کدینگ حسابداری چیست؟
مطالعه متمرکز
اگر به تاریخچه حسابداری نگاهی بیندازیم متوجه می‌شویم که ذهنیت حسابداری از ابتدای زیستن بشر تا رنسانس به اشکال مختلفی وجود داشته است. اما اگر نخواهیم راه دور برویم و توجهمان را به حسابداری در عصر امروزی جلب کنیم، خواهیم فهمید که در دهه‌های اخیر پیشرفت شگرفی در زمینه علم حسابداری رخ داده است. وقتی که شاهد تولید نرم افزارهای حسابداری پیشرفته هستیم یا در مورد مفاهیمی همچون کدینگ حسابداری می‌شنویم، متوجه می‌شویم که امروزه نگاه علمی به مبحث حسابداری از هر جهت ظهور و بروز یافته است.
در این مقاله قرار است در مورد یکی از مفاهیم علمی در دنیای حسابداری یعنی کدینگ حسابداری توضیحاتی ارائه دهیم. کدینگ حسابداری از مفاهیمی است که در کسب و کارهای بزرگ بسیار پرکاربرد هستند. زمانی که در فرآیندهای حسابداری، رویدادهای مالی بسیار پرتعداد هستند و انواع مختلفی هم دارند عدم استفاده از کدینگ حسابداری می‌تواند به هم ریختگی و بی نظمی را در پی داشته باشد.
کدینگ حسابداری برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری قابل استفاده است. حساب‌ها بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می‌شوند که هر مجموعه عملیات، دارای یک کد می‌باشد. حسابداران با استفاده از این کدها ثبت عملیات‌های حسابداری را به صورت صحیح انجام می‌دهند.
دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری هستند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری، ضروری است تا به اجزای ریزتری تبدیل شود. این اجزا حساب‌های معین و تفصیلی می‌باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار گرفته‌اند.
کدینگ باید به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند. در سیستم‌های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض طراحی شده که لازم است حتما حسابداران آن‌ها را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل و مغایرت آن را اصلاح نمایند.
کدینگ حسابداری دقیقا چیست؟
رویدادهای مالی در فرایند حسابداری بسیار متنوع هستند؛ بنابراین باید این رویدادها دسته‌بندی شوند تا بی‌نظمی حاصل از تنوع خنثی شود. کدینگ حسابداری این وظیفه مهم را بر عهده دارد که عملیات مالی را به نحو احسن دسته‌بندی کرده و سطوح اصلی و فرعی آن را کدگذاری کند. در یک تعریف ساده، کدینگ یک نوع از دسته‌بندی حساب‌ها در حسابداری است.
در کدینگ حسابداری دسته‌بندی‌هایی برای حساب‌ها مشخص می‌شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیر شاخه‌ها کدامند. این دسته‌بندی‌ها، شاخه‌بندی کردن و کدگذاری حساب‌ها، کدینگ حسابداری نامیده می شود. کدینگ یا به بیان دیگر زبان مشترک سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری، که رویدادهای مالی مطابق آن ثبت و نگهداری می‌شود، شامل قواعد و راهنمایی‌هایی است که موجب نظم دهی به اطلاعات مالی ثبت شده می‌شود. استفاده از این قواعد و راهنمایی‌ها در اصطلاح استانداردسازی کدینگ حسابداری می‌گویند.
کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می‌دهد که حساب ها در حسابداری را کدگذاری کنیم. در ادامه به سطوح مختلف در کدینگ حسابداری و ساختار استاندارد آن می‌پردازیم، اما پیش از آن، برای درک بهتر مفهوم کدینگ باید انواع کدینگ در حسابداری و اهداف استفاده از آن را بررسی کنیم.
اهداف کدینگ در حسابداری
مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل بررسی است که پیشنهاد می‌کنیم از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار دهید. لذا ما در اینجا اهداف کدینگ حسابداری را مطرح می‌کنیم:
1. کدینگ حسابداری سبب استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آن‌ها بر اساس یک فرمت به خصوص می‌گردد.
2. به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آن‌ها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آن‌ها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم‌های حسابداری به پایین ترین حد ممکن برسد.
3. به تهیه گزارش های مالی با جزئیات دقیق و فراوان کمک شایانی می‌کند و به این موضوع سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
4. در نتیجه کدینگ، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها، به سادگی و بهتر از همیشه انجام شده و قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان درون و برون سازمانی را بهبود می‌بخشد.
نکات کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می‌آید و باید توسط متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام شود. این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می‌کند یا باعث جلوگیری از آن می‌شود، لذا برای این کار باید خود این سیستم به درستی طراحی شود.
انواع کدینگ حسابداری
رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند، شامل ۵ نوع اصلی به شرح زیر می‌باشد:
کدینگ متوالی (پی در پی)
در کدینگ متوالی یا پی در پی، اعداد به صورت پشت سر هم به حساب‌ها تخصیص داده می‌شوند. از مراحل کدینگ متوالی با عنوان کدینگ سریالی نیز یاد می‌گردد.
کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب‌ها)
در روش حفظی، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و علامت‌گذاری با حروف الفبا انجام می‌شود. به عنوان مثال کد «ح – پ» برای حساب‌های پرداختنی و کد «ح – د» برای حساب‌های دریافتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با اینکه این سبک کدینگ، ساده به نظر می‌رسد؛ اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیر قابل حدس دارد.
کدینگ توده ای
اگر کسب و کاری بخواهد فقط در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام کند، کدینگ توده‌ای مناسب‌ترین گزینه است. در روش توده‌ای کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند، اما در صورت تمایل به فعالیت بعد از یک دوره مالی باید از کدینگ مناسب استفاده گردد.
کدینگ سلسله مراتبی
روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد. زیرا با اضافه کردن یک اعشار به کد حساب می‌توان زیر گروه مورد نظر را به آن حساب اضافه کرد. کدینگ حسابداری اصولا به شکل سلسله مراتبی (درختی) انجام می‌شود که این روش رایج ترین روش آن است.
نمونه کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ وجهی
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت، به این دلیل که در این روش هرعدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آن خواهد بود.
سطوح مختلف کدینگ حسابداری
سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته سطوح مختلفی برای کدینگ اطلاعات گوناگون ارائه می‌کنند. سیستم‌های حسابداری به کاربران اجازه می‌دهند برای دسته‌های مختلف داده‌ها و اطلاعات سطح های مختلفی از کدینگ تخصیص دهند. اصلی ترین این سطوح در این سیستم‌ها به شرح زیر می‌باشد:
1. گروه حساب
گروه حساب در حسابداری به معنای دسته‌بندی و تجمیع انواع مشابه حساب‌ها بر اساس مشخصه‌های مشترک است. این گروه‌بندی‌ها اولین طبقه در طبقه‌بندی حساب‌ها، به منظور سهولت در ارائه گزارش‌های مالی و تجمیع اطلاعات مرتبط با حساب‌های مشابه انجام می‌شود.در واقع، گروه حساب به شکلی سازمان‌یافته از حساب‌ها است که به تفکیک و طبقه‌بندی موضوعات و معاملات مختلف مرتبط با مالیات، درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و سایر اطلاعات مالی و حسابداری را فراهم می‌کند. حساب گروه یک کد یک رقمی است که در این مرحله یک عدد اختصاصی به هر یک از گروه حساب‌ها تخصیص داده می‌شود.
برای مثال اگر نوع یک گروه سود و زیانی باشد، حساب‌های معین زیرمجموعه این گروه نیز سود و زیانی خواهند بود. طول کد گروه متناسب با نیازهای شرکت می‌تواند یک یا دو رقم باشد.
طبق استانداردهای حسابداری ایران گروه‌های زیر پیشنهاد می‌گردد:
- دارایی‌های جاری
- دارایی‌های غیرجاری
- بدهی‌های جاری
- بدهی‌های غیر جاری
- سرمایه (حقوق صاحبان سهام /حقوق مالکانه)
- درآمدها
- بهای تمام شده کالای فروش رفته
- هزینه‌ها
- حساب‌های انتظامی
2. سطح کل
بعد از تعیین کد برای حساب‌های مالی، در مرحله دوم نسبت به ریز کردن حساب‌ها اقدام می‌شود. این مرحله مهم‌ترین قسمت کدینگ حسابداری است، زیرا اعداد این سطح در دفاتر قانونی ثبت می‌شود، در واقع در این مرحله کدها به گونه‌ای باید ثبت شوند که مشخص کننده وضعیت مالی یک سازمان و شرکت باشند. این طبقه از حساب‌ها شامل اقلام ترازنامه و صورت سود و زیان می‌باشند. ماهیت حساب‌ها در سطح کل به 3 نوع بدهکار، بستانکار و مهم نیست طبقه بندی می‌شود.
ماهیت بدهکار برای حساب‌های زیر مجموعه گروه دارایی‌ها و هزینه‌ها استفاده می‌شود. ماهیت بستانکار برای حساب‌های زیر مجموعه گروه بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام و درآمدها استفاده می‌شود. ماهیت مهم نیست برای حساب‌های زیر مجموعه گروه حساب‌های انتظامی استفاده می‌شود.
در نرم افزار حسابداری طول کد کل عبارت است از طول کد گروه مربوطه به اضافه ارقامی که به حساب کل اختصاص یافته است. مثلا موجودی نقد، اولین حساب کل از گروه دارایی های جاری است بنابراین می توان به آن کد 101 داد که در آن 1 به معنای دارایی های جاری و 01 به معنای موجودی نقد می باشد
3. سطح معین
به تقسیم حساب کل به اجزای تشکیل دهنده آن یعنی حساب‌های معین، کدینگ درختی حساب‌های کل می‌گویند. ﻫﺮ ﮐﺪام از ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﮐﻞ ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه در اﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺑﻪ اﺟﺰای آن ﮐﻪ ﻫﻤﺎن ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﻣﻌﯿﻦ ﻫﺴﺘﻨﺪ تقسیم می‌شوند. معین آخرین سطح اصلی حساب‌هاست. یعنی تعریف هر حساب فقط تا سطح معین جهت صدور اسناد حسابداری الزامی بوده و تعریف سطوح تفصیلی برای معین‌ها بر حسب نیاز هر شرکت به صورت اختیاری انجام می‌گردد. این سطح همچنین، سطح عملیاتی سیستم نیز می‌باشد که در صدور سند استفاده می‌شود.
کد سطح معین عبارت است از کد گروه، کد کل و ارقامی که به معین اختصاص دارد. حساب‌ها در سطح معین با تفصیلی و در سطح مختلف ارتباط پیدا می کنند.
به طور مثال حساب موجودی نزد بانک‌ها که از گروه دارایی جاری می‌باشد و به آن کد 101 دادیم، بخش اول آن موجودی نزد بانک ها نام دارد و ممکن است ارزی یا ریالی باشد. به موجودی نزد بانک‌ها ریالی، کد 1010101 می‌دهیم که 101 آن به معنای موجودی نقد و بانک، (متعلق به گروه دارایی های جاری1) و 01 اول به معنای حساب موجودی نزد بانک ها (که زیر شاخه اول موجودی نقد و بانک می باشد) و 01 دوم به معنای ریالی بودن موجودی نزد بانک است.به همین شیوه 1010102 به معنای حساب موجودی نزد بانک ها که به صورت ارزی می باشد،است.
ارتباط حساب معین با حساب تفصیلی در سطوح مختلف جهت صدور صحیح تر و دقیق تر اسناد حسابداری و همچنین گزارش‌گیری شفاف‌تر استفاده می‌شود. علاوه بر این ماهیت یک حساب از نظر بدهکار یا بستانکار بودن در طی دوره یا انتهای دوره در این سطح تعریف می‌شود.
شرکت‌ها از استفاده سرفصل سطح معین اهدافی دارند که می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- دسته بندی و متمایز کردن حساب‌های کل
- تصمیم گیری‌های مدیریتی
- پیگیری‌های مالی
در کدینگ حساب‌های معین برای جلوگیری از وارد کردن اطلاعات تکراری، کدگذاری به وسیله یک نفر انجام می‌شود یا از سیستم‌های کدگذاری یکنواخت استفاده می‌گردد.
4. سطح تفصیلی
به حسابی اطلاق می‌شود که در پایین‌ترین و به عنوان سطح سوم سلسله مراتب حسابداری و بعد از حساب معین قرار دارد و اطلاعات مرتبط با جزئیات دقیق‌تر معاملات و تراکنش‌ها را نمایش می‌دهند. تفصیل در لغت به معنای شرح دادن است. بنابراین حساب‌های تفصیلی، جزئی ترین حساب های یک بنگاه اقتصادی هستند که تمام ریز اطلاعات را در برمی‌گیرند , توصیف کننده حساب‌های کل و معین است. در هر بنگاه اقتصادی حساب تفصیلی کاملا بر اساس فعالیت آن مجموعه مشخص می شود، نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سر فصل‌های شخصی هر مجموعه در این سطح قرار می‌گیرد.
با ایجاد چیدمان ارقام و معنایی مناسب برای کدینگ حساب‌های تفصیلی، از این کدینگ برای ایجاد گزارش‌های متنوع استفاده می‌شود. کدینگ حساب‌های تفصیلی در سطح سوم حساب‌ها قرار داشته و در نتیجه از 3 رقم برای کدینگ حساب‌های تفصیلی استفاده می‌گردد. در این بخش سرفصل های معین به طور تفصیلی بررسی می شود. مثلا حساب سرمایه گذاری کوتاه مدت که حساب کل دارایی‌های جاری می‌باشد، خود به دو بخش معین سطح یک (سپرده سرمایه گذاری/سرمایه گذاری در سهام/سرمایه گذاری در اوراق مشارکت) و معین سطح دو به ترتیب (سپرده کوتاه مدت/شرکت های پذیرفته شده در بورس،سایر شرکت ها/شرکت های پذیرفته شده در بورس،سایر شرکت ها) قابل تقسیم است.
5. کدهای شناور
حساب تفصیلی شناور، مستقل از معین تعریف می‌شود و برای هر حساب در کل نرم افزار حسابداری، یک کد حساب اختصاص داده می‌شود.
مزایای استفاده از کدینگ شناور شامل موارد زیر می‌باشد:
- کوچک و ساده شدن کدینگ حسابداری
- جلوگیری از صدور سند اشتباه
- امکان گزارش‌گیری راحت از حساب شناور مورد نظر نسبت به حساب‌های مربوطه و برعکس
نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:
- استانداردهای حسابداری
- فعالیت شرکت
- کنترل‌های داخلی
- گزارشات مورد نیاز (درون سازمانی، برون سازمانی)
کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری
در سیستم‌های متفاوت حسابداری، به منظور شناسایی بهتر و ساده تر حساب‌های شرکت و صورت‌های مالی، از کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، استفاده می‌گردد. سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آن‌ها، اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقد شوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت و پیچیده شدن فرآیند نقد شوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود.
کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته‌بندی و مرتبسازی موضوعات و عنوان‌‌های مربوط به فعالیت‌‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می‌شود. سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته‌بندی و مرتبسازی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی مانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می‌آورد.
بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند؛ تا به وسیله آن ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد. در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن یک حساب کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفضیلی به ترتیب قرار می‌گیرند.
لذا در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط، قادریم ارتباط بین آن‌ها را به دست بیاوریم و آن‌ها را برای ذی نفعان و کسانی که می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند توضیح دهیم.
کلام آخر
کدینگ حسابداری موجب نظم در اطلاعات و رویدادهای مالی یک سازمان یا موسسه می‌شود. حساب‌ها بر اساس معیارها و سطوح مختلفی در سازمان کدگذاری می‌شوند که هر چه نظم و ترتیب اطلاعات ثبت شده در مستندات موجود در یک کسب و کار بیشتر باشد، امکان بررسی و گزارش گیری در آن کسب و کار افزایش می‌یابد. محاسبان برترین آموزشگاه حسابداری در اصفهان با برگزاری دوره آموزش حسابداری (سکو) سعی بر این دارد که تمام سرفصل های حسابداری اعم از کدینگ حسابداری را به صورت کاربردی و طبق استاندارهای روز آموزش دهد. برای اطلاعات بیشتر با شماره 0314020 تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید