سند حسابداری چیست؟ انواع سند حسابداری + نمونه و نحوه ثبت
با کمک اسناد حسابداری میتوان اطلاعات مربوط به معاملات و تراکنشهای مالی یک شرکت را به ترتیب تاریخ و با نظم و دقت بیشتر ثبت کرد. همچنین هر سند حسابداری دارای یک سری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی به صورت جداگانه است. برای آشنایی بیشتر با سند حسابداری و انواع آن در این مقاله از سایت محاسبان با ما همراه باشید.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری مجموعهای از رویدادهای مالی و حسابداری است که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار دارد و در حین رخ دادن یک رویداد یا اتفاق مالی در شرکت انجام میشود. منظور از رویداد مالی، رخ دادن اتفاقی است که در منابع مالی شرکت تأثیرگذار باشد؛ مثلاً استخدام یک نیروی کار جدید رویداد مالی نیست و نیاز به ثبت سند ندارد.
نمونه سند حسابداری
برگه سند حسابداری عبارت است از نوشتهای که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی، پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار شده تجزیه میشوند و چنین مدرکی پس از امضای ذیصلاح و صدور آن، قابل ثبت در دفاتر قانونی است.
انواع سند حسابداری
اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند که آنها را به ۷ گروه تقسیم کرده و در ادامه به تفکیک هرکدام را توضیح میدهیم.
1. سند حسابداری دستی
سند حسابداری دستی به سندی میگویند که ثبت معاملات شرکت بدون استفاده از نرم افزار حسابداری و به صورت دستی انجام میشود. در این روش اطلاعات مالی را مستقیم در دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل وارد میکنند. ثبت سند دستی نیاز به دقت بالا و رعایت کامل اصول و استانداردهای حسابداری دارد که خطایی رخ ندهد و دفاتر توسط ممیزین مالیاتی رد نشود.
2. سند حسابداری کامپیوتری
ثبت رویدادهای مالی شرکت با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مانند آرپا، هلو، پارسیان، نوآوران، شایگان، سپیدار، همکاران سیستم و… را سند حسابداری کامپیوتری گویند. هرچه فعالیتهای مالی یک شرکت یا بنگاه اقتصادی بیشتر و پیچیدهتر باشد، نیاز به یک نرم افزار بهتر و دارای قابلیتهای پیشرفتهتر دارید.
3. سند ساده
سند ساده، ابتداییترین سند حسابداری است که برای ثبت معاملهای دو طرفه به کار میرود. یعنی فقط شامل یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار است. این نوع سند را معمولاً در ثبت معاملههای روزمره مانند: فروش نقدی کالا، خرید نقدی کالا، برداشت مالک از شرکت و… استفاده میکنند. این اسناد کمترین پیچیدگی را دارند، اما پایه و اساس سیستم مالی هر کسبوکار محسوب میشوند.
4. سند مرکب
برای حسابهایی که بیشتر از یک بدهکار و بستانکار دارند و چند حساب در آن درگیر میشود از سند مرکب استفاده میکنند. سند مرکب ترکیبی از چند رویداد مالی مرتبط بهم است که به صورت یک سند یک جا ثبت میشود. این سند باعث ساده کردن گزارشگیریها و کاهش تعداد اسناد میشود.
5. سند افتتاحیه
در ابتدای هر دوره مالی برای ثبت مانده حسابهای دائمی از دوره قبل، از سند افتتاحیه استفاده میشود. یعنی فقط ماندههای دارایی و بدهی و حقوق مالکانه شرکت در پایان سال را مدنظر قرار میدهیم. ماندههای پایان دورۀ قبل، ماندههای ابتدای دوره در سال جدید است که در سند شماره یک یا همان سند افتتاحیه آورده میشود.
6. سند اختتامیه
در پایان هر دوره مالی، برای بستن حسابهای موقت و حسابهای دائمی و تهیه صورتهای مالی، از سند اختتامیه استفاده میشود. تهیهٔ سند اختتامیه با هدف آمادهسازی دفاتر برای شروع سال دوره مالی جدید و جلوگیری از تداخل اطلاعات دو سال مالی انجام میشود. این سند آخرین سند رسمی دوره مالی است و پس از آن هیچ ثبت حسابداری تا آغاز دوره بعدی انجام نمیشود.
7. سند اصلاحی
بعضی حسابها در پایان سال و در حین سال نیاز به اصلاح دارند که سند حسابداری اصلاحی مربوط به آن را باید ثبت کنید. مثل اسناد حسابداری اصلاح پیشپرداختها و سند اصلاحی پیش دریافتها و سند حسابداری هزینه استهلاک و… . به عبارت دیگر در صورت بروز هرگونه اشتباه در ثبت اطلاعات در اسناد حسابداری، از سند اصلاحی برای اصلاح و تعدیل اطلاعات استفاده میشود.
بیشتر بخوانید: کدینگ ماهیت حساب ها در حسابداری
اسناد مثبته چیست؟
اولین مرحله در ثبت رویدادهای مالی تجزیه و تحلیل رویداد مالی است که حسابداران برای تجزیه و تحلیل رویداد مالی نیاز به اسناد و مدارکی دارند که وقوع رویداد مالی را اثبات کند. فاکتور فروش، فاکتور خرید، حواله انبار، رسید بانکی، برگ چکهای صادر شده شرکت، چکهای دریافت شده، فرمهای تنخواه، اسناد هزینه و… نمونهای از اسناد مثبته است. اسناد مثبته میتوانند به صورت چاپی، دستی، رسمی یا غیر رسمی باشند.
اجزای سند حسابداری
سند حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که عبارت است از:
- شماره سند حسابدرای: از ابتدای سال مالی و به ترتیب تاریخ برای هر رویداد مالی، یک سند حسابداری صادر میشود.
- تاریخ سند حسابداری: تاریخ سند حسابداری، تاریخ وقوع رویداد مالی را نشان میدهد. هر رویدادی در هر تاریخی که رخ داده، باید سند آن هم برای همان تاریخ صادر شود.
- ستون کد حساب: در ستون کد حساب، کد حسابهایی که بدهکار و بستانکار میشوند را مینویسند.
- ستون شرح: ستون شرح حساب، نام حسابهایی که در رویداد مالی مورد نظر تأثیر داشتهاند و بدهکار و بستانکار شدهاند را نمایش میدهد.
- ستون بدهکار و بستانکار: در ستون بدهکار و بستانکار، مبلغ حسابهایی که بدهکار و بستانکار شدهاند در جلوی نام حسابها آورده میشود.
هدف از ثبت اسناد حسابداری چیست؟
چهار مورد از اهداف مهم ثبت اسناد حسابداری عبارت است از:
- دسترسی سریع و آسان به سند حسابداری و ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز.
- به حداقل رساندن خطا و اشتباهات انسانی.
- انجام کلیهٔ امور حسابداری و مدیریت مالی به صورت دقیقتر، ارزانتر و سریعتر.
- با ثبت سند حسابداری در طول دوره مالی، مدیران میتوانند گزارشات دقیق و جامعی در پایان دوره تهیه و طبق آن آینده شرکت خود را پیشبینی و برای تصمیمهای آینده برنامهریزی کنند.
ثبت سند حسابداری توسط چه شخصی انجام می شود؟
ثبت اسناد حسابداری وظیفه حسابداران و کارشناسان مالی است. در سندهای حسابداری اطلاعات مهمی به غیر از تاریخ، مبلغ، شماره سند، شرح رویداد مالی و…. ثبت میشود، به همین علت باید توسط شخصی که مهارت و تخصص حسابداری دارد و با ماهیت حسابها و سند حسابداری آشنا است، انجام شود.
بیشتر بخوانید: حسابداری منابع انسانی
در ادامه با چند نمونه سند حسابداری و ثبت حسابداری آن آشنا میشویم.
