پیش دریافت و پیش پرداخت در حسابداری؛ ماهیت + ثبت

پیش پرداخت و پیش دریافت از مفاهیم کلیدی حسابداری هستند که ثبت نادرست آن‌ها می‌تواند منجر به ارائه تصویری اشتباه از سلامت مالی کسب‌وکار شود. این حساب‌ها به‌عنوان حساب‌هایی با ماهیت زمانی و انتقالی، زمانی اهمیت پیدا می‌کنند که در قبال جابجایی وجه، کالا یا خدمتی دریافت یا ارائه نشده باشد. در این مقاله از محاسبان، هر آنچه باید دربارهٔ حساب پیش دریافت و پیش پرداخت، ماهیت و ثبت حسابداری آن‌ بدانید را شرح می‌دهیم.

پیش پرداخت در حسابداری چیست؟

پیش پرداخت در حسابداری به مبلغی اشاره دارد که یک واحد اقتصادی پیش از دریافت کالا، خدمات یا دارایی، آن را پرداخت می‌کند. این مفهوم، بخشی از مدیریت جریان نقدی است و اغلب برای تأمین نیازهای آینده به کار می‌رود. برای مثال، پرداخت اجاره یک‌ساله ساختمان در ابتدای سال، نمونه‌ای از پیش پرداخت است که به عنوان دارایی ثبت می‌شود تا در طول دوره مصرف شود.

ماهیت پیش پرداخت

ماهیت پیش پرداخت در حسابداری، بدهکار است و به عنوان دارایی جاری در سمت راست ترازنامه قرار داده می‌شود. پیش پرداخت در ترازنامه نشان‌دهندهٔ مبلغی است که نزد طرف مقابل نگه داشته شده و در آینده به کالا یا خدمات تبدیل می‌شود. 

انواع پیش پرداخت

انواع پیش‌پرداخت‌ بر‌اساس ماهیت و نوع خدمات یا کالاهایی که قرار است در آینده دریافت شوند، به شرح زیر است:

پیش پرداخت خرید کالا

این نوع پیش‌پرداخت زمانی انجام می‌شود که شرکت برای خرید کالا یا مواد اولیه، پیش از دریافت آن‌ها مبلغی را به فروشنده پرداخت می‌کند. در شرکت‌های تولیدی این مورد بسیار رایج است. برای مثال، کارخانه تولید کاغذ مبلغی را بابت خرید مواد اولیه (کاغذ خام) پرداخت می‌کند اما تحویل کالا دو ماه بعد انجام خواهد شد. در این حالت، مبلغ پرداخت‌ شده تا زمان دریافت کالا، در حساب “پیش‌پرداخت خرید کالا” ثبت می‌شود.

پیش پرداخت دارایی جاری

این نوع پیش‌پرداخت مربوط به اقلامی است که ماهیت جاری دارند و قرار است در کوتاه‌مدت به مصرف برسند یا تبدیل به نقدینگی شوند؛ مانند مواد مصرفی، قطعات یدکی یا حتی سهام. اهمیت این دسته در آن است که به‌طور مستقیم بر گردش موجودی انبار و مدیریت سرمایه در گردش اثر می‌گذارد؛ بنابراین تحلیل‌گران مالی برای بررسی نقدینگی و توان عملیاتی شرکت، توجه ویژه‌ای به این حساب دارند.

پیش پرداخت دارایی ثابت یا سرمایه

این پیش‌پرداخت‌ها زمانی اتفاق می‌افتد که شرکت برای خرید دارایی ثابت مانند اموال، ماشین‌آلات یا تجهیزات ثابت، قبل از تحویل آن‌ها مبلغی پرداخت کند. به‌عنوان مثال، اگر یک مجموعه صنعتی برای خرید دستگاه بسته‌بندی جدید، مبلغی را پیش از تحویل دستگاه پرداخت کند، این مبلغ تحت عنوان پیش‌پرداخت دارایی ثابت ثبت می‌شود و پس از دریافت نهایی، به حساب دارایی ثابت انتقال می‌یابد.

