تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت در حسابداری

دو اصطلاح، علی الحساب و پیش‌پرداخت هرچند شباهت‌هایی دارند، اما تفاوت‌هایی در زمان و ماهیت پرداخت‌های آن‌ها وجود دارد. شناخت دقیق این تفاوت‌ها برای ثبت صحیح در صورت‌های مالی و جلوگیری از اشتباهات حسابداری ضروری است. در این مقاله مفاهیم، انواع و تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت را بررسی می‌کنیم. 

علی الحساب چیست؟

علی الحساب در حسابداری به پرداخت‌هایی گفته می‌شود که در مراحل اولیهٔ پروژه یا خدمت، طبق توافق‌های انجام شده میان طرفین قرارداد، به عنوان پیش پرداخت یا تسویه موقت انجام می‌شود.

در مقایسه با پیش‌پرداخت که پیش از شروع کار پرداخت می‌شود، علی الحساب به طور خاص در زمانی که بخشی از کار انجام شده باشد و نیاز به پرداخت موقت برای ادامه آن باشد، کاربرد دارد.

انواع علی الحساب

علی الحساب‌ها به‌عنوان حساب‌های موقتی شناخته می‌شوند که جهت دریافت یا پرداخت در آینده به کار می‌روند. دو نوع اصلی علی الحساب در حسابداری وجود دارد:

۱. علی الحساب پرداختنی

علی الحساب پرداختنی به مبالغی گفته می‌شود که یک شرکت یا فرد باید در آینده پرداخت کند. این مبلغ معمولاً به خاطر خرید کالا یا خدماتی است که هنوز هزینهٔ آن به طور کامل پرداخت نشده است. در حسابداری، این نوع پرداخت‌ها حساب بدهی محسوب می‌شود. چون شرکت هنوز باید پول آن را بدهد. برای همین، وقتی گفته می‌شود “علی الحساب پرداختنی”، منظور این است، مبلغی به صورت موقتی پرداخت شده و در آینده، به‌طور کامل تسویه خواهد شد.

۲. علی الحساب دریافتنی

علی الحساب دریافتنی به مبلغی گفته می‌شود که یک شرکت یا فرد از دیگران طلبکار است و باید در آینده دریافت کند. این مبلغ معمولاً به‌خاطر کالا یا خدماتی است که قبلاً فروخته شده اما هنوز پول آن واریز نشده است. به‌طور ساده، علی الحساب دریافتنی یعنی پولی که هنوز دریافت نکرده‌ایم، ولی در آینده باید دریافت کنیم. در حسابداری، این مبلغ به‌عنوان یک حساب دارایی ثبت می‌شود، چون در آینده به پول تبدیل خواهد شد.

پیش پرداخت چیست؟

پیش‌پرداخت به مبلغ‌هایی گفته می‌شود که یک مشتری یا شرکت قبل از دریافت کالا یا خدمات مورد نظر خود به فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات پرداخت می‌کند. این پرداخت معمولاً به‌عنوان تضمینی برای انجام معامله یا تحویل کالا و خدمات در آینده انجام می‌شود.

انواع پیش پرداخت

در حسابداری، پیش‌پرداخت‌ها به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که هر‌یک به نوع خاصی از هزینه‌ها و پرداخت‌های موقتی اشاره دارند. مهم‌ترین انواع پیش‌پرداخت عبارتند از:

۱. پیش‌ پرداخت سرمایه: این نوع پیش‌پرداخت به مبلغی گفته می‌شود که برای خرید دارایی‌های ثابت مانند تجهیزات و ماشین‌آلات پرداخت می‌شود. این دارایی‌ها به‌عنوان سرمایه شرکت‌ها شناخته می‌شوند و پرداخت این هزینه‌ها، پیش‌پرداخت سرمایه نام دارد.

۲. پیش‌ پرداخت دارایی‌‌های ثابت: به مبلغی گفته می‌شود که برای خرید دارایی‌های ثابت مانند ساختمان و زمین پرداخت می‌شود. این مبلغ در آینده به دارایی‌های ثابت تبدیل خواهد شد و به‌عنوان یک پیش‌پرداخت در حسابداری ثبت می‌شود.

۳. پیش‌ پرداخت دارایی‌‌های جاری: این نوع پیش‌پرداخت به پولی گفته می‌شود که برای خرید کالا به شرکت پرداخت می‌شود. این مبلغ به‌عنوان دارایی جاری در ترازنامه ثبت می‌شود و بعد از دریافت کالا، به هزینه تبدیل می‌شود.

۴. پیش‌ پرداخت خرید کالا: زمانی که مبلغی بابت خرید کالا پرداخت می‌شود و کالا در آینده تحویل داده می‌شود، این هزینه پرداختی به‌عنوان پیش‌پرداخت خرید کالا شناخته می‌شود.

۵. پیش‌ پرداخت مالیات: به مبلغی گفته می‌شود که قبل از رسیدن موعد تعیین مالیات قطعی به اداره مالیات پرداخت می‌شود. نمونه‌ای از این نوع پیش‌پرداخت، پیش‌پرداخت مالیات بر ارزش افزوده است که هنگام خرید کالا پرداخت می‌شود.

۶. پیش‌ پرداخت وام: این نوع پیش‌پرداخت به پرداخت‌های اولیه برای دریافت وام‌ها اشاره دارد که قبل از دریافت کامل وام صورت می‌گیرد.

تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت در حسابداری

تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت در حسابداری به‌طور کلی به دو جنبهٔ اصلی مرتبط با زمان و هدف پرداخت مربوط می‌شود. در اینجا تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت را شرح می‌دهیم.

۱. زمان پرداخت

۲. هدف پرداخت

۳. مقدار مبلغ پرداختی:

۴. نیاز به پیش‌فاکتور:

۵. ثبت در صورت‌های مالی:

مثال

۱. شرکت الف با یک شرکت ساختمانی قرارداد می‌بندد که مبلغ ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال برای اجاره ساختمان به مدت ۶ ماه (از تاریخ 1400/01/10 تا 1400/06/10) پرداخت کند. شرکت الف مبلغ اجاره را به طور کامل در تاریخ 1400/01/10 به صورت چک پرداخت می‌کند. از آنجا که هنوز مدت اجاره طی نشده است، این مبلغ باید به عنوان پیش‌پرداخت ثبت شود.

در این شرایط ثبت اولیه به صورت زیر در دفتر روزنامه انجام می‌شود:

• بدهکار: پیش‌پرداخت اجاره (دارایی جاری) – ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال
• بستانکار: بانک (دارایی جاری) – ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال

در پایان هر ماه (بر‌اساس مدت اجاره): با گذشت هر ماه از مدت قرارداد، بخش از پیش‌پرداخت باید به هزینهٔ اجاره تبدیل شود. در این مثال، به ازای هر ماه مبلغ ۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال از پیش‌پرداخت به هزینه اجاره تبدیل می‌شود.

محاسبه هزینه اجاره هر ماه: ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال ÷ ۶ ماه = ۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال برای هر ماه.

ثبت در پایان ماه اول (۱۰/۰۲/۱۴۰۰):

• بدهکار: هزینه اجاره (هزینه جاری) – ۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال
• بستانکار: پیش‌پرداخت اجاره (دارایی جاری) – ۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال

این ثبت برای هر ماه تکرار می‌شود تا زمانی که تمامی پیش‌پرداخت‌ها به هزینه تبدیل شوند.

۲. شرکت ب در حال اجرای یک پروژه ساختمانی است و در طی ماه‌های خرداد و تیر برخی از بخش‌های پروژه تکمیل شده است. پیمانکار به دلیل نیاز به تأ‌مین منابع مالی برای ادامه پروژه، از شرکت ب درخواست پرداخت علی‌الحساب به مبلغ ۵,۰۰۰,۰۰۰ ریال می‌کند. شرکت ب هم این مبلغ را در تاریخ 1400/05/05 به عنوان علی‌الحساب پرداخت می‌کند.

ثبت در دفتر روزنامه شرکت ب:

• بدهکار: هزینه پروژه ساختمانی (هزینه جاری) – ۵,۰۰۰,۰۰۰ ریال
• بستانکار: بانک (دارایی جاری) – ۵,۰۰۰,۰۰۰ ریال

جمع‌بندی

در نهایت، علی الحساب و پیش‌پرداخت به‌عنوان روش‌های مالی موقتی شناخته می‌شوند که در شرایط مختلف برای تسویه بخشی از تعهدات یا پرداخت‌های اولیه به‌کار می‌روند. پیش پرداخت‌ها به عنوان دارایی در ترازنامه و علی الحساب به عنوان هزینه‌های جاری در حساب‌های سود و زیان ثبت می‌شوند. آگاهی از تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت به حسابداران کمک می‌کند که پرداخت‌ها را به شیوه صحیح در سیستم‌های مالی ثبت و گزارش دقیق از آن ارائه کنند.

سوالات متداول