هزینه تعمیر و نگهداری در حسابداری چیست؟ نحوه محاسبه + ثبت هزینه‌ها

آیا می‌دانید اشتباه در ثبت و طبقه‌بندی هزینه تعمیر و نگهداری می‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی توسط سازمان امور مالیاتی شود؟ بسیاری از کسب‌وکارها با وجود تحمل این هزینه‌ها، در زمان تسلیم اظهارنامه با مشکلات جدی مواجه می‌شوند؛ زیرا نتوانسته‌اند این هزینه را به درستی طبقه‌بندی و مستندسازی کنند. در این مقاله از محاسبان، با طبقه‌بندی هزینه‌های تعمیر و نگهداری و ثبت حسابداری آن‌ها آشنا می‌شویم.

هزینه تعمیر و نگهداری در حسابداری

هزینه های تعمیر و نگهداری، به مخارجی گفته می‌شود که با هدف حفظ یا بازگرداندن دارایی‌های ثابت به شرایط عملکرد مطلوب یا بهبود عملکرد و افزایش عمر مفید آن دارایی انجام گیرد. از جمله این هزینه‌ها می‌توان به هزینه‌هایی که برای پیشگیری از تخریب و یا اصلاح و رفع خرابی دارایی‌ها یا هزینه‌هایی که باعث بهبود کیفیت یا کمیت دارایی و یا افزایش طول عمر آن صورت می‌گیرد، اشاره کرد.

انواع هزینه های تعمیر و نگهداری

هزینه تعمیرات و نگهداری بر‌اساس ماهیت، تأثیر بر دارایی و زمان وقوع به دو دسته اصلی به شرح زیر تقسیم می‌شوند: 

• هزینه تعمیرات اساسی
• هزینه تعمیرات جزئی

هزینه تعمیرات اساسی

بر‌اساس بند «ک» بخشنامه شماره ۲۰۰/۹۵/۷۸، تعمیر اساسی مخارجی است که برای تغییر یا بهبود دارایی ثابت اعم از  افزایش عمر مفید دارایی، افزایش ظرفیت تولید، بهبود کیفیت محصول یا کاهش هزینه‌های عملیاتی انجام و منجر به ارتقای وضعیت دارایی می‌شود.

طبق بند ۳ این بخشنامه، هزینه‌های تعمیر اساسی دارایی‌های ثابت در زمان انجام به ارزش دفتری دارایی اضافه می‌شود و در طول باقی‌مانده عمر مفید آن دارایی، قابل استهلاک خواهد بود؛ اما در صورتی که تعمیر اساسی پس از پایان عمر مفید دارایی انجام شود، هزینه‌های مربوطه در همان سال انجام، قابل استهلاک است.

هزینه تعمیرات جزئی

مخارج نگهداری دارایی‌های ثابت مشهود برای حفظ عملکرد عادی آن‌ها، شامل تعمیرات معمول و روزمره است. هزینه‌ این تعمیرات در همان دوره‌ای که اتفاق می‌افتد، باید به عنوان هزینه ثبت شوند، چرا‌که فقط به حفظ وضعیت عملکرد اولیه دارایی کمک می‌کنند و باعث افزایش ارزش یا ظرفیت آن نمی‌شوند. مانند تعویض قطعات کوچک، روغن‌کاری و تنظیم تجهیزات، رنگ‌آمیزی مجدد و تمیز کردن ماشین‌آلات و تجهیزات. چنین هزینه‌هایی مانند سایر هزینه‌های عملیاتی عادی در حساب‌ها ثبت می‌شوند.

طبقه بندی هزینه های تعمیر و نگهداری روزمره

هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری روزمره به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

• هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان
• هزینه تعمیر و نگهداری سایر دارایی‌های ثابت (تجهیزات، ماشین آلات، اثاثیه و منصوبات)

هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان محل فعالیت

یکی از اصلی‌ترین انواع هزینه‌های تعمیر و نگهداری، هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان است. این هزینه به ویژه برای افرادی که درآمد آن‌ها وابسته به املاک است، اهمیت زیادی دارد؛ زیرا نگهداری درست ساختمان باعث حفظ ارزش و کارکرد آن می‌شود و از بروز خسارات احتمالی جلوگیری می‌کند.

