بودجه چیست؟ انواع بودجه + مراحل تنظیم
مطالعه متمرکز
محدودیت منابع اقتصادی حقیقتی است که بر همه جوامع حاکم است. علی‌رغم محدودیت منابع، نیازهای انسان نامحدود است. لذا جوامع انسانی ناگزیرند برای به کارگیری منابع در اختیار خود، برنامه ریزی داشته باشند. به نحوی که نیازهای نامحدود بر حسب اهمیت آن‌ها اولویت بندی شده و منابع در اختیار صرف مرتفع نمودن نیازهای مهم‌‌تر گردد. بر همین اساس بنگاه‌های اقتصادی نیاز به برنامه‌ریزی دارند. مهم‌ترین ابزار برنامه‌ریزی بنگاه‌های اقتصادی از بعد مالی، تدوین بودجه است. بنابراین، بودجه‌بندی بخش جدایی‌ناپذیری از فرآیند برنامه‌ریزی است.
تعریف بودجه و بودجه نویسی
در واقع، بودجه، یک طرح مقداری مشروح و کامل به منظور استفاده از منابع واحد تجاری در دورهای معین است. بنابراین بودجه:
- مقداری است
- با واحد تجاری مشخصی ارتباط دارد
- دوره معینی را در آینده تحت پوشش قرار میدهد.
به عبارت دیگر، بودجه توصیف مقداری اهداف مدیریت و بیانگر مراحل و راه‌های رسیدن به این اهداف می‌باشد. بودجه نویسی فرآیند تهیه و تدوین بودجه است که شامل برآورد درآمدها و هزینه‌ها، تعیین اهداف مالی، تخصیص منابع مالی و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و پروژه‌های مختلف سازمان می‌شود. در این فرآیند، درآمدها و هزینه‌های متوقع برای دوره آینده برآورد می‌شوند و سپس منابع مالی به‌طور منطقی و متعادل تخصیص داده می‌شوند تا اهداف و نیازهای سازمان برآورده شوند.
بیشتر بخوانید: کسری بودجه
مزایای بودجه
بودجه و بودجه‌نویسی جهت هماهنگی و اجرای برنامه‌های یک واحد تجاری دارای مزیت‌های زیر است:
- امکان بررسی و مطالعه هدف‌های شرکت و برنامه‌ریزی‌های آینده در قالب اطلاعات مالی
- امکان ارزیابی نتایج مالی طرح‌های آینده و ایجاد برنامه‌ریزی برای اصلاح برنامه‌های آینده در صورت لزوم
- ایجاد هماهنگی و همکاری مابین قسمت‌های مختلف شرکت
- کمک به برنامه‌ریزی و تعیین مسئولین سازمانی و تعریف مسئولیت‌های آنان برای رسیدن به هدف‌های آینده
- تعیین مناسب‌ترین و به صرفه‌ترین روش برای استفاده از سرمایه، نیروی انسانی و ماشین‌آلات و مشخص کردن منابع مالی مورد احتیاج جهت اجرای برنامه‌های آینده
- تعیین معیارها و استانداردهایی برای سنجش کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی در رسیدن به هدف‌های تعیین شده
- برنامه‌ریزی مناسب جهت کنترل هزینه و جلوگیری از به‌هدر رفتن منابع مالی تعیین شده و نیروی انسانی
اصول و ضوابط تهیه بودجه
یک برنامه بودجه، هنگامی می‌تواند اثرات لازم را برای یک بنگاه اقتصادی داشته باشد که مشخصات زیر در تنظیم آن رعایت شده باشد. این مشخصات عبارت است از:
- داشتن نگرش فرآیندی به تنظیم بودجه به صورت دورهای و سالیانه
- مبتنی بودن بر یک برنامه‌ریزی استراتژیک تعاملی با مدیران و مسئولان واحدهای اجرایی سطوح مختلف سازمان
- در برگرفتن کلیه واحدهای اجرایی بنگاه اقتصادی در ارائه اطلاعات و تهیه بودجه ساده، واضح و کاملا روشن
- مبتنی بودن بر یک روش اجرایی کامل و مکتوب
محدودیت های بودجه
1. بودجه مستندی بر واقعیت ندارد و تنها پیش‌بینی اتفاقات آینده است. بنابراین بودجه هرگز نمی‌تواند از تحقق کامل ارقام پیش‌بینی شده اطمینان حاصل کند. به عبارتی تدوین بودجه تضمینی برای موفقیت نیست. موفقیت فقط با تلاش مدیریت و کارکنان شرکت حاصل می‌شود. بودجه و بودجه نویسی نمی‌تواند جایگزین مناسبی برای عملکرد مدیران باشد.
2. پس از تدوین بودجه، تغییر ارقام آن دور از ذهن نیست. با تغییر شرایط، بودجه باید تعدیل و اصلاح شود و در صورت لزوم در آن تجدید نظر گردد.
3. با تدوین بودجه، ممکن است برخی از مدیران احساس کنند که در تنگنا قرار گرفته و فاقد اختیارات لازم هستند و ممکن است منجر به از دست دادن انگیزه آن‌ها شود.
دوره زمانی بودجه
بودجه علاوه بر یک سال، می‌تواند دوره‌های مختلفی از زمان را در برگیرد و محدودیتی برای دوره زمانی وجود ندارد. هدف بودجه‌بندی، دوره بودجه را مشخص می‌کند. برنامه‌های میان‌مدت و بلندمدت ممکن است برای دو، سه، پنج سال یا بیشتر تهیه گردد. در اغلب موارد بودجه به دوره‌های کوتاه‌تری نظیر ماهانه یا سه ماهه تقسیم می‌شود. برخی بودجه‌های حساس مانند بودجه نقدی به طور هفتگی یا حتی روزانه تهیه می شوند. معمولا بودجه‌های کوتاه مدت امکان واکنشهای سریع‌تری را فراهم می‌کنند.
دستورالعمل های مربوط به تهیه بودجه
به منظور تشریح نحوه تکمیل و استفاده از صورت‌های بودجه، برای هر یک باید یک دستورالعمل تهیه صورت‌های بودجه نوشته شود. در دستورالعمل تهیه بودجه نکات کلی زیر باید مد نظر قرار بگیرد:
کاربرد: مواردی که در آن صورت بودجه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
زمان تنظیم: شامل دوره‌هایی است که صورت‌های بودجه در آن دوره تهیه و تنظیم می‌گردند.
منابع تهیه: منابعی که از آن‌ها جهت تهیه اطلاعات صورت بودجه استفاده می‌شود. شامل گزارشات مدیریتی، دفاتر و پرونده‌ها، بودجه سال جاری، محاسبات، برآوردها و… .
مسئول تهیه: افرادی که مسئولیت تهیه صورت بودجه را برای هر واحد بر عهده دارند.
توزیع نسخ: افرادی که صورت‌های بودجه تکمیل شده را برای اطلاع و تصمیم گیری دریافت می‌کنند.
مراحل تنظیم بودجه
تهیه بودجه یک کار گروهی است و کلیه سرپرستان، مدیران و مسئولین در تکمیل آن نقش دارند و بدون همکاری نزدیک و هماهنگی آنان تهیه بودجه مناسب مقدور نمی‌باشد. کمیته بودجه وظیفه هدایت و هماهنگی بین مسئولین تهیه بودجه را به عهده دارد. وظایف کلی کمیته بودجه به شرح زیر می‌باشد:
- تنظیم مراحل تهیه بودجه
- انجام هماهنگی‌های لازم جهت تهیه بودجه
- بررسی قرارداشتن برنامه‌های تنظیمی در چارچوب سیاست‌ها و برنامه‌های تعیین شده توسط مدیریت
- بررسی و تصویب بودجه های تنظیمی جهت ارائه به مدیریت جهت تایید نهایی آن‌ها
اعضای کمیته بودجه را نیز معمولا افراد زیر تشکیل می‌دهند:
- مدیرعامل
- مدیران شرکت
- رئیس دایره بودجه و گزارشات
- و کلیه افرادی که بر اساس تجارب و تخصص‌های خود می‌توانند عضو کمیته باشند.
تفاوت بودجه بندی و بودجه
بین بودجه و بودجه بندی تفاوت آشکاری وجود دارد. بودجه‌بندی (بودجه‌ریزی) یک فرآیند است و بودجه، یک سند سازمانی است. بودجه سندی است که در آن بر مبنای پیش بینی، رویدادها و فعالیت‌های آینده به صورت مالی بیان شده‌اند. اما بودجه‌بندی، فرآیندی است که در آن اطلاعات مالی و غیرمالی مربوط به فعالیت‌های آتی شناسایی، جمع‌آوری، خلاصه‌سازی و رد و بدل می‌شود. به عبارت دیگر بودجه‌بندی، انضباطی است که در آن بودجه به عنوان میثاقی مشترک برای کل سازمان تبلور پیدا می‌کند.
وظایف بودجه بندی
طرح‌ریزی: کلیه مراحل بودجه‌بندی را از نقطه شروع تا مرحله برآورد بودجه شامل می‌شود و بالطبع زمان نسبتا طولانی نیز به آن اختصاص می‌یابد.
کنترل: وظیفه کنترل بودجه‌بندی عبارت است از مقایسه بین نتایج واقعی و پیش‌بینی‌های بودجه. این مقایسه بعد از فراهم شدن ارقام و اطلاعات حسابداری انجام پذیر است. مقایسه نتایج واقعی با ارقام مورد انتظار بودجه را غالبا گزارش عملیات می‌نامند.
انواع بودجه و تشریح آن
در ادامه به بررسی انواع بودجه خواهیم پرداخت.
1. بودجه عملیاتی
در برگیرنده کلیه عملیاتی است که در یک واحد تجاری صورت می‌گیرد و نتایج مورد انتظار حاصل از اجرای عملیات آتی واحد تجاری را تشریح می‌نماید. بودجه فروش نقطه آغاز تهیه سایر بودجه‌های عملیاتی است. بودجه عملیاتی شامل بودجه‌های زیر می‌باشد:
- بودجه فروش
- بودجه مقداری تولید
- بودجه هزینه‌های تولید شامل مواد مستقیم، دستمزد و سربار ساخت
- بودجه موجودی‌های کالای ساخته شده
- بودجه بهای تمام شده کالای فروش رفته
- بودجه هزینه‌های عملیاتی که شامل هزینه‌های فروش، عمومی و اداری
2. بودجه مالی
بیانگر انتظارات مدیریت درباره نتیجه عملیات، وضعیت مالی و جریان وجوه نقد آتی واحد تجاری است و در آن آثار عملیات و مخارج سرمایه‌ای بر وجوه نقد مورد تاکید است. بودجه مالی پس از تهیه بودجه عملیاتی تهیه می‌شود و شامل بودجه‌های زیر است:
- صورت سود و زیان بودجه شده
- بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای
- بودجه نقدی
- ترازنامه بودجه شده
- صورت جریان‌های نقدی بودجه شده
3. بودجه سرمایه
اقلام سرمایه‌ای که برای آن‌ها بودجه در نظر گرفته می‌شود ممکن است به بیش از یک دوره بودجه مربوط شود که در این صورت آن بخش از بودجه پروژه‌ها که به دوره بودجه مورد نظر ارتباط می‌یابد، تفکیک شده و در بودجه سال مورد نظر لحاظ می‌گردد.
لازم به ذکر است که هزینه‌های سرمایه‌ای از نظر ماهیت به سه گروه بشرح ذیل قابل تقسیم می‌باشد:
- پروژه‌های توسعه که جهت توسعه فعالیت‌های تولیدی سرمایه‌گذار می‌باشد.
- پروژه‌هایی که جنبه جایگزینی دارایی‌های ثابتی که مستهلک شده یا از کار افتاده‌اند و برای ادامه فعالیت‌های عملیاتی احتیاج به تعویض دارند، تحت عنوان “پروژه‌های جایگزینی” قرار می‌گیرند.
- پروژه‌هایی از قبیل پروژه‌های رفاهی و ایمنی هم تحت عنوان “سایر پروژه‌ها” طبقه بندی می‌شوند.
جمع بندی
مدیریت موثر واحدهای تجاری با استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل موضوعی است كه مدیران جهت ارتقای عملكرد واحدهای تجاری مد نظر دارند. استفاده از این ابزارها مستلزم تهیه و تدوین (بودجه) برای هر واحد تجاری می‌باشد. به عبارت دیگر بدون تدوین بودجه، موضوع برنامه‌ریزی و كنترل محقق نخواهد شد. بنابراین لازمه رسیدن به اهداف شرکت، داشتن برنامه مشخص و تهیه بودجه برای رسیدن به آن هدف می‌باشد.
دیدگاهتان را بنویسید