ثبت موجودی کالا در حسابداری
مطالعه متمرکز
مدیریت موجودی کالا یکی از ارکان حیاتی در فرآیندهای حسابداری و مالی هر سازمان است. موجودی کالا نه تنها به عنوان یک دارایی مهم در ترازنامه شرکت‌ها ثبت می‌شود، بلکه تأثیر مستقیمی بر عملیات روزمره، نقدینگی و سودآوری دارد. در این مقاله از سری مقالات آموزش حسابداری قصد داریم شما را با دو روش ثبت موجودی کالا در شرکت‌های بازرگانی آشنا کنیم، تفاوت‌های بین آن‌ها را بررسی کرده و مشخص کنیم امروزه با وجود سیستم‌های حسابداری بهتر است از کدام روش استفاده کنیم.
روش های ثبت موجودی کالا
دو روش برای ثبت موجودی کالا در حسابداری وجود دارد:
- روش ثبت دائمی موجودی کالا
- روش ثبت ادواری موجودی کالا
روش ثبت دائمی موجودی کالا
در این روش، هر تغییری در موجودی، از جمله خرید، فروش، مصرف و برگشت، هم‌زمان به صورت ریالی در حساب “موجودی مواد و کالا” و به صورت مقداری در سیستم انبار ثبت می‌شود. یعنی با وقوع هر رویداد، اطلاعات مربوط به موجودی بلافاصله در هر دو بخش به‌روزرسانی می‌شود. در این روش در طول سال مالی، حساب موجودی کالا دائماً گردش دارد و به جای حساب خرید و فروش از حساب موجودی کالا استفاده می‌شود.
به عبارتی در زمان خرید بابت ورود کالا به انبار، حساب موجودی کالا بدهکار می‌شود و در زمان فروش هم علاوه بر اینکه ثبت فروش انجام می‌شود، بابت خروج کالا از انبار، موجودی کالا بستانکار می‌شود. این روش بیشتر در موسساتی استفاده می‌شود که کالاهای آن‌ها گران و دفعات گردش خرید و فروش آن‌ها کم است. مانند: طلا فروشی، نمایشگاه اتومبیل و ….
ویژگی‌های روش ثبت دائمی موجودی کالا
- امکان اجرای سیستم حسابداری دائمی برای انواع کالاها با هر قیمتی وجود دارد.
- ارزیابی ارزشمندی روش دائمی موجودی کالا بستگی به تشخیص حسابدار دارد.
- شرکت‌های حسابداری و حسابرسی باید حداقل یک بار در سال از این سیستم استفاده کنند.
- لازم است که سوابق خرید و فروش کالا به‌صورت دقیق و مداوم ثبت و نگهداری شود.
ثبت های موجودی کالا در سیستم دائمی
ثبت‌های حسابداری موجودی کالا در سیستم دائمی به روش زیر صادر می‌شود.
ثبت حسابداری خرید کالا
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| موجودی کالا | ** | |
| بانک/حساب‌های پرداختنی/اسناد پرداختنی | ** |
ثبت حسابداری فروش کالا
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک/حساب‌های دریافتنی/اسناد دریافتنی | ** | |
| فروش کالا | ** | |
| بهای تمام شده کالای فروش رفته | ** | |
| موجودی کالا | ** |
ثبت حسابداری پرداخت هزینه حمل
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| موجودی کالا | ** | |
| بانک/صندوق | ** |
ثبت حسابداری برگشت از خرید و تخفیفات
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک/حساب‌های پرداختنی | ** | |
| موجودی کالا | ** |
ثبت حسابداری برگشت از فروش و تخفیفات
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| برگشت از فروش و تخفیفات | ** | |
| حساب‌های دریافتنی/بانک | ** | |
| موجودی کالا | ** | |
| بهای تمام شده کالای فروش رفته | ** |
ثبت حسابداری تخفیف نقدی خرید
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حساب‌های پرداختنی | ** | |
| بانک | ** | |
| موجودی کالا | ** |
ثبت حسابداری تخفیف نقدی فروش
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک | ** | |
| تخفیف نقدی فروش | ** | |
| حساب‌های دریافتنی | ** |
ثبت موجودی کالای پایان دوره
در روش حسابداری دائمی، تمامی فعالیت‌ها به محض وقوع در حساب‌ها ثبت می‌شوند، بنابراین نیازی به ثبت جداگانه در انتهای دورهٔ مالی وجود ندارد. این بدین معناست که مقدار و ارزش موجودی کالا در هر لحظه قابل مشاهده و پیگیری است.
روش ثبت ادواری موجودی کالا
در ابتدای سال مالی حساب موجودی کالا به همراه بقیه دارایی‌ها در سند افتتاحیه، افتتاح می‌شود. اگر روش ثبت موجودی کالا ادواری باشد، حساب موجودی کالا در طی سال گردش ندارد. در زمان خرید کالا حساب خرید بدهکار می‌شود و در زمان فروش کالا حساب فروش بستانکار می‌شود. به همین علت در تراز پایان سال، موجودی پایان دوره‌ی موجودی کالا به همان مبلغ ابتدای دوره است، که باید بعد از ارزیابی موجودی کالا، این حساب اصلاح شود. این روش ثبت موجودی کالا معمولاً در مؤسساتی به کار می‌رود که کالاهای ارزان‌قیمت و با حجم بالا دارند.
ویژگی‌های روش ثبت ادواری موجودی کالا
- نیازی به نگهداری روزانه و مداوم سوابق موجودی در این روش وجود ندارد.
- این روش عمدتاً برای کالاهایی با قیمت پایین یا متوسط به‌کار می‌رود.
- شرکت‌های حسابداری و حسابرسی باید حداقل یک بار در سال از این سیستم استفاده کنند.