با توجه به این نکته، این پرسش مطرح می‌شود که هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان بر عهده چه کسی است؟

به طور کلی، هزینه‌های مربوط به ساختمان به دو دسته تقسیم می‌شوند. دسته اول، هزینه‌های جزئی محل مورد اجاره است که بر اساس بند ۱۳ ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، عرفاً بر عهده مستاجر است و شامل تعمیرات کوچک و نگهداری روزمره می‌شود. دسته دوم، هزینه‌های تعمیر و نگهداری اصلی ساختمان است که طبق ماده ۵۳ قانون مالیات‌های مستقیم، بر عهده مالک است و شامل تعمیرات اساسی و نگهداری‌هایی است که برای حفظ ساختمان و اجزای آن ضروری هستند.

هزینه تعمیر و نگهداری سایر دارایی ثابت

یکی از پرتکرارترین سوالات در خصوص هزینه تعمیر و نگهداری دارایی‌های ثابت مانند ماشین آلات، وسائط نقلیه و اثاثه این است که آیا این مخارج به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند یا خیر؟ در پاسخ به این سوال باید گفت: مطابق بند ۲۰ ماده ۱۴۸ قانون مالیات های مستقیم، هزینه تعمیر و نگهداری سایر دارایی ثابت مشروط بر اینکه به عنوان تعمیر اساسی تلقی نشود، جزء هزینه های قابل قبول مالیاتی لحاظ می‌شود.

هزینه تعمیرات جزئی از کدام نوع هزینه است؟

هزینه‌های تعمیر و نگهداری، معمولاً در حسابداری به‌عنوان هزینه‌های عملیاتی در صورت سود و زیان ثبت می‌شوند. با این حال مطابق با استاندارد شماره ۱۱ حسابداری، در شرایطی که تعمیرات اساسی موجب افزایش عمر مفید یا بهبود چشمگیر عملکرد دارایی شوند، این هزینه‌ها می‌توانند به‌صورت افزایش در بهای تمام‌ شده دارایی منظور شوند.

علت تفکیک هزینه‌‎های تعمیر و نگهداری از سایر هزینه‌ها

علت تفکیک هزینه‌های تعمیر و نگهداری از دیگر مخارج عملیاتی، به شرح زیر است: 

• افزایش دقت در بهای تمام‌ شده محصولات:
  شناسایی جداگانه این هزینه‌ها امکان می‌دهد بهای تمام‌ شده محصولات و خدمات، واقعی‌تر و دقیق‌تر محاسبه شوند.
• تحلیل بهتر کارایی تجهیزات و دارایی‌ها:
  با ثبت مستقل هزینه‌های تعمیر و نگهداری، می‌توان میزان فرسودگی، نیاز به نوسازی و عملکرد دارایی‌ها را دقیق‌تر ارزیابی کرد.
• شناسایی نقاط پر هزینه در فرآیند نگهداری:
  این تفکیک کمک می‌کند بخش‌ها، ماشین‌آلات یا فعالیت‌هایی که بیشترین هزینه را ایجاد می‌کنند، مشخص شده و برای کاهش هزینه‌ها برنامه‌ریزی شوند.
• ارزیابی اثرات نگهداری بر سودآوری سازمان:
  هزینه‌های تعمیر و نگهداری، به‌صورت مستقل قابل تحلیل بوده و تأثیر آن‌ها بر سودآوری و جریان نقدی سازمان به‌وضوح بررسی می‌شود.
• تسهیل کنترل داخلی و گزارش‌دهی دقیق حسابرسی:
  طبقه‌بندی مجزا، نظارت مالی را آسان‌تر کرده و تهیۀ گزارش‌های حسابرسی دقیق و شفاف را ممکن می‌کند.

نحوه محاسبه هزینه های تعمیر و نگهداری چگونه است؟

هزینه‌های تعمیر و نگهداری زمانی شناسایی می‌شوند که صرفاً برای حفظ کارایی و عملکرد دارایی‌ها انجام شده، موجب افزایش ارزش دفتری آن‌ها نشده و به ایجاد دارایی جدید نیز منجر نشوند. در شرکت‌هایی که دارای خطوط تولید، پروژه‌ها یا مراکز هزینه متعدد هستند، این مخارج باید به‌صورت منصفانه و منطقی بین واحدها تسهیم شوند. روش تسهیم می‌تواند بسته به ماهیت فعالیت شرکت متفاوت باشد؛ برای مثال، در کارگاه‌های تولیدی معمولاً مبنای ساعات کاری دستگاه‌ها یا تعداد دفعات تعمیر به‌کار می‌رود، در شرکت‌های خدماتی ارزش دفتری دارایی‌ها ملاک قرار می‌گیرد و در شرکت‌های سرمایه‌بر نیز از معیارهایی مانند ارزش دارایی یا میزان استفاده عملیاتی بهره گرفته می‌شود.

ثبت حسابداری هزینه های تعمیر و نگهداری

نحوهٔ ثبت هزینه‌های تعمیر و نگهداری در حسابداری، بسته به نوع و تأثیر آن بر دارایی در حساب‌های متفاوت به شرح زیر ثبت می‌شوند.

ثبت هزینه های عادی و روزمره تعمیر و نگهداری

قبل از پرداخت، هر هزینه باید شناسایی شود. شناسایی هزینه تعمیر و نگهداری براساس محل استفاده دارایی به صورت زیر انجام می‌شود:

زمانی‌که هزینه پرداخت می‌شود، ثبت حسابداری به شکل زیر انجام می‌شود:

ثبت هزینه‌های سرمایه‌ای تعمیرات اساسی

اگر تعمیرات باعث افزایش عمر مفید یا بهبود عملکرد دارایی شود، هزینه به عنوان دارایی سرمایه‌ای ثبت می‌شود:

آیا هزینه تعمیر و نگهداری مشمول مالیات است؟

در قانون مالیات‌های مستقیم، ماده‌‌های زیر به‌طور مشخص به موضوع هزینه‌های تعمیر و نگهداری ساختمان اشاره کرده است:

ماده ۵۳ قانون مالیات‌های مستقیم

درآمد مشمول مالیات املاکی که اجاره داده می‌شوند، برابر است با کل مبلغ اجاره (نقدی یا غیرنقدی) پس از کسر ۲۵ درصد به‌عنوان هزینه‌ها، استهلاکات و تعهداتی که مالک نسبت به ملک دارد.

بند ۱۳ و ۱۴ ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم

هزینه‌های زیر، از دیدگاه سازمان امور مالیاتی، به‌عنوان هزینه قابل قبول شناخته می‌شوند:

۱۳. هزینه‌های جزئی مربوط به محل فعالیت که طبق عرف بر عهده مستأجر است، مشروط بر اینکه ملک اجاری بوده و مدارک معتبر ارائه شود.
۱۴. هزینه‌های مربوط به نگهداری و حفظ محل مؤسسه در صورتی که ملک متعلق به خود مؤسسه باشد، با ارائه اسناد معتبر.

آیا هزینه‌های تعمیر و نگهداری ساختمان برای مستأجر قابل قبول مالیاتی است؟

با توجه به ماده ۵۳ و بند ۱۴ ماده ۱۴۸، هزینه‌های تعمیر و نگهداری ساختمان جزء تعهدات مالک (موجر) است. بنابراین، در صورتی‌که مستأجر هزینه‌هایی خارج از مواردی که عرفاً بر عهده او باشد را انجام دهد و در دفاتر خود ثبت کند، این هزینه‌ها از نظر اداره مالیاتی قابل قبول محسوب نمی‌شود و مورد پذیرش قرار نخواهد گرفت.

جمع‌بندی

هزینه تعمیر و نگهداری، نقطه تلاقی حسابداری دقیق و رعایت مقررات مالیاتی است. کلید موفقیت، در تشخیص درست میان هزینه جاری که در دوره وقوع مصرف می‌شود و هزینه سرمایه‌ای که به دارایی اضافه می‌کند، نهفته است. به نظر شما، بزرگترین چالش واحدهای تجاری کوچک و متوسط در تشخیص و ثبت این هزینه‌ها چیست؟ نظرات و تجربیات خود را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول