سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) چیست و چه اهمیتی برای سازمان دارد؟

دستیابی به اطلاعات مالی دقیق و به‌موقع برای موفقیت هر سازمانی ضروری است. سیستم‌‌های اطلاعات حسابداری (AIS) به‌عنوان ابزارهای پیشرفته، برای جمع‌آوری، پردازش و تجزیه‌وتحلیل داده‌های مالی سازمان‌ها طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها علاوه بر ساده‌سازی عملیات مالی به مدیران کمک می‌کنند که با تصمیم‌گیری‌های آگاهانه، منابع سازمان را به‌طور مؤثری مدیریت کنند. در این مقاله از محاسبان همهٔ جزئیات سیستم‌های اطلاعات حسابداری را بررسی می‌کنیم.

سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS= Accounting Information Systems) سیستمی است که داده‌های مالی را هنگام انجام فرآیندهای حسابداری جمع‌آوری و ذخیره می‌کند. پس از پردازش آن‌ها، اطلاعاتی را که تصمیم گیرندگان یک سازمان مانند سرمایه گذاران، اعتبار‌دهندگان، مدیران و… نیاز دارند، تولید می‌کند. این اطلاعات به دست آمده به صورت گزارش‌هایی آماده شده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می‌گیرد که بتوانند از آن‌ها در برنامه‌های راهبردی شرکت‌ها و سازمان‌ها استفاده کنند. سیستم‎‌های اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی مانند اصول حسابداری پذیرفته شده و عمومی با منابع فناوری اطلاعات مدرن است.

سیستم اطلاعات حسابداری حاوی عناصر مهمی در چرخه حسابداری است. این سیستم شامل اطلاعات مربوط به درآمد، هزینه‌ها، اطلاعات مشتری، اطلاعات کارکنان، اطلاعات مالیاتی و… است. داده‌های خاص مانند سفارشات فروش، گزارش‌های تجزیه و تحلیل مالی، درخواست‌های خرید، فاکتورها، چک لیست‌ها، موجودی، حقوق و دستمزد و سایر اطلاعات مرتبط در این سیستم جمع‌آوری پردازش می‌شود؛ بنابراین، سیستم اطلاعات حسابداری نیاز به یک پایگاه داده برای ذخیره‌سازی و مدیریت این اطلاعات دارد.

کاربرد سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان‌ها نقش حیاتی در پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های مالی دارد. این سیستم با فراهم کردن اطلاعات دقیق و به‌موقع، به ذی‎نفعان مالی کمک می‌کند که تصمیم‌های آگاهانه‌تری اتخاذ کنند. حسابداران ماهر با استفاده از این سیستم، تراکنش‌های مالی را با دقت بالا ثبت و پیگیری می‌کنند و همچنین داده‌های مالی را به‌صورت شفاف و ایمن (بدون نگرانی از امنیت اطلاعات) در اختیار افراد ذی‌صلاح قرار می‌دهند.

استفاده کنندگان سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری به بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند که با هم کار کنند. افرادی که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می‌کنند شامل موارد زیر هستند:

1. حسابداران
2. مشاوران
3. تحلیل‌گران کسب‌وکار
4. مدیران کسب‌وکار
5. مدیران مالی ارشد
6. حسابرسان

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری

هر‌یک از انواع سیستم اطلاعات حسابداری که شما از آن استفاده می‌کنید، ۶ بخش اصلی دارد. بهتر است هریک از این بخش‌ها را مورد بررسی و استفاده قرار دهید که اطلاعات بیشتری در مورد آن‌ها به دست آورید. برخی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین اجزای این سیستم که باید آن‌ها را شناسایی کنید، عبارتند از:

1. کارکنان

کارکنان یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده می‌کنند. در واقع شما باید بدانید که آن‌ها را به عنوان کاربران سیستم شناسایی کنید.

2. روش‌ها و دستورالعمل‌ها

این بخش برای انجام دادن فرآیندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. هر یک از ‌روش‌ها و دستورالعمل‌هایی که در مورد حسابداری وجود دارد را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.

3. داده‌ها

این بخش شامل اطلاعات مالی است که براساس فرآیندهای کسب‌وکار شما سازمان‌دهی می‌شود. در این سیستم، می‌توانید داده‌های حسابداری مربوط به هر‌یک از بخش‌ها و اجزای مختلف را مشاهده و بررسی کنید.

4. نرم‌افزار

پردازش داده‌های این بخش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. نرم‌افزارهای زیادی را می‌توانید روی سیستم نصب کنید که هر کدام از آن‌ها وظیفۀ متنوعی را برعهده دارند و شما باید با آن‌ها آشنایی داشته باشید. هر یک از این بخش‌ها و نرم‌افزارها برای پردازش داده‌ها به بهترین نحو ممکن مورد استفاده قرار می‌گیرند.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

شبکه‌های کامپیوتری و سیستم‌ها از جمله دیگر اجزای سیستم اطلاعاتی حسابداری هستند که به کاربر امکان می‌دهند اطلاعات درون سیستم را به افراد مرتبط ارائه دهد.

