دفتر معین در حسابداری چیست؟ PDF نمونه پر شده دفتر معین 

دفتر معین یکی از پایه‌های اصلی حسابداری است که برای ثبت و پیگیری تراکنش‌های مالی کاربرد دارد. با وجود اهمیت آن، بسیاری از افراد و کسب‌وکارها هنوز به درستی با نحوهٔ استفاده و اهمیت این دفتر آشنا نیستند. ثبت دقیق تراکنش‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و اشتباه در این مرحله، مدیریت مالی را پیچیده می‌کند. در این مقاله از محاسبان، با انواع، کاربرد و نحوه تحریر دفتر معین آشنا می‌شویم.

تعریف دفتر معین حسابداری

دفتر معین، یک دفتر کمکی یا تفصیلی است که جزئیات مربوط به هر یک از حساب‌های دفتر کل را به صورت جداگانه ثبت می‌کند. برخلاف دفتر کل که فقط جمع کل یک حساب مانند «حساب‌های دریافتنی» را نمایش می‌دهد، دفتر معین برای هر شخص، بانک یا کالا یک صفحه یا حساب جداگانه اختصاص می‌دهد تا مانده دقیق هر کدام در لحظه مشخص باشد.

انواع دفتر معین

این دفتر شامل حساب‌هایی مانند پول نقد، انواع حساب‌های دریافتنی، موجودی کالا و غیره است. این دفتر اغلب به صورت اختیاری توسط برخی کسب‌وکارها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ به ویژه برای کسب‌وکارهایی که از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده نمی‌کنند، نقشی مشابه نرم‌افزار حسابداری را ایفا می‌کند.

دفتر معین حساب‌های دریافتنی 

این دفتر که اصطلاحاً، دفتر معین بدهکاران هم نامیده می‌شود، به‌منظور تفکیک و ثبت ریز مانده‌ها و گردش‌های بدهکار و بستانکار هر یک از بدهکاران تجاری، به‌طور جداگانه نگهداری و به‌عنوان دفتر کمکی دفتر کل عمل می‌کند؛ به‌گونه‌ای که جمع مانده‌های آن با مانده حساب کنترل «حساب‌های دریافتنی» در دفتر کل برابر است.

ویؤگی‌ها:

• شامل فهرست مشتریان و جزئیات هر معامله است.
• نشان می‌دهد که چه مقدار از حساب‌های دریافتنی باقی‌مانده است.
• کمک می‌کند وصول مطالبات به موقع انجام شود.

دفتر معین حساب‌های پرداختنی

این دفتر تمام تراکنش‌های مربوط به پول‌هایی که ما به دیگران بدهکار هستیم را ثبت می‌کند. به بیان ساده‌تر، نشان می‌دهد چه میزان بدهی به تأمین‌کنندگان، کارکنان یا سایر اشخاص داریم و چه مقدار آن پرداخت شده است. ویژگی‌های دفتر معین حساب‌های پرداختنی عبارتند از:

• شامل فهرست تأمین‌کنندگان یا طلبکاران و جزئیات هر معامله است.
• کمک می‌کند مدیریت بدهی‌ها و پرداخت‌ها به موقع انجام شود.

کاربرد دفتر معین در حسابداری چیست؟

مهم‌ترین مزایای استفاده از این دفتر در حسابداری عبارت‌ است از:

• افزایش دقت در ثبت اطلاعات مالی
  دفتر معین امکان ثبت جزئیات به صورت دقیق‌ و تفکیک‌ شده‌ از هر تراکنش‌ را فراهم می‌کند و باعث کاهش خطا و اشتباه در گزارش‌های مالی می‌شود.
• پیگیری آسان‌تر تراکنش‌ها
  کسب‌وکارهایی که با چندین مشتری یا تأمین‌کننده در تعامل هستند، با استفاده از این دفتر می‌توانند وضعیت مالی هریک را به‌صورت جداگانه بررسی کنند و باعث کنترل مؤثرتر بر جریان تراکنش‌های مالی می‌شود.
• تسهیل در تهیهٔ گزارش‌های مالی
  وجود اطلاعات تفصیلی در دفتر معین باعث می‌شود تهیهٔ گزارش‌های مالیاتی، مدیریتی یا اسناد مورد نیاز حسابرسی با سرعت بهتری انجام شود.
• حمایت از تصمیم‌گیری مدیریتی
  تصمیم‌های آگاهانه مدیران با دسترسی به اطلاعاتی مانند وضعیت بدهی‌ها و بستانکاری‌ها، موجودی انبار و نحوهٔ پرداخت‌های مشتریان.