پیش پرداخت هزینه

هنگامی‌که شرکت مبلغی را برای هزینه‌ای که هنوز رخ نداده و در آینده تحقق خواهد یافت پرداخت می‌کند، این مبلغ در حسابداری تحت عنوان پیش‌پرداخت هزینه ثبت می‌شود. مانند اجاره ساختمان برای چند ماه آینده، حق بیمه سالیانه، هزینه اشتراک سرویس‌های نرم‌افزاری. این مبالغ ابتدا در حساب پیش‌پرداخت هزینه ثبت می‌شوند و سپس با گذشت زمان، به‌صورت دوره‌ای مستهلک و به حساب هزینه منتقل می‌شوند. این روش باعث می‌شود هزینه‌ها در دورهٔ مالی صحیح شناسایی شوند.

پیش پرداخت مالیات

شرکت‌ها برای رعایت مقررات مالیاتی یا استفاده از مشوق‌ها و معافیت‌ها، مبلغی را پیش از رسیدگی مالیاتی به سازمان امور مالیاتی پرداخت می‌کنند. برای مثال در مالیات بر ارزش افزوده، برخی شرکت‌ها مبلغی را زودتر از موعد مقرر پرداخت می‌کنند. این مبلغ به‌عنوان پیش‌پرداخت مالیات ثبت شده و هنگام قطعی شدن بدهی مالیاتی، با مالیات پرداختنی تهاتر می‌شود.

پیش دریافت در حسابداری

پیش دریافت در حسابداری به مبلغی گفته می‌شود که واحد اقتصادی پیش از تحویل کالا یا ارائه خدمات، آن را از مشتریان دریافت می‌کند. این حساب بدهی ایجاد می‌کند؛ زیرا تعهد ارائه کالا یا خدمات در آینده وجود دارد. برای نمونه، دریافت وجه قرارداد خدمات سالانه در ابتدای دوره، پیش دریافت محسوب می‌شود.

ماهیت پیش دریافت

ماهیت پیش‌دریافت در حسابداری، بستانکار است و به عنوان بدهی جاری در ترازنامه ثبت می‌شود. پیش‌دریافت مبلغی است که شرکت قبل از ارائه کالا یا خدمات از مشتری دریافت می‌کند و تا زمان تحقق درآمد، یک بدهی محسوب می‌شود. بنابراین افزایش آن در بستانکار و کاهش آن در بدهکار ثبت می‌شود.

انواع پیش دریافت

پیش‌دریافت‌ها به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که هر کدام به نوع خاصی از درآمدها یا تعهدات مربوط می‌شوند:

پیش دریافت اعتبار اسنادی

مبلغی است که در زمان گشایش اعتبار اسنادی (L/C) توسط خریدار و از طریق بانک پرداخت می‌شود. این مبلغ به‌عنوان ضمانت انجام تعهدات معامله، قبل از ارسال یا تحویل کالا نزد بانک نگهداری شده و تا زمان تکمیل فرآیند واردات یا صادرات، در حساب شرکت به‌صورت بدهی با ماهیت بستانکار ثبت می‌شود.

به بیان ساده‌تر، وقتی خریدار برای خرید خارجی از روش اعتبار اسنادی استفاده می‌کند، بانک بخشی از مبلغ معامله را به‌صورت پیش‌پرداخت یا سپرده از او دریافت می‌کند. این مبلغ تا زمان تحویل کالا، کنترل اسناد و انجام تعهدات در حساب پیش‌دریافت اعتبار اسنادی باقی می‌ماند و پس از اجرای کامل معامله، تسویه یا از حساب خارج می‌شود.

پیش دریافت اجرای پیمان

مبلغی است که کارفرما در ابتدای قرارداد یا پیش از شروع عملیات اجرایی به پیمانکار پرداخت می‌کند. هدف از این پرداخت، تأمین هزینه‌های اولیه پروژه مانند تجهیز کارگاه، خرید مصالح اولیه یا راه‌اندازی عملیات است. تا زمانی‌که پیمانکار کاری انجام نداده یا صورت‌وضعیت تأیید نشده باشد، این مبلغ یک بدهی برای پیمانکار محسوب شده و در حساب‌ها به‌صورت پیش‌دریافت پیمان ثبت می‌شود. پس از انجام کار و ارائه صورت‌وضعیت، این مبلغ به‌تدریج از حساب بدهی خارج شده و به درآمد پیمانکاری تبدیل می‌شود.

