انواع هزینه در حسابداری؛ طبقه بندی و ثبت هزینه ها

آیا تا به حال در زمان ثبت اسناد مالی با این پرسش روبه‌رو شده‌اید که دقیقاً چه چیزی «هزینه» محسوب می‌شود و چگونه باید آن را در حسابداری ثبت کرد؟ این سؤال یکی از بنیادی‌ترین مفاهیم دنیای حسابداری است و پاسخ درست به آن می‌تواند مسیر تصمیم‌گیری مالی یک شرکت را تغییر دهد. در این مقاله از محاسبان، با انواع هزینه‌ها و ثبت هزینه در حسابداری آشنا می‌شویم.

تعریف هزینه در حسابداری

به زبان ساده، هزینه در حسابداری، به مخارجی که باعث ایجاد منافعی در گذشته برای بنگاه اقتصادی شده و در ادامه انتظار ایجاد منفعتی وجود ندارد، گفته می‌شود.

هزینه در حسابداری، کاهش منافع اقتصادی در طول یک دورهٔ مالی است که در قالب خروج وجه نقد، کاهش دارایی یا افزایش بدهی ظاهر می‌شود.

برای مثال، اگر شرکتی مبلغی بابت اجاره دفتر پرداخت کند، آن مبلغ هزینه تلقی می‌شود؛ زیرا منابع مالی از شرکت خارج شده و برای فعالیت اقتصادی به کار رفته است. در استانداردهای حسابداری ایران و استاندارد بین‌المللی گزارشگری مالی (IFRS)، هزینه‌ها به‌محض وقوع یا شناسایی مصرف منافع اقتصادی ثبت می‌شوند، حتی اگر وجه نقد هنوز پرداخت نشده باشد.

طبقه‌بندی هزینه ها در حسابداری 

طبقه‌بندی هزینه‌ در حسابداری، بر‌اساس استانداردهای حسابداری و همچنین استانداردهای بین‌‎المللی گزارشگری مالی (IFRS) انجام می‌شود و پایه و اساس بسیاری از تحلیل‌های مدیریتی و مالی است.  

طبقه‌بندی هزینه‌‌ها بر‌اساس عملکرد

در صورت سود و زیان، هزینه‌ها می‌توانند بر‌اساس ماهیت یا عملکرد ارائه شوند. با توجه به رویه رایج در ایران، تمرکز این طبقه‌بندی بر روش مبتنی بر عملکرد است.

در این رویکرد، هزینه‌ها ابتدا به دو گروه اصلی عملیاتی و غیرعملیاتی تفکیک می‌شوند:

هزینه عملیاتی: مخارجی که واحد تجاری در جریان فعالیت اصلی، مستمر و درآمدزای خود متحمل می‌شود. این هزینه‌ها به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم در فرآیند تولید، ارائه خدمات، فروش و اداره عملیات اصلی شرکت نقش دارند و حذف آن‌ها عملاً ادامه فعالیت واحد تجاری را با اختلال مواجه می‌کند.

هزینه غیر عملیاتی:  مخارجی که ناشی از فعالیت اصلی و مستمر واحد تجاری نیستند و ارتباط مستقیمی با فرآیند تولید، ارائه خدمات یا فروش ندارند. این هزینه‌ها معمولاً اتفاقی، جانبی، مالی یا غیر تکرار شونده بوده و در نتیجه تصمیمات مالی، رویدادهای خارج از کنترل عملیات یا معاملات غیرعادی ایجاد می‌شوند.

طبقه‌بندی بر‌اساس رفتار هزینه‌ها نسبت به حجم فعالیت

در هر کسب‌وکار، هزینه‌ها بر‌اساس نوع فعالیت اقتصادی (تولیدی، بازرگانی یا خدماتی) طبقه‌بندی می‌شوند؛ به همین دلیل، ساختار هزینه‌های یک واحد تولیدی با هزینه‌های یک واحد بازرگانی یا خدماتی متفاوت است.

همچنین تغییرات در فعالیت یا اندازهٔ واحد اقتصادی بر میزان هزینه‌ها تأثیر می‌گذارد. بر این اساس، همهٔ هزینه‌های مجموعه‌های اقتصادی به گروه‌های اصلی زیر تقسیم می‌شوند:

هزینه ثابت: هزینه‌های ثابت، هزینه‌هایی هستند که در یک دورهٔ زمانی نسبتاً طولانی، تغییری نمی‌کنند و ارتباطی با میزان تولید یا ارائه خدمات ندارند. به زبان ساده، با افزایش یا کاهش تولید، این هزینه‌ها ثابت می‌مانند. مانند اجاره محل کار، حقوق مدیران ارشد یا هزینهٔ بیمه ساختمان.

هزینه متغیر: هزینه‌های متغیر، وابسته به میزان تولید یا عرضه کالا و خدمات هستند؛ به طوری که با افزایش تولید، هزینه‌ها افزایش یافته و با کاهش تولید، کاهش می‌یابند. مانند هزینه مواد اولیه، دستمزد کارگران ساعتی یا اضافه‌کاری آنان.

هزینه نیمه متغیر: هزینه‌های نیمه‌متغیر ترکیبی از یک جزء ثابت و یک جزء متغیر هستند. بخش ثابت این هزینه‌ها حتی در صورت عدم فعالیت نیز وجود دارد، در حالی که بخش متغیر آن با تغییر سطح فعالیت دستخوش تغییر می‌شود. مانند هزینه آب، برق و گاز (شامل حق اشتراک ثابت و هزینه متناسب با میزان مصرف)، هزینه تلفن.

نکته: طبقه‌بندی هزینه‌ها بر‌اساس رفتار آن‌ها نسبت به حجم فعالیت، مبنای تحلیل نقطه سربه‌سر، بودجه‌ریزی انعطاف‌پذیر، کنترل هزینه‌ها و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کوتاه‌مدت محسوب می‌شوند.

طبقه‌بندی بر‌اساس ارتباط هزینه‌ها با محصول یا خدمت

این شیوه از طبقه‌بندی با هدف محاسبه دقیق بهای تمام‌شده کالا یا خدمات به‌کار می‌رود و هزینه‌ها را مطابق میزان قابلیت انتساب آن‌ها به محصول یا خدمت، به دو گروه اصلی تقسیم می‌کند:

هزینه مستقیم: هزینه‌هایی که ارتباط مستقیم و قابل اندازه‌گیری با یک محصول یا خدمت مشخص دارند و بدون نیاز به تسهیم یا برآورد، مستقیماً به آن منتسب می‌شوند. این هزینه‌ها جزء اصلی بهای تمام‌شده بوده و در حساب بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته یا بهای تمام‌شده خدمات ارائه‌شده شناسایی می‌شوند.

هزینه غیر مستقیم: هزینه‌هایی که انتساب آن‌ها به یک محصول یا خدمت مشخص به‌صورت مستقیم امکان‌پذیر نیست و معمولاً برای چند محصول یا فعالیت مشترک‌اند. این هزینه‌ها غالباً تحت عنوان سربار طبقه‌بندی شده و پس از تسهیم، در بخش هزینه‌های سربار تولید یا هزینه‌های عمومی و اداری گزارش می‌شوند.

انواع هزینه ها در حسابداری

انواع هزینه در حسابداری بر‌اساس ماهیت و محل وقوع به دسته‌بندی‌های زیر تقسیم می‌شوند:

• هزینه‌های عمومی و اداری
• هزینه‌های توزیع و فروش
• هزینه‌های مالی
• هزینه‌ استهلاک
• هزینه حقوق و دستمزد

هزینه های عمومی و اداری

هزینه‌هایی که به صورت دوره‌ای و ثابت پرداخت می‌شوند؛ معمولاً مبلغ این هزینه‌ها ثابت است و بر مبلغ فروش به صورت مستقیم مؤثر نیستند و به عنوان مخارج کلی شرکت به حساب می‌آیند. انواع هزینه های عمومی و اداری عبارت است از:

• هزینه قبوض آب و…
• هزینه پست و…
• هزینه تاکسی و…
• هزینه تنقلات و چایی و پذیرایی
• هزینه ملزومات مصرفی

هزینه توزیع و فروش در حسابداری

هزینه توزیع و فروش، آن دسته از هزینه‌هایی است که جهت انتقال محصولات یا خدمات از واحد تولیدی برای مشتریان صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولاً به‌صورت هزینه‌های متغیر در‍ نظر گرفته می‌شوند و بر میزان فروش تأثیر دارند. مثال‌هایی از هزینه توزیع و فروش عبارت‌ است از:

• هزینه حمل‌ونقل و باربری
• هزینه انبارداری و بسته‌بندی
• هزینه بازاریابی و تبلیغات
• هزینه کمیسیون و پورسانت

هزینه های مالی در حسابداری

بر‌اساس استاندارد حسابداری شماره ۱۳، مخارج تأ‌مین مالی شامل موارد زیر است:

• سود و هزینه‌های تسهیلات مالی:
  سود تضمین‌شده، کارمزد و جریمه‌های تأخیر مربوط به تسهیلات مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت.
• مخارج جانبی تسهیلات مالی:
  هزینه‌های مرتبط با دریافت تسهیلات مالی، از جمله حق ثبت و حق تمبر اسناد تضمینی که در چارچوب قراردادهای مربوط پرداخت می‌شوند.
• مخارج تأمین مالی قراردادهای خاص:
  هزینه‌های مرتبط با قراردادهای اجاره به شرط تملیک و خرید اقساطی که مطابق با استانداردهای حسابداری مربوط شناسایی می‌شوند.

هزینه استهلاک در حسابداری

در تمامی سازمان‌ها، اموال، اثاثیه و تجهیزات برای انجام امور مورد استفاده قرار می‌گیرند که به آنها دارایی ثابت گفته می‌شود. از دید حسابداری، دارایی‌های ثابت هزینه نیستند، اما بر‌اساس اصول حسابداری، بخشی از ارزش اولیه آن‌ها در طول سال به‌عنوان هزینه استهلاک منظور می‌شود. 

این هزینه‌ در حسابداری به‌عنوان هزینهٔ مالی آن دوره در حساب‌ها ثبت می‌شود. هزینه‌های استهلاک مانند: هزینه استهلاک اسباب و اثاثیه، هزینه استهلاک وسایل نقلیه، هزینه استهلاک ابزارآلات و هزینه استهلاک ساختمان.

طبق ماده ۱۴۹ قانون مالیات‌های مستقیم، با گذر زمان، ارزش دفتری دارایی‌ها کاهش یافته و میزان کاهش به حساب استهلاک اضافه می‌شود. 

هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری

تمام هزینه‌هایی که به پرداخت حقوق و مزایای کارکنان مربوط می‌شوند، در دستهٔ هزینه‌های حقوق و دستمزد قرار می‌گیرند. لازم است که حقوق و مزایا مطابق با قرارداد بین کارفرما و کارکنان برآورد و ثبت شود. یکی از چالش‌های اصلی دربارهٔ انواع هزینه در حسابداری، محاسبه حقوق و دستمزد است؛ زیرا میزان پرداخت برای هر کارمند متفاوت است و عوامل متعددی مانند اضافه‌ کار، تأ‌خیر، پاداش و سایر موارد در آن تأثیر دارند.

سایر هزینه ها در حسابداری

سایر هزینه‌ها در حسابداری، شامل هزینه‌های غیرمنتظره و ناگهانی می‌شود، مانند: تعمیرات اضطراری یا خرابی تجهیزات. این هزینه‌ها ممکن است ترکیبی از ثابت و متغیر باشند، بنابراین نمی‌توان آن را صرفاً در یکی از دسته‌های ثابت یا متغیر قرار داد. برای مثال، در حقوق و دستمزد، بخش حقوق پایه و مزایایی مانند بن و حق مسکن ثابت است، در حالی که فوق‌العاده‌های شغلی و پاداش‌ها بر‌اساس کارکرد فرد متغیر محاسبه می‌شوند.

 هزینه تعمیر و نگهداری

هزینه‌هایی که برای حفظ کارکرد و افزایش عمر مفید دارایی‌های شرکت صرف می‌شود. این هزینه‌ها شامل تعمیرات پیشگیرانه، سرویس‌های دوره‌ای و جایگزینی قطعات فرسوده می‌شوند. مدیریت بهینه هزینه تعمیر و نگهداری می‌تواند از خرابی‌های غیرمنتظره جلوگیری کرده و بهره‌وری دارایی‌ها را افزایش دهد.

طبقه‌بندی هزینه در حسابداری صنعتی

در واحدهای تولیدی علاوه بر هزینه‌های معمول، هزینه‌های دیگری بر فرآیند تولید تأثیر می‌گذارند. طبقه‌بندی هزینه‌ها در حسابداری صنعتی شامل موارد زیر است:

• مواد مستقیم:
  هزینه مواد اولیه‌ای که مستقیماً در تولید محصول استفاده می‌شوند، مانند ورق آهن در تولید خودرو.
• دستمزد مستقیم:
  هزینه حقوق و دستمزد کارکنانی که به‌طور مستقیم در تولید محصول نقش دارند.
• سربار ساخت (هزینه غیرمستقیم):
  هزینه‌هایی که به صورت مستقیم در فرآیند تولید محصول کاربرد ندارند، اما بدون آنها تولید متوقف می‌شود، مانند برق مصرفی کارگاه. به عبارت دیگر، تمام هزینه‌های ساخت به جز مواد مستقیم و دستمزد مستقیم، در دستهٔ هزینه‌های سربار ساخت قرار می‌گیرند. 

انواع هزینه در حسابداری پیمانکاری

در پروژه‌های پیمانکاری، مدیریت و شناسایی هزینه‌ها نقش حیاتی در کنترل بودجه و سودآوری دارد. هزینه‌ها معمولاً بر اساس پروژه، فعالیت یا مرحله کاری تفکیک می‌شوند و به دو دسته اصلی تقسیم می‌گردند:

1. هزینه‌های مستقیم پروژه: شامل دستمزد نیروی انسانی، مصالح، ماشین‌آلات و سایر اقلامی است که به طور مستقیم در اجرای پروژه مصرف می‌شوند. این هزینه‌ها به راحتی قابل تخصیص به هر پروژه یا فعالیت خاص هستند.
2. هزینه‌های غیرمستقیم: شامل هزینه‌های اداری، بیمه، مالیات و سایر هزینه‌هایی است که به صورت عمومی برای کل شرکت صرف می‌شوند و به سختی می‌توان آنها را مستقیماً به یک پروژه نسبت داد.
3. هزینه‌های پیمان: این دسته شامل هزینه‌هایی است که به قراردادهای بلندمدت یا پیمان‌های خاص مربوط می‌شود و ممکن است در طول زمان تحقق یابند. هزینه‌های پیمان می‌توانند شامل پیش‌پرداخت‌ها، تضمین‌ها، تعهدات مالی و سایر هزینه‌های مرتبط با انجام تعهدات قراردادی باشند. شناسایی دقیق این هزینه‌ها برای رعایت استاندارد حسابداری شماره ۹ (قراردادهای بلندمدت) و گزارش‌دهی شفاف ضروری است.

همچنین، هزینه‌ها می‌توانند از منظر زمان نیز طبقه‌بندی شوند:

• قبل از پروژه: هزینه‌های برنامه‌ریزی، طراحی و مطالعات مقدماتی.
• حین پروژه: هزینه‌های اجرایی و نظارت بر عملیات.
• بعد از پروژه: هزینه‌های تحویل، نگهداری اولیه و خدمات پس از اجرا.

هزینه معوق در حسابداری

زمانی‌که در طول دورهٔ مالی هزینه یا هزینه‌هایی را یک موسسه تحمیل کند ولی مبلغ آن تا پایان دورهٔ مالی پرداخت نشود، به این‌گونه هزینه‌ها، هزینه‌های معوق گفته می‌شود.

به بیان ساده‌تر، هزینه‌هایی را که ایجاد شده‌ ولی هنوز پرداخت نشده است را هزینه معوق می‌نامیم.

نکته: برای رعایت فرض تعهدی و اصل تطابق هزینه‌ها با درآمد‌ها باید هزینه‌هایی که تحمیل می‌شوند ولی پرداخت نمی‌شوند شناسایی و ثبت شوند.

نکته: هزینه‌های معوق به عنوان یک بدهی شناسایی و در دفاتر ثبت می‌شوند.

نکته: هزینه‌های معوق ماهیت بستانکار دارند و جزء حساب‌های دائمی هستند و در ترازنامه در قسمت بدهی‌ها نشان داده می‌شوند.

نکته: هزینه‌های معوق باید توسط موسسه برآورد و در دفاتر ثبت شود، زیرا مبلغ واقعی آن در دسترس نیست.

مرکز هزینه در حسابداری

مرکز هزینه در حسابداری، بخش یا واحدی از یک سازمان است که در آن هزینه‌ای ایجاد می‌شود. این مرکز مستقیماً درآمد تولید نمی‌کند، اما مخارج آن قابل ردیابی و اندازه‌گیری است. مانند یک کارخانه تولیدی که دپارتمان‌های مونتاژ و برش به عنوان مراکز هزینه جداگانه شناسایی می‌شوند. در یک شرکت، دایره حسابداری یا بخش منابع انسانی نیز نمونه‌هایی از مرکز هزینه هستند.

هدف اصلی تعریف مراکز هزینه، بهبود کنترل و مدیریت مالی است. با تفکیک هزینه‌ها برای هر بخش، مسئولیت‌پذیری مدیران آن واحد افزایش یافته و امکان ارزیابی دقیق‌تر کارایی و تخصیص بهینه منابع فراهم می‌شود. به بیان ساده‌تر، این سیستم به سازمان کمک می‌کند تا بداند پولش در کدام بخش‌ها و دقیقاً چگونه خرج می‌شود.

ثبت هزینه ها در حسابداری

ثبت سند هزینه در حسابداری، معمولاً در دو مرحله انجام می‌شود:

1. ثبت سند شناسایی هزینه
2. ثبت سند پرداخت هزینه

هر هزینه قبل از ثبت سند پرداخت باید در دفاتر شناسایی شود؛ حتی اگر بخشی از آن پرداخت شده و بخشی باقی مانده باشد. شناسایی هزینه یعنی مشخص کردن اینکه هزینه مذکور کدام حساب‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

نحوهٔ شناسایی هزینه‌ها در حسابداری

ثبت سند پرداخت هزینه در حسابداری

مثال ثبت هزینه در حسابداری

برای آشنایی بهتر دربارهٔ ثبت هزینه در حسابداری مثال‌هایی را به شرح زیر ارائه کرده‌ایم:

مثال اول: هزینه‌ای که هنوز پرداخت نشده است

گاهی هزینه‌ای هنوز پرداخت نشده، اما باید شناسایی شود، مانند هزینه استهلاک دارایی. فرض کنید یک شرکت مبلغ ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال هزینهٔ استهلاک ماشین‌آلات تولیدی را در تاریخ ۱۴۰۴/۰۵/۳۱ محاسبه کرده است. ثبت سند حسابداری به شکل زیر انجام می‌شود:

مثال دوم: بخشی پرداخت شده و بخشی پرداخت نشده

فرض کنید شرکت، صورتحسابی به مبلغ ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت خرید لوازم اداری دریافت کرده که از این مبلغ، ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال به‌صورت نقدی از صندوق پرداخت شده و ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال به‌صورت نسیه باقی مانده است.

مثال سوم: هزینه پرداخت شده قبل از ثبت سند

اگر پرداخت در زمان وقوع هزینه اتفاق بیفتد ثبت زیر صادر می‌شود. فرض کنید یک شرکت در تاریخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۴، مبلغ ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بابت تعمیر ماشین‌آلات پرداخت کرده است. سند حسابداری روز بعد به شکل زیر ثبت می‌شود:

جمع‌بندی

شناخت انواع هزینه در حسابداری و نحوهٔ مدیریت آن، کلید افزایش بهره‌وری و سودآوری کسب‌وکارها است. ثبت دقیق هزینه‌ها، شناسایی هزینه‌های ثابت و متغیر و مدیریت صحیح منابع به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه کمک می‌کند. شما چگونه هزینه‌های سازمان خود را کنترل می‌کنید و چه راهکارهایی برای کاهش هزینه‌های غیرضروری پیشنهاد می‌کنید؟ لطفاً نظرات خود را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول