نحوه نوشتن و تحریر دفاتر قانونی
همه شرکت‌ها و سازمان‌هایی که به نحوی دارای فعالیت‌های اقتصادی هستند، باید اطلاعات مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت کنند. این اطلاعات باید به صورت دقیق وارد شوند تا سازمان امور مالیاتی بر اساس آن اقدامات خود را انجام دهد. برای تحریر دفاتر قانونی و ثبت آن نکاتی را باید رعایت کنید. این نکات کدامند؟ برای ثبت آنها چه مراحلی وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم به صورت جامع در مورد دفاتر قانونی و شیوه تحریر آنها صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
منظور از دفاتر قانونی چیست؟
طبق قوانین مربوط به تجارت، تمامی شرکت‌ها موظف به ثبت اطلاعات در قالب تحریر دفاتر قانونی هستند. شرکت‌ها این دفاتر را از طریق سامانه اسناد و املاک دریافت می‌کنند. درواقع این روش جایگزین خرید دفاتر توسط خود شرکت‌ها شده است. در روش سنتی مودی باید به حوزه مالیاتی مراجعه می‌کرد تا صحت دفاتر خریداری شده تایید شوند.
امروزه برای جلوگیری از تخلفات ثبت دفاتر سنتی، سامانه خاصی به آدرس https://amlak.mrud.ir به این منظور توسط دولت طراحی و راه‌اندازی شده است. تمامی مودیان می‌توانند دفاتر مدنظر خود را با جزئیات از این سامانه درخواست کنند. این دفاتر بعد از پرداخت هزینه‌های مربوطه از طریق اداره پست به صورت پلمپ به دست مودی می‌رسد.
چرا دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده هستند؟
همانطور که می‌دانید کلیه شرکت‌هایی که به صورت قانونی ثبت شده‌اند، باید در موعد مقرر و قانونی مالیات خود را پرداخت کنند. اطلاعات مالی از طریق تحریر دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی تسلیم می‌شوند. این اطلاعات بسیار حساس هستند و نباید کوچکترین موردی از آنها کم یا به آنها اضافه شود. پلمپ دفاتر به معنی منگوله‌دار کردن آنهاست. وقتی این دفاتر پلمپ می‌شوند، شماره و نام شرکت با مهر روی آنها زده می‌شود تا اطلاعات آن کم یا زیاد نشوند.
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که در حوزه بازرگانی مشغول به فعالیت هستند، باید دفاتر کل و روزنامه اخذ کنند. کلیه فعالیت‌های مالی شرکت یا تاجر، ازجمله بدهی‌ها، بستانکاری‌ها و … در این دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند.
بررسی و معرفی انواع دفاتر قانونی
باتوجه به مطالبی که تا اینجا گفته شد، کلیه دفاتری که در زمینه تجارت تحریر می‌شوند را به دو دسته زیر تقسیم می شوند:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
در ادامه با این دفاتر بیشتر آشنا می‌شوید.
دفتر روزنامه
همانطور که از عنوان این دفتر پیداست، برای ثبت کلیه وقایع مالی شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در دفتر روزنامه تمامی خرید و فروش‌ها، حواله، چک و … به صورت دقیق ثبت می‌شوند.
دفتر کل
کلیه حساب‌ها بعد از طبقه‌بندی به صورت جداگانه و دقیق در این دفتر ثبت می‌شوند. این نوع دفاتر از اهمیت بسیار بالایی در شرکت‌ها برخوردارند.
تحریر دفاتر قانونی برای چه مشاغلی ضروری است؟
بر اساس ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، تمامی مشاغلی که در گروه الف و ب قرار می‌گیرند، باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سالی مالی جدید در سامانه مالیاتی ثبت کنند. در ادامه برخی از این مشاغل را معرفی می‌کنیم:
- کلیه کارخانجات و واحدهای تولیدی و مودیانی که مجوز بهره‌برداری از معادن را دارا هستند
- کلیه دارندگان کارت بازرگانی برای واردات یا صادرات
- کلیه صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان مشاغل صرافی
- صاحبان زایشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های درمانی تخصصی
- دارندگان فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز
بررسی اهمیت تحریر دفاتر قانونی
طبق ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده، کلیه شرکت‌ها موظف به نگهداری اسناد و مدارک مالی تا ۱۰ سال هستند. به همین دلیل دفاتر قانونی ساده‌ترین و بهترین روش برای نگهداری و بایگانی این اسناد تلقی می‌شوند. در این دفاتر اطلاعات از بین نمی‌روند و تغییری هم در آنها صورت نمی‌گیرد.
البته ثبت و نگهداری از این دفاتر، برای خود صاحبان شرکت‌ها هم مزایای زیادی در دسترسی به اطلاعات مالی دارد. به طور کلی شرکت‌ها موظف هستند تا این اطلاعات را تا ۱۰ سال نگهداری کنند.
نکاتی که هنگام نگهداری دفاتر قانونی باید بدانید
تحریر دفاتر قانونی برعهده حسابدار است. به همین دلیل باید مواردی را هنگام تحریر آنها رعایت کنند. به طور کلی حسابداران و مودیانی که موظف به نگهداری از این دفاتر هستند، باید نکاتی را رعایت کنند. این نکات عبارتند از:
- ثبت کلیه رویدادهای مالی روزانه در دفتر روزنامه بر اساس استانداردهای تعیین شده، تاریخ و ترتیب وقوع
- مودیان و حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی مربوطه، موظف به استفاده از نرم‌افزارهای قابل قبول هستند. این نرم‌افزارها باید ویژگی‌ها و معیارهای اعلامی سازمان را دارا باشند. این ویژگی‌ها معمولا توسط سازمان‌های مربوطه اعلام می‌شوند.
- در صورت استفاده از دفاتر دستی، باید از دفاتر سال مالیاتی قبلی که نزد مراجع مربوطه ثبت شده استفاده شود.
- برخی اشتباهات رایج، مثل شماره‌گذاری نادرست صفحات، اشتباهات تایپی و … در صورت احراز توسط مراجع ذی‌صلاح، خللی به اعتبار دفاتر قانونی وارد نمی‌کنند.
- همه اطلاعات موجود در دفاتر باید بر اساس زبان فارسی و پول رایج کشور تحریر شوند.
- تحریر دفاتر قانونی با استفاده از موادی که به سادگی محو می‌شوند ممنوع است.
- ثبت و ارائه دفاتر قانونی سفید و نانوشته به منزله عدم ارائه دفاتر به مراجع ذی‌صلاح محسوب می‌شود.
- کلیه مودیان مکلف به نگهداری و ارائه دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی هستند.
نکاتی که هنگام تحریر دفاتر قانونی باید بدانید
همانطور که گفته شد، تحریر این دفاتر برعهده حسابدار شرکت است. با این حال انجام این کار پیچیدگی خاصی ندارد؛ فقط نیاز به تمرکز و تمرین دارد. با این حال هنگام انجام این کار به نکات زیر توجه داشته باشید:
- حین تحریر این دفاتر باید محیطی آرام و امن را انتخاب کنید تا تمرکز لازم را داشته باشید
- انجام این کار در مواقعی که درگیری ذهنی بالا باشد، باعث بروز اشتباهات زیادی می‌شود
- نباید بعد از تحریر این دفاتر از لاک یا امثال آن استفاده کرد
- حتما باید از خودکار روان و حرفه‌ای مخصوص استفاده شود
- بعد از ثبت اطلاعات در دفاتر روزنامه و کل، باید انتهای آنها را با خط مورب بست
- استراحت بین تحریر دفاتر را فراموش نکنید
- در صورت نداشتن آرامش و تمرکز کافی، اقدام به نوشتن دفاتر قانونی نکنید
آموزش گام به گام تحریر دفاتر قانونی به زبان ساده
قبل از هر کاری باید بررسی کنید که دفاتر ۲۶ سطری یا ۲۸ سطری هستند. همچنین تعداد سطرهای دفاتری که توسط نرم‌افزارها پرینت گرفته شده باید مورد بررسی قرار بگیرند. این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که گاهی اوقات عدم تناسب در تعداد سطرهای این دفاتر، باعث بروز مشکلات زیادی می‌شود. در ادامه مراحل تحریر دفاتر قانونی را به صورت گام به گام آموزش خواهیم داد:
- گام اول: همانطور که اشاره شد، ابتدا اطلاعات مربوطه را توسط نرم‌افزارهای مربوطه پرینت گرفته و تطابق یا مغایرت آنها را بررسی کنید
- گام دوم: کلیه اسناد مالی را به صورت جداگانه بنویسید و هر کدام از آنها را شماره‌گذاری کنید
- گام سوم: ستون بدهکار را در سمت راست و ستون بستانکار را در سمت چپ تشریح کنید. عدم رعایت این موضوع باعث بروز مشکلات بسیار زیادی خواهد شد
