تحریر دفاتر قانونی چیست؟ 13 نکته مهم در تحریر دفاتر

همه شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فعالیت‌های اقتصادی دارند، باید اطلاعات مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت کنند. این اطلاعات باید به صورت دقیق وارد شوند که سازمان امور مالیاتی بر‌اساس آن اقدامات خود را انجام دهد. برای تحریر دفاتر قانونی و ثبت آن نکاتی را باید رعایت کنید. این نکات کدامند؟ برای ثبت آن‌ها چه مراحلی وجود دارد؟ در این مقاله از محاسبان قصد داریم به صورت جامع در مورد دفاتر قانونی و شیوۀ تحریر آن‌ها صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

دفاتر قانونی چیست؟

طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب‌و‌کار (به استثنای کسبه جزء)، باید کلیهٔ رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید آن‌ها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است (طبق ماده ۶ قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند؛ این دفاتر، دفاتر قانونی حسابداری نامیده می‌شود.

شرکت‌ها دفاتر را از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت می‌کنند. این روش جایگزین خرید دفاتر توسط خود شرکت‌ها شده است. در روش سنتی مودی باید به حوزه مالیاتی مراجعه می‌کرد که صحت دفاتر خریداری شده تأیید شوند.

امروزه برای جلوگیری از تخلفات ثبت دفاتر سنتی، سامانه خاصی به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir به این منظور توسط دولت طراحی و راه‌اندازی شده است. همهٔ مودیان می‌توانند دفاتر مدنظر خود را با جزئیات از این سامانه درخواست کنند. دفاتر بعد از پرداخت هزینه‌های مربوطه از طریق اداره پست به صورت پلمپ به دست مودی می‌رسد.

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:

1. دفتر روزنامه

طبق قانون تجارت و ماده ۷ آن “دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملاتی راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و…) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت کند. در واقع می‌توان گفت کلیۀ رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی به صورت روزانه باید در دفتر روزنامه ثبت شود.

2. دفتر کل

بر‌اساس ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیهٔ معاملات حداقل هفته­‌ای یک مرتبه، از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را باید در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند.

چرا که یکی از موارد مهم استفاده دفاتر قانونی، این است که به عنوان مستندات برای انجام رسیدگی وحسابرسی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

چرا دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده هستند؟

همانطور که می‌دانید کلیۀ شرکت‌هایی که به صورت قانونی ثبت شده‌اند، باید در موعد مقرر و قانونی مالیات خود را پرداخت کنند. اطلاعات مالی از طریق تحریر دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی تسلیم می‌شوند. این اطلاعات بسیار حساس هستند و نباید کوچک‌ترین موردی از آن‌ها کم یا به آن‌ها اضافه شود. پلمپ دفاتر به معنی منگوله‌دار کردن آن‌ها است. وقتی دفاتر پلمپ می‌شوند، شماره و نام شرکت با مهر روی آن‌ها زده می‌شود که اطلاعات آن کم یا زیاد نشوند.

بر‌اساس ماده ۶ قانون تجارت، همهٔ اشخاص حقیقی و حقوقی که در زمینهٔ بازرگانی مشغول به فعالیت هستند، باید دفاتر کل و روزنامه اخذ کنند. کلیهٔ فعالیت‌های مالی شرکت یا تاجر، از جمله بدهی‌ها، بستانکاری‌ها و … در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند.

تحریر دفاتر قانونی برای چه مشاغلی ضروری است؟

از نظر اداره امور مالیاتی اشخاص حقوقی و حقیقی دارای تکالیف متفاوتی هستند و مهم‌ترین مسئله در تفکیک این اشخاص مربوط به همین مورد یعنی تکالیف قانونی می‌شود. یکی از مهم‌ترین این تکالیف مربوط به پلمپ و تحریر دفاتر قانونی است.

طبق ماده ۶ آیین‌نامه ذکر شده، کلیهٔ اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول ملزم به پلمپ دفاتر قانونی هستند و باید نسبت به نگهداری و تحریر دفاتر قانونی اقدام کنند. البته این الزام برای داشتن دفاتر قانونی، فقط منحصر به قانون مالیات‌های مستقیم و در ماده ۶ قانون تجارت نیز این موضوع عنوان شده و اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول را ملزم به این موضوع کرده است.

براساس ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، تمامی مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند، باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سالی مالی جدید در سامانه مالیاتی ثبت کنند.

در آیین‌نامه شماره ۲۳۰۷۶۱ که مربوط به ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم است، اشخاص حقیقی را به سه دسته و گروه با عناوین گروه اول، دوم و سوم تقسیم کرده است. طبق این آیین‌نامه اشخاص حقیقی به دو روش گروه‌بندی می‌شوند: نوع اول بر‌اساس میزان فروش و نوع دوم بر‌اساس گروه شغل.

در روش تقسیم‌بندی براساس میزان فروش، مبالغ مربوط به تقسیم‌بندی هر چند سال اعلام می‌شوند. در آخرین ابلاغ این مبالغ اشخاص حقیقی با فروش ۰ تا ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه سوم، فروش ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه دوم و افزون بر ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه اول قرار می‌گیرند. البته باید توجه داشت که برای مشاغل خدماتی این بازه‌ها نصف می‌شوند.

براساس گروه شغل، مشاغل زیر گروه اول به‌حساب می‌آیند:

• کلیهٔ کارخانه‌جات و واحدهای تولیدی و مودیانی که مجوز بهره‌برداری از معادن را دارند.
• کلیهٔ دارندگان کارت بازرگانی برای واردات یا صادرات
• کلیهٔ صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر
• صاحبان مشاغل صرافی
• صاحبان زایشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های درمانی تخصصی
• دارندگان فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز
• مدیران موسسات حسابرسی، حسابداری و مشاوره‌ای
• صاحبان شرکت‌های حمل‌و‌نقل زمینی، دریایی و هوایی

اهمیت تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی به فر‌آیندی می‌گویند که طی آن اطلاعات مالی شرکت به طور دقیق ثبت و نگهداری می‌شود. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند که برای آینده شرکت تصمیم‌گیری‌ درستی انجام دهند. این فعالیت، راهی برای تضمین صحت و دقت در ثبت و رصد همهٔ عملیات مالی و مالیاتی شرکت است. به همین دلیل یکی از مهم‌ترین وظایفی که حسابدار بر عهده دارد، تحریر دفاتر قانونی است.

نکاتی که هنگام نگهداری دفاتر قانونی باید بدانید!

تحریر دفاتر قانونی برعهدۀ حسابدار است. به همین دلیل باید نکاتی را هنگام تحریر آن‌ها رعایت کنند. این نکات عبارتند از:

1. رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

2. مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌کنند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی‌ربط ثبت شده استفاده کنند. در مواردی که دفاتر ثبت‌شده مذکور در هر‌سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت نکند، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال هستند.

3. مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم‌ افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی­‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد، استفاده کنند. سازمان موظف است ویژگی­‌ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.

1.3. استفاده از نرم‌­افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱۳۹۵/۱/۱) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق‌الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.

3.2. مودیان مکلفند که قبل از مطابقت نرم ­افزار مورد استفاده با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین­‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند، سازمان می‌­تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده کنند.

4. نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیهٔ عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

5. اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

6. تحریر دفاتر قانونی با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

7. دفاتر و اسناد حسابداری باید بر‌اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر شود.  

8. در مواردی که دفاتر موضوع این آئین‌­نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

9. تأخیر تحریر دفاتر قانونی در مورد اشخاص حقوقی جدید‌ التأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

10. اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش­‌های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب­‌ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

11. ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچ‌گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

12. ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌­شود.

13. مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه کنند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک به‌صورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت­ شده، نگهداری شود.

آموزش گام به گام تحریر دفاتر قانونی به زبان ساده

قبل از هر کاری باید بررسی کنید که دفاتر 26 سطری یا 28 سطری هستند. همچنین تعداد سطرهای دفاتری که توسط نرم‌افزارها پرینت گرفته شده باید مورد بررسی قرار بگیرند. این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که گاهی اوقات عدم تناسب در تعداد سطرهای این دفاتر، باعث بروز مشکلات زیادی می‌شود.

موارد مربوط به رد دفاتر قانونی

تخلف از تکالیف مقرر در این آیین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‌شود:

۱- در صورتی که دفاتر ارائه شده نزد مراجع ذی‌ربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

۳- تأخیر تحریر دفاتر روزنامه بیش از ۱۵ روز و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در این آیین‌نامه.

۴- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات این آیین­‌نامه.

۵- در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تأیید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذی‌ربط قرار نگیرد.

۶- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم­‌های ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستم‌­های مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یادشده هستند.

۷- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.

۸- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانویس.

۹- تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی‌ربط.

۱۰- تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی.

۱۱- تحریر دفاتر قانونی به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی.

۱۲- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی.

جریمه خط خوردگی دفاتر قانونی

مطابق قانون تجارت، کلیهٔ شرکت‌ها و اشخاص حقیقی موظف‌اند تمامی وقایع و رویدادهای مالی خود را به‌طور دقیق در اسناد حسابداری ثبت کرده و پس از تأیید مدیریت، آن‌ها را در دفاتر قانونی، شامل دفتر روزنامه و کل، منتقل و نگهداری کنند. این دفاتر باید بدون هرگونه خطا و اشتباه تنظیم شوند؛ در غیر این‌صورت، احتمال رد دفاتر، اعمال جریمه و محاسبه مالیات به‌صورت علی‌الرأس وجود دارد.

دفاتر قانونی باید توسط اداره ثبت شرکت‌ها پلمپ شده و دارای شماره اختصاصی برای درج در اظهارنامه مالیاتی باشند. استفاده از دفاتر متفرقه که از بازار خریداری می‌شوند، از نظر ممیزین مالیاتی غیرقانونی محسوب می‌شود. در نگارش دفاتر، دقت و حوصله بسیار ضروری است؛ زیرا هرگونه بی‌دقتی، خط‌خوردگی یا اشتباه می‌تواند موجب رد دفاتر و اعمال جریمه شود.

در صورت بروز اشتباه، مورد اشتباه را باید با خودکار قرمز مشخص کرده، بدون مخدوش کردن متن اصلی و سپس مقدار یا متن صحیح را با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن نوشت.

آئین نامه تحریر دفاتر قانونی

وزیر امور اقتصاد و دارایی به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی و به استناد ماده ۹۵ اصلاحیه قانون مالیات‌های مستقیم، آیین‌نامه اجرایی تحریر دفاتر قانونی را تصویب کرد. این آیین‌نامه، مجموعه‌ای از قوانین و مقرراتی است که شیوهٔ نگهداری، تنظیم و تحریر دفاتر قانونی (روزنامه و کل) را برای اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول قانون مالیات‌های مستقیم و قانون تجارت مشخص می‌کند. رعایت آیین‌نامه برای جلوگیری از رد دفاتر قانونی و تعیین مالیات به صورت علی‌الراس ضروری است.

آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی مجموعه‌ای از قوانین و مقرراتی است که نحوهٔ نگهداری، تنظیم و تحریر دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) را برای اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول قانون مالیات‌های مستقیم و قانون تجارت مشخص می‌کند. رعایت این آیین‌نامه برای جلوگیری از رد دفاتر و تعیین مالیات به‌صورت علی‌الرأس ضروری است.

محل قرار گیری فایل پی دی اف آئین نامه تحریر دفاتر قانونی 

نحوه تحریر دفاتر قانونی

مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌کنند، باید کلیهٔ معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هر‌گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک خود را طبق مقررات، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب‌ها از ماشین‌های الکترونیکی و کارت‌های حساب استفاده شود. ( ماده ۱۱ آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی)

۴ تاخیر مجاز در تحریر دفاتر قانونی

تأخیر ثبت رویدادهای مالی در موارد زیر هیچ‌گونه خللی به اعتبار دفاتر قانونی وارد نمی‌کند و دفاتر قابل قبول مراجع قانونی هستند.

اقداماتی که بعد از اشتباه در تحریر دفاتر قانونی باید انجام دهید!

همانطور که اشاره کردیم، ممکن است حین تحریر دفاتر قانونی اشتباهاتی هم رخ دهد. البته این اشتباهات معمولاً بسیار کوچک هستند و دردسرساز نمی‌شوند. این اشتباهات به خصوص بین تازه‌کارها رایج است. به همین دلیل اگر مودی یا حسابدار دچار اشتباه شد، جای نگرانی وجود ندارد.

جمع‌بندی

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مربوط به حسابداری شرکت‌ها محسوب می‌شود. حسابداران و مودیان مالیاتی باید با نکات و قوانین ثبت دفاتر آشنایی داشته باشند. دفاتر قانونی از طریق دفاتر املاک و مستغلات عرضه می‌شوند.

طبق قانون کلیهٔ شرکت‌ها موظف به ثبت دفاتر قانونی و ارائه آن‌ها به سازمان امور مالیاتی هستند. این دفاتر در دو دسته روزنامه و کل قرار می‌گیرند. در دفتر روزنامه کلیهٔ وقایع مالی مربوط به فعالیت‌های روزانه شرکت‌ها و در در دفتر کل هم کلیهٔ حساب‌ها به صورت جداگانه و تک به تک ثبت می‌شوند.

همچنین ذکر این نکته هم ضروری است که ثبت و نگهداری دفاتر تا 10 سال طبق قانون سازمان مالیاتی ضروری است. به همین دلیل باید نهایت دقت در ثبت این اطلاعات صورت بگیرد که اشتباهی رخ ندهد.

در این مطلب سعی کردیم به بررسی کامل نوشتن این دفاتر و قوانین مربوط به آن بپردازیم. اگر شما برای شرکت یا کسب و کارتان نیاز به مشاوره مالیاتی دارید می‌توانید با شماره 0314020 در تماس باشید.

سوالات متداول