برای هر کسب‌وکاری، مدیریت درست مالی اهمیت زیادی دارد و یکی از اجزای کلیدی در این مدیریت، «حساب صندوق» است. اما حساب صندوق دقیقاً چیست و چه نقشی در سیستم حسابداری دارد؟ اگر می‌خواهید به‌طور کامل با مفهوم حساب صندوق در حسابداری و نحوه ثبت صحیح آن آشنا شوید و مدیریت مالی دقیق‌تری را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، ادامه مقاله را از دست ندهید!

تعریف حساب صندوق در حسابداری

حساب صندوق در حسابداری به عنوان یک حساب دارایی جاری شناخته می‌شود که برای نگهداری وجوه نقد و معادل‌های نقدی سازمان یا شرکت استفاده می‌شود. این حساب شامل تمامی موجودی‌های نقدی است که بلافاصله قابل دسترسی و انتقال به بانک یا پرداخت به اشخاص دیگر باشد. به عبارت دیگر، حساب صندوق در حسابداری به عنوان مکانی برای ذخیره و مدیریت پول نقد و سایر وجوه‌نقدی مانند چک‌ها، حواله‌ها، برات‌ها و مسکوکات که قابلیت وصول سریع را دارند، عمل می‌کند.

حساب صندوق در حسابداری جزء دارایی‌های جاری با ماهیت بدهکار است، به این معنی که موجودی آن همیشه باید مثبت یا صفر باشد و بستانکار نباشد. افزایش موجودی در آن به‌عنوان بدهکار و کاهش آن به‌عنوان بستانکار ثبت می‌شود. اگر در حساب صندوق موجودی منفی (بستانکار) ثبت شود، این نشان‌دهندهٔ مشکل در فرآیندهای مالی و حسابداری است، زیرا طبق اصول حسابداری، حساب صندوق نباید بستانکار باشد.

انواع صندوق

انواع مختلف صندوق‌ها بر‌اساس نوع ارز و کاربرد آن‌ها در فعالیت‌های مالی شرکت‌ها تقسیم‌بندی می‌شوند. در ادامه سه نوع رایج صندوق در حسابداری را توضیح می‌دهیم. 

1. صندوق فعال

صندوق فعال به حسابی گفته می‌شود که عملیات مالی روزانه شرکت به آن وابسته است. در این صندوق، همهٔ وجوه دریافتی به حساب و پرداختی از آن کسر می‌شود. این صندوق برای مدیریت نقدینگی روزمره ضروری است. در بسیاری از کسب‌وکارها، به‌ویژه شرکت‌های بزرگ، چندین صندوق فعال وجود دارد. صندوق‌های فعال در نرم‌افزارهای حسابداری مدیریت می‌شوند و از طریق آن‌ها همهٔ تراکنش‌های مالی شرکت به‌طور دقیق ثبت و گزارش می‌شوند.

2. صندوق ریالی

صندوق ریالی برای نگهداری وجوه نقد به واحد پول داخلی (ریال) استفاده می‌شود. این صندوق بیشتر برای شرکت‌های داخلی که با ارزهای ملی در تراکنش‌های روزانه خود مشغول هستند، کاربرد دارد. همهٔ پرداخت‌ها و دریافتی‌های ریالی در این صندوق ثبت می‌شود. صندوق ریالی برای پرداخت‌های عملیاتی، خرید مواد اولیه، حقوق و دستمزد و سایر مصارف روزمره به کار می‌رود و به مدیریت جریان نقدی داخلی شرکت کمک می‌کند.

3. صندوق ارزی

صندوق ارزی مشابه صندوق ریالی است، با این تفاوت که وجوه نقد به ارزهای خارجی (مانند دلار، یورو و غیره) در آن نگهداری می‌شود. این صندوق برای شرکت‌هایی که با شرکای خارجی یا در بازارهای بین‌المللی فعالیت دارند، ضروری است. صندوق ارزی برای ثبت تراکنش‌های ارزی دریافتی و پرداختی استفاده می‌شود. صندوق ارزی به مدیریت نوسان‌های ارزی و ریسک‌های ناشی از از تغییرات ارز جلوگیری می‌کند. در این صندوق‌ها، تطابق موجودی با نرخ‌های ارز روز به‌طور دقیق بررسی می‌شود.

ثبت حسابداری صندوق

حساب صندوق در حسابداری برای ثبت تمامی تراکنش‌های مالی نقدی مربوط به دریافت و پرداخت‌ها به کار می‌رود. زمانی که وجهی به صندوق وارد می‌شود یا از آن برداشت می‌شود، باید این تراکنش‌ها به درستی در دفاتر حسابداری ثبت شود. ثبت‌های حسابداری صندوق به‌طور کلی در دو حالت اصلی انجام می‌شود: زمانی که موجودی صندوق افزایش می‌یابد (واریز به صندوق) و زمانی که موجودی صندوق کاهش می‌یابد (برداشت از صندوق). در ادامه، نحوهٔ ثبت این تراکنش‌ها به صورت دقیق شرح داده می‌شود:

1. ثبت حسابداری افزایش حساب صندوق (واریز به صندوق)

هنگامی که وجهی به صندوق واریز می‌شود، موجودی صندوق افزایش می‌یابد و در نتیجه این تراکنش در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود. در این حالت، مبلغ وارد شده به حساب صندوق به صورت بدهکار ثبت می‌شود، در حالی که در مقابل، حساب بستانکار می‌تواند حسابی مانند درآمد فروش یا حساب‌های دریافتی باشد. ثبت این تراکنش به صورت زیر است:

2. ثبت حسابداری کاهش حساب صندوق (برداشت از صندوق)

زمانی که از صندوق برای پرداخت هزینه‌ها یا مصارف دیگر برداشت می‌شود، موجودی صندوق کاهش می‌یابد. در این وضعیت، مبلغ کاهش‌یافته به عنوان بستانکار ثبت می‌شود و در مقابل، حساب بدهکار می‌تواند حساب‌های مختلفی مانند هزینه‌های جاری، حساب‌های پرداختی یا سایر بدهی‌ها باشد. ثبت این تراکنش به صورت زیر خواهد بود:

اصلاح حساب صندوق در پایان سال مالی

در پایان هر سال مالی و قبل از بستن حساب‌ها، اصلاح و تعدیل حساب‌ها برای به‌روزرسانی اسناد حسابداری انجام می‌شود. این اصلاحات به‌ویژه در حساب‌هایی که مانده آن‌ها ممکن است با واقعیت مغایرت داشته باشد، ضروری است. یکی از این حساب‌ها، حساب صندوق است که به دلیل ماهیت بدهکار، باید در پایان سال مالی مورد بررسی و اصلاح قرار گیرد.

اگر مانده واقعی صندوق بیشتر از مانده ثبت‌شده در سیستم حسابداری باشد، باید اصلاحات لازم انجام شود. برای این کار، از ثبت‌های زیر استفاده می‌شود:

• حساب صندوق (بدهکار)
• کسر و اضافات صندوق (بستانکار)

پس از انجام اصلاحات و به‌روز‌رسانی موجودی‌ها، در مرحلهٔ نهایی حساب صندوق باید بسته شود. زیرا حساب صندوق یک حساب دائم است و در پایان سال مالی، باید آن را به حساب‌های مربوطه بسته و به تراز اختتامی منتقل کنید. به این ترتیب، حساب صندوق بستانکار شده و به مانده آن در تراز اختتامی وارد می‌شود. این فرآیند مشابه بستن سایر حساب‌های دائم و موقت است.

کسورات و اضافات صندوق

تفاوت صندوق و تنخواه‌گردان

حساب صندوق معمولاً برای پرداخت‌های بزرگ و برنامه‌ریزی‌شده به کار می‌رود، موجودی آن سقف خاصی ندارد و به عنوان دارایی شرکت محسوب می‌شود. پرداخت‌ها از صندوق نیاز به تأیید مدیران دارد و ثبت رویدادهای آن به صورت روزانه انجام می‌شود. در مقابل، حساب تنخواه‌گردان برای هزینه‌های جزئی و فوری مانند خرید لوازم اداری استفاده می‌شود و سقف موجودی آن طبق آیین‌نامه شرکت تعیین می‌شود. همچنین، پرداخت‌ها از تنخواه‌گردان معمولاً نیاز به تأیید مکرر مدیران ندارد و پس از هر بار استفاده، حساب باید مجدداً شارژ شود. در حالی که حساب صندوق چنین ویژگی‌ای ندارد و موجودی آن ثابت است.

مثال

برای درک بهتر روش ثبت حسابداری صندوق، می‌توانیم از چند مثال کاربردی استفاده کنیم. در این مثال‌ها، با شیوهٔ ثبت واریز وجه به صندوق، برداشت از صندوق و نحوه رسیدگی به مغایرت‌های صندوق آشنا می‌شویم.

1. فرض کنید یک چک به مبلغ 8,500,000 ریال از مشتری وصول و این مبلغ به صندوق واریز می‌شود. در این حالت، ثبت حسابداری به‌صورت زیر انجام می‌شود:

2. در این مثال، فرض می‌کنیم مبلغ 1,800,000 ریال از صندوق برای پرداخت هزینه‌های جزئی برداشت می‌شود. ثبت حسابداری به شرح زیر خواهد بود:

3. در این مثال، فروش نقدی در یک روز 2,500,000 ریال بوده است، اما موجودی واقعی صندوق تنها 2,495,000 ریال است که نشان‌دهنده یک کسری 5,000 ریالی است. ثبت حسابداری به‌صورت زیر انجام می‌شود:

جمع‌بندی

در این مقاله از محاسبان موضوع حساب صندوق در حسابداری و ثبت حسابداری آن را بررسی کردیم. حساب صندوق در کسب‌وکارهایی که نیاز به پرداخت و دریافت روزانه دارند، اهمیت زیادی دارد. توجه به جزئیات این حساب و استفاده صحیح از آن، می‌تواند تفاوت‌های بزرگی در بهبود عملکرد مالی سازمان شما ایجاد کند.

سوالات متداول