حسابرسی بیمه تامین اجتماعی چیست؟

به طور کلی حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به منظور رسیدگی به اسناد کارفرمایان و دفاتر قانونی شرکت‌هایی که دارای پرونده در تامین اجتماعی هستند و کد کارگاهی دارند، توسط سازمان حسابرسی تامین اجتماعی انجام می‌گیرد. در حسابرسی بیمه تامین اجتماعی، اسناد مالی کارگاه‌ها که مرتبط با حساب‌های هزینه‌ای هستند، مورد بررسی قرار می‌گیرند تا از پرداخت حق بیمه توسط کارفرما مطمئن شوند. حسابرسی بیمه معمولا در دوره‌های چند ساله انجام می‌گیرد و تمرد از آن طبق قانون مجازاتی را به همراه خواهد داشت.

موسسه حسابرسی بیمه تامین اجتماعی، از سوی این سازمان مکلف شده است که بررسی دفاتر قانونی شرکت‌ها (شرکت‌هایی که دارای پرونده بیمه در سازمان تامین اجتماعی هستند) را به عمل بیاورد و تمامی اسناد و مدارکی که مربوط به تمامی پرداخت‌ها و کلیه سرفصل‌هایی که احتمال دارد حقوق و مزایا و یا سایر هزینه‌های مشمول حق بیمه در آن‌ها مستتر باشد را به صورت دوره‌ای مورد رسیدگی قرار دهد تا از رعایت قوانین و مقررات مربوطه توسط شرکت یا موسسات مزبور مطمئن گردد.

نحوه تحریر دفاتر قانونی

بنابراین حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به معنی بازدید و بررسی دفاتر قانونی شرکت‌ها توسط موسسه حسابرسی بیمه به منظور مطابقت این دفاتر با قانون بیمه تامین اجتماعی و اطمینان از پرداخت حق بیمه کارکنان شرکت‌های مزبور می‌باشد. موسسه حسابرسی بیمه تامین اجتماعی، تنها مرجع سازمان تامین اجتماعی جهت انجام امور حسابرسی اعم از حسابرسی داخلی، حسابرسی عملیاتی، بازرسی دفاتر قانونی و… می‌ باشد.

قانون تامین اجتماعی در ارتباط با حسابرسی بیمه تامین اجتماعی

در جهت اجرای ماده 47 قانون تامين اجتماعی كه مقرر می دارد “كارفرمايان مكلف هستند صورت مزد، حقوق و مزايای بيمه شدگان و همچنين دفاتر و مدارک لازم را در موقع مراجعه بازرس سازمان در اختيار او بگذارند”؛ بازرسان سازمان می‌توانند از تمام يا قسمتی از دفاتر و مدارک مذكور رونوشت و يا عكس تهيه و برای كسب اطلاعات لازم به هر يک از رؤسا، كارمندان، كارگران كارگاه و مراجع ذی ربط مراجعه نمايند.

بازرسان سازمان حق دارند کارگاه های مشمول قانون را مورد بازرسی قرار دهند و دارای همان اختیارات و مسئولیت‌های مذکور در مواد 52 و 53 قانون کار‌ خواهند بود. نتیجه بازرسی حداکثر ظرف یک ماه از طرف سازمان به کارفرما اعلام خواهد شد.

همانطور که در متن قانون تامین اجتماعی نیز آمده، حسابرسی بیمه تامین اجتماعی یعنی تمام اسناد و مدارک و دفاتر قانونی یک شرکت و کارگاه از سوی بازرسان مورد بررسی قرار می‌گیرد تا معین شود آیا کارفرما به تعهدات بیمه‌ در قبال کارکنان عمل کرده است یا خیر.

قوانین خارج از تامین اجتماعی مرتبط با حسابرسی بیمه

علاوه بر موضوع تامین اجتماعی و قانون تامین اجتماعی که در ارتباط با حسابرسی بیمه تامین اجتماعی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ قوانین دیگری وجود دارد که از آن‌ها برای مسائل حسابرسی استفاده می‌شود. این موارد عبارت است از:
قانون تجارت، قانون رفع موانع تولید رقابت پذیر و ارتقای نظام مالی کشور، قانون مالیات های مستقیم، قانون حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی کشور و حمایت از کالاهای ایرانی که همگی مصوب مجلس شورای اسلامی است.

