حسابداری خدماتی چیست؟ اهمیت حسابداری شرکت های خدماتی و مراحل آن
مطالعه متمرکز
حسابداری خدماتی چیست؟
حسابداری خدماتی (Service Accounting) یکی از شاخه های حسابداری به شمار می‌رود. دنیای حسابداری تلفیقی از علوم، فنون و هنر می‌باشد که بخش‌های متنوعی دارد و هر بخش چرخه مختص به خود را دارد. جامعه امروزی بر قسمت‌های مختلف این چرخه، می‌چرخد و بخش اعظم آن بر دوش کسانی است که غالبا به عنوان حسابدار در جامعه شناخته می‌شوند. حسابداری خدماتی نیز مانند سایر شاخه‌های دیگر این رشته مبتنی بر اصول حسابداری است. با این حال، به دلیل ماهیت و ویژگی‌های خاص شرکت‌های خدماتی، در حسابداری آن‌ها نیز بعضی تفاوت‌ها و اختلافات نسبت به دیگر شرکت‌ها وجود دارد.
شرکت خدماتی به شرکت‌هایی گفته می‌شود که در ازای ارائه خدمات به مشتریان خود درآمد کسب می‌کنند. خروجی این نوع شرکت‌ها ملموس نیست. به عبارت ساده‌تر این شرکت‌ها کالایی تولید نمی‌کنند و یا محصولی به فروش نمی‌رسانند ولی در عوض خدماتی ارائه می‌دهند که مردم بتوانند راحت‌تر زندگی کرده و یا تفریح نمایند.
شرکت‌هایی شامل هتل‌ها، بیمارستان‌ها، بانک‌ها، شرکت‌های مسافربری و هر شرکتی که شما جهت دریافت خدمات با آن‌ها سر و کار دارید را در زمره شرکت خدماتی می‌شماریم.
تمامی تلاش‌ها و اقداماتی که شرکت خدماتی به منظور رفع مشکلات، بهبود کارایی، حل چالش‌ها، نصب و… انجام می‌دهد جزو خدمات این شرکت محسوب می‌شوند. به دلیل اینکه نمی‌توان اندازه‌گیری دقیقی از این خدمات داشت بسیاری از افراد بر این باورند که شرکت‌های خدماتی اهمیت چندانی ندارند و بار فعالیت‌های اقتصادی کشور بر عهده شرکت‌های تولیدی است. لازم است بدانید که فعالیت‌های خدماتی علاوه بر اینکه ارزشمندی بیشتری دارند تعداد زیادی از فعالیت‌های اقتصادی رانیز به خود اختصاص می‌دهند.
حسابداری خدماتی علاوه بر تأثیر عوامل معمول حسابداری مانند درآمدها، هزینه‌ها و سرمایه گذاری‌ها به مسائلی مانند استفاده از منابع، بهره وری، پروژه‌ها، قراردادها و ارزش افزوده خدمات توجه می‌کند.
همچنین، به دلیل اینکه در شرکت‌های خدماتی معمولاً کالا تولید نمی‌شود و بیشتر فعالیت آن‌ها بر روی خدمات مشتریان تمرکز دارد، در حسابداری خدماتی نیز هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم به دو دسته خدمات ارائه شده به مشتریان و هزینه‌های عمومی تقسیم می‌شود.
اهمیت حسابداری خدماتی
ارائه اطلاعات دقیق
حسابداری خدماتی به سازمانها کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق و جامع در مورد تراکنش‌ها و رویدادهای خدماتی خود داشته باشند. این اطلاعات می‌تواند به اتخاذ تصمیمات بهتر و بهبود عملکرد کمک کند.
مدیریت هزینه‌ها:
حسابداری خدماتی به سازمانها امکان می‌دهد تا هزینه‌های مرتبط با ارائه خدمات را مدیریت کرده و بهینه‌سازی کنند.
