تشکیل پرونده مالیاتی؛ مدارک لازم و نحوه تغییر اطلاعات

پرونده مالیاتی، شناسنامه مالی هر فرد یا کسب‌وکار است که اطلاعات اقتصادی و هویتی اشخاص را ثبت می‌کند. طبق ماده 1 قانون مالیات‌های مستقیم همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم به تشکیل این پرونده از طریق سامانه مودیان هستند؛ که به‌عنوان مبنای محاسبه مالیات بر عملکرد، مالیات بر ارزش افزوده و سایر تکالیف مالیاتی عمل می‌کند. در این مقاله از محاسبان، به بررسی تشکیل پرونده مالیاتی می‌پردازیم.

فهرست مطالب

نحوه تشکیل پرونده مالیاتی

در چند سال اخیر، به منظور کاهش حضور فیزیکی مودیان و راحت تر شدن دسترسی آن‌ها به پرونده مالیاتی، سازمان امور مالیاتی، سامانه https://tax.gov.ir را راه اندازی کرده است. یکی از اصلی‌ترین فرآیندها در این سامانه، نحوه تشکیل پرونده مالیاتی است که در ادامه به بررسی آن می‌پردازیم.

مراحل تشکیل پرونده‌ مالیاتی اشخاص حقیقی

اشخاص حقیقی ابتدا باید وارد سایت tax.gov.ir شده، سپس از قسمت خدمات اصلی مالیاتی، گزینه پیش ثبت‌نام و ثبت‌نام الکترونیک که اولین قدم برای ثبت‌نام پرونده مالیاتی است، را انتخاب کنند.
پس از این مرحله باید اطلاعات هویتی از جمله آدرس خود را اعلام کنیم که به واسطه کد پستی انجام می‌شود.
در مرحله بعد وارد پرونده مالیاتی خود شده و کلیه اطلاعات را از طریق تب‌های موجود از قبیل سریال کد ملی و تاریخ شروع فعالیت، محل فعالیت روی نقشه، کد آیسیک پروانه کسب، اینتا کد، نوع مشمولیت ارزش افزوده و شماره حساب تجاری وارد می‌کنیم.

مراحل تشکیل پرونده‌ مالیاتی اشخاص حقوقی

نحوه تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی با مراحل تشکیل پرونده افراد حقیقی یکسان است. لازم به‌ذکر است بر اساس قوانین تجارت، هر شخصیت حقوقی، باید تا دو ماه پس از تاسیس شرکت، برای تشکیل پرونده مالیاتی و پرداخت حق التمبر مالیات سرمایه اقدام کند.

داشتن دو پرونده مالیاتی

بر اساس قوانین سازمان امور مالیاتی، هر شخص حقیقی تنها می‌تواند یک پرونده مالیاتی فعال برای هر کدپستی داشته باشد. برای اشخاص حقوقی، هر شرکت با شناسه ملی مجزا می‌تواند پرونده مالیاتی مستقل داشته باشد.

مدارک لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی

مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده مالیاتی بسته به نوع شخصیت حقیقی یا حقوقی بودن متفاوت است. به‌طور کلی، این مدارک شامل موارد زیر است:

کدپستی محل فعالیت
اطلاعات هویتی مودی
اطلاعات شغلی مودی
اطلاعات حساب بانکی تجاری
اطلاعات هویتی مالک برای ملک‌های استیجاری

مدارک لازم جهت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی

اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل فردی) به مدارک زیر نیاز دارند:

اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی.
کپی جواز کسب یا پروانه فعالیت (در صورت وجود).
سند مالکیت یا اجاره‌نامه رسمی با کد رهگیری محل فعالیت.
قبض آب، برق، گاز یا تلفن محل فعالیت.
فرم تکمیل‌شده اطلاعات هویتی (دریافت از سامانه مالیاتی یا اداره).
فیش پرداخت عوارض کسب‌وکار (در صورت نیاز).
تاییدیه کد پستی محل فعالیت از اداره پست.

