تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق در حسابداری
مطالعه متمرکز
دو حساب حیاتی در سازمان‌ها، حساب تنخواه گردان و حساب صندوق است. هرکدام از این حساب‌ها ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند که مدیران مالی باید با تفاوت‌های کلیدی بین آن‌ها آشنا باشند. در ادامه این مقاله از محاسبان، تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق را توضیح می‌دهیم.
تنخواه‌گردان چیست؟
تنخواه گردان وجوه نقدی است که برای تأمین هزینه‌های جزئی و فوری یک شرکت یا سازمان در اختیار برخی از کارکنان یا مسئول خرید شرکت قرار می‌دهند. این هزینه‌ها معمولاً شامل خریدهای فوری، پرداخت کرایه تاکسی، هزینهٔ غذا، خرید ملزومات اداری و سایر نیازهای روزمره است که باید به سرعت تأمین شوند. هدف از تخصیص این وجوه، سرعت بخشیدن به امور شرکت بدون طی کردن پروسه‌های طولانی اداری است.
مبلغ تنخواه گردان در اختیار یکی از کارکنان مورد اعتماد (معمولاً فردی که مسئول خرید یا خدمات فوری است) قرار داده می‌شود. به این فرد “تنخواه دار” می‌گویند. تنخواه دار موظف است که همهٔ هزینه‌ها را ثبت و رسید یا فاکتورهای مربوطه را نگه دارد. سپس در پایان دورهٔ مالی، لیست تمام هزینه‌ها به واحد حسابداری شرکت تحویل داده می‌شود که بررسی و ثبت آن انجام شود.
برای جلوگیری از سوءاستفاده یا هدر رفت وجوه نقدی، مهم است که تنخواه‌گردان را به صورت دقیق مدیریت کنید. شرکت‌ها برای پیگیری همه تراکنش‌ها به صورت دقیق و صحیح از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند.
حساب صندوق چیست؟
حساب صندوق در حسابداری به حسابی می‌گویند که شامل وجوه نقدی برای انجام تراکنش‌های مالی روزانه در یک سازمان یا شرکت است. این حساب معمولاً شامل پول نقد، چک‌ها، حواله‌ها، مسکوکات و سایر اوراق بهادار می‌شود که با ارائه آن‌ها به بانک مبلغ معادل را وصول می‌کنند. هدف اصلی این حساب، تأمین نیازهای نقدی روزمره سازمان از جمله پرداخت‌های فوری، خریدهای کوچک، و هزینه‌های جاری است.
حساب صندوق به عنوان یکی از حساب‌های دارایی جاری در نظر گرفته می‌شود. مسئولیت این حساب بر‌عهدهٔ فرد یا واحد خاصی از سازمان است که باید همهٔ ورودی‌ها و خروجی‌های وجوه نقدی را به دقت ثبت کند و گزارش‌های مالی منظم و شفافی ارائه دهد.
در نتیجه، حساب صندوق، نقش اساسی در مدیریت جریان نقدی و کنترل هزینه‌های روزمره سازمان ایفا می‌کند. برای اطمینان از صحت و شفافیت امور مالی، ثبت دقیق و به‌موقع تراکنش‌ها بسیار مهم است.
تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق چیست؟
حساب صندوق و تنخواه گردان هر دو برای مدیریت وجوه نقدی در سازمان‌ها به کار می‌روند، اما تفاوت‌هایی اساسی دارند که باعث می‌شود هرکدام را برای مقاصد خاصی استفاده کنند. در اینجا تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق را بررسی می‌کنیم:
۱. حساب صندوق برای پرداخت‌های بزرگ و برنامه‌ریزی‌شده مانند خرید تجهیزات یا پرداخت به تأمین‌کنندگان استفاده می‌شود، در حالی که تنخواه گردان برای هزینه‌های جزئی و فوری مانند خرید لوازم اداری یا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده به کار می‌رود.
۲. در حساب صندوق هیچ سقف مشخصی برای موجودی وجود ندارد و به عنوان دارایی شرکت در نظر گرفته می‌شود. اما در حساب تنخواه گردان مبلغ در اختیار فرد تنخواه‌دار سقف مشخصی دارد که توسط مدیران مشخص می‌شود و در پایان دوره مالی باید باقی‌ماندهٔ آن به حساب شرکت بازگردانده شود.
۳. همهٔ دریافت‌ها و پرداخت‌ها از حساب صندوق باید با تأیید مدیران ارشد انجام شود. اما در حساب تنخواه گردان، پرداخت‌ها معمولاً نیاز به تأیید مکرر مدیران ندارد و با توجه به آیین‌نامه‌های داخلی شرکت انجام می‌شود.
۴. حساب صندوق تحت کنترل حسابدار یا واحد مالی سازمان است که مسئولیت ثبت دقیق تمام دریافت‌ها و پرداخت‌ها را برعهده دارد. در حالی که حساب تنخواه گردان به یک الی چند نفر از کارکنان سپرده می‌شود که مسئول هزینه‌کردن از این حساب برای خریدها و هزینه‌های سازمان هستند.
۵. موجودی صندوق ثابت است و در پایان هر دورهٔ مالی بررسی و تسویه می‌شود. در مقابل، تنخواه گردان پس از هر بار استفاده مجدد شارژ می‌شود و در صورتی که در پایان دوره تنخواه گردان باقی‌مانده داشته باشد، باید به حساب شرکت یا صندوق بازگردانده شود.
جدول تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق
| تنخواه گردان | حساب صندوق |
| ۱. برای مدیریت هزینه‌های جزئی | ۱. برای مدیریت هزینه‌های بزرگ |
| ۲. مبلغ تنخواه گردان مشخص می‌شود | ۲. حساب صندوق مبلغ مشخص ندارد |
| ۳. انجام هزینه‌ها طبق آیین‌نامه داخلی شرکت | ۳. پرداخت و دریافت هزینه‌ها تنها با تأیید مدیران ارشد |
| ۴. در اختیار کارکنان یا مسئول خرید شرکت | ۴. در اختیار حسابدار یا واحد مالی سازمان |
| ۵. شارژ مجدد تنخواه پس از اتمام هزینه | ۵. موجودی ثابت و تسویه در پایان دوره مالی |
مزایا و معایب تنخواه گردان
تنخواه گردان مزایا و معایب خاصی دارد که باید برای استفاده از در سازمان‌ها آن‌ها را در نظر بگیرید. در ادامه به این مزایا و معایب اشاره می‌کنیم.
مزایای تنخواه گردان
- تنخواه گردان به سازمان‌ها کمک می‌کند که در شرایط اضطراری یا نیازهای فوری، هزینه‌ها را بدون اتکا به فرآیندهای پیچیده تأیید انجام دهند.
- با دسترسی مستقیم به وجوه نقد، بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند هزینه‌های جزئی را بلافاصله پرداخت کنند، که کارها سریع‌تر انجام شود.
معایب تنخواه گردان
- متمرکز نبودن مدیریت تنخواه گردان، نظارت بر هزینه‌ها را دشوار می‌کند و احتمال بروز خطا در محاسبه‌ها یا سوءاستفاده از منابع افزایش می‌یابد.
- عدم نظارت مناسب منجر به مشکلات مالی در گزارش‌ها می‌شود.
مزایا و معایب حساب صندوق
صندوق یک حساب ثابت است که آن را دقیق نظارت می‌کنند و بیشتر برای پرداخت‌های بزرگ و برنامه‌ریزی‌شده استفاده می‌شود. در این سیستم، همهٔ تراکنش‌ها به‌طور رسمی ثبت و کنترل می‌شوند، اما همان‌طور که هر سیستمی مزایا و معایب خاص خود را دارد، صندوق هم از این قاعده مستثنی نیست.
مزایای حساب صندوق
- در حساب صندوق روی همهٔ پرداخت‌ها و دریافت‌ها نظارت می‌شود و این موضوع مانع از بروز مشکلات مالی و فساد می‌شود.
- برای پرداخت‌های مهم و پیش‌بینی‌شده مانند خرید تجهیزات یا تسویه حساب با تأمین‌کنندگان، صندوق گزینه‌ای مناسب است که این نوع هزینه‌ها را به‌طور دقیق و منظم مدیریت می‌کند.
- با توجه به اینکه همهٔ عملیات مالی صندوق طبق فرآیندهای تعریف شده انجام می‌شود، احتمال بروز خطا یا استفاده نادرست از منابع به حداقل می‌رسد.
معایب حساب صندوق
۱. صندوق به دلیل پیچیدگی‌های اداری و نیاز به تأییدیه‌های متعدد، برای هزینه‌های فوری و اضطراری مناسب نیست و ممکن است.
جمع‌بندی
در این مقاله تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق را بررسی کردیم. هرکدام از این حساب‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارند که تأ‌ثیر زیادی بر روندهای مالی سازمان‌ها دارند. صندوق برای هزینه‌های بزرگ و تنخواه برای هزینه‌های کوچک‌تر تعریف شده است. علاقه‌مندان حسابداری می‌توانند با شرکت در دوره جامع آموزش حسابداری موسسه حسابداری محاسبان به صورت کامل مباحث حسابداری متناسب با بازار را به صورت تئوری و عملی یاد بگیرند و پس از پایان دوره وارد بازار کار حسابداری شوند. برای اطلاعات بیشتر سایت محاسبان را مطالعه کنید یا با شماره تلفن ۴۰۲۰-۰۳۱ تماس بگیرید و مشاوره رایگان برای شرکت در دوره دریافت کنید.
سوالات متداول
۱. آیا می‌توان از تنخواه‌گردان برای پرداخت‌های بزرگ استفاده کرد؟
تنخواه گردان برای هزینه‌های جزئی و فوری طراحی شده است و برای پرداخت‌های بزرگ و برنامه‌ریزی‌شده بهتر است از حساب صندوق استفاده شود تا نظارت دقیق‌تری بر تراکنش‌ها انجام گیرد.
۲. تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق از نظر نظارت چیست؟
مدیریت صندوق معمولاً متمرکز و تحت نظارت دقیق است، در حالی که تنخواه‌گردان بیشتر به فرد خاصی (تنخواه‌دار) واگذار می‌شود و نظارت بر آن نیازمند مدیریت مستمر برای جلوگیری از سوءاستفاده است.
۳. چرا شناخت تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق الزامی است؟
درک تفاوت تنخواه گردان با حساب صندوق به مدیران مالی کمک می‌کند که روند خریدها و پرداخت‌های شرکت را مؤثر پیگیری و تصمیم‌های مالی بهتری برای شرکت اخذ کنند.
دیدگاهتان را بنویسید