سند حسابداری چیست؟ انواع سند حسابداری + نمونه و نحوه ثبت

با کمک اسناد حسابداری می‌توان اطلاعات مربوط به معاملات و تراکنش‌های مالی یک شرکت را به ترتیب تاریخ و با نظم و دقت بیشتر ثبت کرد. همچنین هر سند حسابداری دارای یک سری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی به صورت جداگانه است. برای آشنایی بیشتر با سند حسابداری و انواع آن در این مقاله از سایت محاسبان با ما همراه باشید.

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری مجموعه‌ای از رویدادهای مالی و حسابداری است که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار دارد و در حین رخ دادن یک رویداد یا اتفاق مالی در شرکت انجام می‌شود. منظور از رویداد مالی، رخ دادن اتفاقی است که در منابع مالی شرکت تأثیر‌گذار باشد؛ مثلاً استخدام یک نیروی کار جدید رویداد مالی نیست و نیاز به ثبت سند ندارد.

نمونه سند حسابدرای

برگه سند‌ حسابداری عبارت است از نوشته‌ای که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی، پولی و محاسباتی انجام شده به حساب‌هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار شده تجزیه می‌شوند و چنین مدرکی پس از امضای ذی‌صلاح و صدور آن، قابل ثبت در دفاتر قانونی است.

انواع سند حسابداری

اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند که آن‌ها را به ۷ گروه تقسیم‌ کرده و در ادامه به تفکیک هرکدام را توضیح می‌دهیم.

1. سند حسابداری دستی

سند حسابداری دستی به سندی می‌گویند که ثبت معاملات شرکت بدون استفاده از نرم افزار حسابداری و به صورت دستی انجام می‌شود. در این روش اطلاعات مالی را مستقیم در دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل وارد می‌کنند. ثبت سند دستی نیاز به دقت بالا و رعایت کامل اصول و استانداردهای حسابداری دارد که خطایی رخ ندهد و دفاتر توسط ممیزین مالیاتی رد نشود.

2. سند حسابداری کامپیوتری

ثبت رویدادهای مالی شرکت با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مانند آرپا، هلو، پارسیان، نوآوران، شایگان، سپیدار، همکاران سیستم و… را سند حسابداری کامپیوتری گویند. هرچه فعالیت‌های مالی یک شرکت یا بنگاه اقتصادی بیشتر و پیچیده‌تر باشد، نیاز به یک نرم افزار بهتر و دارای قابلیت‌های پیشرفته‌تر دارید. 

3. سند ساده

سند ساده، ابتدایی‌ترین سند حسابداری است که برای ثبت معامله‌ای دو طرفه به کار می‌رود. یعنی فقط شامل یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار است. این نوع سند را معمولاً در ثبت معامله‌های روزمره مانند: فروش نقدی کالا، خرید نقدی کالا، برداشت مالک از شرکت و… استفاده می‌کنند. این اسناد کم‌ترین پیچیدگی را دارند، اما پایه و اساس سیستم مالی هر کسب‌وکار محسوب می‌شوند.

4. سند مرکب

برای حساب‌هایی که بیشتر از یک بدهکار و بستانکار دارند و چند حساب در آن درگیر می‌شود از سند مرکب استفاده می‌کنند. سند مرکب ترکیبی از چند رویداد مالی مرتبط بهم است که به صورت یک سند یک جا ثبت می‌شود. این سند باعث ساده کردن گزارش‌گیری‌ها و کاهش تعداد اسناد می‌شود.

5. سند افتتاحیه

در ابتدای هر دوره مالی برای ثبت مانده حساب‌های دائمی از دوره قبل، از سند افتتاحیه استفاده می‌شود. یعنی فقط مانده‌های دارایی و بدهی و حقوق مالکانه شرکت در پایان سال را مدنظر قرار می‌دهیم. مانده‌های پایان دورۀ قبل، مانده‌های ابتدای دوره در سال جدید است که در سند شماره یک یا همان سند افتتاحیه آورده می‌شود.

6. سند اختتامیه

در پایان هر دوره مالی، برای بستن حساب‌های موقت و حسابهای دائمی و تهیه صورت‌های مالی، از سند اختتامیه استفاده می‌شود. تهیهٔ سند اختتامیه با هدف آماده‌سازی دفاتر برای شروع سال دوره مالی جدید و جلوگیری از تداخل اطلاعات دو سال مالی انجام می‌شود. این سند آخرین سند رسمی دوره مالی است و پس از آن هیچ ثبت حسابداری تا آغاز دوره بعدی انجام نمی‌شود.

7. سند اصلاحی

بعضی حساب‌ها در پایان سال و در حین سال نیاز به اصلاح دارند که سند‌ حسابداری اصلاحی مربوط به آن را باید ثبت کنید. مثل اسناد حسابداری اصلاح پیش‌پرداخت‌ها و سند اصلاحی پیش دریافت‌ها و سند حسابداری هزینه استهلاک و… . به عبارت دیگر در صورت بروز هرگونه اشتباه در ثبت اطلاعات در اسناد حسابداری، از سند اصلاحی برای اصلاح و تعدیل اطلاعات استفاده می‌شود.

اسناد مثبته چیست؟

اولین مرحله در ثبت رویدادهای مالی تجزیه و تحلیل رویداد مالی است که حسابداران برای تجزیه و تحلیل رویداد مالی نیاز به اسناد و مدارکی دارند که وقوع رویداد مالی را اثبات کند. فاکتور فروش، فاکتور خرید، حواله انبار، رسید بانکی، برگ چک‌های صادر شده شرکت، چک‌های دریافت شده، فرم‌های تنخواه، اسناد هزینه و… نمونه‌ای از اسناد مثبته است. اسناد مثبته می‌توانند به صورت چاپی، دستی، رسمی یا غیر رسمی باشند.

اجزای سند حسابداری

سند حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که عبارت است از:

1. شماره سند حسابدرای: از ابتدای سال مالی و به ترتیب تاریخ برای هر رویداد مالی، یک سند حسابداری صادر می‌شود.
2. تاریخ سند حسابداری: تاریخ سند حسابداری، تاریخ وقوع رویداد مالی را نشان می‌دهد. هر رویدادی در هر تاریخی که رخ داده، باید سند آن هم برای همان تاریخ صادر شود.
3. ستون کد حساب: در ستون کد حساب، کد حساب‌هایی که بدهکار و بستانکار می‌شوند را می‌نویسند.
4. ستون شرح: ستون شرح حساب، نام حساب‌هایی که در رویداد مالی مورد نظر تأثیر داشته‌اند و بدهکار و بستانکار شده‌اند را نمایش می‌دهد.
5. ستون بدهکار و بستانکار: در ستون بدهکار و بستانکار، مبلغ حساب‌هایی که بدهکار و بستانکار شده‌اند در جلوی نام حساب‌ها آورده می‌شود.

هدف از ثبت اسناد حسابداری چیست؟

چهار مورد از اهداف مهم ثبت اسناد حسابداری عبارت است از:

• دسترسی سریع و آسان به سند‌ حسابداری و ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز.
• به حداقل رساندن خطا و اشتباهات انسانی.
• انجام کلیهٔ امور حسابداری و مدیریت مالی به صورت دقیق‌تر، ارزان‌تر و سریع‌تر.
• با ثبت سند‌ حسابداری در طول دوره مالی، مدیران می‌توانند گزارشات دقیق و جامعی در پایان دوره تهیه و طبق آن آینده شرکت خود را پیش‌بینی و برای تصمیم‌های آینده برنامه‌ریزی کنند.

ثبت سند حسابداری توسط چه شخصی انجام می شود؟

ثبت اسناد حسابداری وظیفه حسابداران و کارشناسان مالی است. در سندهای حسابداری اطلاعات مهمی به غیر از تاریخ، مبلغ، شماره سند، شرح رویداد مالی و…. ثبت می‌شود، به همین علت باید توسط شخصی که مهارت و تخصص حسابداری دارد و با ماهیت حساب‌ها و سند‌ حسابداری آشنا است، انجام شود.

در ادامه با چند نمونه سند حسابداری و ثبت حسابداری آن آشنا می‌شویم. 

• سند حسابداری مربوط به واریز شخصی مالک به حساب بانکی شرکت

• نمونه سند حسابداری خرید کالا به صورت نقدی بدون ارزش افزوده

• نمونه سند خرید کالا با ارزش افزوده به صورت نقد

• نمونه سند حسابداری فروش کالا به صورت نقد بدون ارزش افزوده

• نمونه سند حسابداری فروش کالا به صورت نقد با ارزش افزوده

• سند حسابداری مربوط به هزینه‌های تنخواه

• سند حسابداری مربوط به خرید نقدی دارایی (مثلاً اثاثه)

• ثبت حسابداری مربوط به شناسایی درآمد حاصل از انجام خدمات

جمع‌بندی

در این مقاله از سایت محاسبان، سند حسابداری را بررسی و انواع اسناد حسابداری را معرفی کردیم. انواع اسناد حسابداری شامل سند‌ حسابداری دستی، کامپیوتری، ساده، مرکب، افتتاحیه، اختتامیه و اصلاحی می‌شود. برای جلوگیری از خطاهای انسانی، وظیفه حسابداران و مدیران مالی است که این اسناد را ثبت کنند.

سوالات متداول