حساب نقد و بانک چیست؟ انواع وجه نقد در حسابداری

مدیریت صحیح وجوه نقد یکی از چالش‌های اصلی هر کسب‌وکار است. بدون کنترل دقیق حساب نقد و بانک، نه تنها جریان مالی مختل می‌شود، بلکه تهیهٔ گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی هم با خطا همراه خواهد شد. حساب نقد و بانک، هسته اصلی دارایی‌های جاری هر سازمان را تشکیل می‌دهد. در این مقاله از محاسبان، به صورت کامل با مفاهیم حساب نقد و بانک و نحوه ثبت آن‌ها در دفاتر حسابداری آشنا خواهیم شد.

تعریف وجه نقد در حسابداری

وجه نقد در حسابداری به مجموعه دارایی‌هایی گفته می‌شود که قابلیت تبدیل فوری به سایر منابع مالی را دارند. این مجموعه شامل پول موجود در صندوق، چک‌های دریافتنی و موجودی حساب‌های بانکی است.

موجودی نقد در ترازنامه، با عنوان دارایی‌های جاری قرار می‌گیرد و نشان دهندهٔ مجموع ارزش این دارایی‌های نقدی در یک تاریخ مشخص است. اهمیت این حساب تنها به گردش مالی روزمره محدود نمی‌شود؛ بلکه مبنای تهیه صورت جریان وجوه نقد، یکی از اصلی‌ترین صورت‌های مالی است. این صورت، منابع و مصارف وجوه نقد را در طول دوره نشان می‌دهد و سلامت مالی واحد تجاری را آشکار می‌سازد.

انواع وجه نقد در حسابداری

وجه نقد در حسابداری به دو دسته اصلی تقسیم می‌شود که هر کدام جایگاه و کاربرد خاص خود را دارند:

نقد در دسترس

وجه نقد در دسترس شامل اسکناس‌ها و مسکوکات (سکه‌ها) است که به صورت فیزیکی در صندوق شرکت نگهداری می‌شوند و معمولاً برای پرداخت‌های جزئی، فوری و روزمره استفاده می‌شوند. این نوع وجه نقد دارای محدودیت‌هایی در میزان مجاز نگهداری به دلیل ریسک سرقت، الزام به وجود سیستم کنترل داخلی قوی، لزوم شمارش دوره‌ای و تطبیق با دفاتر و همچنین تعیین مسئول مشخص (صندوقدار) است. انواع آن عبارت است از: 

• اسکناس و مسکوکات داخل صندوق شرکت
• تنخواه‌گردان در اختیار کارکنان
• اسناد دریافتنی

نقد در حساب های بانکی

وجوه نقد شامل مبالغی است که واحد اقتصادی در حساب‌های مختلف بانکی نگهداری می‌کند و معمولاً این حساب‌ها شامل حساب جاری، حساب پس‌انداز کوتاه‌مدت و حساب‌های ارزی می‌شوند. استفاده از این حساب‌ها دارای مزایای متعددی از جمله امنیت بالاتر نسبت به نگهداری نقدی، ایجاد سوابق معتبر از تراکنش‌ها، تسهیل در دریافت و پرداخت‌های کلان و امکان بهره‌مندی از خدمات جانبی بانک‌ها است.

سرفصل‌ معین حساب نقد و بانک در حسابداری

یکی از سرفصل‌های مهم در کدینگ حسابداری، سرفصل معین حساب نقد و بانک است که در ادامه به صورت جدول آن را شرح می‌دهیم:

حساب صندوق

حساب صندوق یک حساب دارایی جاری است که برای ثبت دریافت‌ و پرداخت‌ وجوه نقد به‌صورت اسکناس و مسکوکات به‌کار می‌رود. این حساب زیرمجموعه‌ی حساب کل نقد و بانک است، زیرا بخشی از دارایی‌های نقدی سازمان را نشان می‌دهد و معمولاً در واحدهای اقتصادی که تبادل نقدی زیادی دارند، مانند فروشگاه‌ها، واحدهای خدماتی و شرکت‌های کوچک، اهمیت ویژه‌ای دارد.

