حسابداری بازرگانی خارجی چیست؟ اصطلاحات مهم + مراحل انجام

آیا می‌دانید بسیاری از شرکت‌های تازه تأسیس در تجارت بین‌الملل شکست می‌خورند، نه به دلیل کمبود سرمایه، بلکه به علت ناآگاهی از اصول حسابداری بازرگانی خارجی و مدیریت مالی صحیح؟ حسابداری بازرگانی خارجی، شاخه‌ای تخصصی از حسابداری بازرگانی است که به ثبت، طبقه‌بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی معاملات و فعالیت‌های تجاری بین‌المللی مربوط به واردات و صادرات کالا و خدمات می‌پردازد. در این مقاله از محاسبان، صفر تا صد حسابداری بازرگانی خارجی را بررسی می‌کنیم.

اصطلاحات حسابداری بازرگانی خارجی

در حسابداری اعتبارات اسنادی، اصطلاحات تخصصی زیادی وجود دارد که برای مدیریت صحیح معاملات ضروری هستند. قبل از آنکه به آموزش حسابداری بازرگانی خارجی بپردازیم، لازم است با مهم‌ترین اصطلاحات کاربردی آن آشنا شویم:

• اظهارنامه‌ی گمرکی کالا (Customs Declaration): 
  این اصطلاح مربوط به زمانی است که کالا برای واردات یا صادرات نیاز به ترخیص از گمرک دارد. اظهارنامه‌ی گمرکی کالا اطلاعات لازم برای ترخیص کالا را به گمرک ارائه می‌دهد و یکی از مهم‌ترین مدارک در فرآیند تجارت خارجی است. این سند به‌عنوان یک الزام قانونی محسوب می‌شود و مسئولیت آن بر عهده واردکننده یا صادرکننده است.
• گواهی بیمه (Insurance Certificate): 
  گواهی بیمه یکی از اسناد مهم در بازرگانی خارجی است که نشان می‌دهد کالا در هنگام حمل و نقل تحت پوشش بیمه قرار دارد. این گواهی به طرفین معامله اطمینان می‌دهد که کالا در برابر خطرات مختلف، بیمه شده است.
• اظهارنامه‌ی مبدا (Declaration of Origin): 
  این سند مشخص می‌کند که کالا از کدام کشور تولید یا صادر شده است. اظهارنامهٔ مبدا اهمیت زیادی در تعیین تعرفه‌های گمرکی و حقوق واردات دارد و معمولاً همراه با فاکتور تجاری صادر می‌شود.
• سیاهه‌ی تجاری (Commercial Invoice): 
  یک سند مالی است که توسط فروشنده صادر شده و شامل اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، قیمت، وزن، شرایط پرداخت و اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده است. این سند برای تعیین مبلغ پرداختی و انجام معاملات تجاری ضروری است.
• پیش‌فاکتور (Proforma Invoice): 
  پیش‌فاکتور یک توافق‌نامه اولیه بین خریدار و فروشنده است که پیش از ارسال کالا صادر می‌شود. این سند به خریدار کمک می‌کند تا مقدمات ثبت سفارش را انجام دهد.
• مانیفست (Manifest): 
  مانیفست، لیست تمام محموله‌های حمل شده در یک وسیله نقلیه است. این سند شامل اطلاعاتی دربارۀ فرستنده، گیرنده، نوع کالا و مسیر حمل و نقل است و به گمرکات مختلف در کشورهای عبوری ارسال می‌شود.
• بارنامه (Bill of Lading):
  سندی که توسط حمل‌کننده کالا صادر می‌شود و به عنوان مدرک حمل و نقل کالا عمل می‌کند. این سند شامل اطلاعاتی درباره نوع و مقدار کالا، مبدا و مقصد حمل و مشخصات طرفین معامله است.
• استریپ (Strip): 
  استریپ به عملیات تخلیه کالا از وسیله نقلیه به مقصد که معمولاً توسط لیفتراک و با حضور نماینده صاحب کالا انجام می‌شود.
• استافینگ (Stuffing):
  استافینگ به فرآیند بارگیری کالا از وسیله نقلیه به داخل کانتینر است. این عملیات برعکس استریپ، در زمان ارسال کالا به مقصد انجام می‌شود.
• اینکوترمز (Incoterms): 
  اینکوترمز اصطلاح تجاری بین‌المللی است که شرایط تحویل کالا را مشخص می‌کند. این اصطلاح، مسئولیت‌ها و هزینه‌ها را میان خریدار و فروشنده تقسیم می‌کند و می‌تواند شامل شرایط مختلفی مانند FOB (Free on Board)، CIF (Cost, Insurance, and Freight) و EXW (Ex Works) باشد. اینکوترمز به تجار کمک می‌کند تا تمام شرایط قرارداد را به طور دقیق و بدون ابهام تعیین کنند.
• حقوق گمرکی (Customs Duties): 
  حقوق گمرکی مبلغی است که بر کالاهای وارداتی و صادراتی در هنگام عبور از مرزهای یک کشور به‌عنوان مالیات وضع می‌شود. این حقوق براساس نوع کالا، ارزش آن، کشور مبدا و شرایط دیگر محاسبه می‌شود. در تجارت بین‌المللی، آگاهی از تعرفه‌های گمرکی مختلف برای هر کشور و هر کالا اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا می‌تواند بر قیمت تمام‌ شده کالا و در نهایت بر سوددهی معامله تأثیر بگذارد.
• سود بازرگانی (Commercial Profit): 
  سود بازرگانی به مبالغ اضافی گفته می‌شود که از کالاهای وارداتی علاوه بر حقوق گمرکی دریافت می‌شود. این مبلغ اغلب به منظور حمایت از تولیدات داخلی یا تنظیم بازار انجام می‌شود و ممکن است در هر سال تغییر کند. آگاهی از این مبلغ می‌تواند به تجار کمک کند تا هزینه‌های واردات را به‌درستی برآورد کرده و در محاسبات خود لحاظ کنند.
• ترخیص کالا (Customs Clearance): 
  ترخیص کالا فرآیندی است که شامل تمام اقدامات اداری و قانونی برای خروج یا ورود کالا از گمرک می‌شود. این فرآیند شامل تکمیل مدارک گمرکی، پرداخت حقوق و عوارض گمرکی و اخذ مجوزهای لازم برای ورود یا خروج کالا است. عدم رعایت درست این مراحل می‌تواند منجر به تأخیر در تحویل کالا یا حتی جریمه‌های سنگین شود.
• تجارت آزاد (Free Trade): 
  تجارت آزاد به شرایطی اطلاق می‌شود که در آن کشورها محدودیت‌های تجاری مانند تعرفه‌ها و سهمیه‌ها را حذف می‌کنند که تبادل کالا و خدمات میان کشورهای مختلف تسهیل شود. این مفهوم در چارچوب توافق‌نامه‌های تجاری مانند پیمان‌های منطقه‌ای یا جهانی نظیر توافقات نفتا (NAFTA) یا اتحادیه اروپا (EU) اعمال می‌شود.
• همکاری بین‌المللی (International Cooperation):
  در بازرگانی خارجی، همکاری‌های بین‌المللی می‌تواند شامل مشارکت‌های تجاری، سرمایه‌گذاری مشترک، تبادل فناوری و غیره باشد. این همکاری‌ها به کشورها کمک می‌کند تا منابع خود را به‌طور مؤثرتر به‌کار گیرند و در بازارهای جهانی رقابت‌پذیرتر شوند.
• بیمه حمل و نقل (Transport Insurance): 
  بیمه حمل و نقل برای تأمین امنیت کالا در طول مسیر حمل و نقل به‌کار می‌رود. این بیمه شامل پوشش‌های مختلفی است که در برابر خطرات احتمالی همچون آسیب، گم‌ شدن یا سرقت کالا از وسیله نقلیه صادر می‌شود. وجود بیمه حمل و نقل در معاملات بین‌المللی بسیار ضروری است تا طرفین معامله از بابت خسارت‌های ناشی از حمل کالا اطمینان خاطر داشته باشند.
• ارز (Foreign Currency): 
  در بازرگانی خارجی، معاملات معمولاً به ارزهای مختلف صورت می‌گیرد و نیاز به تبدیل ارز وجود دارد. آگاهی از نرخ ارز و نوسانات آن می‌تواند به تجار کمک کند تا تصمیمات مالی بهتری بگیرند و از ضررهای ناشی از نوسانات ارزی جلوگیری کنند.
• صادرات (Export): 
  صادرات به ارسال کالا و خدمات از یک کشور به کشور دیگر گفته می‌شود. در فرآیند صادرات، آگاهی از قوانین و مقررات صادراتی، انتخاب بازارهای هدف مناسب و انجام تحقیقات بازار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همچنین، استفاده از اعتبار اسنادی و دیگر ابزارهای مالی مانند ال سی، می‌تواند روند صادرات را تسهیل کند.
• واردات (Import): 
  واردات به ورود کالا و خدمات از یک کشور به کشور دیگر گفته می‌شود. فرآیند واردات شامل انتخاب تأمین‌کنندگان خارجی، مذاکره بر سر قیمت‌ها، تنظیم قراردادهای تجاری و تسویه‌ حساب‌های مالی با طرف‌های خارجی است.
• کارنه تیر (TIR Carnet):
  یکی از اصطلاحات مهم در حمل و نقل کالاهای صادراتی از طریق زمین، کارنه تیر است. این سند به تجار کمک می‌کند تا از تشریفات گمرکی کشورهای مابین عبور کالا راحت‌تر عبور کنند. استفاده از این کارنه علاوه بر تسهیل روند حمل کالا در مسیرهای زمینی بین کشورهای مختلف، موجب کاهش هزینه‌های مربوط به تشریفات گمرکی می‌شود.
• قرارداد تجاری بین‌المللی (International Trade Agreement): 
  قراردادهای تجاری بین‌المللی توافق‌نامه‌هایی هستند که شرایط، قیمت‌ها و جزئیات توافقات تجاری میان کشورهای مختلف را تنظیم می‌کنند. این قراردادها می‌توانند در قالب توافقات دوجانبه، چندجانبه، منطقه‌ای یا جهانی باشند و هدف از آن‌ها تسهیل تجارت، کاهش تعرفه‌ها و حمایت از صنایع داخلی است.
• روادید تجاری (Business Visa): 
  در تجارت بین‌المللی، گاهی نیاز به سفر به کشورهای دیگر برای مذاکره، شرکت در نمایشگاه‌ها یا بازدید از مراکز تولیدی است. برای این نوع سفرها، تجار به روادید تجاری نیاز دارند که معمولاً دارای مدت‌ زمان محدود است و شرایط خاص خود را دارد.

استانداردهای حسابداری بازرگانی خارجی در تجارت بین‌الملل

حسابداری بازرگانی خارجی مانند سایر انواع حسابداری از استانداردهای حسابداری تبعیت می‌کند. در سطح جهانی، دو مجموعه استاندارد حسابداری رایج به شرح زیر وجود دارد:

استانداردهای گزارشگری مالی بین‌المللی (IFRS): 

این استانداردها به عنوان استاندارد جهانی برای گزارش‌دهی مالی، توسط هیأت استانداردهای حسابداری بین‌المللی (IASB) تدوین و شناخته می‌شوند.

استانداردهای حسابداری عمومی ایالات متحده (US GAAP): 

این استانداردها توسط هیأت استانداردهای حسابداری مالی ایالات متحده (FASB) تدوین شده و برخلاف استاندارد بین المللی IFRS، دارای انعطاف پذیری کمتری هستند و بیشتر براساس قوانین و ضوابط خاص عمل می‌کنند.

مراحل انجام حسابداری بازرگانی خارجی

حسابداری بازرگانی خارجی نیازمند رعایت استانداردهای بین‌المللی و آگاهی از قوانین مالی کشورهای مختلف است. این فرآیند شامل ثبت دقیق تراکنش‌ها، محاسبه نوسانات ارزی و تهیه گزارش‌های مالی صحیح می‌شود. مراحل انجام حسابداری بازرگانی خارجی به شرح زیر است:

گام ۱: آماده‌سازی قرارداد تجاری

اولین مرحله در حسابداری بازرگانی خارجی، تهیهٔ یک قرارداد تجاری صحیح است که تمامی جزئیات معامله را مشخص کند. این جزئیات شامل موارد زیر است:

• نوع کالا یا خدمات
• قیمت کالا و ارز پایه
• شرایط پرداخت (نقدی، اعتباری یا خاص)
• شرایط حمل‌ونقل (FOB، CIF، DDP و غیره)
• تاریخ تحویل
• نحوۀ بیمه و تشریفات گمرکی
• مالیات‌ها و تعرفه‌های احتمالی

این قرارداد، پایه ثبت تراکنش‌ها و انجام حسابداری صحیح است.

گام ۲: ثبت خرید یا فروش بین‌المللی

پس از امضای قرارداد و ارسال کالا یا خدمات، اولین تراکنش‌های حسابداری برای خرید و فروش ثبت می‌شوند.

برای واردات:

• ثبت هزینه خرید کالا (به ارز خارجی)
• ثبت هزینه حمل‌ونقل و بیمه
• ثبت مالیات و عوارض گمرکی
• تبدیل ارز خارجی به ارز داخلی با نرخ روز

برای صادرات:

• ثبت درآمد فروش (به ارز خارجی)
• ثبت هزینه‌های مرتبط با فروش (حمل‌ونقل، بیمه، گمرک و غیره)
• تبدیل درآمد حاصل به ارز داخلی با نرخ روز

گام ۳: محاسبه و ثبت نرخ ارز

نوسانات ارزی می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر هزینه‌ها و درآمدها داشته باشد. بنابراین، باید برای تبدیل ارز خارجی به ارز داخلی از نرخ مناسب در زمان تراکنش استفاده شود. ثبت سود و زیان ناشی از تغییرات نرخ ارز، ممکن است منجر به سود یا زیان در معامله شود که باید در حساب‌های مالی ثبت شود.

گام ۴: ثبت هزینه‌های حمل‌ونقل و بیمه

هزینه‌های حمل‌ونقل و بیمه بخشی از هزینه‌های واردات و صادرات هستند و باید دقیق ثبت شوند، از جمله:

• هزینه حمل‌ونقل داخلی (از کارخانه به بندر یا بالعکس)
• هزینه حمل‌ونقل بین‌المللی (دریایی، هوایی یا زمینی)
• هزینه بیمه کالا در مسیر حمل

گام ۵: ثبت هزینه‌های گمرکی و مالیات

تمامی هزینه‌های گمرکی و مالیات‌های واردات و صادرات باید دقیق ثبت شوند، شامل:

• تعرفه‌های گمرکی: هزینه‌هایی که به محض وارد شدن کالا به کشور مقصد باید پرداخت شوند.
• مالیات‌های واردات و صادرات: مالیاتی که بر‌اساس قوانین کشورها به واردات یا صادرات کالا اعمال می‌شود.

گام ۶: ثبت تغییرات ناشی از نوسانات ارز

در فرآیند حسابداری بازرگانی خارجی، نوسانات ارزی می‌تواند منجر به تغییرات در سود و زیان شرکت شود. اقدامات مهم این مرحله عبارت‌ است از:

• ثبت تفاوت‌های نرخ ارز: تغییرات نرخ ارز در زمان تسویه یا زمان پرداخت‌های ارزی باید محاسبه و در صورت‌های مالی وارد شود.
• تسویه حساب‌های ارزی: هنگام پرداخت یا دریافت وجه در ارز خارجی، نرخ ارز مورد استفاده برای تبدیل و تسویه باید ثبت شود.

گام ۷: ارائه گزارش‌های مالی

پس از ثبت تمام تراکنش‌ها و محاسبه نوسانات ارزی، گزارش‌های مالی برای مشخص شدن وضعیت شرکت تهیه می‌شوند، این گزارش‌ها شامل موارد زیر است:

• گزارش سود و زیان
• ترازنامه
• گزارش جریان نقدی

گام ۸: رعایت استانداردهای بین‌المللی

تمامی تراکنش‌ها و اسناد مالی باید مطابق با استانداردهای حسابداری بین‌المللی (مانند IFRS یا GAAP) ثبت شوند، به‌ویژه در زمینه ثبت ارز، تغییرات نرخ ارز و گزارش‌دهی مالی تجارت بین‌الملل.

گام ۹: حسابرسی و تایید حساب‌ها

در نهایت، حساب‌های مالی باید توسط حسابرسان مستقل بررسی شده و صحت اطلاعات تأیید شود. حسابرسان اسناد تجاری، تراکنش‌ها و تبدیل ارزها را کنترل می‌کنند و با قوانین بین‌المللی مطابقت می‌دهند.

نقش سامانه مودیان در مدیریت مالی حسابداری بازرگانی خارجی

سامانه‌ مودیان مالیاتی، امروزه به بستر اصلی تعامل مالیاتی کسب‌وکارها با دولت تبدیل شده است. در حوزه حسابداری بازرگانی خارجی، این سامانه چند نقش کلیدی دارد:

• ثبت اظهارنامه‌های ارزش افزوده: ثبت خرید و فروش‌های خارجی به همراه محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
• ارسال لیست‌های مالیاتی: ارائه‌ی لیست معاملات فصلی که شامل معاملات خارجی نیز می‌شود
• پیگیری پرونده‌ی گمرکی: استعلام و پیگیری وضعیت کالاهای وارداتی یا صادراتی
• دریافت اطلاعیه‌ها: دریافت بخشنامه‌های جدید مالیاتی و گمرکی مرتبط با بازرگانی خارجی

عدم آگاهی از فرآیندهای این سامانه می‌تواند منجر به عدم ثبت به موقع معاملات و تحمل جریمه‌های مالیاتی شود.

انواع مالیات در حسابداری بازرگانی خارجی

در حسابداری بازرگانی خارجی، محاسبه مالیات‌های واردات و صادرات، تهیهٔ گزارش‌های مالی مرتبط و پرداخت‌های مالیاتی از مهم‌ترین وظایف حسابداران است. این وظایف شامل موارد زیر می‌شوند:

1. مالیات بر واردات: در بسیاری از کشورها، کالاهای وارداتی مشمول مالیات هستند. حسابداران باید این مالیات‌ها را محاسبه و در صورت‌های مالی شرکت ثبت کنند.
2. مالیات بر صادرات: در برخی موارد، صادرات کالا مشمول مالیات است و حسابداران باید از قوانین مربوط به این مالیات‌ها مطلع باشند.
3. تعرفه‌های گمرکی: این تعرفه‌ها بسته به نوع کالا و کشور مبدا و مقصد متفاوت است و حسابداران موظفند آنها را محاسبه کرده و در گزارش‌های مالی شرکت لحاظ کنند.

ثبت اسناد مالی در حسابداری خارجی

ثبت اسناد مالی در حسابداری بازرگانی خارجی، فرآیندی چند مرحله‌ای و مطابق با استانداردهای حسابداری به شرح زیر است:

ثبت اسناد مربوط به قراردادهای بین‌المللی

برای آغاز هر معامله بین‌المللی، یک قرارداد تجاری بین طرفین (خریدار و فروشنده) امضا می‌شود. این قرارداد معمولاً شامل اطلاعات زیر است و به‌عنوان مبنای اصلی برای ثبت اسناد مالی و تجاری محسوب می‌شود.

• قیمت کالا یا خدمات
• شرایط پرداخت
• تاریخ تحویل
• شرایط حمل‌ونقل
• نحوۀ بیمه و تشریفات گمرکی
• روش حل اختلافات
• مسائل مالیاتی

ثبت تراکنش‌های مالی در سیستم حسابداری

در ثبت اسناد مالی مربوط به تجارت بین‌الملل، نرخ ارز و تبدیل ارز اهمیت ویژه‌ای دارد. برای این منظور، حسابداران باید از استانداردهای بین‌المللی مانند IFRS یا GAAP پیروی کنند. تراکنش‌های مالی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• تراکنش‌های ارزی، شامل خرید و فروش ارز و ثبت تفاوت‌های ناشی از تغییرات نرخ ارز
• هزینه‌های حمل‌ونقل و بیمه، شامل حمل دریایی، هوایی یا زمینی و همچنین هزینه‌های گمرکی
• هزینه‌های گمرکی و مالیات‌های واردات و صادرات

ثبت اسناد در سیستم‌های حسابداری بین‌المللی

برای اطمینان از صحت ثبت اسناد مالی در تجارت بین‌الملل، از سیستم‌های حسابداری بین‌المللی استفاده می‌شود که شامل موارد زیر است:

• رعایت استانداردهای بین‌المللی IFRS
• استفاده از سیستم‌های حسابداری یکپارچه مانند SAP، Oracle Financials یا Microsoft Dynamics

تفاوت حسابداری بازرگانی خارجی و دولتی

تفاوت حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی خارجی به شرح جدول زیر است:

جمع‌بندی

حسابداری بازرگانی خارجی، ستون فقرات مدیریت مالی شرکت‌های صادراتی و وارداتی است. با تسلط بر اصطلاحات، استانداردها، مراحل عملی حسابداری، نرم‌افزارها و مهارت‌های لازم، می‌توان تصمیمات مالی دقیق، کاهش ریسک ارزی و افزایش سودآوری شرکت‌ها را تضمین کرد. شما در مدیریت مالی شرکت خود با چه چالشی در واردات یا صادرات مواجه شده‌اید؟ نظرات خود را در بخش کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول