شاخص های کلیدی منابع انسانی یا kpi منابع انسانی چیست؟
مطالعه متمرکز
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی یا kpi منابع انسانی، معیاری استراتژیک است برای سنجش اینکه یک شرکت تا چه حد در مسیر اهداف خود حرکت می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند از معیارهای مختلفی برای سنجش عملکرد کارکنان خود استفاده کنند. اما تمرکز بر روی شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی بیش‌ترین اثر را روی موفقیت سازمان دارد. در این مقاله می‌خواهیم شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی و شیوهٔ تعیین آن‌ها را بررسی کنیم.
شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یا kpi منابع انسانی معیارهایی است که سازمان‌ها برای اندازه‌گیری و محاسبه موفقیت و بهره‌وری نیروهای انسانی از آن استفاده می‌کنند. این معیارها طیف گسترده و مطابق با استراتژی شرکت دارند و به سازمان کمک می‌کند که اهداف منابع انسانی را بهبود بخشند.
شاخص کلیدی عملکرد بر اساس مدل smart
مشخص کردن اهداف واضح برای طراحی kpi منابع انسانی بسیار اهمیت دارد. برای تعیین شاخص کلیدی عملکرد، استفاده از مدل اسمارت برای هدف‌گذاری شیوهٔ مناسبی است. کلمه اسمارت مخفف کلمه‌های زیر است:
۱. Specific مشخص
هنگام هدف‌گذاری باید دقیق و واضح مشخص کنید که قرار است به کجا برسید؟ چه کسانی باید برای رسیدن به این هدف مشارکت داشته باشند؟چه زمانی باید این هدف را انجام دهید؟ یک چارچوب زمانی برای هدف در نظر بگیرید. چرا این هدف را انتخاب کرده‌اید؟
۲. Measurable قابل اندازه‌گیری
هدفها و شاخص‌های کلیدی که در نظر می‌گیرید باید قابل اندازه‌گیری باشند. به این منظور که بتوانید به صورت کمی هدف را اندازه‌گیری کنید. برای مثال فرض کنید که می‌خواهید دفتر کار جدید اجاره کنید و مبلغی که باید بابت رهن آن پرداخت کنید، ۲ میلیارد است. برای اینکه به این هدف برسید، ماهیانه چقدر باید درآمد داشته باشید؟
۳. Achievable دست یافتنی
هدفها و kpi منابع انسانی باید برای سازمان قابل دستیابی باشد. یعنی متناسب با بودجه، توانایی نیروهای کار سازمان باشد. همچنین اگر نیاز است که در زمینه‌هایی خود را توسعه دهید، برای آن اقدام کنید.
۴. Relevant مرتبط
اهداف تعیین شده برای سازمان باید با اهداف شرکت مرتبط باشد. یعنی اگر هدف تولید محصول جدید است، باید محصولی را تولید کنید که با هدف‌های کسب‌وکار همخوانی داشته باشد.
۵. Time-Bound محدوده زمانی
برای دستیابی به اهداف و kpi منابع انسانی باید بازهٔ زمانی مشخص کنید. برای مثال اگر دستیابی به هدف ۶ ماه زمان می‌برد، بهتر است که در میانهٔ مسیر، ارزیابی کنید که به چند درصد هدف رسیده‌اید. همچنین سعی کنید که زمان را واقع‌بینانه در نظر بگیرید.
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی
در این قسمت می‌خواهیم لیستی از ۱2 kpi منابع انسانی را بیان کنیم که در بخش منابع انسانی خود قرار دهید.
۱. شاخص نرخ غیبت
شاخص نرخ غیبت، تعداد روزهایی است که کارکنان در محل کار حاضر نمی‌شوند. منابع انسانی سازمان باید بررسی کند که آیا خودشان اجازه داده‌اند که نیروها بیش از اندازه مرخصی بگیرند یا اینکه مشکلی در سازمان و روحیهٔ آن‌ها وجود دارد. در این شرایط بهتر است سازمان ابتدا شرایط کارکنان را بررسی کند و علت را جویا شود.
در قدم بعدی برای مرخصی‌ها دسته‌بندی در نظر بگیرد و مثلاً تعداد روزهای مرخصی استعلاجی، استحقاقی، مرخصی بدون حقوق، مرخصی زایمان و… را مشخص کند و به کارکنان اعلام کند که بر اساس این قانون می‌توانند درخواست مرخصی داشته باشند.