تحلیل سودآوری:
این نوع حسابداری به سازمانها امکان تجزیه و تحلیل سودآوری خدمات مختلف را می‌دهد و بهترین استراتژی‌ها را برای توسعه خدمات ارائه شده مشخص می‌کند.
تاثیر حسابداری خدماتی بر سازمانها
افزایش بهره‌وری
حسابداری خدماتی با بهینه‌سازی مدیریت هزینه‌ها و سودآوری، به سازمانها کمک می‌کند تا بهره‌وری خدمات خود را افزایش دهند.
افزایش رقابت‌پذیری
با تحلیل دقیق سودآوری خدمات و بهبود ارائه خدمات، سازمانها می‌توانند رقابت‌پذیری خود را در بازار افزایش دهند.
تصمیم‌گیری بهتر
حسابداری خدماتی اطلاعات دقیقی را ارائه می‌دهد که به مدیران سازمان کمک می‌کند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند.
چه شرکت‌هایی از حسابداری خدماتی استفاده می‌کنند؟
حسابداری خدماتی یک مدل حسابداری که بسیاری از شرکت‌ها و سازمانها از آن استفاده می‌کنند، به ویژه در صنایع خدماتی مانند حمل و نقل، فناوری اطلاعات، مشاوره و خدمات حقوقی. برخی از شرکت‌هایی که برای مدیریت هزینه‌ها، پیش بینی درآمدها و سودآوری و ارزیابی عملکرد خدمات خود از حسابداری خدماتی استفاده می‌کنند عبارتند از:
1. شرکت‌های مشاوره مانند مشاوره مدیریت، مشاوره بازرگانی، مشاوره فناوری اطلاعات و غیره.
2. شرکت‌های حمل و نقل مانند حمل و نقل جاده‌ای، دریایی و هوایی.
3. شرکت‌های خدمات حقوقی و حسابداری
4. شرکت‌های فناوری اطلاعات
به طور کلی، بسیاری از شرکت‌ها و سازمانها، به ویژه در صنایع خدماتی، از حسابداری خدماتی به عنوان ابزاری برای مدیریت هزینه‌ها، پیش بینی درآمدها و سودآوری، و ارزیابی عملکرد خود استفاده می‌کنند.
وظایف حسابدار خدماتی چیست؟
کسی که به عنوان حسابدار خدماتی است، باید اطلاعات مالی شرکت را ثبت نماید و تمام امور را طبقه بندی نماید. ارائه گزارشات باید به صورت کتبی و توضیحات کامل باشد و در اختیار مدیریت قرار بگیرد.
چرخه حسابداری در شرکت های خدماتی
حسابداری خدماتی نیز همچون دیگر سیستم‌های حسابداری دارای یک چرخه حسابداری مشخص است که از جمع آوری اطلاعات شروع می‌شود و به گزارشات مالی ختم می‌گردد. در زیر به ترتیب مراحل این چرخه را نام می‌بریم:
- جمع آوری اسناد مالی
- طبقه‌بندی اطلاعات مالی
- اطمینان از صحت اطلاعات مالی
- ثبت و درج آرتیکل های حسابداری
- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفاتر کل و معین
- مانده گیری از حساب‌ها
- تهیه تراز آزمایشی
- اصلاحات در صورت نیاز
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورت های مالی
- بستن حساب‌ها
بستن حساب ها در شرکت‌های خدماتی
نحوه ثبت سند حسابداری شرکت خدماتی
به دلیل عدم خرید مواد اولیه در مجموعه‌های خدماتی حسابداری این شرکت‌ها نسبت به شرکت‌های بازرگانی و تولیدی متفاوت است. به همین دلیل نحوه ثبت سند حسابداری شرکت خدماتی نیز تمایزهایی چشمگیر با شرکت‌های مذکور دارد. خرید دارایی، بدهی ها، خرید لوازم خدماتی و… در شرکت خدماتی به عنوان هزینه‌های جاری محسوب می‌شوند. تمامی این موارد در جهت کسب سود و درآمد به کار برده می‌شوند.
ممکن است بپرسید یک شرکت خدماتی چگونه درآمد کسب می‌کند؟ یک شرکت خدماتی با پاسخ به این سؤال که مشتری برای دریافت چه ارزشی تمایل به صرف هزینه دارد راهکار خود را مشخص نموده و خدمات خود را گزینش می‌نماید. علاوه بر این، از این ایده برای افزایش درآمدهای خود استفاده می‌کند. البته در این زمینه نقش مدیر بازاریابی بسیار پررنگ‌تر است زیرا مهم‌ترین نقش را در افزایش فروش و جذب مشتری دارد.
هر صنف فعالیت‌های اقتصادی مختلفی انجام می‌دهد و همین تفاوت در فعالیت‌ها منجر به تفاوت در روش‌های مدیریتی، حسابداری، فعالیت‌های اقتصادی، نحوه ثبت اسناد حسابداری و نحوه نگهداری از اطلاعات مالی می‌شود.
امروزه توجه شرکت‌ها برای به کار گرفتن نیروهای کارآزموده‌ای که شرکت‌های خدماتی از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند به مقدار قابل توجهی افزایش یافته است. به همین دلیل فعالیت برای حسابداری در شرکت‌های خدماتی نیز افزایش یافته است.
کسانی که از اطلاعات حسابداری استفاده می‌کنند به دو دسته تقسیم می‌شوند: تصمیم گیرندگان درون سازمان و تصمیم گیرندگان برون سازمان. تصمیم گیرندگان درون سازمانی شامل مدیران اجرایی و تصمیم گیرندگان برون سازمانی شامل تمامی مراجع مالی و بانک ها، مراجع اقتصادی دولتی، سهامداران و سرمایه گذاران است. صورت‌های مالی شرکت خدماتی به عملیات مختلف حسابداری آن وابسته است و این صورت‌ها بدون حضور حسابداری معنایی ندارد. بدین ترتیب می‌توان گفت ثبت معاملات و رویدادهای مالی مهم‌ترین خروجی در یک سیستم حسابداری به شمار می‌رود.
همه معاملات و فعالیت‌های انجام شده در این شرکت‌ها در حسابداری مجموعه خدماتی نیز ثبت خواهد شد. از این رو ثبت رویدادها و معاملات مالی در حسابداری خدماتی انواع مختلفی دارد که عبارت‌اند از:
- ثبت افزایش سرمایه صاحب یا صاحبان شرکت و افزایش دارایی‌های شرکت
- ارائه خدمات به مشتریان و مراجعه‌کنندگان و دریافت وجه نقد از آن‌ها
- پرداخت انواع هزینه‌های برق، گاز، آب و… شرکت
- دریافت وجه خدمات ارائه شده در گذشته
- دریافت وجه خدماتی که قرار است در آینده انجام شوند
- پرداخت صورت‌حساب‌هایی که از قبل دریافت شده‌اند
- برداشت‌های صاحب یا صاحبان شرکت از دارایی‌های نقدی و غیرنقدی برای مصارف شخصی
- سرمایه‌گذاری‌های مجدد در راستای افزایش سرمایه شرکت
- خرید دارایی‌های مشهود و ارزشمندی نظیر ساختمان، زمین، تجهیزات اداری و… به صورت نقدی و یا نسیه
- ثبت وام‌هایی که شرکت از بانک‌ها و افراد دریافت نموده است
- دریافت هزینه قبل از ارائه خدمات (پیش دریافت یا بیعانه)
- بستن حساب‌های موقت در پایان دوره مالی
- بستن حساب‌های دائم به منظور صدور سند اختتامیه
صورت های مالی در حسابداری خدماتی
مهم ترین خروجی یک سیستم حسابداری، صورت های مالی تهیه شده آن سیستم است. در حسابداری خدماتی صورت های مالی در چهار نوع ارائه می‌شوند که حاوی اطلاعاتی در رابطه با وضعیت، عملکرد و انعطاف پذیری مالی شرکت می‌باشند.
نکته مهم
لازم به ذکر است که هر یک از صورت های مالی باید دارای مشخصه هایی از جمله نام واحد تجاری، عنوان و تاریخ صورت مالی و بدنه صورت مالی باشد.
این چهار نوع صورت مالی به شرح زیر هستند:
1- صورت سود و زیان
صورت سود و زیان گزارشی از درآمدها و هزینه های شرکت در طی دوره زمانی معینی مثل یک سال یا شش ماه می باشد. مهم ترین بخش اطلاعاتی شرکت که سود ویژه آن است در صورت سود و زیان قید می شود. سود ویژه عبارت است از مازاد درآمد بر هزینه شرکت و به مراتب زیان ویژه نیز مازاد هزینه بر درآمد شرکت تعریف می شود.
2- صورت حساب سرمایه
گزارش تغییرات در سرمایه شرکت در دوره زمانی مشخصی (یک سال، نه ماه، …) را صورت حساب سرمایه شرکت گویند. اقلام تشکیل دهنده صورت حساب سرمایه عبارتند از: سرمایه ابتدای دوره، سرمایه گذاری‌های مجدد، برداشت‌های صاحب شرکت و سود یا زیان ویژه شرکت که در صورت سود و زیان محاسبه شده است. درنهایت صورت حساب سرمایه نشان دهنده سرمایه انتهای دوره شرکت خواهد بود.
3- ترازنامه
ترازنامه لیستی از دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه شرکت در تاریخ مشخصی است که عموما این تاریخ آخر ماه یا سال مالی می‌باشد. به طور مثال ترازنامه شرکت خدماتی همانند عکسی است که در تاریخ مشخصی از شرکت خدماتی گرفته می شود. ترازنامه که به آن صورت وضعیت مالی نیز گفته می شود شامل موارد دارایی های جاری و ثابت، بدهی های جاری و غیرجاری و سرمایه صاحب یا صاحبان شرکت است.
4- صورت گردش وجه نقد
این صورت مجموعه‌ای از دریافتی‌ها و پرداختی‌های شرکت در طی یک سال مالی را ارائه می‌دهد. صورت گردش وجه نقد در حسابداری خدماتی شامل: 1- گردش وجوه حاصل از فعالیت های عملیاتی 2- گردش وجوه حاصل از فعالیت‌های سرمایه گذاری 3- گردش وجوه حاصل از فعالیت‌های تامین مالی می‌باشد، که در نتیجه وجه نقد پایان دوره را عرضه خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری مناسب برای شرکت خدماتی
نرم افزاری که برای یک شرکت خدماتی مناسب است، دارای ویژگی‌هایی همچون قابلیت تعیین نوع فروش در خدمات متفاوت است. به عبارتی نرم افزار باید مدیریت فروش خدمات را به حسابدار بسپارد. صورت حساب مشتری باید در لحظه آماده شود تا شرکت بتواند ارتباط بهتری با مشتری به دست آورد. مدل های مختلف پورسانت و عدم تسویه فاکتور نیز باید در نرم افزار حسابداری گنجانده شده باشد.
اهمیت گزارش دهی حسابداری خدماتی برای شرکت‌ها
گزارش‌های حسابداری خدماتی زمینه ساز تصمیم گیری‌های مهم و اساسی در آینده می‌شود. همچنین نقشه راه آینده شرکت و موسسه را روشن می‌نماید. به علت همین موارد است که گزارش گیری و گزارش دهی یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین بخش‌های برنامه‌ریزی هر کسب و کار خدماتی می‌باشد. زیرا در صورت اشتباه بودن و غیر تخصصی بودن گزارش، می‌تواند شرکت و یا سازمان را در تصمیم گیری‌های آینده و همچنین گام‌هایی که برمی‌دارد دچار اشتباه کند و آسیب‌های جبران ناپذیری به کسب و کار وارد نماید.
دیدگاهتان را بنویسید