کدینگ حسابداری بازرگانی چیست – مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری بازرگانی یکی از ابزارهای مهم در مدیریت مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها است که به شفاف‌سازی و دقت بیشتر در گزارش‌های مالی کمک می‌کند.  با توجه به پیچیدگی‌ها و حجم بالای تراکنش‌های مالی در شرکت‌های بازرگانی، داشتن یک سیستم حسابداری منظم و کارآمد ضروری است. کدینگ حسابداری به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در این زمینه، نقش بسیار مهمی در نظم‌بخشی، دقت و شفافیت گزارش‌های مالی ایفا می‌کند. در ادامه به بررسی کدینگ حسابداری در شرکت‌های بازرگانی می‌پردازیم.

حسابداری بازرگانی چیست؟

حسابداری بازرگانی یکی از شاخه‌های حسابداری به شمار می‌رود. این نوع حسابداری در سازمان‎‌هایی مانند بنگاه‌های بازرگانی، شرکت‌های تجاری و فروشگاه‌ها استفاده می‎‌شود. حسابداری بازرگانی شامل پردازش و ثبت اسناد مالی بخش‌ها و واحدهای گوناگون یک سازمان بازرگانی است. حسابداری بازرگانی به ثبت، طبقه‌بندی و خلاصه کردن معاملات تجاری می‌پردازد. این معاملات می‌تواند شامل خرید و فروش کالا یا خدمات و یا هر دو باشد.

کدینگ حسابداری

رویدادهای مالی در فرایند حسابداری بسیار متنوع هستند؛ بنابراین باید این رویدادها دسته‌بندی شوند تا بی‌نظمی حاصل از تنوع خنثی شود. کدینگ حسابداری این وظیفه مهم را بر عهده دارد که عملیات مالی را به نحو احسن دسته‌بندی کرده و سطوح اصلی و فرعی آن را کدگذاری کند. در یک تعریف ساده، کدینگ یک نوع از دسته‌بندی حساب‌ها در حسابداری است. در کدینگ حسابداری دسته‌بندی‌هایی برای حساب‌ها مشخص می‌شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیر شاخه‌ها کدامند. این دسته‌بندی‌ها، شاخه‌بندی کردن و کدگذاری حساب‌ها، کدینگ حسابداری نامیده می‌شود.

انواع کدینگ حسابداری

رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند، شامل ۵ نوع اصلی به شرح زیر می‌باشد:

کدینگ متوالی (پی در پی)

کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب‌ها)

در این روش، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و علامت‌گذاری با حروف الفبا انجام می‌شود. به عنوان مثال کد «ح – پ» برای حساب پرداختنی و کد «ح – د» برای حساب‌های دریافتنی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با اینکه این سبک کدینگ، ساده به نظر می‌رسد، اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیر قابل حدس دارد.

کدینگ توده‌ای

کدینگ سلسله مراتبی

روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد. زیرا با اضافه کردن یک اعشار به کد حساب می­‌توان زیر گروه مورد نظر را به آن حساب اضافه کرد. کدینگ حسابداری اصولا به شکل سلسله مراتبی (درختی) انجام می‌شود که این روش رایج ترین روش آن است.

کدینگ وجهی

مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی

پیاده‌سازی کدینگ حسابداری بازرگانی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و شناخت کامل از نیازهای مالی سازمان و مستلزم رعایت قوانین و مقررات مربوط به حسابداری است. این مراحل شامل چندین گام اساسی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سیستم حسابداری خود را به‌صورت کارآمد و دقیق پیاده‌سازی کنند. این مراحل عبارت‌اند از:

1.تعریف کدینگ گروه حساب‌

این مرحله اولین مرحله در طبقه‌بندی حساب‌ها، به منظور سهولت در ارائه گزارش‌های مالی و تجمیع اطلاعات مرتبط با حساب‌های مشابه انجام می‌شود.در واقع، گروه حساب به شکلی سازمان‌یافته از حساب‌ها است که به تفکیک و طبقه‌بندی موضوعات و معاملات مختلف مرتبط با مالیات، درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و سایر اطلاعات مالی و حسابداری را فراهم می‌کند. حساب گروه یک کد یک رقمی است که در این مرحله یک عدد اختصاصی به هر یک از گروه حساب‌­ها تخصیص داده می­‌شود.

2.تعریف کدینگ حساب کل

3.تعریف کدینگ حساب‌های معین

به تقسیم حساب کل به اجزای تشکیل دهنده آن یعنی حساب­‌های معین، کدینگ درختی حساب­‌های کل می­‌گویند. ﻫﺮ ﮐﺪام از ﺣﺴﺎب­ﻫﺎی ﮐﻞ ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه در اﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺑﻪ اﺟﺰای آن ﮐﻪ ﻫﻤﺎن ﺣﺴﺎب­ﻫﺎی ﻣﻌﯿﻦ ﻫﺴﺘﻨﺪ تقسیم می­‌شوند. معین آخرین سطح اصلی حساب‌هاست. یعنی تعریف هر حساب فقط تا سطح معین جهت صدور اسناد حسابداری الزامی بوده و تعریف سطوح تفصیلی برای معین‌ها بر حسب نیاز هر شرکت به صورت اختیاری انجام می‌شود. این سطح همچنین، سطح عملیاتی سیستم نیز می‌باشد که در صدور سند استفاده می‌شود. کد سطح معین عبارت است از کد گروه، کد کل و ارقامی که به معین اختصاص دارد. حساب‌ها در سطح معین با تفصیلی و در سطح مختلف ارتباط پیدا می‌کنند.

4.تعریف کدینگ حساب‌های تفصیلی

این مرحله در پایین‌ترین و به عنوان سطح سوم سلسله مراتب حسابداری و بعد از حساب معین قرار دارد و اطلاعات مرتبط با جزئیات دقیق‌تر معاملات و تراکنش‌ها را نمایش می‌دهد. با ایجاد چیدمان ارقام و معنایی مناسب برای کدینگ حساب­‌های تفصیلی، از این کدینگ برای ایجاد گزارش‌­های متنوع استفاده می­‌شود. کدینگ حساب­‌های تفصیلی در سطح سوم حساب­‌ها قرار داشته و در نتیجه از ۳ رقم برای کدینگ حساب­‌های تفصیلی استفاده می‌­گردد.

کدینگ حسابداری شرکت های بازرگانی

کدینگ حسابداری در شرکت‌های بازرگانی اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا این شرکت‌ها با حجم بالایی از تراکنش‌های مالی و تنوع حساب‌ها روبرو هستند. سیستم کدینگ به سازمان کمک می‌کند تا تراکنش‌ها را به درستی طبقه‌بندی و تحلیل کرده و از اطلاعات مالی برای تصمیم‌گیری‌های بهتر و استراتژیک بهره‌برداری کند.

یک نمونه کدینگ شرکت خدماتی به شرح زیر است:

جمع بندی

کدینگ حسابداری بازرگانی یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت مالی بهتر در سازمان‌ها است. با استفاده از یک سیستم کدینگ مناسب، سازمان‌ها می‌توانند تراکنش‌های مالی خود را به طور دقیق ثبت کرده و از گزارش‌های مالی شفاف و دقیقی برخوردار شوند که این امر در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک بسیار موثر است.

سوالات متداول