حساب تفصیلی شناور چیست؟ و چه کاربردی دارد؟

در حسابداری، ثبت دقیق رویدادهای مالی و تهیه گزارش‌های جامع از آن‌ها امری حیاتی است تا مدیران بتوانند با درک صحیح از وضعیت مالی بنگاه اقتصادی خود، تصمیمات موثری اتخاذ کنند. تهیه گزارشات دقیق و جامع برای تصمیم ‌گیری، ملزم به ثبت رویدادها به صورت جزئی است که برای تمام افراد قابل درک باشد. دسته‌بندی حساب‌ها به صورت کلی، در حساب کل صورت می‌گیرد و جزئی‌ترین شکل ارائه حساب‌ها، حساب تفصیلی است.

[mo-toc]

این حساب‌، جزئی‌ترین حساب‌های یک بنگاه اقتصادی است که تمام ریز اطلاعات را در برمی‌گیرد و توصیف کننده حساب‌های کل و معین است. از انواع حساب‌های تفصیلی می‌توان به حساب شناور و حساب چند سطحی اشاره کرد. حساب‌های تفصیلی، به‌ویژه حساب تفصیلی شناور، به دلیل قابلیت اتصال به چندین حساب معین به طور همزمان، نقش مهمی در ارائه اطلاعات دقیق و مدیریت موثر مالی دارند. در این مقاله به بررسی حساب تفصیلی شناور خواهیم پرداخت.

حساب شناور چیست؟

حساب تفصیلی شناور، به حسابی اطلاق می‌شود که می‌تواند به طور همزمان با چندین حساب معین در ارتباط باشد. این حساب‌ها به‌ویژه برای شرکت‌هایی که با حجم بالای تراکنش‌ها و حساب‌های معین متعدد روبرو هستند، مفیدند. حساب تفصیلی شناور می‌تواند جزئیات تراکنش‌ها را با دقت بیشتری نمایش دهد. این حساب‌ها در شرکت‌هایی که با سایر اشخاص یا شرکت‌ها دارای حساب‌های متفاوتی هستند، باعث ایجاد نظم در حساب‌ها و حسابرسی راحت‌تر می‌شوند.

دسته بندی حساب‌ها در حسابداری

در حسابداری، دسته‌بندی حساب‌ها به منظور سازمان‌دهی و مدیریت رویدادهای مالی، ضروری است. حساب‌ها به‌طور کلی به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند: حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی.

حساب‌های کل بالاترین سطح حساب‌ها در حسابداری هستند و تشریح وضعیت موجود بنگاه اقتصادی را بر عهده دارند. حساب‌های کل، کلیاتی از بنگاه اقتصادی را نمایش می‌دهند و در تقسیم بندی حساب‌ها از حساب‌های کل استفاده می‌شود. سطح بعدی از حساب‌ها که در کدینگ حساب‌ها از آن استفاده می‌شود و مورد استفاده در همه بنگاه‌ها است، حساب معین می‌باشد. این حساب، گزارشی است که در بردارنده اطلاعات کلیه رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی در دوره‌های زمانی مشخص، به صورت تفکیک شده است. سطح بعدی حساب تفصیلی است که در ادامه به بررسی آن می‌پردازیم.

حساب تفصیلی چیست؟

حساب تفصیلی به حسابی اطلاق می‌شود که بعد از حساب معین قرار دارد و اطلاعات مرتبط با جزئیات دقیق‌تر معاملات و تراکنش‌ها را نمایش می‌دهد. تفصیل در لغت به معنای شرح دادن است. در هر بنگاه اقتصادی حساب تفصیلی کاملا بر اساس فعالیت آن مجموعه مشخص می‌شود و نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سرفصل‌های شخصی هر مجموعه در این سطح قرار می‌گیرد.

گروه بندی حساب‌های تفصیلی

حساب تفصیلی شامل دو گروه است: حساب تفصیلی شناور و حساب تفصیلی چند سطحی.

1. حساب تفصیلی شناور

حساب تفصیلی شناور به صورتی است که با حساب‌های معین مختلفی در ارتباط است. در واقع یک حساب تفصیلی شناور می‌تواند هم زمان با چند حساب معین در ارتباط باشد.

2. حساب تفصیلی چند سطحی

حساب تفصیلی چند سطحی شامل زیر مجموعه‌های جزئی‌تری است که به صورت ریزتر طبقه‌بندی شده‌اند. در صورتی که حساب تفصیلی برای روشن شدن کالاها و خدمات کافی نباشد، از حساب تفصیلی چند سطحی استفاده می‌شود.

کاربرد حساب شناور در سند حسابداری

با ایجاد سند حسابداری، به هر نوع حساب یک کد تعلق می‌گیرد. به طور کلی هر حساب تفصیلی به شکل مستقل تعریف می‌شود. هنگام ثبت سند حسابداری سطح معین و تفصیلی جدا از هم درج می‌شوند و برای هر حساب تفصیلی شناور، یک کد واحد وجود دارد که این حساب تفصیلی با آن کد واحد را برای هیچ حساب معین دیگری نمی‌توان مجدد تعریف کرد؛ اما می‌توان آن را به حساب‌های معین مختلف متصل کرد. در واقع، در حساب شناور نیازی نیست که برای گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشت.

برای مثال زمانی که بخواهیم از مجموع وضعیت بدهکاری یا بستانکاری یک شخص با توجه به اسناد حسابداری گزارش تهیه کنیم، این کار بسیار سریع و در مدت زمان کوتاهی به راحتی انجام می‌شود. در حالتی که اگر حساب تفصیلی شناور نباشد، برای هر شخص یا شرکت باید از تمام حساب‌های آن خروجی گرفته و با محاسبه مجموع آن، به گزارش بدهکاری یا بستانکاری رسید.

مزایا و معایب حساب شناور

حساب تفصیلی شناور معایب و مزایایی دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم؛ اما مزیت استفاده از این حساب، به میزانی قابل توجه است که برخی شرکت‌ها از معایب آن چشم‌پوشی می‌کنند.

مزایا

جلوگیری از تعدد حساب‌ها
جلوگیری از تکرار اشتباه به دلیل تشابه نام حساب‌ها
راحتی محاسبه مبلغ نهایی بدهی یا طلب
دقت بالا در گزارش‌گیری
کوچک و ساده شدن کدینگ حسابداری
جلوگیری از صدور سند اشتباه
امکان گزارش‌گیری راحت از حساب شناور مورد نظر نسبت به حساب‌های مربوطه و برعکس

معایب

پیچیدگی تعریف حساب‌ها
سخت شدن صدور اسناد حسابداری

کدینگ حساب‌های تفصیلی شناور

از این جهت که حساب‌های تفصیلی شناور با حساب‌های معین در ارتباط هستند، کدینگ آن‌ها معمولاً به صورت 3 یا 4 رقمی تعریف می‌شود. در صورت ورود اطلاعات تا 999 مرتبه، از کد 3 رقمی و در صورت ورود اطلاعات تا 10/000 یا به عبارتی 9/999 مرتبه، از کد 4 رقمی استفاده می‌شود.

مثال حساب شناور

به طور مثال در حساب‌های تفصیل، آقای x را تعریف می‌کنیم و این شخص هم از فروشندگان و هم از خریدان شرکت است. با تعریف این شخص به صورت شناور می‌توان آن را به حساب‌های معین مختلف مانند حساب‌های دریافتنی و پرداختنی اختصاص داد.

همچنین فرض کنید خانم x در شرکت ما ارتباطاتی مانند کارمندی، پیمانکاری و بدهکاری دارد. با تعریف یک حساب تفصیلی شناور برای ایشان، می‌توان برای ثبت رویدادهای فوق، هر مرتبه این حساب شناور را به سرفصل مربوطه متصل و رویداد را ثبت کرد. برای مثال اگر یک پرداخت برای بدهی این شخص انجام شود، حساب شناور به سرفصل بدهکاران متصل شده و رویداد ثبت می‌شود و دیگر نیاز به ایجاد چندین حساب برای این شخص نیست.

کلام آخر

در نهایت، حساب‌های تفصیلی شناور با قابلیت‌های ویژه‌ای که دارند، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا اطلاعات مالی خود را با دقت و جامعیت بیشتری مدیریت کنند. این نوع حساب‌ها که به طور هم‌زمان با چندین حساب معین مرتبط هستند، موجب افزایش دقت در ثبت تراکنش‌ها و گزارش‌دهی می‌شوند. برای ارتباط با اساتید محاسبان و پاسخ به شما، سوالاتتان را در قسمت کامنت با ما در میان بگذارید.