمان‌ها باید برای پیاده‌سازی سیستم hris نیازهای سازمان را در نظر بگیرند. انتخاب سیستمی که با نیازهای سازمان همخوانی ندارد، باعث افزایش هزینه‌ها، کاهش بهره‌وری سازمان و عدم رضایت کارکنان می‌شود.
۴. هزینه‌های پیاده‌سازی
پیاده‌سازی سامانه منابع انسانی نیازمند سرمایه‌گذاری زیادی از سوی سازمان است. سازمان‌های کوچک یا متوسط گاهی ممکن است بودجه مالی کافی برای آن را نداشته باشند.
۵. انتقال اطلاعات از سیستم‌های قدیمی
انتقال اطلاعات از سیستم‌های قدیمی روی سامانه hris جدید فرآیند زمان‌بری است و بهتر است که برای انتقال اطلاعات برنامه‌ریزی کنید.
۶. تهدیدهای امنیتی
با اینکه سامانه جامع منابع انسانی hris از سیستم‌های دستی بهتر است. اما نقص امنیتی در سیستم‌ها منجر به افشا شدن اطلاعات کارکنان می‌شود و می‌تواند مشکلات حقوقی و قانونی ایجاد کند. بنابراین بعد از راه‌اندازی سامانه جامع منابع انسانی اولین قدم باید در راستای امنیت قوی برای محافظت از اطلاعات باشد.
نقش سامانه جامع منابع انسانی در سازمان‌ها
سامانه جامع منابع انسانی در مدیریت منابع انسانی و سازمان تأثیرهای مثبتی دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
۱. برنامه‌ریزی منابع انسانی
برای برنامه‌ریزی منابع انسانی، استفاده از سیستم جامع منابع انسانی کاربرد دارد. از آن می‌توانید برای آموزش و توسعه کارکنان، ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیریت مهارت پرسنل استفاده کنید. اطلاعات سیستم به شما کمک می‌کند که برای آینده سازمان برنامه‌ریزی کنید. برای مثال اگر وظایف کارمندی بیشتر از حد توان است، در آینده برنامه استخدام برای سازمان داشته باشید.
۲. مدیریت اطلاعات پرسنل
یکی از کاربردی‌ترین امکانات سیستم جامع منابع انسانی ذخیرهٔ اطلاعات کارکنان شامل حقوق و دستمزد، سابقهٔ‌کاری، مهارت‌ها، آدرس، اطلاعات تحصیلی و.. است که به صورت مرتب در سیستم است.
۳. بهبود فرآیندهای سازمان
یکی دیگر از کاربردهای سیستم جامع منابع انسانی، در فرآیند استخدام کارکنان جدید، محاسبه حضور و غیاب کارکنان و وارد کردن اطلاعات در کم‌ترین زمان است که باعث کاهش هزینه‌های سازمان و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
۴. تصمیمهای بهینه
دسترسی به اطلاعات از طریق سامانه جامع منابع انسانی، این امکان را به مدیریت می‌دهد که با بررسی آمار و تحلیل وضعیت کسب‌وکار و عملکرد کارکنان، دید جامع‌تری نسبت به اوضاع سازمان پیدا کند و بتواند تصمیمهای بهینه و کاربردی برای بهبود عملکرد سازمان اتخاذ کند.
جمع‌بندی
سامانه جامع منابع انسانی یا hris با امکانات گسترده‌ای که دارد، اهمیت بسیاری در بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها دارد. اگر سازمان‌ها از این سیستم در سازمان استفاده کنند و از کلیه امکانات آن بهره ببرند، می‌توانند با بهترین متدها منابع انسانی سازمان را ارتقا دهند.
دیدگاهتان را بنویسید