محاسبه حقوق و دستمزد و نکات مهم آن
همه بنگاه‌های اقتصادی برای انجام فعالیت‌های خود، نیاز به نیروی انسانی دارند. بدون وجود نیروی انسانی، هیچ کسب و کاری موفق نخواهد بود. البته کسب و کارها هم در قبال فعالیت کارکنان، باید حقوق و دستمزد آنها را بپردازند. محاسبه حقوق کارکنان چگونه انجام می‌شود؟ یکی از وظایف اصلی هر حسابدار در شرکت‌ها، محاسبه دقیق دستمزد کارکنان است. به همین دلیل باید با قوانین و فرمول‌های محاسبه دستمزد کارکنان آشنا باشند.
محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان از اهمیت و حساسیت بسیار بالایی برخوردار است. نتایج این محاسبات برای سازمان امور مالیاتی و بیمه هم ارسال می‌شود. به همین دلیل اگر اشتباه یا نقصی در اطلاعات وجود داشته باشد، ممکن است به ضرر منافع کسب و کار تمام شود. چگونه می‌توان محاسبات مربوط به حقوق کارکنان را به صورت دقیق انجام داد؟ در این مطلب به بررسی قوانین حقوق کارکنان و حسابداری حقوق و دستمزد خواهیم پرداخت. با ادامه این مطلب همراه باشید.
آشنایی با حسابداری حقوق و دستمزد
همه ما با مفاهیم حقوق یا دستمزد در ازای کار انجام شده آشنا هستیم. درواقع به طور روزمره یا ماهانه با آن سروکار داریم. همانطور که احتمالا می‌دانید، علم حسابداری دارای شاخه‌های مختلفی است. یکی از این شاخه‌ها با محاسبه حقوق کارکنان سروکار دارد.
متخصصان این حوزه که در واحد حسابداری بنگاه‌های اقتصادی مشغول فعالیت هستند، مسئولیت کلیه امور مالی شرکت یا کسب و کار را برعهده دارند. به همین دلیل موظف هستند، حقوق کارکنان را به صورت دقیق محاسبه کنند.
حقوق یا دستمزد محاسبه شده کارکنان در قالب فیش حقوقی به پرسنل تحویل داده می‌شود. البته محاسبه حقوق یا دستمزد کارکنان فقط برای اطلاع آنها انجام نمی‌شود. این موضوع برای خود شرکت هم حائز اهمیت است. چرا که میزان حقوق و دستمزد دریافتی توسط کارکنان، نقش مهمی در محاسبات مالیاتی ایفا می‌کند.
اجزای اصلی سیستم حقوق و دستمزد کدامند؟
فرقی نمی‌کند که در یک شرکت بازرگانی، خدماتی، تولیدی و … مشغول به کار باشید. برای محاسبه حقوق یا دستمزد ۳ عنصر اصلی دست به دست هم می‌دهند.
- اولین جزء شرکت که در این سیستم نقش دارد، دایره کارگزینی است. این دایره وظیفه استخدام نیروی انسانی جدید را برعهده دارد.
- دومین مورد از اجزای این سیستم، دایره ثبت ورود و خروج پرسنل است. در این دایره هرگونه ورود یا خروج کارکنان شرکت یا بنگاه اقتصادی ثبت می‌شود.
- سومین و آخرین جزء این سیستم، حسابداری شرکت است. در این دایره کلیه مدارک و اسناد مربوط به دستمزد کارکنان تعیین و محاسبه می‌شود.
چرا باید حسابداری حقوق و دستمزد را جدی گرفت؟
احتمالا دغدغه همه افرادی که این رشته را انتخاب می‌کنند، سوای بحث علاقه به بازار کار مربوط می‌شود. این رشته هم سختی‌های خاص خود را دارد، اما به دلیل بازار کار مناسب طرفداران زیادی هم به خود اختصاص داده است. حالا سوال اصلی اینجاست که چرا باید سراغ این رشته برویم؟
همانطور که می‌دانید در سطح کشور بنگاه‌های اقتصادی زیادی فعالیت می‌کنند. هر بنگاه اقتصادی هم قطعا فعالیت‌های اقتصادی مختص خود را انجام می‌دهد. همچنین کارکنانی دارد که باید حقوق و دستمزد آنها را محاسبه و پرداخت کند. به همین دلیل به یک متخصص برای رتق و فتق امور مالی خود نیاز دارد. این متخصص همان حسابدار است.
در کسب و کارهای بزرگ، بیشتر هزینه‌ها صرف حقوق یا دستمزد کارکنان می‌شود. به همین دلیل به حسابدار حقوق و دستمزد برای محاسبه حق و حساب کارکنان نیاز دارند. حالا چگونه آموزش حقوق و دستمزد ببینیم؟
آشنایی با قوانین حقوق یا دستمزد
قوانین مربوط به حقوق کارکنان در هر کشوری متفاوت است. این قوانین معمولا به گونه‌ای درنظر گرفته می‌شوند که حقوق کارکنان ضایع نشود. درواقع مقررات مربوط به دستمزد، باید کارفرماها را مکلف به پرداخت تمام و کمال حق و حقوق کارکنان کند. در ادامه برخی از این قوانین را معرفی می‌کنیم:
- حقوق دریافتی کارکنان به صورت ۳۰ روز کاری محاسبه می‌شود.
- ۶ ماه اول سال که ۳۱ روزه هستند، کل حقوق بر عدد ۳۰ تقسیم و در عدد ۳۱ ضرب می‌شود.
- حقوق روزهای جمعه که تعطیل هستند هم برای کارکنان محاسبه می‌شود.
- ساعت کار استاندارد برای هر فرد در طول هفته ۴۴ ساعت است.
- برای اینکه مشمول دریافت حقوق وزارت کار شوید، باید حتما موظفی هر ماه را پر کنید.
- برای اضافه کاری مبلغ ۴۰ درصد بیشتر از ساعت کاری عادی برای افراد محاسبه می‌شود.
- میزان ساعت کاری برای مشاغل سخت متفاوت و کمتر است.
محاسبه حقوق و دستمزد چگونه انجام می‌شود؟
همانطور که اشاره شد، طبق قانون هر ماه ۳۰ روز کاری در نظر گرفته می‌شود. در ماه‌های ۳۱ روزه مزد پرداختی تقسیم بر ۳۰ و ضربدر ۳۱ می‌شود. در ماه اسفند هم همین موضوع برای ۲۹ روز حاکم است. با این حال به طور کلی یک ماه معادل ۳۰ روز کاری درنظر گرفته می‌شود.
طبق قانون کار هر فرد در طی هفته باید ۴۴ ساعت کار کند. این میزان برای یک ماه، چیزی بیش از ۲۰۰ ساعت خواهد بود. البته حقوق روزهای جمعه هم محاسبه می‌شود. با این اوصاف ۴۴ ساعت باید تقسیم بر ۶ روز کاری شود. نتیجه به دست آمده عدد ۷.۳۳ خواهد بود که معادل ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه کار روزانه است. حالا با ضرب عدد ۷.۳۳ در ۳۰ روز کاری، ساعات کاری برای محاسبه حقوق و دستمزد ماهانه فرد به دست می‌آید.
نکاتی در مورد مزایای حقوق کارکنان
در بخش قبلی محاسبه دستمزد اصلی کارکنان را مورد بررسی قرار دادیم. با این حال حقوق پایه شامل کل دستمزد کارکنان نمی‌شود. مبالغی که به جز حقوق اصلی به کارگران پرداخت می‌شود در زمره مزایای حقوق و دستمزد قرار می‌گیرد. این مزایا از نظر استمرار در پرداخت به مزایای مستمر و غیر مسمتر و از نظر نوع پرداخت به نقدی و غیرنقدی تقسیم می‌گردد.
دقت داشته باشید که مزایای رفاهی و انگیزه‌ای از قبیل کمک هزینه مسکن، خوار و بار، کمک عائله مندی، باداش افزایش تولید و سود سالانه جزو مزد ثابت و مزد مبنا محسوب نمی‌شود. در تقسیم بندی مزایا بر اساس استمرار در پرداخت دو گروه داریم: ۱- مزایای مستمر ۲- مزایای غیرمستمر
مزایای مستمر مواردی هستند که چندین ماه متوالی همراه با حقوق اصلی به کارگران پرداخت می‌شود و معمولا در حکم حقوق افراد نیز ذکر می‌شود مانند حق اولاد، حق مسکن، حق خوار و بار، حق ایاب و ذهاب.
مزایای غیرمستمر مواردی هستند که که روال پرداخت ثابتی ندارند و ممکن است هر چند ماه یکبار به کارگران پرداخت شود مانند اضافه کار، پاداش انجام کار، عیدی، سنوات و بهره وری.
در تقسیم بندی مزایا از نظر نوع پرداخت نیز نیز دو گروه داریم: ۱- مزایای نقدی ۲- مزایای غیرنقد
مزایای نقدی مواردی هستند که به صورت نقد به افراد پرداخت می‌گردد و یا به حساب آنها واریز می‌شود مانند حق اولاد، حق ماموریت، حق مسکن، حق جذب و موارد دیگر.
مزایای غیر نقد مزایایی هستند که به صورت غیرنقد به کارگران پرداخت می‌شود مانند پوشاک، استفاده از مسکن، استفاده از خودرو، بن غیرنقد و موارد دیگر.
محاسبه مالیات حقوق چگونه انجام می‌شود؟
طبق قانون مالیات‌های مستقیم، حقوق کارگران و کارکنان شامل مالیات می‌شود. این مالیات از حقوق فرد کم و به حساب سازمان امور مالیاتی کشور واریز می‌شود. محاسبه مالیات حقوق برعهده کارفرمایان است و کارکنان هیچ تعهدی در این باره ندارند. پرداخت این نوع مالیات هم معمولا توسط کارفرما انجام می‌شود. با این وجود در برخی موارد خود کارکنان مسئولیت آن را برعهده می‌گیرند.
حسابداران حقوق و دستمزد باید به صورت دقیق میزان مالیات را برای هر فرد محاسبه کنند. همچنین بعد از محاسبه باید مبلغ موردنظر را از حساب آنها کسر و به سازمان مالیات کشور پرداخت کنند. البته ناگفته نماند که برخی از کارکنان و کارگران به دلیل پایین بودن دستمزد، معاف از پرداخت مالیات هستند که این موضوع هم باید توسط حسابداران رعایت شود.
به طور کلی ارائه لیست مالیات حقوق کارکنان به سازمان امور مالیاتی ضروری است. این لیست هم شامل کارکنان معاف از مالیات و هم مشمول مالیات می‌شود. کارفرما بعد از تهیه و تنظیم لیست، آن را از طریق سایت به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌کند.
آشنایی با وظایف حسابدار حقوق و دستمزد
همانطور که اشاره شد، وظیفه محاسبه حقوق کارکنان برعهده حسابداران شرکت است. درواقع می‌توان گفت اصلی‌ترین وظیفه حسابداران در بنگاه‌های اقتصادی است. البته اصطلاح محاسبه حقوق یک اصطلاح کلی است و جزئیات زیادی را دربرمی‌گیرد. به این معنی که محاسبه حقوق یا دستمزد کارکنان شامل مراحل زیادی می‌شود.
ابتدا یک حسابدار حقوق و دستمزد، باید اطلاعات زمانی کارکرد کارکنان را جمع‌آوری کند. برای مثال به طور دقیق و جداگانه اطلاعات کاری روزانه، هفتگی و ماهانه کارکنان را تهیه و مرتب کند. زمان کار با ثبت حقوق پایه محاسبه می‌شود و برخی موارد، مثل مرخصی‌ها، اضافه کاری‌ها و … از آن کم یا به آن اضافه می‌شوند.
یکی دیگر از وظایف این نوع حسابداران، محاسبه حقوق پیمانکاران مستقل است. برخی از کسب و کارها برای انجام فعالیت‌های خود، پیمانکارانی را استخدام می‌کنند. به این ترتیب شرح شغلی مثل کارکنان اصلی شرکت دارند. حسابدار باید حقوق این پیمانکاران را مثل کارکنان اصلی محاسبه کند.
چرا باید حقوق و دستمزد کارکنان به درستی محاسبه شود؟
دستمزد هر کدام از کارکنان باید بر اساس کارکرد و فعالیت واقعی آنها پرداخت شود. اگر این کار به صورت دقیق انجام نشود، باعث احساس نارضایتی کارکنان خواهد شد. درواقع کارکنان در این حالت اعتماد به شکرت را از دست داده و احساس بی‌عدالتی می‌کنند.
وقتی کارکنان ناراضی شوند، بهره‌وری آنها در کار هم کاهش پیدا خواهد کرد. به همین دلیل باید دقیق‌ترین و بهترین روش برای محاسبه حقوق کارکنان انتخاب شود. همچنین حسابدار باید مهارت کافی در این زمینه داشته باشد تا جلوی ضرر و زیان‌های احتمالی گرفته شود.
استفاده از نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد
با پیشرفت تکنولوژی کار حسابداران هم کمی ساده‌تر و در عین حال دقیق‌تر شده است. همانطور که می‌دانید یک خطا در انجام محاسبات، ممکن است باعث ایجاد مشکلات بزرگی برای شرکت شود. به همین دلیل نباید بیش از اندازه به محاسبات دستی نیروی انسانی تکیه کرد.
امروزه نرم افزارهایی در این زمینه طراحی شده‌اند که قابلیت محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان را دارند. البته باید اطلاعات دقیق در مورد زمان کار کارکنان به صورت صحیح وارد نرم افزار شود. خروجی این نرم افزارها و گزارش‌های آن کمک زیادی به تصمیم‌گیری‌های آتی خواهد کرد.
نرم افزاری که در این زمینه طراحی می‌شود، باید رابط کاربری ساده‌ای داشته باشد. از طرف دیگر قابلیت انجام محاسبات دقیق و پیچیده دستمزد را هم دارا باشد. طبق تحقیقات انجام شده، وجود سیستم نرم افزاری برای محاسبه حقوق کارکنان، باعث افزایش رضایت آنها شده است.
نکاتی در مورد نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد
استفاده از نیروی انسانی برای محاسبه حقوق کارکنان علاوه‌بر افزایش احتمال اشتباه، باعث هدر رفتن وقت و انرژی زیادی هم می‌شود. بنگاه اقتصادی می‌تواند با استفاده از نرم افزار، محاسبات دقیق دستمزد را انجام دهد. به این ترتیب استفاده از نرم افزار، مزایای زیادی برای شرکت‌ها خواهد داشت.
نرم افزاری که برای این منظور طراحی می‌شود، باید توسط توسعه‌دهندگان به خوبی آموزش داده شود. چرا که خروجی این نرم افزار، باعث اتخاذ تصمیم‌های موثری خواهد شد. همچنین باید تمام سرفصل‌های مهم حقوق و دستمزد در این نرم افزار رعایت شده باشد. این سرفصل‌ها عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل دقیق حقوق کارکنان در فایل اکسل
- ثبت کلیه قراردادهای حقوق کارکنان شرکت
- تهیه و تنظیم گزارشات مربوط به مالیات و بیمه حقوق کارکنان
- تهیه و صدور خودکار اسناد مربوط به حقوق کارکنان
- بررسی معافیت‌های مالیات و بیمه
- معرفی و محاسبه عوامل مربوط به حقوق کارکنان به همراه مزایا
- قابلیت محاسبه دقیق سنوات، عیدی، مرخصی، اضافه کاری و …
به طور کلی استفاده از نرم افزار برای محاسبه حقوق و دستمزد، باعث افزایش دقت در محاسبات می‌شود. به همین دلیل کسب و کارها به سمت استفاده از این نرم افزارها رفته‌اند.
نتیجه گیری
محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. تمامی اطلاعات مربوط به محاسبه حقوق، باید برای سازمان بیمه و امور مالیاتی هم ارسال شود. به همین دلیل باید به صورت دقیق محاسبه شود. از سوی دیگر عدم دقت در محاسبه حقوق بر اساس کارکرد هر یک از کارکنان، باعث ایجاد نارضایتی خواهد شد. همین موضوع بهره‌وری نیروی انسانی را هم به مرور زمان کاهش خواهد داد؛ چرا که اعتماد خود را به سازمان از دست می‌دهند. امروزه نرم افزارهای زیادی در این راستا طراحی شده‌اند تا با دقت بالا محاسبات مربوط به حقوق کارکنان را انجام دهند.
موسسه محاسبان با ارائه آموزش‌هایی در خصوص تربیت حسابداران حرفه‌ای، کمک زیادی به بازار کار این رشته پرطرفدار کرده است. کلیه سرفصل‌های مربوط به محاسبه، قوانین و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان در این موسسه آموزش داده می‌شود. همچنین موسسه محاسبان آماده همکاری و ارائه مشاوره با بنگاه‌های اقتصادی در خصوص بهبود کیفیت محاسبات حقوق کارکنان است. برای اطلاعات بیشتر با شماره ۰۳۱۴۰۲۰ تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید