تحریر دفاتر قانونی چیست؟ 13 نکته مهم در تحریر دفاتر

همه شرکت‌ها و سازمان‌هایی که به نحوی دارای فعالیت‌های اقتصادی هستند، باید اطلاعات مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت کنند. این اطلاعات باید به صورت دقیق وارد شوند تا سازمان امور مالیاتی بر اساس آن اقدامات خود را انجام دهد. برای تحریر دفاتر قانونی و ثبت آن نکاتی را باید رعایت کنید. این نکات کدامند؟ برای ثبت آن‌ها چه مراحلی وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم به صورت جامع در مورد دفاتر قانونی و شیوه تحریر آن‌ها صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

دفاتر قانونی چیست؟

طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب و کار (به استثنای کسبه جزء)، می بایست کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آن‌ها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است (طبق ماده 6 قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند؛ این دفاتر موسوم به دفاتر قانونی حسابداری می باشد.

شرکت‌ها این دفاتر را از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت می‌کنند. درواقع این روش جایگزین خرید دفاتر توسط خود شرکت‌ها شده است. در روش سنتی مودی باید به حوزه مالیاتی مراجعه می‌کرد تا صحت دفاتر خریداری شده تایید شوند.

امروزه برای جلوگیری از تخلفات ثبت دفاتر سنتی، سامانه خاصی  به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir به این منظور توسط دولت طراحی و راه‌اندازی شده است. تمامی مودیان می‌توانند دفاتر مدنظر خود را با جزئیات از این سامانه درخواست کنند. این دفاتر بعد از پرداخت هزینه‌های مربوطه از طریق اداره پست به صورت پلمپ به دست مودی می‌رسد.

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:

1. دفتر روزنامه

طبق قانون تجارت و ماده ۷ آن “دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملاتی راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و…) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت نماید. در واقع می‌توان گفت کلیه رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی به صورت روزانه باید در دفتر روزنامه ثبت شود.

2. دفتر کل

بر اساس ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات حداقل هفته­‌ای یک مرتبه، از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را باید در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند.

چرا که یکی از موارد مهم استفاده دفاتر قانونی، این است که به عنوان مستندات برای انجام رسیدگی وحسابرسی‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند.

چرا دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده هستند؟

همانطور که می‌دانید کلیه شرکت‌هایی که به صورت قانونی ثبت شده‌اند، باید در موعد مقرر و قانونی مالیات خود را پرداخت کنند. اطلاعات مالی از طریق تحریر دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی تسلیم می‌شوند. این اطلاعات بسیار حساس هستند و نباید کوچکترین موردی از آن‌ها کم یا به آن‌ها اضافه شود. پلمپ دفاتر به معنی منگوله‌دار کردن آن‌هاست. وقتی این دفاتر پلمپ می‌شوند، شماره و نام شرکت با مهر روی آن‌ها زده می‌شود تا اطلاعات آن کم یا زیاد نشوند.

بر اساس ماده 6 قانون تجارت، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که در حوزه بازرگانی مشغول به فعالیت هستند، باید دفاتر کل و روزنامه اخذ کنند. کلیه فعالیت‌های مالی شرکت یا تاجر، ازجمله بدهی‌ها، بستانکاری‌ها و … در این دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند.

تحریر دفاتر قانونی برای چه مشاغلی ضروری است؟

از نظر اداره امور مالیاتی اشخاص حقوقی و حقیقی دارای تکالیف متفاوتی هستند و مهم‌ترین مسئله در تفکیک این اشخاص مربوط به همین مورد یعنی تکالیف قانونی می‌باشد. یکی از مهمترین این تکالیف مربوط به پلمپ و تحریر دفاتر قانونی می‌باشد.

طبق ماده ۶ آیین نامه ذکر شده، کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول ملزم به پلمپ دفاتر قانونی می‌باشند و باید نسبت به نگهداری و تحریر دفاتر قانونی اقدام نمایند. البته این الزام برای داشتن دفاتر قانونی، فقط منحصر به قانون مالیات‌های مستقیم نمی‌باشد و در ماده ۶ قانون تجارت نیز این موضوع عنوان شده و اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول را ملزم به این موضوع نموده است.

بر اساس ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، تمامی مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند، باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سالی مالی جدید در سامانه مالیاتی ثبت کنند.

در آیین نامه شماره ۲۳۰۷۶۱ که مربوط به ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم می‌باشد اشخاص حقیقی را به سه دسته و گروه با عناوین گروه اول، دوم و سوم تقسیم نموده است. طبق این آیین نامه اشخاص حقیقی به دو روش گروه بندی می‌شوند: نوع اول بر اساس میزان فروش و نوع دوم بر اساس گروه شغل.

در روش تقسیم بندی براساس میزان فروش، مبالغ مربوط به تقسیم بندی هر چند سال اعلام می‌شوند. در آخرین ابلاغ این مبالغ اشخاص حقیقی با فروش ۰ تا ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریا ل در گروه سوم، فروش ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه دوم و افزون بر ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه اول قرار می‌گیرند. البته باید توجه داشت که بر ای مشاغل خدماتی این بازه‌ها نصف می‌شوند.

اهمیت تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی به فرآیندی می‌گویند که طی آن اطلاعات مالی شرکت به طور دقیق ثبت و نگهداری می‌شود. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا برای آینده شرکت تصمیم‌گیری‌ درستی انجام دهند. درواقع این فعالیت، راهی برای تضمین صحت و دقت در ثبت و رصد تمامی عملیات مالی و مالیاتی شرکت است. به همین دلیل یکی از مهم‌ترین وظایفی که حسابدار بر عهده دارد، تحریر دفاتر قانونی است.

نکاتی که هنگام نگهداری دفاتر قانونی باید بدانید!

تحریر دفاتر قانونی برعهده حسابدار است. به همین دلیل باید نکاتی را هنگام تحریر آن‌ها رعایت کنند. این نکات عبارتند از:

1- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

2- مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می­‌نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می­‌باشند.

3- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نر افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی­ ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی­‌ها، معیارها و ظوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.

1-3- استفاده از نرم­افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (1395/1/1) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.

3-2- مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم ­افزار مورد استفاده با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین­‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند، سازمان می‌­تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.

4- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

5- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

6- تحریر دفاتر قانونی با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

7- دفاتر و اسناد حسابداری می‌­بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

8- در مواردی که دفاتر موضوع این آئین ­نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تاخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

9- تاخیر تحریر دفاتر قانونی در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

10- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش­‌های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب­ها) ودر غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

11- ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

12- ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌­شود.

13- مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارب بصورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت­ شده، نگهداری شود.

آموزش گام به گام تحریر دفاتر قانونی به زبان ساده

قبل از هر کاری باید بررسی کنید که دفاتر 26 سطری یا 28 سطری هستند. همچنین تعداد سطرهای دفاتری که توسط نرم‌افزارها پرینت گرفته شده باید مورد بررسی قرار بگیرند. این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که گاهی اوقات عدم تناسب در تعداد سطرهای این دفاتر، باعث بروز مشکلات زیادی می‌شود.

موارد مربوط به رد دفاتر قانونی

تخلف از تکالیف مقرر در این آئین ­نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‌شود:

1- در صورتی که دفاتر ارائه شده نزد مراجع ذیربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

2- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

3- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه بیش از 15 روز و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در این آئین ­نامه.

4- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات این آئین­ نامه.

5- در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.

6- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم­‌های ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) و یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستم‌­های مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یادشده می­‌باشند.

7- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.

8- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانویس.

9- تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی ربط.

10- تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی.

11- تحریر دفاتر قانونی به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی.

12- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی.

اقداماتی که بعد از اشتباه در تحریر دفاتر قانونی باید انجام دهید!

همانطور که اشاره کردیم، ممکن است حین تحریر دفاتر قانونی اشتباهاتی هم رخ دهد. البته این اشتباهات معمولا بسیار کوچک هستند و دردسرساز نمی‌شوند. این اشتباهات به خصوص بین تازه‌کارها رایج است. به همین دلیل اگر مودی یا حسابدار دچار اشتباه شد، جای نگرانی وجود ندارد.

نتیجه گیری

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مربوط به حسابداری شرکت‌ها محسوب می‌شود. حسابداران و مودیان مالیاتی باید با نکات و قوانین ثبت این دفاتر آشنایی داشته باشند. دفاتر قانونی از طریق دفاتر املاک و مستغلات عرضه می‌شوند.

طبق قانون کلیه شرکت‌ها موظف به ثبت دفاتر قانونی و ارائه آن‌ها به سازمان امور مالیاتی هستند. این دفاتر در دو دسته روزنامه و کل قرار می‌گیرند. در دفتر روزنامه کلیه وقایع مالی مربوط به فعالیت‌های روزانه شرکت‌ها و در در دفتر کل هم کلیه حساب‌ها به صورت جداگانه و تک به تک ثبت می‌شوند.

همچنین ذکر این نکته هم ضروری است که ثبت و نگهداری این دفاتر تا 10 سال طبق قانون سازمان مالیاتی ضروری است. به همین دلیل باید نهایت دقت در ثبت این اطلاعات صورت بگیرد تا اشتباهی رخ ندهد.

در این مطلب سعی کردیم به بررسی کامل نوشتن این دفاتر و قوانین مربوط به آن بپردازیم. اگر شما برای شرکت یا کسب و کارتان نیاز به مشاوره مالیاتی دارید می توانید با شماره 0314020 در تماس باشید.

سوالات متداول