حسابداری انبار؛ نکات انبارداری در حسابداری

گستردگی فعالیت‌های اقتصادی و تجاری و راه‌اندازی بنگاه‌های تولید و توزیع کالا، سبب شکل‌گیری شاخه‌ای جدید در علم حسابداری، تحت عنوان حسابداری انبار شده و استخدام یک حسابدار انبار کار آزموده، مستلزم اطلاع از چیستی، نکات مهم، اهداف و کاربردهای علم حسابداری است.

از طرفی موجودی مواد و كالا، بخش عمده‌ای از دارایی‌های بسیاری از واحدهای تجاری و شرکت‌ها را تشکیل می‌دهد. بنابراین، ارزشیابی و انعكاس موجودی مواد و كالا اثر بسیاری در تعیین و ارائه وضعیت مالی و عملکرد مالی واحدهای تجاری دارد که به همین منظور از حسابداری انبار استفاده می‌شود. بنابراین در این مقاله از محاسبان سعی داریم دربارۀ حسابداری انبار، هدف، کاربرد و ثبت‌های آن توضیح دهیم.

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار به مجموعه‌ای از عملیات‌ها و فرآیندهای حسابداری گفته می‌شود که هدف آن تعیین و ارزیابی ارزش مالی موجودی‌های انبار است. برخلاف تصور رایج، حسابداری انبار به معنای شمارش تعداد و مقدار دقیق اقلام در انبار نیست، بلکه تمرکز اصلی آن بر روی تعیین ارزش مادی این اقلام است. این حسابداری در انتهای هر دورهٔ مالی انجام می‌شود که این دوره می‌تواند سالانه، سه‌ماهه یا شش‌ماهه باشد. در این فرآیند، علاوه بر ارزیابی موجودی‌ها، عملیات‌هایی چون انبارگردانی (شمارش فیزیکی موجودی‌ها) و بررسی دقیق وضعیت کالاهای موجود در انبار انجام می‌شود که مطمئن شوند، موجودی‌ها با ثبت‌های حسابداری مطابقت دارد.

هدف و اهمیت حسابداری انبار

موجودی انبار دارایی تجاری هر سازمان است و ارزیابی آن برای کسب‌و‌کارها در اندازه‌های مختلف بسیار اهمیت دارد. هدف اصلی حسابداری انبار، ارائه تصویری دقیق از وضعیت مالی و موجودی انبار است. این نوع حسابداری به  سازمان‌ها در موارد زیر کمک می‌کند. 

انبار چیست؟

انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود که براساس یک سیستم صحیح طبقه‌بندی و تنظیم می‌شود. به عبارت دیگر، انبارها محلی امن برای نگهداری منظم مواد اولیه و کالاها هستند، به طوری که در مواقع لزوم دسترسی به آن‌ها به سادگی امکان‌پذیر باشد. همچنین، انبارها با تکیه بر اصول انبارداری، اجازه کنترل جریان ورودی و خروجی کالا را به تولیدکنندگان و سازمان‌ها می‌دهند.

انواع انبار

انبارها انواع مختلفی دارند که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

محل انبار

به طور کلی می‌توان انبارها را از لحاظ سازمانی به ۲ نوع تقسیم کرد:

1. انبارهای مرکزی یا اصلی
2. انبارهای فرعی یا دستی

انواع موجودی های انبار

موجودی‌های انبار شامل اقلام مختلفی هستند که در فرآیند تولید یا فروش مورد استفاده قرار می‌گیرند و هرکدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند.

1. مواد اولیه

در موسسات تولیدی موادی که برای تبدیل موجودی به یک محصول نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، مواد اولیه (Raw Materials) هستند و بدون این مواد یا قطعات، تولید آن محصول متوقف می‌شود. بنابراین موجودی کافی این مواد در زمان نیاز و مناسب، بسیار حائز اهمیت است.

2. موجودی کالای در حال ساخت

همانطور که از اسم آن پیداست، کالایی که در حال سپری کردن مراحل تولید است، جزء موجودی کالاهای در حال ساخت (Good-In-Progress) به حساب می‌آید. در خط تولید خودرو، تا زمانی که خودرو به مرحله نصب قطعات نهایی، مانند سیستم برق و تنظیمات موتور نرسد، به عنوان موجودی در حال ساخت شناخته می‌شود. زیرا بدون این قطعات تکمیل‌شده، خودرو آماده فروش به مشتری نخواهد بود.

3. موجودی کالای ساخته شده

وقتی صحبت از موجودی انبار می‌شود، اولین چیزی که معمولاً به ذهن می‌آید، محصولات یا کالاهای نهایی است که آماده فروش و عرضه به بازار هستند، در صورتی که محصول نهایی فقط یک بخش از تمام موجودی‌های انبار است. محصول نهایی در واقع کالایی است که آماده عرضه به مشتریان می‌باشد. کالای نهایی ممکن است توسط خود تجارت تولید شده باشد یا به طور کلی از یک تأمین‌کننده خریداری شده باشد. اکثر خرده‌فروشان محصولات کامل و تمام شده را از یک تأمین‌کننده خریداری می‌کنند.

4. موجودی کالاهای امانی

کالاهایی که به صورت امانی از انبار خارج شده، جزء دستۀ موجودی کالاهای امانی به حساب می‌آید. موجودی امانی اگرچه در حال حاضر در انبار موجود نیست، اما پس از یک مدت مشخص دوباره به انبار باز می‌گردد.

5. موجودی ضایعات

به تولیدات معیوب و مواد دور ریخته شده در صنایع که قابلیت بازیافت را داشته باشند یا بتوان از آن‌ها دوباره به نحوی استفاده کرد، ضایعات گفته ‌می‌شود. در برخی از صنایع، ضایعات نقش و اهمیت قابل توجهی دارند. برای مثال ضایعات فلزی و آهنی از آنجایی که ارزش مالی دارند، باید نظارت و کنترل دقیقی روی آن‌ها وجود داشته باشد.

انباردار کیست و چه وظایفی دارد؟

انباردار فردی است که مسئولیت مدیریت و نگهداری کالاها و مواد در انبار را بر عهده دارد. او نقش کلیدی در فرآیندهای ورود و خروج کالاها، حفظ ایمنی و هماهنگی با سایر بخش‌ها دارد. انباردار معمولاً در کنار حسابدار انبار فعالیت می‌کند و وظایف مشخصی را در زمینهٔ مدیریت موجودی‌ها و اسناد انبار انجام می‌دهد. یک انباردار در قبال انجام وظایف زیر تعهد کاری دارد:

اصول حسابداری انبار

در ادامه ۴ اصل کلیدی در حسابداری انبار را بررسی می‌کنیم که نقش مهمی در مدیریت موجودی‌ها و هزینه‌ها دارند.

1. اسناد خرید در حسابداری انبار

براساس این اصل از حسابداری انبار، کلیهٔ هزینه‌هایی که در یک مجموعه اقتصادی انجام می‌شوند، باید طبق فاکتورهای موجود سند زده شوند. در این خصوص باید به اسناد تخفیف‌ها، مشخصات فروشنده، ارزش افزوده و سایر هزینه‌ها پرداخته شود. فراموش نکنید هزینه‌هایی که در حالت فعلی نیستند، تا زمانی که قیمت نهایی مشخص نشوند، روی قیمت حواله فروش تأثیر نمی‌گذارند. در این میان می‌توان به هزینه‌های گمرک، هزینه‌های حمل‌و‌نقل، هزینه‌های انبارداری و امثال آن اشاره کرد.

2. اسناد انتقال کالا بین انبار

براساس این اصل، انتقال کالا و مواد اولیه بین بخش‌های مختلف واحدهای تولیدی یا انبارهای دیگر، نیازمند سند رسمی هستند. به این ترتیب ابتدا باید سند حواله انتقالی از انبار مبدأ تعیین قیمت شود و بهاری سند را به انبار مقصد اضافه کنند.

3. اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی

این اصل را می‌توان سخت‌ترین اصل در حسابداری انبار دانست. در این اصل برای هر محصول علاوه بر اینکه هزینه‌های مواد مصرفی، هزینه بسته‌بندی، حمل مستقیم کالا و… را تعیین می‌کنند، بلکه باید هزینه تولید هم لحاظ شود. در این حالت باید حسابداری صنعتی را به‌صورت کامل آموخته باشید که بتوانید اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی را به دست بیاورید.

4. بهای تمام شده کالای صادره از انبار

براساس این اصل، هر کالا باید به هنگام خروج از انبار، یک قیمت نهایی داشته باشد. قیمت خروجی از انبار به عوامل مختلفی بستگی دارد. برای این کار از دو سیستم ارزیابی ادواری موجودی و سیستم ارزیابی دائمی موجودی استفاده می‌کنند. در سیستم ادواری، مبلغ کالای در دست، فقط در پایان هر دوره مشخص می‌شود. پس بهای تمام شده کالا در پایان دوره برابر با ارزش کل کالای موجودی منهای ارزش موجودی پایان دوره به‌علاوه کل ورودی طی دوره به علاوه ارزش موجودی در ابتدای دوره خواهد بود.

مزایای حسابداری انبار

ایجاد یک سیستم انبار و حسابداری انبار مناسب می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد که هدف نهایی آن افزایش سود خالص شرکت است. از جمله مزایای حسابداری انبار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

مهارت‌ های مورد نیاز برای انبارداری

چون انبارداری مسئولیت‌های سنگینی دارد و کوچکترین اشتباه یا غفلت می‌تواند ضررهای مالی هنگفتی ایجاد کند،  انباردار قبل از انجام وظایف خود باید از مهارت‌های لازم برخوردار باشد که عبارتند از:

چالش های شغل انبارداری

اگر قصد دارید در انبار کار کنید باید با چالش های انبارداری آشنا شوید. از مهم‌ترین چالش های انبارداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

مدیریت نادرست موجودی انبار

مدیریت نادرست موجودی کالاها در انبار، ریشه بسیاری از مشکلات رایج در انبارداری خواهد بود. در شغل مسئول انبار، فرد باید برنامه‌ریزی دقیقی برای مدیریت و کنترل موجودی انبار داشته باشد. چنانچه بررسی کمی و کیفی کالاها به‌درستی و در بازه‌های زمانی مشخص انجام نشود، شرکت در تأمین کالاهای مورد نیاز خود و مشتریان با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.

چیدمان نادرست در انبار

یکی از رایج‌ترین مشکلات انبارداری، عدم چیدمان درست کالاها و تجهیزات در انبار است. استفاده از ارتفاع برای چیدن محصولات، راهکار مفیدی برای افزایش ظرفیت انبارها خواهد بود. این در حالی است که چیدمان نادرست موجودی انبار، می‌تواند خطرات شغل انبارداری را افزایش دهد. به‌عنوان‌ مثال مواد اشتعال‌زا و سمی، باید در شرایط مناسب و دور از سایر کالاها و تجهیزات نگهداری شوند. در حقیقت هر‌ کالایی که وارد محیط انبار می‌شود، باید محل مناسبی داشته باشد. اگر یک محل مناسب در انبار برای هر محصول پیش‌بینی‌نشده باشد، نیروهای کاری در انبار زمان زیادی را جهت پیدا کردن کالاها و جابجایی آن‌ها صرف خواهند کرد. 

مزایای شغل انبارداری 

در صورت کسب تجربه‌کاری مناسب در شغل انبارداری، می‌توانید حقوق و دستمزد خوبی دریافت کنید؛ یعنی امکان افزایش حقوق وجود خواهد داشت. از دیگر مزایایی که برای این حرفه وجود دارد، امکان کار کردن در صنایع مختلف است. همچنین به دلیل نیاز فراوانی که کسب‌وکارها به استخدام انباردار فعالان این حرفه دارای آینده شغلی مناسبی خواهند بود. از دیگر مزایای آن این است که انباردار در طول روز، ساعات زیادی را پیاده‌روی می‌کند و برای سلامتی بسیار مناسب است. علاوه بر این، انبارداری می‌تواند به عنوان مسیر ورود به مشاغل پیشرفته‌تر در حوزه لجستیک و مدیریت زنجیره تأمین عمل کند.

سیستم های حسابداری موجودی انبار

برای ثبت موجودی انبار روش‌های مختلفی وجود دارد. این روش‌ها شامل ثبت دائمی موجودی کالا و ثبت ادواری موجودی کالا است که حسابدار لازم است نسبت به هریک از این روش‌ها شناخت و اطلاعات کافی داشته باشد.

سیستم موجودی دائمی، به‌طور مداوم وضعیت موجودی‌ها را ثبت و پیگیری می‌کند. در این سیستم، به‌روزرسانی‌ها به‌طور خودکار و پیوسته انجام می‌شود و هر بار که یک کالا وارد یا از حساب موجودی خارج می‌شود، به‌صورت لحظه‌ای توسط سیستم ثبت می‌شود. در مقابل، سیستم موجودی دوره‌ای، موجودی‌ها را از طریق بررسی‌های دوره‌ای و شمارش فیزیکی ردیابی می‌کند که میزان موجودی و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده را محاسبه کند.

روش های ثبت موجودی انبار

جمع‌بندی

کالاها و محصولات بخش مهمی از دارایی‌های یک مجموعه هستند که از طریق حسابداری انبار می‌توان سود حاصل را به روشی دقیق محاسبه کرد. در حقیقت یکی از راه‌های اصولی جلوگیری از سوء‌استفاده‌های مالی در شرکت، تمرکز بر حسابداری انبار است. آشنایی با روش‌های ثبت موجودی و ارزیابی قیمت موجودی مواد و کالا مستلزم آموزش دیدن در این حوزه است که موسسه محاسبان در این زمینه و همچنین در زمینه حسابداری انبار دوره آموزشی دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با ۴۰۲۰ تماس بگیرید.

سوالات متداول