ثبت های موجودی کالا در سیستم ادواری
در ادامه با ثبت های موجودی کالا در روش ادواری آشنا می‌شویم.
ثبت حسابداری خرید کالا
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| خرید کالا | ** | |
| بانک/حساب‌های پرداختنی/اسناد پرداختنی | ** |
ثبت حسابداری فروش کالا
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک/حساب‌های دریافتنی/اسناد دریافتنی | ** | |
| فروش کالا | ** |
ثبت حسابداری پرداخت هزینه حمل
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| هزینه حمل | ** | |
| بانک/صندوق | ** |
ثبت حسابداری برگشت از خرید کالا
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک/حساب‌های پرداختنی | ** | |
| برگشت از خرید و تخفیفات | ** |
ثبت حسابداری برگشت از فروش و تخفیفات
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| برگشت از فروش و تخفیفات | ** | |
| بانک/حساب‌های دریافتنی | ** |
ثبت حسابداری تخفیف نقدی خرید
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حساب‌های پرداختنی | ** | |
| بانک | ** | |
| تخفیف نقدی خرید | ** |
ثبت حسابداری تخفیف نقدی فروش
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک | ** | |
| تخفیف نقدی فروش | ** | |
| حساب‌های دریافتنی | ** |
تفاوت ثبت موجودی کالا به روش دائمی و ادواری
از مواردی که در بالا مطرح شد متوجه شدیم که در روش دائمی، موجودی کالا به روز است و مؤسسات می‌توانند هر لحظه حساب موجودی خود را به صورت دقیق داشته باشند. اما در ثبت موجودی کالا به روش ادواری، حساب موجودی کالا به روز نیست.
از کدام روش برای ثبت موجودی کالا استفاده کنیم؟
برای انتخاب روش ثبت موجودی کالا، باید عواملی مانند نوع نرم‌افزار حسابداری، پیچیدگی فعالیت‌ها و ویژگی‌های کالاها را در نظر بگیرید.
انتخاب روش ثبت موجودی کالا بر اساس نرم افزار حسابداری
برای پاسخ به این سوال باید بدانید با توجه به اینکه امروزه عملیات حسابداری سیستمی انجام می‌شود، هیچ تفاوتی در انجام دو روش نیست. در هر دو روش در هر زمان که بخواهیم می‌توانیم موجودی کالا را به روز داشته باشیم. البته این را هم بدانید که شما با توجه به انتخاب نرم افزار حسابداری باید از این دو روش استفاده کنید. برای مثال روش نگهداری موجودی کالا در نرم افزار حسابداری پارسیان ادواری است، ولی در نرم افزار حسابداری نوآوران دائمی است. همچنین در بعضی از نرم افزارهای حسابداری مثل آرپا، از هر دو روش ثبت موجودی کالا به انتخاب خود می‌توانید استفاده کنید.
انتخاب روش ثبت موجودی کالا بر اساس پیچیدگی فعالیت‌ها
اگر کسب‌وکار شما با حجم زیادی از کالاها یا معاملات پیچیده سروکار ندارد، روش ادواری انتخاب مناسبی است. با این حال، در شرایطی که عملیات شما پیچیده‌تر است، استفاده از سیستم دائمی کمک می‌کند تا دقت بیشتری در مدیریت موجودی‌ها داشته باشید و اطلاعات دقیق‌تری از وضعیت مالی خود به‌دست آورید.
انتخاب روش ثبت موجودی کالا بر اساس مقدار و قیمت کالاها
وقتی که کالاهای شما قیمت پایینی دارند و در حجم بالا در حال جابجایی هستند، استفاده از روش ادواری گزینه مناسبی است. این روش به شما کمک می‌کند که به‌راحتی موجودی‌ها را مدیریت کنید و از ثبت مداوم اطلاعات بی‌نیاز شوید.
نتیجه گیری
ثبت و مدیریت موجودی کالا در حسابداری یکی از عوامل کلیدی در موفقیت مالی شرکت است. با انتخاب روشهای مناسب و کنترل دقیق، شرکت‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و هزینه‌ها را کاهش دهند.
انتخاب روش ثبت موجودی کالا در شرکت‌ها با توجه به نرم افزار حسابداری و با تشخیص حسابدار است. ولی بیشتر شرکت‌های بزرگ خواهان آن هستند که در هر لحظه بتوانند عدد دقیق کالاهای انبار را بدانند. گم‌شدن کالا و داشتن کسری در حساب یک شرکت خرید و فروش بزرگ، می‌تواند باعث به وجود آمدن ضرر زیادی به شرکت شود. به همین ترتیب، این شرکت‌ها هزینه‌های مربوط به ثبت و نگهداری سوابق حسابداری به‌صورت دائمی را می‌پذیرند که از وقوع تقلب جلوگیری کنند.
در نتیجه یکی از مباحثی که در آموزش حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد، حسابداری موجودی کالا است و به عنوان یک حسابدار از شما انتظار می‌رود که توانایی اجرا و پیاده‌سازی روشهای مختلف حسابداری را داشته باشید.
سوالات متداول
1. روش های ثبت موجودی کالا در حسابداری چیست؟
1. ثبت دائمی موجودی کالا
2. ثبت ادواری موجودی کالا
2. تفاوت ثبت دائمی و ادواری موجودی کالا چیست؟
در روش دائمی، موجودی کالا به روز است و موسسات می‌توانند هر لحظه حساب موجودی خود را به صورت دقیق داشته باشند. ولی در روش ادواری، حساب موجودی کالا به روز نیست.
دیدگاهتان را بنویسید
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
با سلام
ثبتها و توضیحات بسیار جامع و مختصر و مفید بود. خسته نباشید به تیم محاسبان