پلمپ دفاتر قانونی؛ نحوه پلمپ دفاتر الکترونیکی 1405

پلمپ دفاتر قانونی، یکی از الزامات مهم مالیاتی برای تمامی شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی است که مکلف به نگهداری دفاتر مالی هستند. این فرآیند که تحت نظارت سازمان امور مالیاتی انجام می‌شود، باعث می‌شود تا اطلاعات مالی شرکت‌ها به صورت شفاف ثبت شده و قابل پیگیری باشند. در این مقاله از محاسبان، توضیح می‌دهیم که پلمپ دفاتر الکترونیکی چیست، نحوۀ پلمپ دفاتر چگونه است و قانون جدید پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ با چه تغییراتی همراه بوده است.

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

پلمپ دفاتر قانونی به فرآیندی گفته می‌شود که در آن دفاتر مالی شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها قبل از شروع سال مالی جدید، به صورت رسمی و تحت نظارت سازمان امور مالیاتی پلمپ می‌شوند. این پلمپ شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و همچنین دفتر معین است که برای ثبت تراکنش‌های مالی شرکت‌ها استفاده می‌شوند.

حذف پلمپ دفاتر فیزیکی

بر‌اساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم، اولین بار در مهرماه سال ۱۴۰۳، حذف پلمپ دفاتر فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی انجام شد و فرآیند پلمپ دفاتر الکترونیکی جایگزین آن شده است. این تغییرات را به طور کامل در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها پیاده‌سازی کرده‌اند. هدف از این تغییرات، علاوه بر کاهش هزینه‌های فعالان اقتصادی و حفظ سلامت محیط زیست، تسهیل و تسریع در فرآیندهای کاری فعالان اقتصادی و رفع مشکلات موجود است.

سازمان امور مالیاتی نیز متعهد است که گزارش‌ها و دسترسی‌های لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. اطلاعات مالی مورد نیاز به صورت مکانیزه در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شود و این اطلاعات به عنوان جایگزین دفاتر پلمپ در نظر گرفته می‌شود. پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ کاملاً الکترونیکی است.

مشمولین پلمپ دفاتر قانونی

از نظر اداره امور مالیاتی، اشخاص حقوقی و حقیقی دارای تکالیف مالیاتی متفاوتی هستند. مهم‌ترین مسئله در تفکیک این اشخاص مربوط به همین مورد، یعنی تکالیف قانونی است و یکی از این تکالیف مربوط به پلمپ دفاتر قانونی و تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی می‌شود.

بر‌اساس ماده ۶ آیین‌نامه ۲۳۰۷۶۱ و ماده ۶ قانون تجارت، تمامی اشخاص حقوقی و همچنین اشخاص حقیقی گروه اول ملزم به پلمپ دفاتر و نگهداری دفاتر قانونی هستند. طبق این آیین‌نامه، اشخاص حقیقی مشمول پلمپ دفاتر قانونی به سه گروه تقسیم شده‌اند: گروه اول، دوم و سوم.

این دسته‌بندی به دو روش انجام می‌شود: روش اول بر‌اساس میزان فروش و روش دوم بر‌اساس نوع شغل. در روش اول، مبلغ‌های فروش هر چند سال یک‌بار اعلام می‌شود. آخرین تقسیم‌بندی طبق میزان فروش، به شرح زیر است:

• اشخاص حقیقی با فروش ۰ تا ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه سوم هستند.
• اشخاص حقیقی با فروش ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۴۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه دوم هستند.
• اشخاص حقیقی با فروش بیش از ۴۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه اول هستند.

برای مشاغل خدماتی، این مبلغ‌ها به نصف کاهش می‌یابند. اما در روش نوع شغل، برخی مشاغل به‌صورت خاص و بدون توجه به میزان فروش، در گروه اول قرار می‌گیرند. این شامل مشاغلی نظیر بیمارستان‌ها، صرافی‌ها، هتل‌های ۳ ستاره به بالا و دیگر مشاغل مشابه می‌شود که حتی با یک ریال فروش هم در گروه اول طبقه‌بندی می‌شوند. با توجه به گروه‌بندی مشاغل مالیاتی، تکالیف مربوط به پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر 1405 بهتر مشخص می‌شود.

مهلت پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۵

با توجه به اینکه تمام مشمولین باید نهایتاً تا پایان سال برای ثبت پلمپ دفاتر تجاری قانونی سال بعد خود اقدام کنند، آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی مربوط به سال مالی ۱۴۰۵، تا پایان اردیبهشت ماه ۱۴۰۵ است. لازم به ذکر است که برای شرکت‌های تازه‌ تأسیس، امکان سفارش دفاتر الکترونیکی به روش جدید اخذ پلمپ دفاتر تا ۳۰ روز پس از تاریخ ثبت شرکت فراهم است. بنابراین، شرکت‌ها باید در این بازه‌های زمانی مشخص نسبت به پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام کنند تا از پیامدهای احتمالی جلوگیری شود.

جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی

یکی از موارد مهم در تصویب و اجرای هر قانون، ضمانت‌های اجرایی مربوط به آن است. بدین صورت که اگر برای قانونی، ضمانت اجرایی در نظر گرفته نشده باشد، پس اجرای آن قطعی نخواهد بود. زیرا فرد مشمول قانون پلمپ با در نظر گرفتن این موضوع که در صورت عدم اجرای قانونی عواقبی برای او نخواهد بود، اقدامی در جهت انجام آن امر نخواهد داشت. در مورد پلمپ دفاتر قانونی در ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، جریمه و ضمانت اجرایی این قانون در نظر گرفته شده است. در این ماده قانونی ذکر شده که در صورت عدم ارائه دفاتر الکترونیکی قانونی، مودی مشمول ۲۰% جریمه به مأخذ مالیات متعلقه خواهد بود.

پس اگر شخصی که مشمول است، پلمپ دفاتر قانونی خود را به درستی انجام ندهد، نمی‌تواند دفاتر را ارائه کند و مشمول ۲۰% جریمه خواهد شد. در صورت رد درخواست دفاتر قانونی، مشمول ۱۰% جریمه به مأخذ مالیات متعلقه خواهد بود. 

همچنین در تبصره ۱ ماده ۱۴۶ مکرر قانون مالیات‌های مستقیم ذکر شده که شرط برخورداری از نرخ صفر یا هرگونه معافیت مالیاتی مانند نرخ مالیاتی صفر، تهیه و ارائه دفاتر قانونی در موعد مقرر است. در صورت عدم ارائه دفاتر یا اسناد و مدارک لازم، کلیۀ این معافیت‌ها لغو می‌شود.

مراحل و نحوه درخواست جدید پلمپ دفاتر ۱۴۰۵

نحوۀ پلمپ دفاتر یا درخواست جدید پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ به شرح زیر است:

• امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر 
• مراجعه به سامانه پلمپ دفاتر قانونی 
• تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ الکترونیک
• ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها
• پرداخت هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر قانونی

روش جدید اخذ پلمپ دفاتر (اظهارنامه پلمپ الکترونیک)

روش جدید اخذ پلمپ دفاتر یا اظهارنامه پلمپ الکترونیک به شرح زیر است: 

1. برای ثبت‌نام دفاتر قانونی در ابتدا باید وارد سامانه پلمپ دفاتر irsherkat.ssaa.ir شوید.

2. در بخش «میز خدمات الکترونیک»، گزینهٔ «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی» را انتخاب کنید.

3. نوع شخصیت متقاضی (حقیقی یا حقوقی) برای پلمپ دفاتر قانونی را مشخص کنید. سپس اطلاعات لازم را بر اساس نوع شخصیت متقاضی حقیقی یا حقوقی وارد کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شود:

• نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، ماه و روز
• تابعیت، شناسه ملی، نام تجارت‌خانه و حوزه ثبتی (برای اشخاص حقیقی)
• شماره تلفن همراه و ثابت

۴. در این مرحله، اطلاعات اشخاص حقوقی باید تکمیل و تأیید شوند. توجه کنید که در صورت ارسال اطلاعات اشتباه، ویرایش آن‌ها فقط از طریق حوزهٔ ثبتی متقاضی امکان‌‌پذیر خواهد بود.

۵. پس از تکمیل و تأیید همهٔ اطلاعات، پذیرش موقت اظهارنامه انجام می‌شود. شخص تکمیل‌کننده باید اطلاعات خود را در سامانه پلمپ دفاتر ثبت کند. این شخص باید یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باشد.

۶. اشخاص حقوقی باید اطلاعات تکمیلی دیگری را هم وارد کنند. ابتدا تمام اعضای هیئت مدیره با جزئیات هویتی و محل اقامت آن‌ها معرفی می‌شوند. سپس سمت هر عضو، زمان پذیرش و مدت تصدی سمت آنها نیز ثبت می‌شود.

۷. پس از تکمیل اطلاعات هویتی، نوع دفاتر قانونی، تعداد جلدها و صفحات دفاتر مورد نیاز را مشخص کنید.

۸. در نهایت، پس از بررسی و تأیید صحت اطلاعات (شامل اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز)، گزینهٔ «تأیید اظهارنامه پلمپ و مدارک» را انتخاب کرده و درخواست پلمپ دفاتر خود را نهایی کنید.

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۵

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر باید به‌صورت کامل و دقیق تهیه شوند تا فرآیند پلمپ دفاتر الکترونیکی بدون مشکل انجام شود و گواهی پلمپ دفاتر برای کارت بازرگانی یا شماره پلمپ دفاتر قانونی به‌موقع صادر شود. مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی و مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی به شرح زیر است:

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی

• کپی کارت ملی
• کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
• مجوز فعالیت کسبی
• وکالت‌نامه وکیل شرکت
• اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا)

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی

• کپی کارت ملی مدیر عامل
• وکالت‌نامه وکیل مسئول
• اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
• کپی روزنامه تأسیس شرکت
• کپی روزنامه حاوی تغییرات
• معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی

این مدارک را باید پس از تکمیل اظهارنامه پلمپ الکترونیک، در سامانه irsherkat.ssaa.ir پلمپ دفاتر بارگذاری کنید. عدم ارائه هریک از این مدارک منجر به تأخیر در صدور شماره پلمپ دفاتر قانونی یا رد درخواست پلمپ دفاتر شود.

ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها

بعد از آموزش پلمپ دفاتر و تهیهٔ مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۵، نوبت به ارسال مدارک پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها می‌رسد که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم. طی کردن مراحل پلمپ دفاتر قانونی برای نهایی کردن درخواست ضروری است و باید آن را با دقت انجام دهید.

1. ابتدا در سامانهٔ «ثبت من» ثبت‌نام کنید و به حساب کاربری خود به‌ عنوان «مودی» وارد شوید.
2. به بخش «ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری» وارد شوید.
3. گزینهٔ «اسناد قابل امضا» را انتخاب کنید.
4. سند مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمهٔ «امضای سند» کلیک کنید.
5. توکن سخت‌افزاری خود را به سیستم متصل کرده و اطلاعات لازم را تکمیل کنید.
6. پس از امضای موفقیت‌آمیز سند، گزینهٔ «تأیید امضا» را انتخاب کنید.
7. در نهایت، مدارک اسکن شده مانند کپی کارت ملی، پروانه کسب، روزنامه رسمی و غیره را در بخش مربوطه بارگذاری کنید.

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی در سامانه پلمپ دفاتر ثبت شده و با استفاده از شماره پیگیری، می‌توانید وضعیت دفاتر خود را استعلام کنید. فرآیند صدور گواهی پلمپ دفاتر الکترونیکی معمولاً ۳ تا ۷ روز کاری طول می‌کشد.

امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر

در مرحلهٔ پس از ثبت اظهارنامه دفاتر قانونی، باید پلمپ دفاتر با امضای الکترونیکی ثبت شود. این اقدام به دو طریق انجام می‌شود:

• از طریق توکن
• از طریق گوشی هوشمند اندروید

۱. برای انجام امضاء الکترونیک پلمپ دفاتر در صفحه نمایش داده شده، روی قسمت «اینجا» کلیک کنید تا به سایت ثبت من منتقل شوید یا مستقیم به سایت «ثبت من» بروید. 

پس از ورود به سایت ثبت من باید از قسمت ورود که در بالا سمت چپ سایت قرار گرفته است، وارد شوید.

۲. در پنجره باز شده جدید، پس از ورود کد ملی صاحب امضاء با کلیک بر روی دریافت رمز، رمزی به‌صورت پیامک به شمارهٔ همراه صاحب امضاء ارسال می‌شود که باید در فیلد پایینی وارد و بعد از آن بر روی ورود به درگاه کلیک کنید.

۳. در مرحلهٔ بعد و پس از ورود به کاربری ثبت من، در بالای صفحه تصویر رنگی مشخص است و در صورتی‌که سندی برای امضاء وجود داشته باشد، به‌صورت عددی قرمز رنگ بر روی آن نمایش داده می‌شود که با کلیک بر آن اسناد نشان داده می‌شوند.

۴. پس از باز شدن لیست اسناد، درصورتی‌که سندی هنوز دارای امضا الکترونیک پلمپ دفاتر نباشد، با کلیک بر روی دکمهٔ در انتظار امضاء و پس از آن در صفحه جدید کلیک روی امضاء سند، می‌توانید نسبت به امضاء آن اقدام کنید.

۵. لازم به ذکر است که جهت ادامهٔ فرآیند امضاء دیجیتال باید حتماً «نرم افزار دستینه» بر روی سیستم نصب باشد. سپس باید عبارت نرم افزار دستینه را جستجو و با ورود به سایت مشخص شده در تصویر، نرم افزار را دانلود و نصب کنید. 

۶. پس از نصب نرم افزار دستینه باید به سایت ثبت من برگشته و با کلیک بر روی امضاء سند، ادامهٔ فرآیند را سپری کنید.

۷. پس از کلیک بر روی امضاء سند، وارد مرحله جدید خواهید شد که در این مرحله باید حتماً توکن سخت‌افزاری به سیستم متصل شود. پس از اتصال توکن، شناسایی آن توسط سیستم انجام می‌شود.

۸. پس از شناسایی توکن، با نمایش صفحه‌ای مانند تصویر زیر، باید در ابتدا امضاء مدنظر بر روی توکن را انتخاب و پس از آن تأیید کنید.

۹. با تشخیص امضاء بر روی توکن، در مرحلهٔ بعد باید رمز توکن را وارد کنید تا پیغام ثبت با موفقیت نشان داده شود و بدین صورت مراحل امضاء دیجیتال تکمیل می‌شود.

۱۰. پس از اتمام پلمپ دفاتر با امضای الکترونیکی، شماره پلمپ دفاتر قانونی به‌صورت خودکار در سامانه پلمپ قابل استعلام خواهد بود.

مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی

طبق ماده ۶ قانون تجارت و آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، همهٔ اشخاصی که مشمول پلمپ دفاتر هستند، مکلف به نگهداری دفاتر قانونی خود تا ۱۰ سال پس از پایان سال مالی مربوطه می‌شوند و باید با دقت از دفاتر قانونی الکترونیکی خود نگهداری کنند. این دفاتر و مدارک شامل موارد زیر است: 

• نگهداری نسخه الکترونیکی در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها
• حفاظت از دفاتر قدیمی پلمپ فیزیکی تا ۵ سال برای دفاع در حسابرسی
• آرشیو امن فایل‌های پشتیبان در فضای ابری یا هارد اکسترنال

عدم نگهداری صحیح منجر به جریمه در حسابرسی مالیاتی یا تأمین اجتماعی می‌شود. همچنین مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی و رعایت نحوۀ تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی ضروری است.

جمع‌بندی

پلمپ دفاتر قانونی در سال ۱۴۰۴ و ۱۴۰۵ کاملاً الکترونیکی شده است. همچنین جریمهٔ پلمپ دفاتر قانونی ٪۲۰ مالیات متعلق بوده و معافیت‌های مالیاتی را هم لغو می‌کند. آیا شما پلمپ دفاتر ۱۴۰۵ را انجام داده‌اید؟ یا مشکلی در امضای پلمپ الکترونیکی دفاتر داشته‌اید؟ لطفاً نظرات خود را در قسمت کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول