کدینگ حسابداری بازرگانی چیست – مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری بازرگانی یکی از ابزارهای مهم در مدیریت مالی شرکتها و سازمانها است که به شفافسازی و دقت بیشتر در گزارشهای مالی کمک میکند. با توجه به پیچیدگیها و حجم بالای تراکنشهای مالی در شرکتهای بازرگانی، داشتن یک سیستم حسابداری منظم و کارآمد ضروری است. کدینگ حسابداری به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در این زمینه، نقش بسیار مهمی در نظمبخشی، دقت و شفافیت گزارشهای مالی ایفا میکند. در ادامه به بررسی کدینگ حسابداری در شرکتهای بازرگانی میپردازیم.
حسابداری بازرگانی چیست؟
حسابداری بازرگانی یکی از شاخههای حسابداری به شمار میرود. این نوع حسابداری در سازمانهایی مانند بنگاههای بازرگانی، شرکتهای تجاری و فروشگاهها استفاده میشود. حسابداری بازرگانی شامل پردازش و ثبت اسناد مالی بخشها و واحدهای گوناگون یک سازمان بازرگانی است. حسابداری بازرگانی به ثبت، طبقهبندی و خلاصه کردن معاملات تجاری میپردازد. این معاملات میتواند شامل خرید و فروش کالا یا خدمات و یا هر دو باشد.
کدینگ حسابداری
رویدادهای مالی در فرایند حسابداری بسیار متنوع هستند؛ بنابراین باید این رویدادها دستهبندی شوند تا بینظمی حاصل از تنوع خنثی شود. کدینگ حسابداری این وظیفه مهم را بر عهده دارد که عملیات مالی را به نحو احسن دستهبندی کرده و سطوح اصلی و فرعی آن را کدگذاری کند. در یک تعریف ساده، کدینگ یک نوع از دستهبندی حسابها در حسابداری است. در کدینگ حسابداری دستهبندیهایی برای حسابها مشخص میشود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص میکنند که سرشاخه و زیر شاخهها کدامند. این دستهبندیها، شاخهبندی کردن و کدگذاری حسابها، کدینگ حسابداری نامیده میشود.
انواع کدینگ حسابداری
رایجترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعههای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند، شامل ۵ نوع اصلی به شرح زیر میباشد:
کدینگ متوالی (پی در پی)
در کدینگ متوالی یا پی در پی، اعداد به صورت پشت سر هم به حسابها تخصیص داده میشوند. از مراحل کدینگ متوالی با عنوان کدینگ سریالی نیز یاد میشود.
کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حسابها)
در این روش، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و علامتگذاری با حروف الفبا انجام میشود. به عنوان مثال کد «ح – پ» برای حساب پرداختنی و کد «ح – د» برای حسابهای دریافتنی مورد استفاده قرار میگیرد. با اینکه این سبک کدینگ، ساده به نظر میرسد، اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیر قابل حدس دارد.
کدینگ تودهای
اگر کسب و کاری بخواهد فقط در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام کند، کدینگ تودهای مناسبترین گزینه است. در روش تودهای کدها میتوانند به یک حساب اختصاص داده شوند، اما در صورت تمایل به فعالیت بعد از یک دوره مالی باید از کدینگ مناسب استفاده شود.
کدینگ سلسله مراتبی
روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روشهای کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حسابها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد. زیرا با اضافه کردن یک اعشار به کد حساب میتوان زیر گروه مورد نظر را به آن حساب اضافه کرد. کدینگ حسابداری اصولا به شکل سلسله مراتبی (درختی) انجام میشود که این روش رایج ترین روش آن است.
کدینگ وجهی
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را میتوان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حسابها و زیر مجموعههای آن خواهد بود.
مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی
پیادهسازی کدینگ حسابداری بازرگانی نیازمند برنامهریزی دقیق و شناخت کامل از نیازهای مالی سازمان و مستلزم رعایت قوانین و مقررات مربوط به حسابداری است. این مراحل شامل چندین گام اساسی است که به سازمانها کمک میکند تا سیستم حسابداری خود را بهصورت کارآمد و دقیق پیادهسازی کنند. این مراحل عبارتاند از:
1.تعریف کدینگ گروه حساب
این مرحله اولین مرحله در طبقهبندی حسابها، به منظور سهولت در ارائه گزارشهای مالی و تجمیع اطلاعات مرتبط با حسابهای مشابه انجام میشود.در واقع، گروه حساب به شکلی سازمانیافته از حسابها است که به تفکیک و طبقهبندی موضوعات و معاملات مختلف مرتبط با مالیات، درآمدها، هزینهها، داراییها، بدهیها و سایر اطلاعات مالی و حسابداری را فراهم میکند. حساب گروه یک کد یک رقمی است که در این مرحله یک عدد اختصاصی به هر یک از گروه حسابها تخصیص داده میشود.
2.تعریف کدینگ حساب کل
بعد از تعیین کد برای حسابهای مالی، در مرحله دوم نسبت به ریز کردن حسابها اقدام میشود. این مرحله مهمترین قسمت کدینگ حسابداری است، زیرا اعداد این سطح در دفاتر قانونی ثبت میشود، در واقع در این مرحله کدها به گونهای باید ثبت شوند که مشخص کننده وضعیت مالی یک سازمان و شرکت باشند. این طبقه از حسابها شامل اقلام ترازنامه و صورت سود و زیان میباشند. ماهیت حسابها در سطح کل به ۳ نوع بدهکار، بستانکار و مهم نیست طبقهبندی میشود.
3.تعریف کدینگ حسابهای معین
به تقسیم حساب کل به اجزای تشکیل دهنده آن یعنی حسابهای معین، کدینگ درختی حسابهای کل میگویند. ﻫﺮ ﮐﺪام از ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﮐﻞ ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه در اﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺑﻪ اﺟﺰای آن ﮐﻪ ﻫﻤﺎن ﺣﺴﺎبﻫﺎی ﻣﻌﯿﻦ ﻫﺴﺘﻨﺪ تقسیم میشوند. معین آخرین سطح اصلی حسابهاست. یعنی تعریف هر حساب فقط تا سطح معین جهت صدور اسناد حسابداری الزامی بوده و تعریف سطوح تفصیلی برای معینها بر حسب نیاز هر شرکت به صورت اختیاری انجام میشود. این سطح همچنین، سطح عملیاتی سیستم نیز میباشد که در صدور سند استفاده میشود. کد سطح معین عبارت است از کد گروه، کد کل و ارقامی که به معین اختصاص دارد. حسابها در سطح معین با تفصیلی و در سطح مختلف ارتباط پیدا میکنند.
به طور مثال حساب موجودی نزد بانکها که از گروه دارایی جاری میباشد و به آن کد ۱۰۱ دادیم، بخش اول آن موجودی نزد بانکها نام دارد و ممکن است ارزی یا ریالی باشد. به موجودی نزد بانکها ریالی، کد ۱۰۱۰۱۰۱ میدهیم که ۱۰۱ آن به معنای موجودی نقد و بانک، (متعلق به گروه دارایی های جاری۱) و ۰۱ اول به معنای حساب موجودی نزد بانک ها (که زیر شاخه اول موجودی نقد و بانک می باشد) و ۰۱ دوم به معنای ریالی بودن موجودی نزد بانک است. به همین شیوه ۱۰۱۰۱۰۲ به معنای حساب موجودی نزد بانکها که به صورت ارزی میباشد، است.
4.تعریف کدینگ حسابهای تفصیلی
این مرحله در پایینترین و به عنوان سطح سوم سلسله مراتب حسابداری و بعد از حساب معین قرار دارد و اطلاعات مرتبط با جزئیات دقیقتر معاملات و تراکنشها را نمایش میدهد. با ایجاد چیدمان ارقام و معنایی مناسب برای کدینگ حسابهای تفصیلی، از این کدینگ برای ایجاد گزارشهای متنوع استفاده میشود. کدینگ حسابهای تفصیلی در سطح سوم حسابها قرار داشته و در نتیجه از ۳ رقم برای کدینگ حسابهای تفصیلی استفاده میگردد.
در این بخش سرفصل های معین به طور تفصیلی بررسی می شود. مثلا حساب سرمایه گذاری کوتاه مدت که حساب کل داراییهای جاری میباشد، خود به دو بخش معین سطح یک (سپرده سرمایه گذاری/سرمایه گذاری در سهام/سرمایه گذاری در اوراق مشارکت) و معین سطح دو به ترتیب (سپرده کوتاه مدت/شرکتهای پذیرفته شده در بورس،سایر شرکتها/شرکتهای پذیرفته شده در بورس،سایر شرکتها) قابل تقسیم است.
کدینگ حسابداری شرکت های بازرگانی
کدینگ حسابداری در شرکتهای بازرگانی اهمیت ویژهای دارد، زیرا این شرکتها با حجم بالایی از تراکنشهای مالی و تنوع حسابها روبرو هستند. سیستم کدینگ به سازمان کمک میکند تا تراکنشها را به درستی طبقهبندی و تحلیل کرده و از اطلاعات مالی برای تصمیمگیریهای بهتر و استراتژیک بهرهبرداری کند.
یک نمونه کدینگ شرکت خدماتی به شرح زیر است:
داراییهای جاری | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
11 | موجودی نقد | ترازنامهای | بدهکار |
12 | سرمایهگذاری کوتاه مدت | ترازنامهای | بدهکار |
14 | حسابها و اسناد دریافتنی | ترازنامهای | بدهکار |
15 | سایر حسابهای دریافتنی | ترازنامهای | بدهکار |
16 | موجودی مواد و کالا | ترازنامهای | بدهکار |
18 | سفارشات و پیش پرداختها | ترازنامهای | بدهکار |
19 | داراییهای نگهداری شده برای فروش | ترازنامهای | بدهکار |
داراییهای غیر جاری | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
21 | اسناد دریافتنی بلند مدت | ترازنامهای | بدهکار |
22 | سرمایهگذاری بلند مدت | ترازنامهای | بدهکار |
23 | سرمایهگذاری در املاک | ترازنامهای | بدهکار |
24 | داراییهای نامشهود | ترازنامهای | بدهکار |
25 | داراییهای ثابت مشهود | ترازنامهای | بدهکار |
26 | سایر داراییها | ترازنامهای | بدهکار |
بدهیهای جاری | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
31 | اسناد پرداختنی | ترازنامهای | بستانکار |
32 | حسابهای پرداختنی تجاری | ترازنامهای | بستانکار |
33 | سایر حسابهای پرداختنی | ترازنامهای | بستانکار |
34 | مالیات پرداختنی | ترازنامهای | بستانکار |
35 | سود سهام پرداختنی | ترازنامهای | بستانکار |
36 | تسهیلات مالی دریافتی کوتاه مدت | ترازنامهای | بستانکار |
38 | پیش دریافتها و سپردهها | ترازنامهای | بستانکار |
39 | بدهی هاي مرتبط با دارايیهاي نگهداری شده برای فروش | ترازنامهای | بستانکار |
بدهیهای غیر جاری بلند مدت | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
41 | اسناد پرداختنی بلند مدت | ترازنامهای | بستانکار |
42 | حسابهای پرداختنی تجاری بلند مدت | ترازنامهای | بستانکار |
45 | تسهیلات مالی دریافتنی بلند مدت | ترازنامهای | بستانکار |
46 | ذخیره مزایای پایان خدمت | ترازنامهای | بستانکار |
حقوق صاحبان سهام | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
51 | سرمایه | ترازنامهای | بستانکار |
52 | افزایش سرمایه در جریان | ترازنامهای | بستانکار |
53 | اندوخته صرف سهام | ترازنامهای | بستانکار |
54 | اندوخته قانونی | ترازنامهای | بستانکار |
55 | سایر اندوختهها | ترازنامهای | بستانکار |
56 | مازاد تجديد ارزيابی دارايیها | ترازنامهای | بستانکار |
57 | تفاوت تسعیر ارز عملیات خارجی | ترازنامهای | بستانکار |
58 | سود انباشته | ترازنامهای | بستانکار |
59 | عملکرد سود و زيان | ترازنامهای | بستانکار |
درآمد | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
61 | فروش | سود و زیانی | بستانکار |
62 | سایر درآمدهای عملیاتی | سود و زیانی | بستانکار |
هزینهها | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
71 | هزینه حقوق و دستمزد | سود و زیانی | بدهکار |
72 | هزینههای عملیاتی | سود و زیانی | بدهکار |
73 | هزینههای توزیع و فروش | سود و زیانی | بدهکار |
74 | سایر اقلام عملیاتی | سود و زیانی | بدهکار/بستانکار |
75 | هزینههای مالی | سود و زیانی | بدهکار |
بهای تمام شده کالای فروش رفته | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
81 | بهای تمام شده کالا و خدمات فروش رفته | سود و زیانی | بدهکار |
حسابهای انتظامی | |||
شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
91 | حسابهای انتظامی | آماری | بدهکار |
92 | طرف حسابهای انتظامی | آماری | بستانکار |
جمع بندی
کدینگ حسابداری بازرگانی یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت مالی بهتر در سازمانها است. با استفاده از یک سیستم کدینگ مناسب، سازمانها میتوانند تراکنشهای مالی خود را به طور دقیق ثبت کرده و از گزارشهای مالی شفاف و دقیقی برخوردار شوند که این امر در تصمیمگیریهای مدیریتی و استراتژیک بسیار موثر است.
سوالات متداول
انواع کدینگ حسابداری کدامند؟
1.کدینگ متوالی (پی در پی)
2. کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حسابها)
3.کدینگ تودهای
4.کدینگ سلسله مراتبی
5.کدینگ وجهی
مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟
1. تعریف کدینگ گروه حساب
2. تعریف کدینگ حساب کل
3. تعریف کدینگ حسابهای معین
4. تعریف کدینگ حسابهای تفصیلی
دیدگاهتان را بنویسید