حسابرسی بیمه چگونه انجام می‌شود؟

به‌طورکلی مراحل زیر باید طی شود تا رسیدگی به حسابرسی بیمه تامین اجتماعی یک شرکت انجام گردد:

1. در ابتدا درخواست انجام حسابرسی بیمه ای از شعبه‌ای که پرونده شرکت در آن مورد رسیدگی قرار می‌گیرد صادر می‌شود.

2. مدارک مربوط به حسابرسی بیمه‌ ای شرکت، به موسسات حسابرسی تامین اجتماعی ارسال می‌شود و یا این موسسات، مدارک مربوطه را از سازمان تامین اجتماعی درخواست می‌کنند.

3. معمولاً قبل از شروع فرایند حسابرسی بیمه‌ تایمن اجتماعی، فرم‌های مخصوص حسابرسی از سازمان تامین اجتماعی به شرکت موردنظر ارسال می‌شود تا اطلاعات مربوط به دفاتر قانونی و اظهارنامه‌های مالیاتی در آن ثبت گردد.

4. شرکت، اطلاعات مربوط به فرم‌های دریافتی را تکمیل و به شعبه ذی‌ربط و یا موسسه حسابرسی تامین اجتماعی ارسال می‌کند.

5. موسسات حسابرسی سازمان تامین‌اجتماعی پس از بررسی مدارک، نتایج را طی گزارشی در فرم‌های مخصوص وارد و به شعبه‌ای که پرونده مطالباتی شرکت در آن رسیدگی می‌شود، ارسال می‌کنند. در نهایت شعبه پس از دریافت گزارش، میزان بدهی حسابرسی بیمه شرکت را محاسبه و اعلام می‌کند. برای حسابرسی بیمه ممکن است رویت خلاصه پرونده پرسنلی نیاز شود.

پیش حسابرسی تامین اجتماعی

به فرآیندی که در آن مدارک و اسناد شرکت، بازبینی و ارزیابی شده تا پیش از ورود حسابرسان تامین اجتماعی، خطاهای احتمالی برطرف گردد پیش حسابرسی بیمه ای می‌گویند.

پیش حسابرسی تامین اجتماعی مشابه حسابرسی بیمه تامین اجتماعی می‌باشد که تمامی مراحل حسابرسی به صورت غیر رسمی انجام می‌شود. به نوعی یک بازبینی، بررسی و ارزیابی از اسناد، مدارک و دفاتر شرکت صورت گرفته باشد تا نواقص و خطاهای احتمالی برطرف شود. در واقع پیش حسابرسی برای جلوگیری از جریمه‌ها و هزینه‌های به نسبت سنگین از سوی سازمان تامین اجتماعی انجام می‌شود.

معمولا شرکت‌ها برای تشخیص و رفع مشکلات احتمالی با استفاده از تجربیات برخی از موسسات حسابداری و حسابرسی که دارای تخصص و تجربه کافی در این حوزه هستند؛ عملیات پیش حسابرسی تامین اجتماعی را انجام می‌دهند. در صورت وجود انحرافات فنی و سایر موارد مرتبط با آن، قبل از اینکه رسما در مرحله حسابرسی بیمه تامین اجتماعی قرار گیرند، متوجه مشکلات شده و اصلاحات و تدابیر ویژه لازم را لحاظ می‌کنند.

مزایای حسابرسی بیمه ای چیست؟

به طور خلاصه مزایای حسابرسی بیمه تامین اجتماعی برای افراد و شرکت ها عبارت است از:

1. شناسایی کارگران و تامین حقوق آن‌ها

شناسایی موارد مشمول بیمه در پرداختی به کارکنان و اصلاح مغایرت های قانونی سرفصل حقوق و مزایا.

2. شناسایی هزینه‌های مرتبط با کار

عارضه‌یابی بیمه‌ای اسناد مالی و دفاتر قانونی شرکت‌ها با هدف صفر نمودن جریمه‌ی حسابرسی بیمه در سال‌های آینده.

3. نظارت بر اجرای قراردادها و حق‌الزحمه‌ها

شناسایی هزینه‌ های مشمول بیمه در پرداختی به اشخاص با عنوان حق الزحمه، کارگران روز مزد، حق المشاوره و همچنین هزینه های مشمول بیمه در قالب فاکتور یا قراردادهای خرید کالا و خدمات و ارائه راه حل در جهت جلوگیری از ایجاد جریمه در حسابرسی بیمه.

4. نظارت بر برخورداری و بهره مندی کارگران از خدمات سازمان تامین اجتماعی

مشخص کردن حقوق بیمه ای کارکنان و کارمندان و کنترل و نظارت بر پرداخت حق بیمه‌ها.

5 اقدام لازم قبل از حسابرسی بیمه!

✅ مطابقت لیست‌های بیمه ارسالی با اسناد حسابداری و جمع هزینه‌های سرفصل‌های حقوق و مزایا.
✅ تکمیل فرم درآمد ( اظهارنامه ).
✅ کنترل سرفصل‌های هزینه، دارایی ثابت، دارایی درجریان ساخت و… و تطبیق با مدارک و مستندات مثبته، به جهت اینکه کسری مدارک نداشته باشند.
✅ بررسی قراردادهای منعقده به هر عنوان (تعهدات شرکت و نوع قراردادها)
✅ مرور شرح اسناد حسابداری

نکته مهم

به بار معنایی الفاظ توجه داشته باشید. این موضوع در بیمه بسیار مهم است و از کلی‌گویی بپرهیزید.

هدف از حسابرسی بیمه تامین اجتماعی

رسیدگی به دفاتر و اسناد کارفرمایانی که دارای کارگاه‌های ( صنعتی، بازرگانی، شرکت و… ) هستند و در سازمان تامین اجتماعی تشکیل پرونده داده و کد کارگاهی دریافت کرده‌اند، حسابرسی بیمه تامین اجتماعی نامیده می‌شود. حسابرسی تامین اجتماعی با دو هدف اصلی انجام می‌شود:

۱. اطمینان از رعایت حقوق بیمه‌های کارکنان کارگاه‌ها توسط کارفرمایان

این موضوع با رسیدگی به اسناد و مدارک مربوط به حقوق از جمله لیست بیمه تامین اجتماعی و گاهی اوقات لیست مالیات حقوق کارکنان کنترل می‌شود و کارفرما یا نماینده وی باید اسناد و مدارک درخواستی را در اختیار حسابرسان تامین اجتماعی قرار دهند. رسیدگی کننده هم با تطابق اطلاعات ارائه شده با قوانین و مقررات تامین اجتماعی درستی یا نادرستی موارد را بررسی می‌کند.

۲. اطمینان از اجرای قانون تامین اجتماعی بابت قراردادها و حق الزحمه ها

بر اساس قانون تامین اجتماعی حق الزحمه پرداختی به افرادی غیر از بیمه شدگان شرکت (پرسنل) مشمول بیمه تامین اجتماعی است و کارگاه‌ها باید در زمان پرداخت این موضوع را در نظر بگیرند. حسابرسان تامین اجتماعی برای بررسی درستی یا نادرستی این موارد، قراردادها (بر اساس ماده 38 قانون تامین اجتماعی)، پرداخت‌های کارمزد، فاکتورهای کارمزدی و صورتحساب‌های دارای کارمزد و حق الزحمه ها (بر اساس ماده 47 قانون تامین اجتماعی) را به دقت بررسی می‌کنند تا از پرداخت حقوق بیمه‌ای این افراد اطمینان حاصل کنند.

نکته اول: بر اساس ماده 28 قانون تامین اجتماعی که بیانگر منابع درآمد آن سازمان است، حق بیمه به میزان 28% حقوق است. پرداخت 7% از حق بیمه به عهده بیمه شده، 18% به عهده کارفرما و 3% به عهده دولت خواهد بود.

نکته دوم: ماده 38 قانون تامین اجتماعی، مربوط به پرداخت حق بیمه نیروهای پروژه‌ای و قراردادی است که مرجع قانونی حسابرسی بیمه کارفرمایان را موظف به رعایت آن می‌کند. ‎

نکته سوم: ماده 47 قانون تامین اجتماعی، حسابرسی بیمه ای در مورد رسیدگی به اسناد و دفاتر قانونی کارفرمایان است.