- سند حسابداری مربوط به واریز شخصی مالک به حساب بانکی شرکت
| بدهکار | بستانکار |
| بانک | – |
| – | سرمایه |
- نمونه سند حسابداری خرید کالا به صورت نقدی بدون ارزش افزوده
| بدهکار | بستانکار |
| خرید کالا | – |
| – | بانک |
- نمونه سند خرید کالا با ارزش افزوده به صورت نقد
| بدهکار | بستانکار |
| خرید کالا | – |
| مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید | بانک |
- نمونه سند حسابداری فروش کالا به صورت نقد بدون ارزش افزوده
| بدهکار | بستانکار |
| بانک | – |
| – | فروش کالا |
- نمونه سند حسابداری فروش کالا به صورت نقد با ارزش افزوده
| بدهکار | بستانکار |
| بانک | فروش کالا |
| – | مالیات و عوارض بر ارزش افزوده فروش |
- سند حسابداری مربوط به هزینههای تنخواه
| بستانکار | بدهکار |
| هزینه ها | – |
| – | تنخواه |
- سند حسابداری مربوط به خرید نقدی دارایی (مثلاً اثاثه)
| بدهکار | بستانکار |
| اثاثه | – |
| – | بانک |
- ثبت حسابداری مربوط به شناسایی درآمد حاصل از انجام خدمات
| بستانکار | بدهکار |
| بانک | – |
| درامد |
بیشتر بخوانید: دفتر معین چیست؟
جمعبندی
در این مقاله از سایت محاسبان، سند حسابداری را بررسی و انواع اسناد حسابداری را معرفی کردیم. انواع اسناد حسابداری شامل سند حسابداری دستی، کامپیوتری، ساده، مرکب، افتتاحیه، اختتامیه و اصلاحی میشود. برای جلوگیری از خطاهای انسانی، وظیفه حسابداران و مدیران مالی است که این اسناد را ثبت کنند.
سوالات متداول
۱. سند زدن در حسابداری چیست؟
ثبت مجموعهای از رویدادهای مالی و حسابداری است که شامل بدهکار و بستانکار میشود.
۲. ثبت نمونه سند خرید با ارزش افزوده چگونه است؟
خرید کالا (بدهکار)
بانک (بستانکار)
بسیاااار عالی
عااااالی کامل و مفید
بسیار عالی
خیلی عالیه
ممنون واقعا تشکر
بسیار عالی کامل و کاربدی😍
ممنون از استاد حاجیان عزیز
یه مقالهی کامل با کلی مطالب ارزشمند😍
خیلی جامع و کامل
از نویسنده این مقاله استاد حاجیان عزیز تشکر می کنم
بابت وقتی که برای نوشتن مقاله گذاشتند🙏🙏🙏🙏
ممنون از مطالب های عالی که دراخیتار ما قراردادین
بسیار عالی
سند افتتاحیه ابتدای سال شمسی خورده میشه یا ابتدای سال مالی؟
سلام وقتتون بخیر
سند افتتاحیه در ابتدای سال مالی باید ثبت شود.
باتشکرازخانم حاجیان 🌹🌸همه نکات مهم وکلیدی درمقاله قرارگرفته بود.ممنونم
استاد عزیزمان
بارها بارها این موضوعات را با صبر و حوصله زیااااد سرکلاس برای ما آموزش دادند و با خواندن این مقاله یاد دوران خوش کلاس افتادم😍
سلام و خسته نباشید به استاد حاجیان عزیز🌹🌹🌹
ممنونم بابت مقاله بسیار مفید وآموزنده
سلام و خسته نباشید به استاد حاجیان عزیز🌹🌹🌹
ممنونم بابت مقاله بسیار مفید وآموزنده
کامل و جامع🙏🌺
خیلی عالی و مفید بود🙏🏻🌸
با ثبت سند حسابداری در طول دوره مالی، مدیران میتوانند گزارشات دقیق و جامعی در پایان دوره تهیه و برای تصمیمات آینده برنامه ریزی کنند.
بسیار عالی و کامل توضیح داده بودید🙏🏻✨️
از بین نرم افزار ها به نظرم پارسیان بهتر و راحت تره کار کردن باهاش.
با تشکر فراوان از استاد حاجیان عزیز🌸
مطالب عالی و مفید بود تشکر🌹🌹
بسیار عالی تشکر از استاد حاجیان عزیز بابت ارائه مطالب مفید وجامع🥰😍❤️
بسیار عالی تشکر از استاد حاجیان عزیز بابت ارائه مطالب مفید وجامع😍❤️
فقط یه استاد تمام عیار مثل شما میتونن همچین مقاله ای کاملی تحویل بدن
مرسی استاد قشنگ ومهربون
مقاله اشون هم مثل درس دادنش شیرینه
💜💜💜💜💜💜💜💜💜💜💜💜
استاد حاجیان عزیز ممنون بابت توضیحات مفید 🙏👌
سلام خدمت استاد حاجیان عزیز 🌹
تشکر بابت مقاله جامع و کامل در خصوص سند حسابداری.
مبلغ مالیات ارزش افزوده خرید و فروش رو چه جوری به دست بیاریم؟ ممنون استاد مطالبتون خیلی عالیه
سلام وقتتون بخیر
از گزارشات سیستم میتوانید استفاده کرده و مبالغ ارزش افزوده را بدست آورید یا از طرق ریز گردش حساب ارزش افزوده اعداد مدنظر را بدست آورید.
چقدررر عالی بهترین استادد خانم حاجیان ممنون بابت جمع اوری این مقاله عالی و مفید😍❤️
آیا سند حسابداری دستی هنوز در برخی سازمان ها استفاده میشود؟لطفا درمورد مزایا و معایب اون صحبت کنید.
سلام وقتتون بخیر
خیلی به ندرت ممکن است استفاده شود
مزایای آن صرفا بابت پشتیبانی سیستم بایگانی است و از جملع معایب آن عدم دقت در گزارش دهی، حجم زیاد کاغذ، زمان بری بیشتر و… میباشد.
مقاله خیلی مفید بود کاش درباره ی نحوه تهیه سند حسابداری برای رویدادی های غیر معمول مالی هم توضیح بدید🙏
سلام وقتتون بخیر
مثلا چه رویدادی مد نظرتون هست؟
ضمن تشکر بابت مقاله مفید و کاملتون خواستم بدونم یک شخص میتونه همزمان حسابدار دو شرکت باشه و با یه نسخه از پارسیان هردو شرکت رو ثبت سندهاش رو بزنه؟
سلام وقتتون بخیر
بله فقط باید دو سال مالی مجزا تعریف نمایید.
🔥❤️🔥❤️🔥❤️🔥❤️🔥❤️
ممنون استاد بابت زحماتتون❤️
خیلی مفید و آموزنده بود
با سلام،مقاله مفیدی بود و همه جواب سوالهایی را که داشتم، متوجه شدم.ممنون.
سند حسابداری قلب سیستم مالیه، این مقاله به فهم بهترش کمک کرد. لطفاً مثالهای عملی بیشتری اضافه کنید!😊
سلام وقتتون بخیر
حتما
ممنون از دیدگاهتون
ممنون بابت توضیحات کامل در مورد سند حسابداری. 🤍🌸لطفاً در مورد نکات کلیدی ثبت اسناد و اشتباهات رایج بیشتر توضیح بدید!
خیلی کاربردی بود، ممنون!❤️ میشه لطفا تفاوت سند حسابداری ساده و مرکب رو با مثال توضیح بدید؟
سلام وقتتون بخیر
در ثبتهای مرکب با ادغام چندین سند حسابداری تمامی حساب های بدهکار شده پشت سر هم و تمامی حساب های بستانکار شده پشت سر هم نوشته میشوند.
بسيار عالي توضيحات مفيد و جامع بود جای هیچ پرسشی نیست🙏🏻❤️
ممنون از استاد حاجیان بابت مطالب جامع و کاملشون🥹❤️
بابت زحماتتون ممنون🤍
بهترین آموزشگاه 🫶❤️
مثل همیشه کامل و جامع😍
خسته نباشید استاد عزیز عالی♥️
تشکر از استاد حاجیان بابت ارائه مطالب مفید به ما هنرجویان🙏🏻
مطالب مفید و عالی بود❤️
ممنون بابت همه ی زحماتی که جهت جمع آوری مطالب انجام دادید🌹
ممنون استاد حاجیانِ عزیز مطالب فوق العاده بود🌻💛
سلام
چکی که ب عنوان ضمانت یا امانت ب شخصی میدهیم هم جز اسناد مثبته شرکت حساب میشه؟
سلام وقتتون بخیر
بله
متشکریم بابت توضیحات عالیتون
متشکریم بابت توضیحات مفیدتون استاد
متشکریم بابت توضیحات مفیدتون استاد🙏🏼🫶🏼
مطالب ارائه شده مفید بود و برای دانش آموخته سطح سکو به عنوان مطالب آموزشی تکمیلی است .با تشکر از نویسنده مقاله و همچنین ارائه کنندگان آن.
فوق العاده بود
با تشكر از استاد حاجيان عزيز🙏🏻🌹
بسيار عالي 👌🏻
توضيحاتِ مفيد و با مفهوم
ممنون استاد♥️
خسته نباشید عالی♥️😍
♥️😍
بسیار مفید ♥️
مطالب رو خیلی کامل و واضح توضیح داده بودید ممنونم❤️✨
😍😍😍
عالی بود😍
مختصر و مفید .ممنون