مدارک لازم جهت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی

اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و مؤسسات ثبت‌شده) باید مدارک زیر را ارائه دهند:

اصل و کپی مدارک ثبتی شرکت شامل اساسنامه، اظهارنامه، شرکت‌نامه، تقاضانامه و روزنامه رسمی تاسیس.
اصل و کپی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات).
اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای هیئت‌مدیره و صاحبان امضا.
گواهی امضای صاحبان امضای مجاز، تایید شده در دفترخانه اسناد رسمی.
فیش واریزی دو در هزار سرمایه اولیه شرکت (مالیات حق تمبر).
قبض آب، برق، گاز، یا تلفن محل فعالیت شرکت.
سند مالکیت یا اجاره‌نامه رسمی با کد رهگیری به نام شرکت.
تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت (دریافت از اداره مالیاتی).
وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه کتبی (در صورت عدم حضور مدیرعامل).

مشاهده پرونده مالیاتی

برای استعلام پرونده مالیاتی با کد ملی، لازم است به سامانه سازمان امور مالیاتی به نشانی tax.gov.ir مراجعه کنید. سپس با وارد کردن کد ملی/ شناسه ملی و رمز عبور، وارد داشبورد مالیاتی شوید و از بخش پرونده‌های الکترونیک، کلیه پرونده‌های مالیاتی خود را مشاهده کنید.

نحوه تغییر کدپستی پرونده مالیاتی

مودیان مالیاتی برای تغییر کدپستی پرونده مالیاتی خود باید مراحل زیر را طی کنند:

در سامانه tax.gov.ir در بخش “ویرایش اطلاعات” بروید.
اطلاعات جدید آدرس و کدپستی را وارد کنید.
مدارک تایید آدرس (مانند اجاره‌نامه یا قبض جدید) را بارگذاری کنید.
در صورت مغایرت کدپستی با اداره پست، باید حضوری به اداره پست مراجعه کرده و تاییدیه کد پستی جدید دریافت کنید.

نکته مهم

تغییر کدپستی باید ظرف ۲ ماه پس از جابجایی محل فعالیت اعلام شود تا از مشکلات در دریافت کد اقتصادی جلوگیری شود.

نحوه فعال سازی پرونده مالیاتی

برای اطمینان از اینکه پرونده مالیاتی فعال است، در صفحه مربوط به پرونده‌های مالیاتی در سامانه مودیان، گزینه وضعیت پرونده باید فعال باشد. در صورت غیرفعال بودن آن، از همین صفحه باید گزینه جزئیات پرونده را انتخاب کرده و سپس با انتخاب گزینه درخواست فعال سازی، پرونده مالیاتی خود را فعال کنید.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی

مدت زمان تشکیل پرونده مالیاتی بر اساس شخصیت حقیقی یا حقوقی بودن فعالان اقتصادی دارای اختلافاتی است که در ادامه به آن می‌پردازیم.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی

اشخاص حقوقی باید طبق ماده ۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، حداکثر ۲ ماه پس از ثبت قانونی شرکت، پرونده مالیاتی تشکیل دهند و حق‌التمبر مالیات سرمایه را پرداخت کنند. تأخیر در این امر می‌تواند منجر به جریمه شود.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی

طبق تبصره ۳ ماده ۱۷۷ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقیقی موظف‌اند ظرف 4 ماه از تاریخ شروع فعالیت اقتصادی، برای تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کنند. تاریخ شروع فعالیت ممکن است با تاریخ صدور جواز کسب متفاوت باشد، بنابراین باید به زمان واقعی آغاز فعالیت توجه شود.