- گام چهارم: پایان هر صفحه را جمع ببندید
- گام پنجم: تحریر دفاتر را با خط مورب به پایان برسانید
معرفی موارد مربوط به رد دفاتر قانونی
ممکن است بعد از تحریر دفاتر قانونی و عدم رعایت برخی قوانین و مقررات، باعث رد دفاتر شود. در ادامه با این موارد بیشتر آشنا خواهید شد:
- خارج شدن از پلمپ یا کم شدن برگ‌های دفاتر قانونی بنا به هر دلیلی
- ثبت یک یا چند فعالیت مالی در حاشیه دفاتر
- ثبت نکردن یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر قانونی
- پاک کردن یا محو کردن تمام یا بخشی از اطلاعات موجود در دفاتر قانونی
- ثبت فعالیت مالی در بین سطرها
- قرار دادن جاهای خالی و سفید بیش از اندازه در صفحات دفاتر قانونی
- تاخیر در تحریر دفاتر قانونی
- ثبت نکردن عملیات‌های مالی مربوط به شعب در دفاتر مرکزی
- ارائه نکردن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده
- بهره‌گیری از دفاتر قانونی و پلمپ شده سال‌های مالی قبل
بررسی اقداماتی که بعد از اشتباه در تحریر دفاتر قانونی باید انجام دهید
همانطور که اشاره کردیم، ممکن است حین تحریر این دفاتر اشتباهاتی هم رخ دهد. البته این اشتباهات معمولا بسیار کوچک هستند و دردسرساز نمی‌شوند. این اشتباهات به خصوص بین تازه‌کارها رایج است. به همین دلیل اگر مودی یا حسابدار دچار اشتباه شد، جای نگرانی وجود ندارد.
اگر این اشتباهات مربوط به تکرار اعداد یا جایگذاری باشد، می‌توان آنها را با کشیدن خطی کمرنگ روی اعداد نادرست و جایگزین کردن اعداد درست بالای سر آن تصحیح نمود. فقط در این حالت سعی کنید که خط خوردگی بیش از حد نشود. همچنین اگر تشریح فعالیت مربوط به بدهکار در بخش بستانکار نوشته شد، باید هنگام رسیدگی توسط ممیز توضیح داده شود.
نتیجه گیری
تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مربوط به حسابداری شرکت‌ها محسوب می‌شود. حسابداران و مودیان مالیاتی باید با نکات و قوانین ثبت این دفاتر آشنایی داشته باشند. دفاتر قانونی از طریق دفاتر املاک و مستغلات عرضه می‌شوند. طبق قانون کلیه شرکت‌ها موظف به ثبت دفاتر قانونی و ارائه آنها به سازمان امور مالیاتی هستند. این دفاتر در دو دسته روزنامه و کل قرار می‌گیرند. در دفتر روزنامه کلیه وقایع مالی مربوط به فعالیت‌های روزانه شرکت‌ها و در در دفتر کل هم کلیه حساب‌ها به صورت جداگانه و تک به تک ثبت می‌شوند.
همچنین ذکر این نکته هم ضروری است که ثبت و نگهداری این دفاتر تا ۱۰ سال طبق قانون سازمان مالیاتی ضروری است. به همین دلیل باید نهایت دقت در ثبت این اطلاعات صورت بگیرد تا اشتباهی رخ ندهد. در این مطلب سعی کردیم به بررسی کامل نوشتن این دفاتر و قوانین مربوط به آن بپردازیم. اگر شما برای شرکت یا کسب و کارتان نیاز به مشاوره مالیاتی دارید می توانید با شماره ۰۳۱۴۰۲۰ در تماس باشید.
سوالات متداول
منظور از دفاتر قانونی چیست؟
تمامی شرکت‌ها موظف به ثبت اطلاعات در قالب تحریر دفاتر قانونی هستند. شرکت‌ها این دفاتر را از طریق سامانه اسناد و املاک دریافت می‌کنند. درواقع این روش جایگزین خرید دفاتر توسط خود شرکت‌ها شده است.
چرا دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده هستند؟
پلمپ دفاتر به معنی منگوله‌دار کردن آنهاست. وقتی این دفاتر پلمپ می‌شوند، شماره و نام شرکت با مهر روی آنها زده می‌شود تا اطلاعات آن کم یا زیاد نشوند.
دیدگاهتان را بنویسید