صورت حساب بانک

بانک‌ها معمولاً به‌صورت ماهانه، شش‌ماهه، سالانه یا هر زمان که صاحب حساب درخواست کند، صورتحسابی برای مشتری ارسال می‌کنند. این صورتحساب شامل اطلاعات مربوط به افزایش‌ها، کاهش‌ها و مانده نهایی حساب است. به این گزارش مالی، صورتحساب بانکی گفته می‌شود.

اعلامیه بدهکار بانکی

سندی است که بانک هنگام برداشت وجه از حساب صادر می‌کند. این اعلامیه به معنای کاهش بستانکاری بانک در قبال شما و در دفاتر شرکت، موجب بستانکار شدن حساب بانک می‌شود.

اعلامیه بستانکار بانکی

سندی است که بانک هنگام واریز وجه به حساب صادر می‌کند. این اعلامیه به معنای افزایش بستانکاری بانک در قبال شما و در دفاتر شرکت، موجب بدهکار شدن حساب بانک می‌شود.

تنخواه گردان

مبلغی مشخص از وجه نقد است که به یک فرد مسئول (تنخواه‌دار) سپرده می‌شود تا هزینه‌های جزیی و فوری شرکت را بدون مراجعه مستقیم به صندوق یا بانک پرداخت کند. پس از هر پرداخت، تنخواه‌دار اسناد هزینه را ارائه و معادل آن وجه مجدداً دریافت می‌کند.

روش تنخواه‌گردان ثابت

در این روش، مبلغ تنخواه در طول دوره مالی ثابت است. مسئول تنخواه پس از انجام هزینه‌ها، اسناد مربوط را به حسابداری ارائه می‌دهد و حسابداری به همان میزان، تنخواه را مجدداً تکمیل می‌کند. به این ترتیب، موجودی تنخواه همیشه در سطح تعیین‌شده اولیه ثابت نگه داشته می‌شود.

روش تنخواه‌گردان متغیر

در این روش، تنخواه‌گردان برای مخارج قابل توجه و پیش‌بینی‌شده‌ای ایجاد می‌شود که قرار است در آینده نزدیک پرداخت شوند. معمولاً مبلغ تنخواه‌گردان متغیر از نوع ثابت بیشتر است و برخلاف روش ثابت، در این روش حساسیت زیادی نسبت به اخذ تضمین از مسئول تنخواه وجود ندارد.

اوراق بهادار

اوراق بهادار در حسابداری به دارایی‌هایی اشاره دارد که قابلیت تبدیل سریع به وجه نقد دارند و معمولاً به منظور سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت یا کسب بازده مالی نگهداری می‌شوند. این اوراق می‌توانند شامل سهام، اوراق قرضه، گواهی سپرده و سایر ابزارهای مالی قابل معامله باشند.

• اوراق بهادار جزء دارایی‌های جاری یا سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت محسوب می‌شوند، زیرا قابلیت نقدشوندگی بالایی دارند.
• ثبت اوراق بهادار در دفاتر حسابداری باید بر‌ اساس ارزش خرید یا ارزش منصفانه انجام شود.
• تغییرات ارزش اوراق بهادار (سود یا زیان ناشی از نوسانات بازار) معمولاً در صورت سود و زیان یا به‌صورت سود و زیان انباشته ثبت می‌شود.

وجوه در راه

در حسابداری، «وجوه در راه» به مبلغی گفته می‌شود که در دفاتر شرکت در همان روز ثبت می‌شوند، اما هنوز در دفاتر بانک ثبت نشده‌اند.
برای مثال، در صورتی‌که یکی از طرف‌حساب‌ها در پایان ساعات کاری مبلغی را به حساب بانکی شرکت حواله کند و رسید آن را ارائه دهد، شرکت این مبلغ را همان روز در دفاتر خود ثبت می‌کند؛ اما بانک ممکن است آن را روز بعد در حساب بانکی ثبت کند.

در نتیجه، ماندهٔ حساب بانک با ماندهٔ دفاتر شرکت مغایرت پیدا می‌کند. این اختلاف با استفاده از صورت مغایرت بانکی شناسایی و برطرف می‌شود.

مسکوکات در حسابداری

مسکوکات به سکه‌های فیزیکی گفته می‌شود که به عنوان وجه نقد مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حسابداری، در‌صورتی‌که حجم مسکوکات قابل توجه باشد، می‌توان آن را در یک حساب معین جداگانه با عنوان «مسکوکات» ثبت کرد. با این حال، می‌توان مسکوکات و اسکناس‌ها را در کنار هم و در حساب صندوق ثبت کرد.

انواع اسناد تجاری

اسناد تجاری از مهم‌ترین ابزارهای مالی در دادوستدهای بازرگانی هستند که برای انتقال وجه، تضمین پرداخت و ایجاد اعتبار به‌کار می‌روند. این اسناد به دارندگان خود اجازه می‌دهند در صورت عدم پرداخت یا بروز اختلاف، از مسیرهای قانونی برای وصول مطالبات استفاده کنند. 

مهم‌ترین انواع اسناد تجاری به شرح زیر است:

چک

چک، سندی است که به دارنده، حق مطالبه وجه از حساب صادرکننده را می‌دهد. دارنده چک می‌تواند در زمان معین، مبلغ مندرج در آن را از بانک دریافت کند. 

سفته

سفته سندی است که صادرکننده در آن تعهد می‌کند مبلغ مشخصی را در موعد مقرر به شخص معین یا حواله‌کرد او بپردازد. سفته معمولاً برای تضمین تعهدات مالی استفاده می‌شود.

برات

 برات نوعی سند تجاری است که طی آن، صادرکننده از شخص دیگری می‌خواهد مبلغ مشخصی را در تاریخ معین به شخص ثالث (دارنده برات) پرداخت کند. برات ابزاری برای انتقال دین و سامان‌دهی تعهدات مالی میان افراد و شرکت‌ها است.

اسناد و اوراق در وجه حامل

 این دسته از اسناد تجاری نشان دهندهٔ وجه نقد یا اعتبار هستند و قابلیت انتقال آسان دارند. به‌دلیل ارزش اعتباری و امکان جابه‌جایی سریع، اغلب به‌جای پول نقد در معاملات بزرگ استفاده می‌شوند و روند مبادلات را ساده‌تر می‌کنند.

نحوه ثبت موجودی نقد و بانک در حسابداری

در حسابداری، ثبت موجودی نقد و بانک شامل چند مرحله است که بسته به نوع دارایی نقدی (نقد در صندوق، حساب بانکی یا چک‌های دریافتی) متفاوت است.

ثبت وجوه نقد در صندوق

حساب “صندوق” در دفاتر حسابداری برای درج پول در صندوق استفاده می‌شود. زمانی‌که وجه نقد به صندوق شرکت اضافه می‌شود، حساب صندوق بدهکار و منبع وجوه (فروش کالا یا خدمات) بستانکار می شود. 

ثبت وجوه نقد در بانک

زمانی‌که وجه نقد به حساب بانکی واریز می‌شود، حساب «بانکی» با افزایش بدهکار شده و وجوه یا حساب مبتنی بر پرداخت پول نقد، بستانکار می‌شود. 

ثبت چک‌های دریافتی

چک‌های صندوق جزء دارایی تلقی می‌شود. هنگام دریافت چک، از حساب، “اسناد دریافتنی” بدهکار، و منبع درآمد آن بستانکار می‌شود. پس از واریز وجه در بانک، حساب «بانکی» به صورت بدهکار و «دریافت» تبدیل به اعتبار می‌شود. 

جمع‌بندی

مدیریت حساب نقد و بانک، فراتر از دانستن ماندهٔ آن مستلزم درک عمیق از انواع وجوه نقد، سرفصل‌های معین آن، کنترل‌های داخلی مؤثر، مانند تفکیک وظایف و تطبیق بانکی و ثبت صحیح تمامی تراکنش‌ها بر‌اساس استانداردهای حسابداری است. حالا که با ابعاد مختلف این حساب حیاتی آشنا شدید، به نظر شما کدام یک از کنترل های داخلی موجودی نقد و بانک (مانند صورت مغایرت بانکی، تفکیک وظایف صندوقدار و حسابدار، یا روش‌های نظارت بر تنخواه گردان) در محیط کاری شما از اهمیت بیشتری برخوردار است و دلیل آن چیست؟ دیدگاه‌ها و تجربیات خود را با ما در بخش کامنت‌ها به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول