حساب انتظامی چیست؟ نحوه ثبت حساب انتظامی

در دنیای پیچیده و پر از معامله‌های تجاری، شرکت‌ها برای تضمین تعهدات مالی خود گاهی نیاز دارند از طرف مقابل اسناد ضمانتی مانند چک، سفته یا ضمانت‌نامه دریافت کنند. حساب‌های انتظامی اینجا کاربرد دارند. این حساب‌ها به‌طور ویژه برای ثبت و مدیریت اسناد ضمانتی طراحی شده‌اند و نقش آن‌ها ایجاد شفافیت و اعتماد بین طرفین قرارداد است. اگر می‌خواهید بدانید حساب‌های انتظامی چگونه کار می‌کنند و چه کاربردهایی دارند، در این مقاله از محاسبان همراه ما باشید.

حساب‌های انتظامی چیست؟

حساب انتظامی، حسابی است که برای ثبت و نگهداری اسناد ضمانتی مانند چک‌ها، سفته‌ها و تعهدات احتمالی به کار می‌رود. این حساب‌ها ماهیت مالی ندارند و در ترازنامه یا صورت سود و زیان ثبت نمی‌شوند. هدف اصلی از ایجاد این حساب، شفاف‌سازی و ارائه اطلاعات غیر مالی در مورد ضمانت‌ها و تعهدات احتمالی آینده است. 

به عبارت دیگر، این حساب‌ها فقط برای نگهداری اسناد و اطلاعاتی که تأثیری در وضعیت مالی فعلی شرکت ندارند، استفاده می‌شوند، مثل اسناد تضمینی که به دیگران ارائه شده یا از دیگران دریافت شده‌اند. از آنجا که این اسناد وصول نخواهند شد، حساب انتظامی بار مالی برای شرکت ندارد و تنها برای ایجاد وضوح بیشتر در مورد وضعیت مالی آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کاربرد حساب انتظامی در حسابداری

حساب‌های انتظامی در حسابداری کاربردهای متنوع و مهمی دارند که بیشتر در مواقعی که نیاز به ثبت ضمانت‌ها، تعهدات احتمالی یا اسناد ضمانتی است، استفاده می‌شوند. این حساب‌ها بیشتر در حسابداری بازرگانی، دولتی و مالیاتی کاربرد دارند و به شفاف‌سازی امور مالی کمک می‌کنند، بدون اینکه تأثیر مالی مستقیم بر ترازنامه یا صورت‌های مالی داشته باشند.

در حسابداری مالیاتی، این حساب‌ها کاربرد فراوانی دارند. اگر یک شخص یا شرکت با مالیات‌های سنگین یا مالیات‌های معوقه روبرو باشد، می‌تواند از حساب‌های انتظامی برای ثبت ضمانت‌های مالیاتی استفاده کند. به‌عنوان مثال، اگر شرکتی مجبور باشد که ضمانت برای تسویه مالیات‌های خود ارائه دهد، این ضمانت در حساب انتظامی ثبت می‌شود که پس از تسویه حساب مالیاتی، اسناد آزاد شوند.

در نهایت، ایجاد اعتماد و شفافیت میان طرفین قرارداد از دیگر کاربردهای مهم حساب‌های انتظامی است. این حساب‌ها امکان می‌دهند که دو طرف یک قرارداد بتوانند بدون ارائه وجه نقد یا کالا در ابتدا، با ثبت اسناد ضمانتی در حساب‌های انتظامی، نسبت به حسن نیت و تعهدات خود به یکدیگر اطمینان پیدا کنند.

انواع تضمین برای حساب انتظامی 

انواع تضمین برای حساب‌های انتظامی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی شامل چند نوع اصلی از اسناد و روش‌های ضمانتی است که برای ایجاد شفافیت و تضمین تعهدات در قراردادها استفاده می‌شوند. انواع این تضمین‌ها به شرح زیر است:

1. وجه نقد 

در برخی قراردادها، یکی از طرفین مبلغ مشخصی وجه نقد به‌عنوان ضمانت به طرف مقابل پرداخت می‌کند. این وجه نقد معمولاً در مناقصه‌ها یا مزایده‌ها به‌عنوان تضمین ارائه می‌شود و در حساب‌های انتظامی به‌صورت ضمانت نگهداری می‌شود.

2. چک

چک یکی از رایج‌ترین انواع تضمین است که معمولاً برای جلب اعتماد و تضمین حسن انجام کار بین طرفین قرارداد استفاده می‌شود. چک می‌تواند مدت‌دار یا بدون تاریخ باشد و به‌صورت عندالمطالبه و به‌عنوان ضمانت اجرایی در حساب‌های انتظامی ثبت می‌شود. برای صدور چک، باید حساب جاری در بانک داشته باشید.

3. سفته

سفته، مانند چک، یک سند تجاری است که برای تضمین پرداخت وجه در آینده استفاده می‌شود. تفاوت اصلی آن با چک این است که برای صدور سفته نیازی به حساب جاری در بانک نیست. سفته نیز مانند چک، در حساب‌های انتظامی به‌عنوان ضمانت ثبت می‌شود و ویژگی عندالمطالبه دارد.

4. ضمانت‌نامه بانکی

ضمانت‌نامه بانکی یکی از معتبرترین انواع تضمین است که بانک به‌عنوان ضامن برای شخص حقیقی یا حقوقی صادر می‌کند. در صورتی که یکی از طرفین قرارداد نتواند به تعهدات خود عمل کند، طرف مقابل می‌تواند با ارجاع به بانک، مبلغ ضمانت‌نامه را دریافت کند. این نوع ضمانت معمولاً در قراردادهای بزرگ و پیچیده، مانند پروژه‌های دولتی و ساخت‌وساز، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

5. اسناد ملکی

در برخی موارد، طرفین قرارداد برای تضمین اجرای تعهد‌های خود، یک سند ملکی را به‌عنوان ضمانت ارائه می‌دهند. این اسناد معمولاً شامل سند ملک یا شهادت‌نامه‌های حقوقی است که در صورت عدم انجام تعهدات، می‌تواند به فروش برسد یا مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگی‌های حساب انتظامی

ویژگی‌های حساب‌های انتظامی عبارتند از:

کدینگ حساب های انتظامی

کدینگ حساب‌های انتظامی معمولاً با پیش‌کد «۹» شروع می‌شود و بر‌اساس سطح حساب (کل، معین، تفصیلی) به تفکیک در نرم‌افزارهای حسابداری تعیین می‌شود. 

طبقه‌بندی و ثبت حساب‌های انتظامی

روش ثبت حساب‌های انتظامی براساس نوع پرداخت یا دریافت اسناد تضمینی متفاوت است. در ادامه طریقه ثبت حساب‌های انتظامی را بررسی می‌کنیم. 

1. زمانی که شرکت اسناد انتظامی را دریافت می‌کند (ضمانت به نفع شرکت)

در این حالت، شرکت از طرف مقابل اسناد ضمانتی مانند چک، سفته یا ضمانت‌نامه دریافت می‌کند.

2. زمانی که شرکت اسناد انتظامی را پرداخت می‌کند (ضمانت به عهده شرکت)

در این حالت، شرکت به‌عنوان ضامن، اسناد ضمانتی مانند چک یا سفته را به طرف مقابل می‌دهد.

مثال ثبت حسابداری حساب‌های انتظامی

در این بخش، شیوهٔ ثبت حسابداری اسناد تضمینی در دو وضعیت مختلف، یعنی دریافت و پرداخت ضمانت‌نامه‌ها را با مثال‌ بررسی خواهیم کرد.

1. فرض کنید یک شرکت به‌منظور ضمانت حسن انجام کار از یکی از پیمانکاران خود یک ضمانت‌نامه بانکی به مبلغ 150 میلیون ریال دریافت کرده است. شرکت این ضمانت‌نامه را در حساب‌های انتظامی ثبت می‌کند. ثبت حسابداری به شرح زیر خواهد بود:

پس از اتمام پروژه و تأیید حسن انجام کار، ضمانت‌نامه بانکی به پیمانکار بازگردانده می‌شود. ثبت مربوط به عودت این ضمانت‌نامه به شرح زیر خواهد بود:

2. فرض کنید یک شرکت برای دریافت تسهیلات از بانک، یک چک به مبلغ 80 میلیون ریال به‌عنوان ضمانت ارائه می‌دهد. ثبت مربوط به این پرداخت در حساب‌های انتظامی به صورت زیر خواهد بود:

پس از تسویه وام و بازپرداخت چک، ثبت مربوط به وصول چک به شرح زیر خواهد بود:

بستن حساب انتظامی

بستن حساب‌های انتظامی در پایان سال مالی به‌منظور صفر کردن مانده حساب‌ها و انتقال آن به دورهٔ مالی جدید انجام می‌شود. این عملیات معمولاً به‌وسیله جابه‌جایی بدهکار و بستانکار بودن حساب‌ها صورت می‌گیرد که مانده‌های حساب به صفر برسد. روش بستن حساب‌های انتظامی به شرح زیر است:

بستن حساب‌های انتظامی دریافتی

در پایان دورهٔ مالی، برای بستن این حساب، باید حساب “حساب‌های انتظامی به نفع شرکت” را بستانکار کرده و حساب “طرف حساب‌های انتظامی” را بدهکار کنید.

بستن حساب‌های انتظامی پرداختی

برای بستن این حساب، باید حساب “حساب‌های انتظامی به عهده شرکت” را بدهکار کرده و حساب “طرف حساب‌های انتظامی” را بستانکار کنید.

جمع‌بندی

در این مقاله حساب‌های انتظامی و کاربردهای آن‌ در حسابداری را بررسی کردیم. این حساب‌ها ابزارهای حیاتی برای ثبت و مدیریت اسناد ضمانتی مانند چک‌ها، سفته‌ها و ضمانت‌نامه‌ها هستند، بدون اینکه تأثیر مالی مستقیمی بر صورت‌های مالی شرکت‌ها داشته باشند. آشنایی با روش ثبت، مدیریت و بستن این حساب‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تضمین‌ها و تعهدات احتمالی را به درستی مدیریت کرده و از بروز اختلافات جلوگیری کنند.

سوالات متداول