چه حساب‌هایی در دفتر معین نوشته می‌شوند؟

در دفتر معین، آن دسته از حساب‌هایی ثبت می‌شوند که نیازمند جزئیات و تفصیل بیشتری نسبت به حساب‌های ثبت‌شده در دفتر کل هستند. برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت است از:

• حساب‌های دریافتی (مشتریان)
• حساب‌های پرداختنی (تأمین‌کنندگان)
• حساب‌های بانکی
• حساب‌های موجودی کالا
• حساب‌های سرمایه‌گذاری
• حساب‌های هزینه‌ها و درآمدها

نحوۀ تحریر دفتر معین چگونه است؟

روش نگارش دفتر معین شباهت زیادی به دفتر کل دارد. در دفتر کل، تاریخ و مبلغ هر معامله ثبت شده و بر اساس نوع آن دسته‌بندی می‌شود، اما در دفتر معین، این اطلاعات به حساب‌های خاص تقسیم شده و امکان مشاهده جزئیات هر معامله شامل وجه نقد، حساب‌های دریافتنی و فروش فراهم می‌شود. در ادامه، مراحل و اجزای اصلی نحوۀ تحریر دفتر معین توضیح داده می‌شود:

اختصاص صفحه برای هر حساب

برای هر حساب یک صفحه جداگانه در دفتر معین در نظر بگیرید. دفترچه‌های حساب‌ها را بر اساس نام و شماره مرجع آن‌ها ایجاد کنید. این دفتر معمولاً معاملات نقدی را نشان می‌دهد و ورودی‌های دفتر روزنامه یا دفتر کل باید در صفحات مربوطه کپی شوند. برای نظم بیشتر، بهتر است یک صفحه فهرست مطالب برای شماره حساب‌ها ایجاد کنید.

ایجاد دفترچه ویژه برای هزینه‌های غیرمعمول

در صورت وجود هزینه‌های غیرمعمول مانند اظهارنامه مالیاتی، هزینه‌های شخصی یا فروش خاص، می‌توان یک دفتر معین جداگانه برای این نوع معاملات راه‌اندازی کرد تا مدیریت آن‌ها آسان‌تر باشد.

طراحی ستون‌ها

در سمت چپ صفحه، ستون‌هایی برای تاریخ، شماره مجله و توضیحات ایجاد کنید. این اطلاعات معمولاً مستقیماً از دفتر روزنامه یا دفتر کل منتقل می‌شوند.

تقسیم‌بندی حساب‌ها

سایر ستون‌ها را به سه بخش بدهکار، بستانکار و مانده تقسیم کنید:

• بدهکار: نشان‌دهنده پول دریافتی
• بستانکار: نشان‌دهنده مبلغ پرداختی یا بدهی
• مانده: تفاوت بین بدهکار و بستانکار

نمایش جزئیات هر حساب

یک دفتر معین کامل، تمام جزئیات هر حساب را به گونه‌ای نمایش می‌دهد که هر فردی بتواند به راحتی مقدار پول دریافت‌ شده و هزینه‌ شده را مشاهده کند. صفحه اول دفتر معمولاً شامل نمودار حساب‌ها و شماره آن‌ها (مانند “پول نقد”) است تا دسترسی به اطلاعات ساده‌تر شود.

جمع‌بندی موجودی‌ها

در پایان هر صفحه، مجموع بدهی‌ها و بستانکارها برای هر حساب محاسبه می‌شود. اگر میزان بستانکار بیش از بدهی باشد، حساب در وضعیت کسری پول قرار دارد، اما حساب‌های پرداختنی معمولاً دارای بدهی هستند، زیرا نشان‌ دهندۀ پولی است که دیگران به شما بدهکارند.

مثال برای دفتر معین

فرض کنید یک شرکت تعدادی تراکنش با مشتریان و تأمین‌کنندگان داشته است، شرکت برای دو «حساب کل» تصمیم به نگهداری دفتر معین دارد:

• «حساب دریافتنی — مشتری الف»
• «حساب پرداختنی — تأمین‌کننده ب»

حساب معین: مشتری الف (حساب دریافتنی)

در این “دفتر معین” فقط گردش و مانده حساب مشتری الف ثبت می‌شود.

حساب معین: تأمین‌کننده ب (حساب پرداختنی)

این دفتر معین مخصوص تأمین‌کننده «ب» است؛ تمام خریدها و پرداخت‌ها با ایشان ثبت و مانده (بستانکار) نمایش داده شده است.

PDF نمونه پر شده دفتر معین 

در ادامه برای درک بهتر دفاتر معین و تفاوت آن با دفتر روزنامه و کل یک نمونه را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

تفاوت دفتر معین و دفتر کل

تفاوت این دو دفتر به شرح جدول زیر است:

جمع‌بندی

دفتر معین ابزاری ساده است که جزئیات حساب‌های مهم دفتر کل را تفکیک می‌کند و با کاهش خطای محاسباتی به مدیران و حسابداران امکان می‌دهد مانده هر مشتری، تأمین‌کننده یا حساب بانکی را ببینند. هرچند امروز بیشتر شرکت‌ها از نرم‌افزار استفاده می‌کنند و این گزارش‌ها به‌صورت خودکار تولید می‌شوند، اما درک منطق این دفتر کمکی برای هر حسابدار حرفه‌ای ضروری است؛ اگر بخواهید بدون استفاده از نرم‌افزار حسابداری، ماندهٔ بدهی مشتریان را در پایان هر ماه گزارش دهید، آیا بدون دفتر معین حساب‌های دریافتنی می‌توانید این کار را سریع و بدون خطا انجام دهید؟ نظرات و تجربیات خود را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول