کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری قابل استفاده است. حساب‌ها بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می‌شوند که هر مجموعه عملیات دارای یک کد می‌باشد. حسابداران با استفاده از این کدها ثبت عملیات‌های حسابداری را به صورت صحیح انجام می‌دهند.

دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری هستند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری ضروری است تا به اجزای ریزتری تبدیل شود. این اجزا حساب‌های معین و تفصیلی می‌باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار گرفته‌اند. کدینگ باید به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند. در سیستم‌های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض طراحی شده که لازم است حتما حسابداران آنها را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل و مغایرتی آن را اصلاح نمایند.

کدینگ حسابداری دقیقا چیست؟

در یک تعریف ساده، کدینگ یک نوع از دسته بندی حساب‌ها در حسابداری است. کدینگ حسابداری اصولا به شکل درختی انجام می‌شود که این روش رایج ترین روش آن است. در کدینگ حسابداری دسته بندی هایی برای حساب ها مشخص می‌شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیر شاخه ها کدامند. این دسته بندی ها، شاخه بندی کردن و کدگذاری حساب‌ها کدینگ حسابداری نامیده می شود.

کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می‌دهد که حساب ها در حسابداری را کدگذاری کنیم. در ادامه به سطوح مختلف در کدینگ حسابداری و ساختار استاندارد آن می‌پردازیم، اما پیش از آن، برای درک بهتر مفهوم کدینگ باید انواع کدینگ در حسابداری و اهداف استفاده از آن را بررسی کنیم.

اهداف کدینگ در حسابداری

مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل بررسی است که پیشنهاد می‌کنیم از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار دهید. لذا ما در اینجا اهداف کدینگ حسابداری را مطرح میکنیم:

1. کدینگ حسابداری سبب استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آنها بر اساس یک فرمت به خصوص می‌گردد.
2. به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آن ها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آنها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم های حسابداری به پایین ترین حد ممکن برسد.
3. به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان کمک شایانی می‌کند و به این موضوع سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
4. در نتیجه کدینگ، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی ها به سادگی و بهتر از همیشه انجام شده و قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی را بهبود می‌بخشد.

نکات کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می‌آید و باید توسط متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام شود. این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می‌کند یا باعث جلوگیری از آن می‌شود، لذا برای این کار باید خود این سیستم به درستی طراحی شود.

سطوح مختلف کدینگ حسابداری

سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته سطوح مختلفی برای کدینگ اطلاعات گوناگون ارائه می‌کنند. سیستم‌های حسابداری  به کاربران اجازه می‌دهند برای دسته‌های مختلف داده‌ها و اطلاعات سطح های مختلفی از کدینگ تخصیص دهند. اصلی ترین این سطوح در این سیستم‌ها به شرح زیر می باشد:

1. گروه حساب
2. کد
3. سطح معین
4. سطح تفصیلی
5. کدهای شناور

نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری

در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:

1. استانداردهای حسابداری
2. فعالیت شرکت
3. کنترل های داخلی
4. گزارشات مورد نیاز (درون سازمانی، برون سازمانی)

کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری

سیستم‌های متفاوت حسابداری، به منظور شناسایی بهتر و ساده تر حساب‌های شرکت و صورت‌های مالی از کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، استفاده می‌گردد. سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آن ها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقد شوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت و پیچیده شدن فرآیند نقد شوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود.

کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته بندی و مرتب‌ سازی موضوعات و عنوان‌ های مربوط به فعالیت‌ های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می‌شود. سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته بندی و مرتب سازی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی مانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می‌آورد.

بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش های جزئی تر تقسیم می شوند؛‌ تا به وسیله آن ساختار دسته بندی حساب ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد. در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن یک حساب کل، حساب های معین و حساب های تفضیلی به ترتیب قرار می‌گیرند.

لذا در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سرفصل های اصلی و فرعی فعالیت ها و موضوعات مرتبط، قادریم ارتباط بین آن ها را به دست بیاوریم و آن ها را برای ذی نفعان و کسانی که می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند توضیح دهیم.

برای انجام این کار اول سرگروه حساب‌ها تعیین می‌گردد. سرگروه حساب ها همان حساب های اصلی هستند که براساس آن‌ها دسته‌بندی های کلی شکل می‌گیرد و شکل کلی حساب ها نشان داده می‌شوند. حساب کل، شامل حساب هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی اهمیت زیادی دارند و نتیجه عملکرد آن ها باید به این سازمان ها ارائه گردد.

دسته سوم که حساب های معین هستند، به منظور گزارش دادن و تصمیم گیری مفید هستند. دسته چهارم نیز مربوط به حساب های تفضیلی است که برای هر سازمان به طور مخصوص تعریف می شوند. در سیستم کد گذاری وقتی که حساب تفضیلی به حساب معین متصل باشند، به آن حساب استاندارد و در غیر این صورت به آن حساب شناور می گویند.

کدینگ حسابداری خدماتی

با بررسی کدینگ حسابداری شرکت خدماتی (Accounting Coding Of The Service Company) متوجه می‌شد که در حالت عمومی و استاندارد تهیه شده و نمونه‌ای پیشنهادی است، که بر مبنای عناصر اصلی حسابداری و استاندارد تهیه و ارائه گردیده است.

اما اگر شرکتی روش حسابداری دائمی و استاندارد منطبق بر بودجه‌ای پیش‌بینی شده را انتخاب نماید، قادر است هزینه‌های جذب و انحرافات را به بخش هزینه‌های عملیاتی در کدینگ حسابداری شرکت‌ های خدماتی اضافه نماید و بدون تغییر در سطح حساب‌های گروه و کل، حساب‌های موردنیاز خود را بگنجاند. یک نرم افزار حسابداری استاندارد، می‌تواند کدینگ استاندارد را تعدیل و تنظیم کند.

نتیجه گیری

متوجه شدیم که کدینگ حسابداری بک نوع از دسته بندی حساب‌ها در حسابداری است که کاری بسیار زمان بر و نیازمند دقت است. محاسبان برترین آموزشگاه حسابداری در اصفهان با برگزاری دوره جامع حسابداری سکو سعی بر این دارد که تمام سرفصل های حسابداری اعم از کدینگ حسابداری را به صورت کاربردی و طبق استاندارهای روز آموزش دهد. برای اطلاعات بیشتر با شماره 0314020 تماس بگیرید.