تراز آزمایشی اختتامیه چیست؟ نمونه تراز اختتامیه در حسابداری

در پایان سال مالی و در آستانه بستن حساب‌ها، بسیاری از حسابداران با چالشی به نام «تراز آزمایشی اختتامی» روبرو می‌شوند. این سند، تنها یک لیست ساده نیست؛ بلکه سنگ محک سلامت مالی یک کسب‌وکار و نقطه شروع ورود به فرآیند حسابداری دوره مالی بعد است. درک نادرست از آن، می‌تواند به اشتباهات گزارش‌گیری جدی منجر شود. در این مقاله از محاسبان، نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی و ماهیت حساب‌ها در آن را یاد می‌گیریم.

تراز آزمایشی اختتامیه چیست؟

تراز آزمایشی اختتامیه گزارشی است که پس از ثبت کلیۀ تعدیلات و بستن حساب‌های موقت در دفتر کل، تهیه می‌شود. این گزارش فهرستی از مانده حساب‌های دائمی (دارایی، بدهی و سرمایه) را در پایان دورهٔ مالی نشان می‌دهد و پایه و اساس تهیه ترازنامه است.

اهداف اصلی تراز آزمایشی اختتامی عبارت است از:

• بررسی برابری جمع بدهکار و بستانکار
• تشخیص صحیح مانده حساب‌های دائمی
• آماده‌سازی پایه تراز افتتاحیه دورهٔ جدید
• کنترل نهایی پیش از تهیهٔ ترازنامه و صورت سود و زیان

ماهیت حساب‌ها در تراز آزمایشی اختتامی

برای تهیه یک تراز آزمایشی اختتامیه دقیق، ابتدا باید با ماهیت حساب‌ها آشنا شویم تا بدانیم کدام حساب‌ها در پایان سال بسته می‌شوند و کدام‌یک باقی می‌مانند. حساب‌ها از نظر ماهیت به دو دسته تقسیم می‌شوند:

حساب‌های دائمی

شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه هستند. این حساب‌ها در پایان دوره بسته نمی‌شوند؛ زیرا وضعیت مالی شرکت را در طول زمان نشان می‌دهند. ماندهٔ آن‌ها به دوره بعد منتقل شده و پایه تراز افتتاحیه سال آینده خواهند بود.

حساب‌های موقت

شامل درآمدها، هزینه‌ها و برداشت‌ها هستند و برای مشخص شدن سود یا زیان خالص، این حساب‌ها در پایان دوره بسته شده و ماندهٔ آن‌ها به حساب «خلاصه سود و زیان» یا مستقیم به حساب سرمایه منتقل می‌شود.

در تراز آزمایشی اختتامیه، هدف اصلی نمایش هم‌زمان مانده حساب‌ها نیست، بلکه بررسی و تحلیل مانده‌های نهایی است. پس از تهیه این تراز، حسابدار مانده‌های حساب‌های موقت را منتقل می‌کند تا حساب‌های درآمد، هزینه و برداشت بسته شوند و آماده شروع دوره مالی جدید شوند.

نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی

مراحل تهیه تراز آزمایشی اختتامی در پایان دورهٔ مالی به شرح زیر است: 

1. بستن حساب‌های موقت: کلیۀ حساب‌های درآمد و هزینه به حساب «سود و زیان جاری» بسته می‌شوند. مانده این حساب، سود یا زیان خالص دوره را نشان می‌دهد.
2. انتقال به حساب سرمایه: حساب «برداشت» به حساب سرمایه منتقل می‌شود. با این کار، مانده حساب سرمایه برای سال جدید به روز شده و حساب سود و زیان جاری به حساب سود و زیان انباشته منتقل می‌شود.
3. تهیه تراز اختتامیه: در این مرحله، از مانده نهایی تمامی حساب‌های دفتر کل، یک تراز آزمایشی تهیه می‌کنید. از آنجا که حساب‌های موقت بسته شده‌اند، این تراز تنها شامل حساب‌های دائمی خواهد بود. همین تراز، تراز آزمایشی اختتامیه نامیده می‌شود.

نمونه تراز اختتامیه در حسابداری

فرض کنید یک شرکت در پایان سال مالی ۱۴۰۴، پس از بستن حساب‌های موقت، اطلاعات زیر را دارد:

برای تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه (یعنی وقتی فقط حساب‌های دائمی مانده دارند)، مراحل زیر را انجام دهید:

1. تمام حساب‌هایی که مانده بدهکار دارند را بستانکار کنید و تراز اختتامیه را بدهکار کنید.
2. تمام حساب‌هایی که مانده بستانکار دارند را بدهکار کنید و تراز اختتامیه را بستانکار کنید.

ثبت روزنامه تراز اختتامیه شرکت به شرح زیر است:

با این ثبت، تمام حساب‌های دائمی صفر شده و مانده‌ها داخل حساب تراز اختتامیه جمع می‌شوند.

اشتباهات رایج در تهیه تراز آزمایشی اختتامیه

در فرآیند تهیه تراز آزمایشی اختتامی، افراد با چالش‌های مختلفی مواجه می‌شوند. مهم‌ترین این موارد شامل نکات زیر است:

• انتقال ناقص مانده‌ حساب‌ها: نادیده‌گرفتن حساب‌های کم‌اهمیت یا مشتریانی که تنها یک تراکنش دارند.
• اشتباه در تشخیص و طبقه‌بندی حساب‌ها: یک خطای پرتکرار، اشتباه گرفتن حساب‌های دارایی با هزینه یا بالعکس است، مانند ثبت خرید تجهیزات به‌عنوان هزینه به‌جای دارایی.
• عدم بستن‌ یا اعمال نکردن حساب‌های تعدیل‌ شده: مواردی مثل استهلاک، هزینه‌های تحقق‌یافته یا درآمدهای معوق باید قبل از تهیه تراز اختتامی ثبت شوند. نادیده گرفتن این تعدیلات، تصویر اشتباهی از عملکرد واحد تجاری نشان می‌دهد.
• ثبت تکراری یا حذف اشتباهات در دفتر کل: در نرم‌افزارهای حسابداری، خطا در فیلتر کردن اطلاعات یا گزارش‌گیری ممکن است منجر به ثبت دوباره یک حساب یا حذف ناخواسته برخی آیتم‌ها شود. این موضوع تراز آزمایشی را از تعادل خارج می‌کند.
• بی‌توجهی به تاریخ ثبت اسناد: ثبت عملیات بعد از تاریخ اختتامیه بدون به‌روزرسانی گزارش‌ها که منجر به خطاهای زمانی در صورت‌های مالی خواهد شد.

برای کاهش احتمال خطا، بهتر است پس از تهیه تراز اولیه، یک مرحله کنترل ثانویه انجام شود. بررسی دوباره اطلاعات توسط حسابدار ارشد یا مدیر مالی می‌تواند بسیاری از مغایرت‌ها را قبل از نهایی شدن گزارش شناسایی کند. همچنین استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری که امکان «کنترل مغایرت حساب‌ها» را دارند، دقت کار را افزایش می‌دهد.

کدام حساب در تراز آزمایشی اختتامی وجود ندارد؟

در تراز آزمایشی اختتامی، حساب‌های موقت یا سود و زیان به‌طور مستقیم وجود ندارند؛ زیرا هدف این تراز جمع‌آوری مانده حساب‌های دائم است و وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه در پایان دوره مالی را مشخص می‌کند.

حساب‌های درآمد و هزینه ابتدا به حساب سود و زیان بسته شده و سپس ماندهٔ نهایی آن‌ها به حساب سود و زیان انباشته منتقل می‌شود. بنابراین در تراز اختتامی قابل مشاهده نیستند و فقط تأثیر آن‌ها در ماندهٔ سرمایه منعکس می‌شود.

جمع‌بندی

تراز آزمایشی اختتامی آخرین مرحلۀ کنترل سیستم حسابداری پیش از تهیۀ صورت‌های مالی است. این تراز نشان می‌دهد ثبت‌های پایان دوره کامل بوده، حساب‌های موقت بسته شده و مانده حساب‌های دائمی آماده انتقال به سال بعد هستند. اگر در این مرحله دقت کافی وجود نداشته باشد، ترازنامه و صورت سود و زیان دچار خطا می‌شوند. در تجربه کاری خود، بیشترین تعدیلی که هنگام تهیۀ تراز آزمایشی اختتامی ثبت می‌کنید چیست؟ نظرات و تجربیات خود را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول