سند حسابداری چیست؟ انواع آن

تمام  رویدادهای  مالی که در شرکت رخ می دهد باید حتما بصورت کتبی در یک برگه  یا به صورت سیستمی در نرم افزار ثبت شوند که به آن سند گفته می شود یعنی با کمک سند حسابداری می توان اطلاعات مربوط به معاملات و تراکنش‌های مالی یک شرکت را به ترتیب تاریخ و با نظم و دقت بیشتر ثبت کرد که هر سند دارای یک سری اطلاعات مربوط به رویداد های مالی به صورت جداگانه می باشد برای آشنایی بیشتر با سند حسابدرای در این مقاله با ما همراه باشید.

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری مجموعه‌ای از رویدادهای مالی و حسابداری است که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار دارد و در حین رخ دادن یک رویداد یا اتفاق  مالی در شرکت انجام می شود. منظور از رویداد  مالی این است که اتفاقی رخ دهد که در منابع مالی شرکت تاثیر گذار باشد مثلا استخدام یک نیروی کار جدید رویداد مالی نیست و نیاز به ثبت سند ندارد.

نمونه سند حسابداری

تعریف سند حسابداری طبق ماده 9 آئین نامه تنظیم و نگهداری و تحریر دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیات های مستقیم:

برگه یا سند حسابداری عبارت است از نوشته ای که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حساب‌هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شوند و چنین مدرکی پس از امضای ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر قانونی است.

اسناد مثبته چیست؟

اولین مرحله در ثبت رویدادهای مالی تجزیه و تحلیل رویدادمالی است که حسابداران برای تجزیه و تحلیل رویدادمالی نیاز به اسناد و مدارکی دارند که وقوع رویداد مالی را اثبات کند. فاکتور فروش و فاکتور خرید و حواله انبار و رسید بانکی و برگ چک های صادر شده شرکت و چک های دریافت شده و فرم های تنخواه و اسناد هزینه و …. می تواند نمونه ای از اسناد مثبته باشد که این اسناد مثبته می تواند به صورت چاپی یا دستی، رسمی یا غیر رسمی باشد.

چند نمونه اسناد مثبته

اجزای سند حسابداری

شماره سندحسابداری

از ابتدای سال مالی و به ترتیب تاریخ  برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری صادر می شود.

تاریخ سند حسابداری

تاریخ وقوع رویداد مالی را نشان می دهد.نکته ای که بسیار حائز اهمیت است این است که هر رویدادی در هر تاریخی که رخ داده باید سند آن هم برای همان تاریخ صادر شود.

ستون کد حساب

کد حساب‌هایی که بدهکار و بستانکار می شوند در این قسمت نوشته می شود.

ستون شرح

نام حساب‌هایی که در رویداد مالی مورد نظر تاثیر داشته اند و بدهکار و بستانکار شده اند را نمایش می‌دهد.

ستون بدهکار و بستانکار

مبلغ حساب‌هایی که بدهکار و بستانکار شده‌اند در جلوی نام حساب‌ها آورده می شود.

انواع سند حسابداری

سند حسابداری دستی

ثبت معاملات تجاری شرکت بدون استفاده از سیستم و نرم افزار حسابداری را سند دستی می گویند که در این صورت سند حسابداری فقط در دفاتر قانونی انجام می شود .

سند حسابداری کامپیوتری

ثبت رویدادهای مالی شرکت با استفاده از یک نرم افزار حسابداری آرپا، هلو پارسیان نواوران شایگان سپیدار همکاران سیستم و  …که هرچه فعالیت‌های مالی یک شرکت یا بنگاه اقتصادی بیشتر و پیچیده‌تر باشد، نیاز شما به یک نرم افزار بهتر و دارای قابلیت های فراوان تر  بیشتر احساس  میشود.

سند ساده

این نوع سند، برای ثبت معاملات ساده و دوطرفه، مانند فروش نقدی کالا یا خرید نقدی کالا یا برداشت مالک از شرکت و… مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سند مرکب

برای ثبت معاملات پیچیده‌تر و چندطرفه، از سند مرکب استفاده می‌شود یعنی در زمان تلفیق چند سند ساده یک سند مرکب ایجاد می شود

سند افتتاحیه

در ابتدای هر دوره مالی، برای ثبت مانده حساب‌های دائمی از دوره قبل، از سند افتتاحیه استفاده می‌شود. یعنی فقط مانده های دارایی و بدهی و حقوق مالکانه شرکت در پایان سال را مد نظر قرار می دهیم و این مانده های پایان دوره‌ی قبل مانده های ابتدای دوره در سال جدید می باشد که در سند شماره یک یا همان سند افتتاحیه آورده می شود.

سند اختتامیه

در پایان هر دوره مالی، برای بستن حساب‌های موقت و حسابهای دائمی، از سند اختتاحیه استفاده می‌شود. این سند آخرین سندی است که در پایان سال انجام می شود .

سند اصلاحی

بعضی حساب‌ها در پایان سال و در حین سال نیاز به اصلاح دارند که سند حسابداری اصلاحی مربوط به آن باید انجام شود  مثل سند حسابداری اصلاح  پیش پرداخت ها و سند اصلاحی پیش دریافت ها و  سند حسابداری هزینه استهلاک و… به عبارت دیگر  در صورت بروز هرگونه اشتباه در ثبت اطلاعات در اسناد حسابداری، از سند اصلاحی برای اصلاح و تعدیل اطلاعات استفاده می شود.

هدف از سند حسابداری چیست؟

1. دسترسی سریع و آسان به سند حسابداری و ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز
2. به حداقل رساندن خطا و اشتباهات انسانی
3. انجام کلیه امور حسابداری و مدیریت مالی به صورت دقیق‌تر، ارزان‌تر و سریع‌تر
4. با ثبت سند حسابداری  در طول دوره مالی، مدیران می توانند گزارشات دقیق و جامعی در پایان دوره تهیه و بر اساس آن آینده شرکت خود را پیش بینی و برای تصمیمات آینده برنامه‌ریزی کنند.

ثبت سند حسابداری توسط چه شخصی انجام می شود؟

ثبت سند حسابداری وظیفه حسابداران و کارشناسان مالی است. در واقع، سند حسابداری یک ابزار  برای  ثبت اطلاعات مالی شرکت ها و واحدهای اقتصادی  است. در سند حسابداری اطلاعات مهمی به غیر  از تاریخ و مبلغ و شماره سند و شرح رویداد مالی و…. ثبت می شود مثل ثبت حساب‌های بدهکار و بستانکار که به همین علت باید  توسط  شخصی که مهارت و تخصص حسابداری دارد و با ماهیت حساب‌ها و سند حسابداری آشنا می باشد با دقت انجام شود.

چند نمونه سند حسابداری

سند حسابداری مربوط به واریز شخصی مالک به حساب بانکی شرکت

سند حسابداری مربوط به خرید کالا به صورت نقدی بدون ارزش افزوده

سند حسابداری مربوط به خرید کالا به صورت نقد با ارزش افزوده

سند حسابداری مربوط به فروش کالا به صورت نقد بدون  ارزش افزوده

سند حسابداری مربوط به فروش کالا به صورت نقد با ارزش افزوده

سند حسابداری مربوط به هزینه های تنخواه

سند حسابداری مربوط به خرید نقدی  دارایی (مثلا اثاثه)

ثبت حسابداری مربوط به  شناسایی درامد حاصل از انجام خدمات

سخن آخر

ما در این مقاله به تعریف سند حسابداری پرداختیم و انواع اسناد حسابداری رو معرفی کردیم و نحوه صدور سند حسابداری در نرم افزار پارسیان را آموزش دادیم. برای آموزش بیشتر اسناد حسابداری می توانید در کلاس‌های حسابداری محاسبان شرکت کنید.