6. کنترل‌های داخلی و اقدامات امنیتی

مسائل امنیتی بسیار زیادی درون سیستم وجود دارد که باید از آن‌ها مراقبت شود. این بخش می‌تواند مسائل امنیتی که درون سیستم وجود دارد را مورد محافظت قرار دهد. اطلاعات مالی در واقع یکی از مهم‌ترین اطلاعاتی است که در هریک از انواع سازمان‌ها و شرکت‌ها وجود دارد. پس باید از آن‌ها نگهداری شود که در دسترس افراد دیگر قرار نگیرد.

اهداف سیستم اطلاعات حسابداری

در ادامه، اهداف سیستم‌‌های اطلاعاتی حسابداری را بررسی می‌کنیم.

ویژگی‌های سیستم اطلاعات حسابداری

ویژگی‌های سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری باید به گونه‌ای باشد که کارایی، امنیت و انعطاف‌پذیری را در اختیار کاربران مختلف قرار دهد. در اینجا ویژگی‌های کلیدی این سیستم را توضیح می‌دهیم. 

مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری

برای اینکه یک سیستم را به بهترین نحو ممکن راه‌اندازی کنید، باید با مراحل راه‌اندازی آن آشنایی داشته باشید. برخی از مهم‌ترین مراحلی که برای طراحی سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارید، عبارتند از:

1. شناسایی سیستم حسابداری

داشتن شناخت از سیستم حسابداری در حال توسعه اهمیت بسیار زیادی دارد و باید سیستم را به خوبی مورد بررسی قرار دهید. البته در این مورد بهتر است با افراد حرفه‌ای مشورت کنید.

2. تجزیه و تحلیل سیستم حسابداری

یکی از مراحل مهم، تحقیق و توسعه سیستم است که باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. در این مرحله، ضروری است که تحلیلی کلی یا دقیق از سیستم داشته باشید.

3. طراحی عمومی

مرحله طراحی عمومی از دیگر بخش‌های متنوعی است که باید به آن دقت کنید. در این بخش طراحی سیستم حسابداری را بدون ایراد و اختلال می‌توانید به بهترین نحو ممکن انجام دهید.

4. پیاده‌سازی و اجرا

مرحله پیاده‌سازی و اجرا که باید در این مرحله سیستم حسابداری را با هر یک از بخش‌هایی که دارد به بهترین نحو ممکن اجرا کنید. اگر مراحل پیشین با دقت طی شود، بدون شک این مرحله هم به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.

5. پشتیبانی

مرحله پشتیبانی از دیگر مراحلی است که باید به آن به عنوان وارسی سیستم حسابداری توجه کنید.

6. نگهداری سیستم حسابداری

مرحلۀ نگهداری را هم باید به خوبی در نظر داشته باشید. بعد از اینکه مراحل پیشین طی شد و شما شروع به استفاده از سیستم کردید، توجه داشته باشید که از آن به خوبی نگهداری کنید.

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان‌ها یک جریان گام به گام است که به مدیریت مؤ‌ثر منابع مالی و اطلاعات سازمان کمک می‌کند. این فرآیند شامل مراحل مختلفی است که هر‌کدام وظیفهٔ خاصی دارند. در اینجا یک توضیح کامل برای این فرآیند ارائه می‌کنیم.

1. ورود داده‌ها

2. پردازش داده‌ها

پس از وارد کردن داده‌ها، باید این اطلاعات پردازش شوند. پردازش داده‌ها در این مرحله به معنای تجزیه و تحلیل و طبقه‌بندی رویدادهای مالی است. این پردازش‌ها به شرح زیر انجام می‌شود:

3. ستاده‌ها

4. بازخورد

جمع‌بندی

این مقاله با ارائه تعریف سیستم اطلاعات حسابداری و مراحل طراحی و اجرای آن و همچنین پرداختن به اهمیت اجرای این سیستم و آینده آن در دنیای تجارت، لزوم انجام تغییرات در سیستم‌های حسابداری را با توجه به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت را توضیح می‌دهد.

این سیستم اطلاعات را به‌صورت صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهد و به این ترتیب، توانایی مدیران در پردازش و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات حسابداری افزایش می‌یابد. علاوه بر این، موانعی را که در وظایف شرکت وجود دارند، از بین می‌برد و به مدیران اجازه دستیابی نامحدود به اطلاعات حسابداری را می‌دهد. مجموعه‌ای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی مدیر به اطلاعات حسابداری و همچنین تصمیم‌های صحیح در مورد آن‌ها می‌تواند شرایط سازمان را بهبود دهد. اگر در رابطه با طراحی و اجرای سیستم اطلاعات حسابداری تجربه‌ای دارید، با ما در کامنت در میان بگذارید.

سوالات متداول