پلمپ دفاتر قانونی – پلمپ دفاتر الکترونیکی 1404

بر‌اساس قانون، شرکت‌ها و اشخاص حقیقی که دارای کسب‌وکار هستند، باید هر سال دفاتر قانونی خود را پلمپ کرده و به سازمان امور مالیاتی کشور تحویل دهند. پلمپ دفاتر به معنای تأیید رسمی و قانونی دفاتر حسابداری است که در آن‌ها کلیهٔ تراکنش‌های مالی ثبت و نگهداری می‌شوند. هرساله کسب‌وکارها ملزم به رعایت دقیق این مقررات هستند و باید در موعد مقرر اقدام به پلمپ دفاتر قانونی خود کنند که از پیامدهای مالی و حقوقی احتمالی مصون بمانند. در این مقاله از محاسبان موضوع پلمپ دفاتر قانونی و نحوه پلمپ دفاتر را دقیق توضیح می‌دهیم.

پلمپ دفاتر قانونی

همانطور که می‌دانید دفاتر کلاً به دو دسته تقسیم می‌شوند: دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر کمکی (غیر رسمی). دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند که باید از طریق ثبت نام پلمپ دفاتر قانونی تهیه شوند. این دفاتر دارای پلمپ سیم و سرب هستند و چنانچه خلل و ایرادی به این دفاتر وارد شود از اعتبار قانونی آن‌ها کاسته می‌شود و باعث مشکل برای دارنده دفاتر می‌شود.

دفاتر غیررسمی یا اختیاری به دفاتر معین، تفصیل و… گفته می‌شود که از طریق ثبت نام پلمپ دفاتر قانونی تهیه نمی‌شوند و برای کمک به روند اجرای امور حسابداری به ما کمک می‌کنند. این دفاتر اصلاً به عنوان مستندات قانونی به کمک نمی‌آیند و اعتباری از این لحاظ ندارند.

حذف دفاتر پلمپ فیزیکی 

بر‌اساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم، اولین بار در مهرماه سال ۱۴۰۳، دفاتر پلمپ فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی حذف و فرآیند الکترونیکی جایگزین آن شده است. این تغییرات به طور کامل در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها پیاده‌سازی شده است. هدف از این تغییرات، علاوه بر کاهش هزینه‌های فعالان اقتصادی و حفظ سلامت محیط زیست، تسهیل و تسریع در فرآیندهای کاری فعالان اقتصادی و رفع مشکلات موجود است. سازمان امور مالیاتی نیز متعهد است که گزارش‌ها و دسترسی‌های لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. اطلاعات مالی مورد نیاز به صورت مکانیزه در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شود و این اطلاعات به عنوان جایگزین دفاتر پلمپ در نظر گرفته می‌شود.

در این خصوص رئیس سازمان ثبت افزود: موفق شدیم نخستین حکم از احکام برنامه هفتم توسعه را در سازمان ثبت اجرا کنیم. طبق بند ج ماده ۴ قانون هفتم پیشرفت، مبنی بر پلمب الکترونیکی دفاتر تجاری، نخستین حکم پلمب الکترونیکی صادر شد.

مشمولین پلمپ دفاتر قانونی

از نظر اداره امور مالیاتی اشخاص حقوقی و حقیقی دارای تکالیف مالیاتی متفاوتی هستند. مهم‌ترین مسئله در تفکیک این اشخاص مربوط به همین مورد یعنی تکالیف قانونی است. یکی از مهم‌ترین این تکالیف مربوط به پلمپ دفاتر قانونی و تحریر آن‌ها می‌شود.

بر‌اساس ماده ۶ آیین‌نامه ۲۳۰۷۶۱ و ماده ۶ قانون تجارت، تمامی اشخاص حقوقی و همچنین اشخاص حقیقی گروه اول ملزم به پلمپ و نگهداری دفاتر قانونی هستند. طبق این آیین‌نامه، اشخاص حقیقی مشمول پلمپ دفاتر به سه گروه تقسیم شده‌اند: گروه اول، دوم و سوم.

این دسته‌بندی به دو روش انجام می‌شود: روش اول بر‌اساس میزان فروش و روش دوم بر‌اساس نوع شغل. در روش اول، مبالغ فروش هر چند سال یک‌بار اعلام می‌شود. طبق آخرین تقسیم‌بندی:

•  اشخاص حقیقی با فروش ۰ تا ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه سوم هستند.
• اشخاص حقیقی با فروش ۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه دوم هستند.
• اشخاص حقیقی با فروش بیش از ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال در گروه اول هستند.

برای مشاغل خدماتی، این مبالغ به نصف کاهش می‌یابند. اما در روش نوع شغل، برخی مشاغل به‌صورت خاص و بدون توجه به میزان فروش، در گروه اول قرار می‌گیرند. این شامل مشاغلی نظیر بیمارستان‌ها، صرافی‌ها، هتل‌های ۳ ستاره به بالا و دیگر مشاغل مشابه می‌شود که حتی با یک ریال فروش هم در گروه اول طبقه‌بندی می‌شوند. با توجه به این دسته‌بندی، تکالیف مربوط به پلمپ دفاتر قانونی بهتر مشخص می‌شود.

البته این الزام برای داشتن دفاتر قانونی، فقط منحصر به قانون مالیات‌های مستقیم نمی‌شود و در ماده ۶ قانون تجارت هم این موضوع عنوان شده و اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول را ملزم به این موضوع کرده است.

مهلت پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۴

با توجه به اینکه تمام مشمولین باید نهایتاً تا پایان سال برای ثبت پلمپ دفاتر قانونی سال بعد خود اقدام کنند؛ آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی مربوط به سال مالی ۱۴۰۴، تا پایان اسفندماه سال ۱۴۰۳ (۲۹/ ۱۲/ ۱۴۰۳) بوده است. فرآیند پلمپ دفاتر از تاریخ ۱۵ آذرماه آغاز می‌شود و از آن زمان، با داشتن امضای الکترونیکی امکان ثبت درخواست وجود دارد.

هزینه پلمپ دفاتر ۱۴۰۴

مبلغ پرداختی برای پلمپ دفاتر بسته به نوع دفتر قانونی مورد نظر، تعداد دفاتر سفارش داده شده و تعداد صفحات هر دفتر در هر سال متفاوت است. این عوامل تعیین‌کننده هزینه نهایی پلمپ دفاتر خواهند بود. جهت پیگیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر طبق مراحل زیر عمل کنید:

پس از طی کردن این مراحل، اداره پست دفاتر پلمپ‌ شده را به آدرس ثبت‌ شده در سامانه، برای مودی ارسال خواهد کرد.

جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی

یکی از موارد مهم در تصویب و اجرای هر قانون، ضمانت‌های اجرایی مربوط به آن است. بدین صورت که اگر برای قانونی، ضمانت اجرایی در نظر گرفته نشده باشد پس اجرای آن قطعی نخواهد بود. چراکه فرد مشمول آن قانون با درنظر گرفتن این موضوع که در صورت عدم اجرای قانونی عواقبی برای او نخواهد بود، اقدامی در جهت انجام آن امر نخواهد داشت. در مورد پلمپ دفاتر قانونی در ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم جریمه و ضمانت اجرایی این قانون در نظر گرفته شده است. در این ماده قانونی ذکر شده که در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی، مودی مشمول ۲۰% جریمه به ماخذ مالیات متعلقه خواهد بود.

مراحل نحوه درخواست جدید پلمپ دفاتر ۱۴۰۴

نحوه پلمپ دفاتر یا درخواست جدید پلمپ دفاتر ۱۴۰۴ به شرح زیر است:

• امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر 
• مراجعه به سامانه پلمپ دفاتر قانونی 
• تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ الکترونیک
• ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها
• پرداخت هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر قانونی

روش جدید اخذ پلمپ دفاتر (اظهارنامه پلمپ الکترونیک)

روش جدید اخذ پلمپ دفاتر یا اظهارنامه پلمپ الکترونیک به شرح زیر است: 

1. برای ثبت نام دفاتر قانونی در ابتدا باید وارد سامانه پلمپ دفاتر irsherkat.ssaa.ir شوید.
2. در بخش «میز خدمات الکترونیک»، گزینه «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی» را انتخاب کنید.
3. نوع شخصیت متقاضی (حقیقی یا حقوقی) برای پلمپ دفاتر قانونی را مشخص کنید.

۴. در این مرحله، اطلاعات اشخاص حقوقی باید تکمیل و تأیید شوند. توجه کنید که در صورت ارسال اطلاعات اشتباه، ویرایش آن‌ها فقط از طریق حوزه ثبتی متقاضی امکان‌ پذیر خواهد بود.

۵. پس از تکمیل و تأیید همه اطلاعات، پذیرش موقت اظهارنامه انجام می‌شود. شخص تکمیل‌کننده باید اطلاعات خود را در سامانه ثبت کند. این شخص باید یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باشد.

۶. اشخاص حقوقی باید اطلاعات تکمیلی دیگری را هم وارد کنند. ابتدا تمام اعضای هیئت مدیره با جزئیات هویتی و محل اقامت آن‌ها معرفی می‌شوند. سپس، سمت هر عضو، زمان پذیرش و مدت تصدی سمت آن‌ها نیز ثبت می‌شود.

۷. پس از تکمیل اطلاعات هویتی، نوع دفتر قانونی، تعداد جلدها و صفحات دفاتر مورد نیاز را مشخص کنید.

۸. در نهایت، پس از بررسی و تأیید صحت اطلاعات (شامل اظهارنامه و مدارک مورد نیاز)، گزینه «تأیید اظهارنامه پلمپ و مدارک» را انتخاب کرده و درخواست خود را نهایی کنید.

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر 1404

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی و مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی به شرح زیر است:

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی

• کپی کارت ملی
• کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
• مجوز فعالیت کسبی
• وکالت‌نامه وکیل شرکت
• اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا)

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی

• کپی کارت ملی مدیر عامل
• وکالت‌نامه وکیل مسئول
• اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
• کپی روزنامه تاسیس شرکت
• کپی روزنامه حاوی تغییرات
• معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی

ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها

بعد از آموزش پلمپ دفاتر، نوبت به ارسال مدارک پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها می‌رسد که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم. 

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی شما در سامانه ثبت شده و با استفاده از شماره پیگیری، می‌توانید وضعیت دفاتر خود را استعلام کنید.

امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر

در مرحله پس از ثبت اظهارنامه دفاتر قانونی، باید پلمپ دفاتر با امضای الکترونیکی ثبت شود. این اقدام به دو طریق ممکن است اتفاق بیفتد:
1. از طریق توکن
2. از طریق گوشی هوشمند اندروید

برای انجام امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر، می‌توان در صفحه نمایش داده شده در ذیل، روی قسمت “اینجا” کلیک کرد که به سایت ثبت من منتقل می‌شویم و هم می‌توان مستقیماً به سایت ثبت من رفت.👇

پس از ورود به سایت ثبت من باید از قسمت ورود که در بالا سمت چپ سایت قرار گرفته است، وارد شویم.👇

در پنجره باز شده جدید، پس از ورود کد ملی صاحب امضاء با کلیک بر روی دریافت رمز، رمزی به‌صورت پیامک به شماره همراه صاحب امضاء ارسال می‌شود که باید در فیلد پایینی وارد شود و بعد از آن بر روی ورود به درگاه کلیک کنیم.👇

در مرحله بعد و پس از ورود به کاربری ثبت من، در بالای صفحه تصویر زنگی مشخص است که چنانچه سندی برای امضاء وجود داشته باشد، به‌صورت عددی قرمز رنگ بر روی آن نمایش داده می‌شود که با کلیک بر آن اسناد نشان داده می‌شوند.👇

پس از باز شدن لیست اسناد، چنانچه سندی هنوز دارای امضاء الکترونیک نشده باشد، با کلیک بر روی دکمه در انتظار امضاء و پس از آن در صفحه جدید کلیک روی امضاء سند می‌توان نسبت به امضاء آن اقدام کرد.👇

لازم به ذکر است که جهت ادامه فرآیند امضاء دیجیتال باید حتما نرم افزار دستینه بر روی سیستم نصب باشد. برای این منظور باید عبارت نرم افزار دستینه را جستجو کنیم و با ورود به سایت مشخص شده در تصویر، نرم افزار را دانلود و نصب کنیم.👇

پس از نصب نرم افزار دستینه باید به سایت ثبت من برگشته و با کلیک بر روی امضاء سند، ادامه فرآیند را سپری کنیم.👇

پس از کلیک بر روی امضاء سند، وارد مرحله جدید خواهیم شد که در این مرحله باید حتما توکن سخت‌افزاری به سیستم متصل شود. پس از اتصال توکن، شناسایی آن توسط سیستم انجام می‌شود.👇

پس از شناسایی توکن، با نمایش صفحه‌ای مانند تصویر زیر، باید در ابتدا امضاء مدنظر بر روی توکن را انتخاب و پس از آن تأیید کنیم.👇

با تشخیص امضاء بر روی توکن، در مرحله بعد باید رمز توکن را وارد کنیم که پیغام ثبت با موفقیت نشان داده شود و بدین صورت مراحل امضاء دیجیتال تکمیل می‌شود.👇

مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی

جمع‌بندی

همه اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول طبق آنچه در این مقاله گفته شد، مشمول پلمپ دفاتر قانونی و نگهداری و تحریر دفاتر خواهند بود که اگر انجام ندهند مشمول جریمه‌ای معادل 20% مالیات متعلقه خواهند شد. البته این فقط از جنبه سازمان امور مالیاتی است. در صورتی که دفاتر در موارد دیگری همچون حسابرسی تامین اجتماعی هم حیاتی بوده و اگر پلمپ دفاتر قانونی انجام نگرفته باشد، در اینجا هم مشمول جریمه‌های بسیاری سنگینی خواهیم بود. پس هر ساله باید مراقب زمان ثبت نام و پلمپ دفاتر قانونی خود باشیم که دچار مشکل در سال‌های آتی نشویم.

سوالات متداول