سند افتتاحیه چیست؟ – نمونه + مراحل ثبت سند افتتاحیه

یکی از مهم‌ترین اسناد حسابداری، سند افتتاحیه است که به عنوان نقطه آغاز ثبت فعالیت‌های مالی یک واحد تجاری در هر دورۀ مالی عمل می‌کند. این سند، وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه یک شرکت یا سازمان را در ابتدای دورۀ مالی به صورت شفاف نشان می‌دهد و مبنایی برای تنظیم سایر اسناد حسابداری در طول دوره است. در این مقاله از محاسبان، مفهوم سند افتتاحیه و نحوه تنظیم آن را به‌طور جامع بررسی می‌کنیم.

سند افتتاحیه چیست؟

سند افتتاحیه، اولین سند حسابداری است که در ابتدای هر دورهٔ مالی در دفاتر حسابداری یک واحد تجاری ثبت می‌شود. این سند، تصویری دقیق از وضعیت مالی شرکت در شروع دورۀ مالی جدید ارائه می‌دهد و شامل ماندۀ حساب‌های دائمی از پایان دورۀ مالی قبل است. 

با این تفاوت که در پایان دوره مالی قبل، هنگام بستن حساب‌های دائمی، ماهیت این حساب‌ها معکوس می‌شود. اما در سند شماره ۱، باید ماندۀ حساب‌های دائمی با ماهیت اصلی خود و به همان مبلغ پایان سال گذشته ثبت شوند. این سند معادل ترازنامه پایان دورۀ مالی قبل یا ترازنامه ابتدای دورۀ مالی جدید است. 

انواع ثبت سند افتتاحیه

نحوهٔ ثبت سند افتتاحیه در حسابداری، به وضعیت مالی و سوابق ثبت شرکت در سال‌های گذشته وابسته است. به‌طور کلی، این فرآیند در یکی از سه حالت زیر انجام می‌شود:

• شرکت تازه تأسیس: شرکتی که برای اولین بار شروع به فعالیت می‌کند.
• انتقال از سیستم دستی به کامپیوتری: شرکتی که در سال‌های گذشته به صورت دستی ثبت انجام داده و در سال جدید به سیستم حسابداری سیستمی مهاجرت می‌کند.
• تداوم فعالیت سیستمی: شرکتی که هم در سال گذشته و هم در سال جدید از سیستم حسابداری کامپیوتری استفاده می‌کند.  

ثبت سند افتتاحیه شرکت تازه تأسیس

در شرایطی که شرکت در سال مالی گذشته فعالیتی نداشته و سال جاری اولین سال فعالیت آن باشد، سند افتتاحیه صرفاً شامل ثبت حساب‌های اولیه است. این حساب‌ها معمولاً شامل آورده‌های نقدی یا غیرنقدی شرکا یا سهامداران، مانند حساب بانک برای آورده نقدی و حساب سرمایه برای ثبت سرمایه اولیه است. این سند معمولاً مطابق با آورده‌های اولیه شرکا یا سهامداران تنظیم می‌شود.

به عنوان مثال، اگر شرکا مبلغی را به صورت نقدی وارد شرکت کرده باشند، ثبت این سند به صورت زیر خواهد بود: 

ثبت سند افتتاحیه دستی

در شرایطی که شرکت در سال گذشته ثبت اسناد خود را به‌صورت دستی انجام داده است و در سال جدید حساب‌ها به سیستم حسابداری کامپیوتری منتقل شده باشد، برای ثبت سند افتتاحیه باید ماندهٔ تمام حساب‌های دائمی، شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام از دفاتر دستی سال قبل استخراج شده و به‌عنوان مانده‌های ابتدای دوره در سیستم جدید ثبت شود.

در این فرآیند، حساب‌های دارایی مانند صندوق، بانک، تنخواه‌گردان، اسناد دریافتنی و سایر دارایی‌های جاری و غیرجاری با ماهیت بدهکار و حساب‌های بدهی مانند حساب‌های پرداختنی، اسناد پرداختنی، پیش‌دریافت‌ها، وام‌ها و همچنین حساب‌های حقوق صاحبان سهام مانند سرمایه با ماهیت بستانکار ثبت می‌شوند.

ثبت سند افتتاحیه سیستمی

در صورتی‌که شرکت در سال گذشته و سال جاری از سیستم حسابداری سیستمی استفاده کرده باشد، می‌تواند با استفاده از امکانات نرم‌افزار، ماندهٔ حساب‌های دائمی (مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام) را به‌صورت خودکار از دورهٔ مالی قبل به سال مالی جدید منتقل کند. این فر‌آیند که به تنظیم تراز افتتاحیه معروف است، معمولاً با انتخاب یک گزینه‌ در نرم‌افزار حسابداری انجام می‌شود. با این حال، برای اطمینان از صحت و دقت اطلاعات منتقل‌ شده، بررسی و تأیید نهایی توسط حسابدار ضروری است.

نمونه سند افتتاحیه

در تصویر زیر نمونه ای از سند افتتاحیه را می‌بینیم:

نمونه ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه

تصویر زیر نمونه ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه را نشان می‌دهد:

نمونه سند افتتاحیه دستی

سند حسابداری که به‌صورت دستی برای ثبت مانده‌های اولیه حساب‌ها در ابتدای یک دورهٔ مالی جدید تنظیم شده و شامل اطلاعات مربوط به دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است که از تراز اختتامیه دورهٔ مالی قبل استخراج و برای آماده‌سازی سیستم حسابداری جهت شروع دورۀ جدید و اطمینان از صحت و پیوستگی اطلاعات مالی استفاده می‌شود.

شماره سند  ۰۰۱
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۱/۰۱
شرح: سند افتتاحیه دورهٔ مالی ۱۴۰۴

مراحل ثبت سند افتتاحیه

مراحل ثبت سند افتتاحیه به شرح زیر است:

1. انجام ثبت‌های اصلاحی دوره مالی قبلی
   ابتدا باید تمام ثبت‌های اصلاحی مربوط به دورۀ مالی قبل انجام شود. این ثبت‌ها شامل اصلاح اشتباهات، تطبیق حساب‌ها (مانند تطبیق بانک یا موجودی‌ها) و ثبت استهلاک دارایی‌ها است. 
2. انجام ثبت‌های تعدیلی
   پس از اصلاحات، ثبت‌های تعدیلی برای انعکاس رویدادهای مالی پایان دوره انجام می‌شود. این ثبت‌ها شامل شناسایی هزینه‌های معوق (مانند اجاره یا حقوق پرداخت‌ نشده)، درآمدهای معوق و سایر تعدیلات لازم برای انطباق با اصول تعهدی است.
3. بستن حساب‌های موقت
   حساب‌های موقت مانند درآمدها، هزینه‌ها، برداشت‌ها و سود و زیان دورۀ قبلی باید بسته شوند. این کار با انتقال ماندهٔ این حساب‌ها به حساب سود و زیان و سپس انتقال سود یا زیان به حساب سرمایه انجام می‌شود.
4. تهیه و ثبت سند اختتامیه
   پس از بستن حساب‌های موقت، سند اختتامیه ثبت می‌شود. این سند تمام حساب‌های ترازنامه‌ای (دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه) را به حالت صفر در می‌آورد تا دورهٔ مالی جدید با اطلاعات به‌روز آغاز شود. سند اختتامیه، پایان فرآیند حسابداری دورهٔ قبلی را نشان می‌دهد.
5. تهیه و ثبت سند افتتاحیه
   در ابتدای دورۀ مالی جدید، سند افتتاحیه بر‌اساس مانده حساب‌های ترازنامه‌ای دورهٔ قبلی (یا آورده‌های اولیه در شرکت‌های تازه‌تأسیس) ثبت می‌شود. این سند شامل دارایی‌ها (مانند موجودی نقد، مطالبات، اموال)، بدهی‌ها (مانند وام‌ها، حساب‌های پرداختنی) و سرمایه است. پس از ثبت سند افتتاحیه، باید صحت آن بررسی شود. این شامل کنترل توازن معادله حسابداری (دارایی = بدهی + سرمایه) و اطمینان از انطباق با اسناد پشتیبان (مانند ترازنامه یا قراردادها) است.

ثبت سند افتتاحیه بر‌اساس قانون تجارت

بر‌اساس قانون تجارت ایران، شرکت‌ها و مؤسسات تجاری موظفند، دفاتر قانونی خود (دفتر روزنامه و کل) را پلمپ کنند. سند افتتاحیه، به‌عنوان اولین سند رویداد مالی، باید پس از تأ‌یید پلمپ دفاتر و در ابتدای سال مالی در دفتر روزنامه و نرم‌افزار حسابداری ثبت شود. 

شرکت‌ها می‌توانند تا پایان سال مالی قبل، از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها irsherkat.ssaa.ir درخواست پلمپ دفاتر را به‌صورت الکترونیکی ثبت کنند. 

نکات مهم تهیه سند افتتاحیه

1. اولین سند در سال مالی شرکت است و بعد از آن عملیات جاری شرکت ثبت می‌شود.
2. فقط مانده‌های حساب‌های دائمی در آن باید ثبت شود.
3. مانده‌های حساب‌های دائمی در این سند، باید همان مانده‌های سند اختتامیه سال گذشته باشد.
4. ماهیت حساب‌ها در سال جدید باید برعکس ماهیت حساب‌ها در سند اختتامیه سال گذشته باشد.
5. معادله اصلی حسابداری، یعنی مجموع دارایی‌ها با مجموع بدهی‌ها و حقوق مالکانه یکسان باشد.
6. در این سند نباید حساب تراز افتتاحیه وجود داشته باشد، چرا‌که وجود حساب تراز افتتاحیه در این سند، نشانۀ عدم تراز سند است.
7. تاریخ سند باید تاریخ ابتدای سال مالی باشد. ابتدای سال مالی می‌تواند از اول فروردین یا در تاریخی غیر از اول سال شمسی باشد.

جمع‌بندی

در این مقاله از محاسبان، با مفهوم سند افتتاحیه آشنا شدیم. این سند، به‌عنوان مبنایی برای تنظیم اسناد حسابداری در ابتدای هر دورهٔ مالی تنظیم می‌شود. این سند برای تمامی شرکت‌ها، اعم از تازه‌ تأسیس یا با سابقه، به‌منظور حفظ تداوم و یکپارچگی اطلاعات مالی ضروری است. با رعایت مراحل دقیق ثبت، به‌صورت دستی یا با استفاده از نرم افزارهای حسابداری و توجه به الزامات قانونی، می‌توان سندی دقیق و قابل‌اعتماد تهیه کرد.

سوالات متداول