دفتر روزنامه یا دفتر روزنامه عمومی چیست؟
مطالعه متمرکز
دفتر روزنامه یکی از ابزارهای حیاتی در حسابداری است که برای ثبت رویدادهای مالی شرکت استفاده می‌شود. این دفتر به عنوان مرحله اول در حسابداری است که کلیه رویدادهای مالی را به ترتیب وقوع ثبت میکند. دفتر روزنامه در نظم دهی و دقت در اطلاعات مالی بسیار حائز اهمیت است و مبنایی برای تهیه صورت‌های مالی و دفتر کل دیگر است. هر رویدادی که در یک شرکت رخ می‌دهد، ابتدا در دفتر روزنامه ثبت می‌شود و سپس به دفاتر کل منتقل می‌شود. در این مقاله به بررسی اهمیت دفتر روزنامه در حسابداری، انواع آن و نحوه ثبت و نگهداری آن خواهیم پرداخت.
دفاتر حسابداری
طبق قانون تجارت، صاحبان هر کسب و کار بایستی کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید توسط مدیریت، در دفاتر قانونی ثبت و نگهداری کنند. شرکت‌ها این دفاتر را از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت می‌کنند. طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی حسابداری شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می‌شوند.
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه، دفتری است که تمامی رویدادهای مالی به ترتیب وقوع در آن ثبت می‌شوند. طبق ماده 7 قانون تجارت دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملاتی راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و…)، به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند، در آن دفتر ثبت نماید. دفتر روزنامه از ستون‌های شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، بدهکار و بستانکار تشکیل شده است.
نحوه نوشتن دفتر روزنامه
ثبت رویدادها در دفتر روزنامه باید به طور دقیق و منظم انجام شود. مهم‌ترین نکته در نوشتن دفتر روزنامه، ثبت رویداد مالی تا 15 روز پس از وقوع آن است. در صورتی که رویداد مالی تا 15 روز ثبت نشود، باعث بی اعتبار شدن دفتر روزنامه می‌شود. مراحل نوشتن دفتر روزنامه به شرح زیر است:
- شماره سند: شماره سند رویداد مالی به ترتیب و از صفر نوشته شود.
- تاریخ رویداد: اطلاعات مربوط به روز، ماه و سال تکمیل شود.
- شرح رویداد: شرحی خلاصه از رویداد مالی نوشته شود.
- حساب بدهکار: این حساب روی خطی که تاریخ نوشته شده، نوشته شود.
- حساب بستانکار: این حساب روی یک خط پایین‌تر و با فاصله از سمت راست نوشته شود.
- نوشتن جمله «منقول از صفحه قبل» در اولین سطر هر صفحه
- نوشتن جمله «نقل به صفحه بعد» در آخرین سطر هر صفحه
اهمیت دفتر روزنامه
هدف اصلی از ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی، ارائه اطلاعات دقیق و قابل اعتماد درباره وضعیت مالی شرکت است. به طور کلی یکی از مهم‌ترین کارهایی که هر شرکت و سازمانی باید پیش از پایان سال مالی انجام دهد، تحریر دفاتر قانونی است. دفتر روزنامه مبنای انتقال اطلاعات به دفتر کل و سایر گزارش‌های مالی است؛ به همین دلیل ثبت صحیح و دقیق رویدادهای مالی در دفتر روزنامه، صحت گزارش‌های مالی نهایی را تضمین میکند.
بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه
در حسابداری مفهوم بدهکار و بستانکار برای ثبت و طبقه بندی رویدادهای مالی یک رکن اساسی است. هر رویداد مالی با توجه به تاثیری که بر حساب‌ها دارد، بدهکار یا بستانکار می‌شود.
بدهکار
به شخصی که باید وجه مشخصی را به شخص یا نهاد دیگر بپردازد، بدهکار گفته می‌شود. بدهکار نشان دهنده افزایش در حساب دارایی و هزینه‌ها و نشان دهنده کاهش در سرمایه، بدهی و درآمدها است.
بستانکار
به شخص یا نهادی که از طرف مقابلش طلب دارد، بستانکار گفته می‌شود. بستانکار نشان دهنده افزایش در سرمایه، بدهی و درآمدها و نشان دهنده کاهش در دارایی و هزینه‌ها است.
ثبت دفتر روزنامه در اداره ثبت اسناد
حسابداران و مدیران بایستی قبل از شروع سال مالی، دفاتر رسمی خود شامل دفتر روزنامه و دفتر کل را در اداره ثبت اسناد، شماره گذاری و پلمپ کنند. پلمپ دفاتر به معنی منگوله‌دار کردن آن‌ها است. وقتی این دفاتر پلمپ می‌شوند، شماره و نام شرکت با مهر روی آن‌ها زده می‌شود تا اطلاعات آن کم یا زیاد نشوند. اطلاعات مالی جهت پرداخت مالیات از طریق تحریر دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی تسلیم می‌شوند؛ این اطلاعات بسیار حساس هستند و نباید کوچکترین موردی از آن‌ها کم یا به آن‌ها اضافه شود. در غیر این صورت دفاتر توسط اداره دارایی رد خواهد شد.
اجزای دفتر روزنامه
- شماره صفحه
- شماره سند
- شرح
- تاریخ
- عطف
- بدهکار
- بستانکار
نمونه دفتر روزنامه
انواع دفتر روزنامه
- دفتر روزنامه عمومی
- دفتر روزنامه اختصاصی
دفتر روزنامه عمومی
دفتر روزنامه عمومی، متداول‌ترین و ساده‌ترین نوع دفتر روزنامه است. این دفتر برای ثبت معاملات روزانه استفاده می‌شود و دارای دو ستون بدهکار و بستانکار است. معمولاً کسب و کارهای کوچک از این نوع دفتر استفاده می‌کنند.
دفتر روزنامه اختصاصی
دفتر روزنامه اختصاصی شامل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی و دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی می‌شود. معمولاً کسب و کارهای بزرگ که معاملات زیاد و تکراری دارند، علاوه بر دفتر روزنامه عمومی از این نوع دفتر استفاده می‌کنند. تفاوت دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی در این است که تمامی کسب و کارهایی که مشمول ارزش افزوده هستند، ملزم به تهیه و تنظیم دفتر روزنامه عمومی هستند اما برای تهیه و تنظیم دفتر روزنامه اختصاصی الزام قانونی وجود ندارد.
اصلاح اشتباهات دفتر روزنامه
- اگر قبل از انتقال اطلاعات به دفتر کل، رقم یا عنوان حساب را اشتباه وارد کردید، روی رقم یا عنوان اشتباه خط کشیده و صحیح آن را بالای آن بنویسید.
- اگر پس از انتقال اطلاعات به دفتر کل، رقم یا عنوان حساب را اشتباه وارد کردید، می‌توانید از ثبت اصلاحی استفاده کنید.
- اگر در انتقال رویدادها از دفتر روزنامه به دفتر کل دچار اشتباه شدید، می‌توانید روی رقم یا عنوان اشتباه خط قرمز کشیده و با خودکار مشکی صحیح آن را بالای آن بنویسید و یا با یک ثبت اضافی در دفتر کل، اشتباه را خنثی کنید.
آرتیکل در دفتر روزنامه چیست؟
آرتیکل، به ثبت یک معامله در دفتر روزنامه گفته می‌شود که شامل دو نوع آرتیکل ساده و آرتیکل مرکب است. در حسابداری هر سند حداقل شامل دو آرتیکل و هر آرتیکل شامل کد، شرح و مبلغ است.
آرتیکل ساده
اگر هنگام ثبت، یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار شود، به آن آرتیکل ساده می‌گویند.
آرتیکل مرکب
اگر هنگام ثبت، بیش از یک حساب بدهکار و یا بیش از یک حساب بستانکار شود، به آن آرتیکل مرکب می‌گویند.
جمع بندی
دفتر روزنامه بخش حیاتی و ابتدایی از فرآیند حسابداری است که به ثبت صحیح و دقیق تمامی رویدادها در سیستم حسابداری کمک میکند. این دفتر نه تنها مبنای سایر دفاتر حسابداری مانند دفتر کل است، بلکه ابزار موثر و دقیقی برای مدیریت و نظارت بر رویدادهای مالی شرکت است. طبق قانون کلیه شرکت‌ها موظف به تهیه و تنظیم دفاتر قانونی و ارائه آن‌ها به سازمان امور مالیاتی هستند. این دفاتر در دو دسته روزنامه و کل قرار می‌گیرند. در دفتر روزنامه کلیه رویدادهای مالی مربوط به فعالیت‌های روزانه شرکت‌ها و در در دفتر کل هم کلیه حساب‌ها به صورت جداگانه و تک به تک ثبت می‌شوند. در این مقاله تمامی نکات ثبت و نگهداری دفتر روزنامه را شرح دادیم. اگر برای تحریر دفاتر قانونی خود، نیاز به مشاوره دارید می‌توانید با مشاورین محاسبان در ارتباط باشید.
سوالات متداول
چه اطلاعاتی در دفتر روزنامه ثبت می‌شود؟
تاریخ رویداد، شرح رویداد، شماره سند، حساب بدهکار و بستانکار
چه زمانی دفتر روزنامه بسته می‌شود؟
دفتر روزنامه معمولاً زمانی که تمام رویدادهای مربوط به آن دوره مالی در دفتر روزنامه ثبت شود و به دفتر کل منتقل شود، بسته می‌شود.در واقع دفتر روزنامه معمولاً در پایان هر دوره مالی بسته می‌شود.
چه اشتباهاتی ممکن است در ثبت رویدادها در دفتر روزنامه به وجود بیاید؟
اشتباهاتی مانند ثبت نادرست عنوان یا مبلغ حساب، اشتباه در تعیین حساب بدهکار و بستانکار و عدم تطابق شماره سند با رویداد ممکن است رخ بدهند.
دیدگاهتان را بنویسید