سند افتتاحیه چیست؟

اولین سندی که در هر شرکت و سازمانی باید توسط حسابدار ثبت شود سند افتتاحیه می‌باشد که شامل مانده حساب‌های دائمی سال گذشته است که برای تهیه این سند باید نکاتی را مدنظر قرار دهیم که در این مقاله به آن می پردازیم.

یکی از مهم‌ترین اسناد حسابداری سند افتتاحیه است که اولین سند در هر شرکت و سازمانی می باشد و نشان دهنده مانده حساب‌های دائمی در سال قبل است با این تفاوت که در سال قبل زمانی که حساب‌های دائمی بسته می‌شوند و تحریر دفاتر انجام می شود ماهیت این حساب‌ها برعکس شده ولی در سند افتتاحیه باید مانده حساب‌های دائمی با ماهیت خود ولی به همان مبلغ پایان سال گذشته ثبت شوند همان طور که می‌دانید ماهیت دارایی ها بدهکار و ماهیت بدهی ها و حقوق مالکانه بستانکار است.

در واقع سند افتتاحیه همان ترازنامه پایان سال قبل یا تراز نامه ابتدای سال می باشد. و با توجه به اینکه در ترازنامه معادله حسابداری باید برقرار باشد در سند افتتاحیه نیز معادله اساسی حسابداری باید برقرار باشد یعنی جمع دارایی های شرکت باید با جمع بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام برابر و سند افتتاحیه تراز باشد.

نمونه سند افتتاحیه

انواع حالات ثبت سند افتتاحیه

1.درصورتی که شرکتی اولین سال باشد که فعالیت های خود را شروع کرده است، در اولین رویداد شرکت به عنوان سند افتتاحیه ممکن است فقط حساب بانک و سرمایه شرکا را داشته باشد.

2.در صورتی که شرکت در سال گذشته به صورت دستی کار می‌کرده و در سال جدید سیستمی شده در سند افتتاحیه باید مانده های تمام حساب‌های دائمی سال گذشته مثل دارایی و بدهی و حقوق صاحبان سهام را در سند افتتاحیه به عنوان مانده‌های ابتدای سال جدید ثبت کند یعنی صندوق، بانک، تنخواه و اسناد دریافتنی و جاری شرکا و تمام دارایی‌های فعلی شرکت بدهکار خواهند شد سپس حساب‌های پرداختنی، اسناد پرداختنی، جاری شرکا، پیش دریافت ها، سرمایه، وام و… بستانکار شود.

نکته مهم

جاری شرکا ماهیت ندارد یعنی هم می تواند مانده بدهکار و هم مانده بستانکار داشته باشد پس می تواند در ترازنامه یا در سند افتتاحیه هم در قسمت دارایی ها و هم در قسمت بدهی‌ها آورده شوند.

3. در صورتی که شرکت در سال گذشته به صورت سیستمی کار می‌کرده و در سال جدید هم سیستمی می باشد با انتخاب گزینه‌ای در نرم افزار میتواند به راحتی و در کمترین زمان به صورت اتوماتیک مانده حساب‌های دائمی در سال گذشته را به سال مالی جدید منتقل کند.

مراحل ثبت سند افتتاحیه

ابتدا در سال مالی قبل باید ثبت های اصلاحی انجام شود.
بعد از انجام ثبت های اصلاحی و تعدیلی باید حساب‌های موقت بسته شود مثل هزینه و درآمد و سود و زیان.
بعد از بستن حساب‌های موقت سند اختتامیه می زنیم.
سند افتتاحیه انجام می‌شود.

ثبت سند افتتاحیه براساس قانون تجارت

بر اساس قانون تجارت اگر دفاتر و موسسات تجاری پلمپ شده باشند، نخستین سند رویداد مالی این شرکت ها یعنی سند افتتاحیه می بایست بعد از تاریخ پلمپ دفتر ثبت گردد. با توجه به قانون تجارت هر شرکت و سازمانی فرصت دارند از ابتدا تا پایان سال گذشته تقاضا و درخواست دفاتر را در سامانه ثبت شرکت ها در قسمت پلمپ دفاتر انجام دهند و در تاریخ ابتدای سال مالی سند افتتاحیه در دفاتر و در نرم افزار حسابداری ثبت شود.

نکات مهم تهیه سند افتتاحیه

اولین سند در سال مالی شرکت باید سند افتتاحیه باشد و بعد از آن عملیات جاری شرکت باید ثبت شود.
فقط مانده های حساب‌های دائمی در آن باید ثبت شود.
مانده های حساب‌های دائمی در این سند، باید همان مانده های سند اختتامیه سال گذشته باشد.
ماهیت حساب‌ها در سال جدید باید برعکس ماهیت حساب‌ها در سند اختتامیه سال گذشته باشد.
باید معادله حسابداری برقرار باشد یعنی مجموع دارایی ها باید با مجموع بدهی ها و حقوق مالکانه یکسان باشد.
در این سند نباید حساب تراز افتتاحیه وجود داشته باشد زیرا وجود حساب تراز افتتاحیه در سند افتتاحیه نشانه‌ی عدم تراز سند افتتاحیه می باشد
تاریخ سند افتتاحیه باید تاریخ ابتدای سال مالی باشد. ابتدای سال مالی می تواند از اول فروردین باشد یا ممکن است در تاریخی غیر ار اول سال شمسی باشد.

برای آشنایی بیشتر با سال مالی و تاریخ های شروع و پایان آن می توانید به مقاله سال مالی چیست مراجعه فرمائید.

سخن آخر

در این مقاله شما را با سند افتتاحیه و مواردی که باید در تهیه آن دقت کنید آشنا کردیم و مباحث جامعی را در مورد سند افتتاحیه در اختیارتان قرار دادیم .

سوالات متداول

1. آیا میتوان سند افتتاحیه را بعد از عملیات جاری و در طی سال تغییر داد؟

بله امکان اصلاح و تغییر در طی سال وجود دارد .شما در طی سال هر زمان نیاز به اصلاح احساس کردید می توانید به سند یک رجوع کنید و مانده های اول دوره را تغییر دهید و این کار هیچ اختلالی در عملیات طی دوره ایجاد نمی کند.