پیش دریافت درآمد

پیش‌دریافت درآمد زمانی ایجاد می‌شود که شرکت قبل از ارائه کالا یا خدمات، مبلغی را از مشتری دریافت می‌کند. این وضعیت معمولاً در کسب‌وکارهایی دیده می‌شود که خدمات بلندمدت ارائه می‌دهند؛ مانند قراردادهای نگهداری تجهیزات، دوره‌های آموزشی سالانه یا بیمه‌نامه‌ها.

پیش دریافت خدمات

در قراردادهای حقوقی، مالی، مشاوره‌ای یا حتی قراردادهای حسابداری، معمولاً بخشی از مبلغ در ابتدای همکاری دریافت می‌شود. در زمانی‌که خدمات ارائه نشده باشد، این مبلغ بدهی ارائه‌ دهنده خدمت محسوب شده و به‌عنوان پیش‌دریافت ثبت می‌شود.

ثبت حسابداری پیش دریافت و پیش پرداخت

ثبت حسابداری پیش دریافت و پیش پرداخت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ زیرا این ثبت‌ها به طور مستقیم بر وضعیت مالی و ترازنامه یک سازمان تاثیر می‌گذارند. در ادامه، نحوه ثبت حسابداری این دو مفهوم به تفکیک توضیح داده می‌شود.

ثبت پیش پرداخت در حسابداری

ثبت پیش دریافت در حسابداری

اصلاح حساب پیش دریافت و پیش پرداخت

ثبت‌های تعدیلی در پایان هر دوره مالی برای تطابق هزینه‌ها و درآمدها با دوره‌های مالی انجام می‌شود. در ادامه به توضیحات و فرآیند اصلاح این حساب‌ها پرداخته می‌شود:.

ثبت اصلاح پیش پرداخت

در پایان سال مالی برای اطمینان از دقت گزارش‌ها و صورت‌های مالی، لازم است که حساب پیش‌پرداخت به‌طور دقیق بررسی و اصلاح شود. این اصلاح به‌دلیل این است که بخشی از مبالغ پیش‌پرداخت ممکن است در طول سال به هزینه‌های واقعی تبدیل شده باشند. به همین خاطر، باید مقدار پیش‌پرداختی که دیگر به‌عنوان دارایی شناخته نمی‌شود، از حساب پیش‌پرداخت کسر شده و به حساب هزینه‌ها منتقل شود. این اقدام، اطمینان می‌دهد که هزینه‌ها به‌درستی در دوره مالی مربوطه شناسایی و ثبت شده‌اند.

ثبت اصلاح پیش دریافت

اصلاح حساب پیش‌دریافت‌ها در حسابداری بر‌اساس اصل تطابق به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن، درآمد‌هایی که کسب شده ولی هنوز دریافت نشده‌اند، در پایان دورهٔ مالی شناسایی و ثبت شوند. در این مرحله، مبلغی که به‌عنوان پیش‌دریافت ثبت شده و به‌طور کامل به درآمد تبدیل نشده است، شناسایی و سپس آن بخش از حساب پیش‌دریافت که تحقق یافته و مربوط به درآمد واقعی است، از حساب پیش‌دریافت کسر و به حساب درآمد منتقل می‌شود.

استهلاک پیش دریافت

استهلاک پیش دریافت‌ها در حسابداری به فرآیند تخصیص درآمدهای دریافت‌شده پیش از ارائه کالا یا خدمات به دوره‌های مالی مربوطه گفته می‌شود. این کار مطابق با اصل تطابق درآمد و هزینه انجام می‌شود. مراحل استهلاک پیش دریافت‌ها به شرح زیر است:

1. شناسایی درآمدهای پیش دریافت: ابتدا باید درآمدهایی که پیش از ارائه کالا یا خدمات دریافت شده‌اند، مشخص شوند.
2. تخصیص به دوره‌های مالی: این درآمدها به‌صورت متناسب با دوره‌های مالی‌ که خدمات یا کالاها ارائه می‌شوند، تخصیص داده می‌شوند.
3. ثبت سند حسابداری: برای هر دوره مالی که درآمد مربوط به آن شناسایی می‌شود، حساب درآمد بستانکار و حساب پیش دریافت‌ها بدهکار می‌شود.
   

تفاوت پیش دریافت و پیش پرداخت

تفاوت پیش دریافت و پیش پرداخت به شرح جدول زیر عبارت است از:

تفاوت پیش دریافت و پیش پرداخت با مساعده و علی الحساب

تفاوت‌های میان پیش‌پرداخت، پیش‌دریافت، علی‌الحساب و مساعده به‌وضوح در نوع کاربرد و نحوه ثبت آن‌ها در حسابداری مشخص می‌شود.

پیش‌ پرداخت

این مبلغ به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که یک خریدار پیش از دریافت کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت می‌کند. پیش‌پرداخت به‌عنوان یک دارایی جاری در ترازنامه ثبت می‌شود؛ زیرا نمایانگر تعهد خریدار برای تأمین کالا یا خدمات در آینده است.

پیش‌ دریافت

به وجوهی اشاره دارد که یک فروشنده از خریدار برای کالاها یا خدماتی که هنوز ارائه نشده، دریافت می‌کند. این مبلغ به‌عنوان بدهی در ترازنامه شناسایی می‌شود و نشان‌ دهنده تعهد فروشنده برای ارائه خدمات یا کالا در آینده است.

علی‌ الحساب

علی الحساب پرداختی است به پیمانکاران یا فروشندگان برای کار انجام‌ شده اما قطعی‌ نشده. این پرداخت، بر اساس مدارک موقت (مانند صورت وضعیت موقت) صورت می‌گیرد و در نهایت با فاکتور قطعی تسویه می‌شود. ماهیت علی‌الحساب شبیه به پیش‌پرداخت است و معمولاً برای کارهای جاری در حال انجام صدق می‌کند.

مساعده

مساعده مبلغ پرداختی است به پرسنل یا کارکنان شرکت به‌عنوان یک وام کوتاه‌مدت که معمولاً از حقوق آتی آن‌ها کسر می‌شود. مساعده یک دارایی (حساب دریافتنی) برای شرکت محسوب می‌شود.

به‌طور کلی، مساعده و علی‌الحساب مربوط به وام‌ها و پرداخت‌های موقت هستند که برای ادامه کار یا به‌عنوان پیش پرداخت انجام می‌شوند، در حالی که پیش دریافت و پیش پرداخت به‌ترتیب به دریافت‌ها و پرداخت‌هایی اشاره دارند که قبل از تحویل کالا یا خدمات صورت می‌گیرند و در ترازنامه به‌عنوان بدهی یا دارایی ثبت می‌شوند.

جمع‌بندی

پیش‌ دریافت‌ها به عنوان مبالغی که قبل از ارائه کالا یا خدمات دریافت می‌شوند، به‌عنوان بدهی و پیش‌ پرداخت‌ها به عنوان مبالغی که قبل از دریافت کالا یا خدمات پرداخت می‌شوند، به‌عنوان دارایی شناسایی می‌شوند. در حسابداری، مدیریت صحیح این مفاهیم علاوه بر رعایت اصل تطابق درآمد و هزینه، باعث می‌شود که جریان نقدی و ترازنامه به درستی منعکس شود. حال که با این مفاهیم کلیدی آشنا شدید، فکر می‌کنید بزرگ‌ترین چالش در عمل برای تفکیک پیش‌پرداخت هزینه‌ها از هزینه‌های پیش‌پرداخت‌ شده در پایان سال مالی چیست؟ تجربه خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول