حسابداری خرید و فروش یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های روزمره در موسسات بازرگانی است. موسسات بازرگانی موسساتی هستند که از طریق خرید و فروش کالاها بدون اعمال هیچ تغییراتی به کسب سود و درآمد می‌پردازند. حسابداری فروش به معنای ثبت تراکنش‌های مربوط به فروش کالاها است.

فهرست مطالب

در این نوع حسابداری، حسابداران باید جزئیات فروش هر کالا را ثبت کرده و به ترتیب زمانی آن‌ها را دسته‌بندی کنند. این شامل مواردی مانند تاریخ فروش، نوع کالا، تعداد و قیمت واحد فروش است. همچنین، برای ثبت فروش به شکل صحیح، حسابداران باید حسابداری مربوط به تخفیف‌ها، حمل و نقل و هزینه‌های مربوطه نیز را در نظر بگیرند. اصلا قبل از هر چیز باید بدانید که ماهیت خرید و فروش در حسابداری چیست.

حسابداری خرید و فروش کالا چیست؟

در واحدها و بنگاه‌های اقتصادی، حسابداران فعالیت‌های متنوعی را برای حسابرسی اطلاعات مورد نیاز امور مالی انجام می‌دهند. بنگاه‌های اقتصادی بازرگانی تغییراتی در کالاها اعمال نمی‌کنند و به صورت عمده تجارت می‌کنند. آن‌ها به صورت مستقیم با خریداران سر و کار دارند و بدون واسطه کالاهای خود را به مصرف کننده نهایی می‌فروشند. به این نوع بنگاه‌ها، خرده فروش گفته می‌شود. بنگاه‌های عمده‌فروش، کالاهای خود را به موسسات خرده‌فروش توزیع می‌کنند و ارتباط مستقیمی با مصرف کننده نهایی ندارند.

ثبت خرید در حسابداری یکی از اصلی‌ترین بخش‌های حسابداری در بنگاه‌های بازرگانی است. در این نوع حسابداری، کلیه فعالیت‌های مرتبط با خرید و فروش کالا به صورت نقد و نسیه ثبت می‌شود. این شامل ثبت درآمدها و هزینه‌ها، مانده حساب‌های مشتریان و تامین‌کنندگان، مانده موجودی کالا و دیگر موارد مرتبط است. در حسابداری بازرگانی موجودی کالا به‌عنوان “دارایی‌های جاری” شناخته می‌شود، چرا که توقع بر این است که تا پایان سال مالی به فروش برسند. یکی از بخش‌های مهم ترازنامه بنگاه بازرگانی موجودی کالا است. ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی نیز باهدف کنترل موجودی کالا انجام می‌شود و در نوع ادواری و دائمی قابل اجرا است.

هدف اصلی حسابداری خرید و فروش اطمینان حاصل کردن از دقت و صحت اطلاعات مرتبط با موجودی کالا‌ها و معاملات دارایی‌ها است. همچنین، این نوع حسابداری می‌تواند به مدیران و صاحبان موسسات اطلاعات مهمی درباره عملکرد بازرگانی و روند فروش و خرید را ارائه دهد.

اصطلاحات مهم در حسابداری خرید و فروش کالا

در کنار تمام شباهت‌هایی که شاخه‌های گوناگون حسابداری با یکدیگر دارند، حسابداری خرید و فروش مفاهیم پایه‌ای مخصوص خود را نیز شامل می‌شود. شما می‌توانید از طریق یادگیری این مفاهیم و اصطلاحات، مسیر آموزش حسابداری خرید و فروش کالا را بهتر طی کنید.

خرید: خرید کالا برای فروش به مشتری و کسب درآمد از حاشیه سود آن.
فروش نقدی: ارزش کامل جنس باید در زمان خرید به فروشنده پرداخت شود.
فروش: درآمد حاصل از فروش که معمولا به صورت خالص و پس از یکسری کسورات مانند تخفیفات ارائه می‌شود.
کالا: باید به خرده‌فروشان یا عمده‌فروشان ارائه شود.
موجودی: کالاهایی که در انبار قرار دارند و هنوز به فروش نرسیده‌اند.
بهای تمام شده کالای فروش رفته: جمع تمام هزینه مستقیم حقوق و دستمزد نیروی کار، مزایای پرداختی و مواد مصرفی با هزینه‌های مستقیم و سربار تولید کالای فروش رفته است.
حساب‌های پرداختنی: بدهی‌های بنگاه اقتصادی به تامین‌کنندگان و سایر افراد یا نهادها.
حساب‌های دریافتنی: بدهی‌هایی که بنگاه اقتصادی باید بپردازد (هنگام خرید کالا).
تخفیف تجاری: میزان قیمت یا درصد کسر شده از کالا که طبق هدف مشخصی اعطا می‌شود.
تخفیف نقدی: میزان قیمت یا درصد کسر شده از کالا که در پرداخت مستقیم یا زودهنگام صورتحساب به مشتری ارائه می‌شود.
برگشت از فروش: کالاهایی که فروخته شده‌اند اما به خاطر نقص یا هر دلیل دیگری عودت داده می‌شوند.
ترازنامه: گزارش مالی که شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و غیره است و نشان‌دهنده وضعیت مالی مجموعه می‌شود.

حسابداری خرید و ثبت آن در حسابداری خرید و فروش

حسابداری خرید یکی از مهم‌ترین بخش‌های ثبت خرید در حسابداری است. ماهیت حساب خرید بدهکار است و با افزایش خرید، میزان بدهکاری در حساب افزایش می‌یابد. تخفیفات نیز از مفاهیم حسابداری خرید است که به چهار دسته‌بندی عمده تقسیم می‌شوند.

1. تخفیفات تجاری

تخفیفاتی که در جشنواره‌ها به مشتریان اعطا می‌شود. ثبتی بابت این نوع تخفیفات انجام نمی‌شود.

2. تخفیفات توافقی

تخفیفات چانه‌زنی یا تخفیفات توافقی، توافقی است که قبل از قطعی شدم معامله بین مشتری و فروشنده انجام می‌شود و در دفاتر حسابداری ثبت نمی‌شود.

3. تخفیفات نقدی

گاهی فروشندگان شرایطی را برای مشتریان خود تعریف می‌کنند تا تقاضای نقدی را افزایش دهند. در این موارد، فروشنده برای تشویق مشتریان به پرداخت زودتر از موعد، تخفیفاتی را ارائه می‌دهد که به آن‌ها تخفیفات نقدی گفته می‌شود.

4. تخفیف کالای معیوب

گاهی مشتریان به دلیل وجود عیب و نقص در کالا یا به دلیل عدم تطابق کالای ارسالی با نمونه اصلی خریداری شده، خواستار مرجوعی یک بخش از کالا می‌شوند. در اینصورت فروشنده می‌تواند به منظور جلوگیری از مرجوع شدن کالا، یک مقدار از مبلغ فاکتور را به عنوان تخفیف برای مشتری در نظر بگیرد.

حسابداری فروش و ثبت آن در حسابداری خرید و فروش

فروش از دو روش نقد و اقساط انجام می‌شود. نحوه ثبت خرید نقد و نسیه در حسابداری هم مهم است. در فروش نقدی، پس از تحویل کالا به مشتری، مبلغ کالا به فروشنده پرداخت می‌شود. اما در فروش اقساطی، کالا تحویل می‌گردد اما مبلغ آن در زمانی مشخص توسط مشتری پرداخت می‌شود.

حساب فروش معمولا به صورت بستانکار در دفترداری ثبت می‌شود. به عبارت دیگر، فرآیند فروش در این حساب ثبت می‌شود و حساب بدهکار بر اساس نوع فروش متفاوت است. در صورت فروش نقدی، حساب موجودی صندوق یا بانک به عنوان بدهکار ثبت می‌شود و در صورت فروش اقساطی، حساب دریافتنی به عنوان بدهکار ثبت می‌شود.

مسئولیت حسابدار خرید و فروش چیست؟

به طور کلی شرح وظایف حسابداری خرید و فروش عبارت است از:

ثبت تراکنش‌های مالی مرتبط با خرید و فروش کالا یا خدمات.
تهیه و تنظیم صورت های مالی مربوط به فعالیت خرید و فروش شامل فاکتورها، فیش‌ها و سند‌های مختلف.
بررسی و برآورد هزینه‌ها و درآمدهای مربوط به عملیات خرید و فروش.
بررسی گزارشات مالی مرتبط به عملیات خرید و فروش وتحلیل آن‌ها و ارائه توصیه‌های مربوط به بهبود عملکرد و کاهش هزینه.
تحلیل و تطبیق ریز موارد در صورت‌های مالی مربوط به خرید و فروش با سیستم های تهیه و تولید موجود.
مدیریت روند صدور فاکتورها، استعلام قیمت‌ها و پیگیری وصول مطالبات و پرداخت بدهی‌های مربوط به تراکنش‌های خرید و فروش.
حفظ و ذخیره سازی اسناد و مدارک مالی مربوط به عملیات خرید و فروش به صورت منظم.
همکاری با سایر بخش‌های سازمان مانند تولید، بازاریابی و مالی برای بهبود فرآیند خرید و فروش و حصول بهره‌وری بیشتر.

جمع بندی

حسابداری خرید و فروش کالا نقش حیاتی در مدیریت مالی بنگاه اقتصادی ایفا می‌کند و به بهبود انضباط مالی، افزایش سودآوری و بهینه‌سازی فرآیندهای معاملاتی کمک می‌کند. اهمیت این شاخه، به ویژه در شرکت‌های بازرگانی که فعالیت‌های اصلی آن‌ها مبتنی بر خرید و فروش کالا است، مشهود است. این شرکت‌ها ممکن است به صورت خرده‌فروشی یا عمده‌فروشی فعالیت کنند. در هر دو حالت، ثبت خرید و فروش در حسابداری اهمیت زیادی دارد.