نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد

یکی از اولین و اصلی‌ترین مفاهیم در حسابداری، مقوله حقوق و دستمزد است که از هزینه‌های اصلی یک مجموعه نیز به شمار می‌رود؛ محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای پرسنل نیز یکی از پراهمیت‌ترین و در عین حال زمان‌برترین محاسبات بخش‌های اداری و مالی هر سازمان و کسب و کاری است. هزینه‌ای که برای حقوق و دستمزد صرف می‌شود در محاسبه قیمت تمام شده کالا یا خدمتی که ارائه می‌شود، تاثیر مستقیم دارد.

حقوق و دستمزد ارتباط مستقیمی با موارد مهم مالی نظیر کنترل هزینه‌ها، ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، ارائه هزینه‌های سازمان مالیاتی و رعایت قوانین کار دارد. همچنین محاسبه دقیق و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد به کارکنان یکی از عوامل بسیار تاثیرگذار در رابطه مطلوب بین کارگران و کارفرما است و این وظیفه مهم بر عهده حسابداران هر مجموعه است.

ثبت سند شناسایی حقوق و دستمزد

این سند به‌منظور ثبت دقیق هزینه‌های ناشی از پرداخت‌های حقوق و دستمزد در دوره مالی موردنظر انجام می‌پذیرد. هدف از این ثبت، شناسایی هزینه‌های مربوط‌ به نیروی کار در دفاتر حسابداریِ بنگاه اقتصادی است. در پایان هر ماه و به عنوان آخرین سند ماه، کارفرمایان موظفند نسبت‌ به شناسایی و ثبت هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد در بنگاه اقتصادی خود اقدام کنند حتی در شرایطی که پرداخت حقوق و دستمزد به هر علتی از جمله مشکلات مالی با تاخیر صورت پذیرد، باید ثبت سند شناسایی حقوق و دستمزد انجام گیرد.

این فرآیند شامل تعیین دقیق میزان هزینه‌های حقوق پایه، هزینه حق‌مسکن، سهم بیمه کارفرما و بیمه بیکاری ‎‌‌می‌شود که پایه ای برای تهیه فیش حقوقی ماهانه کارگر است. این سند نه تنها باعث شفافیت و دقت بلکه باعث ایجاد اطمینان بین کارفرما و کارگر می‌شود و از نظر قانونی نیز برای بنگاه اقتصادی نیز ضروری است.

ثبت سند شناسایی حقوق و دستمزد شامل چه مواردی می شود؟

هزینه ماموریت

ماموریت به موردی اطلاق می‌شود که کارگر  برای انجام کار، حداقل 50 کیلومتر از محل کارگاه اصلی دور شود و یا ناگزیر باشد حداقل یک شب در محل ماموریت توقف نماید.

بن کارگری

کوپن‌ها یا وجوه نقدی که به‌عنوان بخشی از مزایا به کارگر پرداخت می‌شود.

اضافه کاری

در شرایط عادی ارجاع کار اضافی به کارگر با شرایطی مجاز خواهد بود.

حق مسکن

مبلغ قابل پرداخت به کارگر  به‌عنوان کمک هزینه مسکن.

حق ایاب ذهاب

مزایایی که در شرایط خاص و در صورت دوری از کارگاه و عدم تکافوی وسیله نقلیه عمومی، صاحب کار باید برای رفت و برگشت کارگران خود وسیله نقلیه مناسب در اختیار آنان قرار دهد.

%20 بیمه سهم کارفرما و %3 بیمه بیکاری یا %23 بیمه سهم کارفرما

سهم کارفرما از بیمه تامین اجتماعی و بیمه بیکاری که باید به سازمان تامین اجتماعی پرداخت شود.

مالیات حقوق

کارفرما موظف است در زمان تهیه و ارسال لیست حقوق و دستمزد، مالیات متعلق را با توجه به ضریب جدول مالیاتی پس از کسر معافیت‌های قانونی محاسبه نموده از حقوق کارگر و کارمند کسر و به حساب وزارت امور اقتصادی و دارایی واریز نماید.

%7 بیمه سهم کارگر

سهم کارگر از بیمه تامین اجتماعی که از حقوق او کسر و به سازمان مربوطه پرداخت می‌گردد.

ثبت سند پرداخت حقوق و دستمزد

در زمان پرداخت حقوق به پرسنل ثبت های زیر انجام خواهد شد:

در زمان پرداخت حق بیمه و مالیات حقوق پرسنل به حساب سازمان تامین اجتماعی و وزارت دارایی ثبت‌های زیر صورت می‌پذیرد:

اثر جرائم و خسارات در سند حقوق و دستمزد

در محاسبه حقوق و دستمزد، بخشی از کسورات بابت جرائم و خسارات ناشی از عملکرد کارگر اتفاق می‌افتد. این جرائم، توسط کارفرما پرداخت نمی‌شود و در نتیجه به‌عنوان هزینه شناسایی نمی‌شود. جهت ثبت در سند حسابداری، جرائم باید بصورت بستانکار در سر فصل مجزا ثبت شود که رقم کاهنده حقوق و دستمزد پرداختنی است.

نکات مهم در مورد ثبت سند حقوق و دستمزد

1. صاحبان بنگاه اقتصادی و حسابداران باید برای ثبت سندهای حقوق و دستمزد حتماً با آخرین بخشنامه‌های قانون کار آشنا باشند.
2. صاحبان بنگاه اقتصادی و حسابداران باید کارگران را با صدور فیش حقوقی به طور دقیق و با ذکر تمام جزئیات از روند محاسبه حقوق و دستمزد مطلع کنند.
3. سند حقوق و دستمزد در انتهای هر ماه باید در یک سند مجزا شناسایی شود ولیکن الزامی بر اینکه روز پرداخت حقوق و دستمزد با تاریخ شناسایی و محاسبه آن یکسان باشد، نیست.
4. هر ماه باید %30 بیمه پرداختنی شناسایی و در سایر حساب‌های پرداختنی ثبت و در زمان مقرر پرداخت شود و همچنین مالیات مربوطه طبق جداول مالیات حقوق و معافیت‌های مالیاتی حقوق و دستمزد همان سال شناسایی، ثبت و پرداخت می‌شود.