جرائم عدم تشکیل پرونده مالیاتی

سازمان امور مالیاتی کشور، به منظور اجرای موثر قوانین و جلوگیری از فرار مالیاتی، برای اشخاص حقیقی و حقوقی‌ای که از تشکیل پرونده مالیاتی خودداری می‌کنند، جرایم مشخصی را در نظر گرفته است. این جرائم علاوه بر بدهی‌های مالیاتی پرداخت‌نشده، ممکن است تبعات حقوقی و کیفری نیز به همراه داشته باشند. برخی از مهم‌ترین این جرائم به شرح زیر است:

1. مجازات تعزیری

مطابق بند ۲ ماده ۲۷۴ قانون مالیات‌های مستقیم، عدم افشای فعالیت‌های اقتصادی و تلاش برای مخفی نگه‌داشتن آن‌ها از چشم نظام مالیاتی، به عنوان یک جرم مالیاتی تلقی شده و می‌تواند مشمول مجازات‌های تعزیری درجه ۶ شود.

2. جریمه مالی

طبق ماده ۵۱ قانون مالیات‌های مستقیم، اگر شرکتی بدون تشکیل پرونده مالیاتی اقدام به فعالیت کند و همچنین مالیات سرمایه اولیه خود را پرداخت نکند، جریمه‌ای معادل دو برابر مالیات متعلقه بر سرمایه اولیه برای آن لحاظ خواهد شد.

3. محرومیت از تسهیلات و معافیت‌های قانونی

نداشتن پرونده مالیاتی به معنای سلب دسترسی به معافیت‌ها، مشوق‌ها و سایر تسهیلات قانونی است. این امر عملاً کسب‌وکار را از بسیاری از حمایت‌های مالیاتی محروم می‌سازد و زمینه‌ساز مشکلات جدی در آینده خواهد بود.

نکات مهم برای تشکیل پرونده مالیاتی

آدرس دقیق محل فعالیت: یکی از نکات مهم آدرس دقیق و درست دفتر شرکت هست که نیاز به اجاره نامه یا سند مالکیت مرتبط با شرکت وجود دارد که در این مورد مطمئن بودن کدپستی شرکت و عدم مغایرت آن با آدرس گفته شده نکته بسیار حائز اهمیت است.
اعلام عدم فعالیت شرکت: اگر شرکت در سال مالی گذشته هیچ فعالیتی نداشته باشد، لازم است به اداره امور مالیاتی عدم فعالیت شرکت اعلام شود.
اجاره نامه: اگر شخص حقیقی یا حقوقی مکانی را اجاره کرده باشد، اطلاعات شخص مالک در پرونده مالیاتی باید درج شود.
زمان شروع فعالیت: برای اشخاص حقوقی اگر فاصله بین تاریخ تأسیس شرکت و تشکیل پرونده مالیاتی بیش از ۲ ماه شود، مشمول جریمه عدم پرداخت حق تمبر شرکت می‌شود. برای اشخاص حقیقی تاریخ شروع نیز مورد اهمیت است، زیرا تا ۴ ماه فرصت تشکیل پرونده مالیاتی را دارند، در غیر این صورت مشمول جریمه ای معادل ۱۰ درصد مالیات قطعی و محرومیت از معافیت های مالیاتی می‌شود.
زمان انتخاب مشمولیت ارزش افزوده در نظر گرفتن مرحله فراخوان مورد اهمیت بسیار است.
در رابطه با حساب بانکی، نکته مهم معرفی حساب بانکی است که با آن فعالیت تجاری بنگاه اقتصادی انجام می‌گیرد.

جمع‌بندی

در نهایت، تشکیل پرونده مالیاتی گامی اساسی برای قانونی کردن فعالیت‌های اقتصادی و بهره‌مندی از مزایای قانونی است. این فرآیند با ارائه مدارک مشخص و ثبت‌نام در سامانه سازمان امور مالیاتی، برای اشخاص حقیقی و حقوقی امکان‌پذیر است. رعایت مهلت‌های قانونی (دو ماه برای اشخاص حقوقی و چهار ماه برای اشخاص حقیقی) و ارائه اطلاعات دقیق، از جرایم سنگین و محدودیت‌های اقتصادی جلوگیری می‌کند.