۲. شاخص رضایت از مزایا
یکی از خدماتی که امروزه سازمان‌ها برای نیروهای خود در نظر می‌گیرند، مزایا است. مدیر منابع انسانی سازمان باید بررسی کند که آیا مزایایی که برای کارکنان در نظر گرفته‌اند، نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند؟ ارائه مزایای مناسبی در حفظ و نگهداشت نیروی کار بسیار مؤثر است. برای اندازه‌گیری شاخص عملکرد مزایا، بهتر است که در سازمان نظر‌سنجی برگزار کنید و از کارکنان بخواهید که میزان رضایت خود را از مزایای ارائه شده، اعلام کنند.
۳. شاخص نرخ بهره‌وری کارکنان
شاخص نرخ بهره‌وری کارکنان با هدف اندازه‌گیری میزان عملکرد کارکنان در یک بازهٔ زمانی مشخص است. در صورتی که کارکنان مفید کار نکنند، بر درآمد سالانه سازمان اثرات منفی دارد. به همین دلیل باید این عملکرد اندازه‌گیری شود و میزان کارکرد افراد سنجیده شود.
منابع انسانی سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی می‌توانند این عملکردها را یادداشت کنند.
۴. شاخص مشارکت کارکنان
شاخص مشارکت کارکنان یعنی میزان علاقه‌ای که کارکنان به شغل خود دارند. مدیران منابع انسانی سازمان‌ها باید بررسی کنند که کارکنان در چه زمان‌هایی با انگیزهٔ بیشتری کار می‌کنند و در چه زمان‌هایی نا امید و بی‌انگیزه هستند و راه حلی برای بالا بردن رضایت کارکنان از شغل انجام دهد.
سطح انگیزهٔ بالای کارکنان و مشارکت آن‌ها در کارهای سازمان، نرخ غیبت کارکنان و ترک آن‌ها از سازمان را کاهش می‌دهد. برای پیگیری شاخص مشارکت باید به صورت مستمر نظرسنجی‌هایی در شرکت انجام شود. این نظرسنجی‌ها می‌تواند از طریق طراحی پرس‌لاین باشد.
۵. شاخص اضافه کاری
شاخص اضافه‌کاری برای در نظر گرفتن و محاسبه این است که کارکنان بیشتر از زمان کاری خود مشغول به فعالیت هستند یا خیر. مثلاً در آخر هفته یا بعد از ساعت‌های کاری. گاهی اضافه‌کاری بر روی روان و جسم کارکنان اثر منفی می‌گذارد و عملکرد آن‌ها را در ساعت‌های کاری پایین می‌آورد. همچنین اضافه‌کاری برای شرکت هزینه دارد و شرکت باید بررسی کند و در صورت نیاز اضافه‌کاری‌های کارکنان را کاهش دهد. اندازه‌گیری این شاخص با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب یا ساعتی که کارکنان خودشان ثبت می‌کنند، بررسی می‌شود.
6. شاخص هزینه استخدام
هزینهٔ استخدام به هزینه‌هایی گفته می‌شود که سازمان برای استخدام نیروی جدید، می‌پردازد. هزینهٔ استخدام نیروی جدید، یکی از مهم‌ترین kpi منابع انسانی است که منابع انسانی باید بررسی کند، برای استخدام نیروی جدید چقدر می‌توانند حقوق و مزایا در نظر بگیرند؟ چه تجهیزاتی نیاز دارند؟ چقدر باید برای ثبت آگهی و تبلیغات برای آگهی شغلی پرداخت کنند؟ و در صورتی که سازمان توان مالی آن را دارد، برای استخدام، آگهی استخدام ثبت کنند. شاخص هزینه‌های استخدام را با استفاده از تقسیم هزینه‌های نیروی انسانی جدید بر کل نیروهای سازمان به دست می‌آورند.
7. شاخص زمانی برای استخدام نیروی جدید
شاخص زمانی برای استخدام نیروی جدید به زمانی گفته می‌شود که شرکت آگهی شغلی صادر می‌کند و در جستجوی نیروی جدید است. اگر زمان پیدا کردن نیرو زمان ببرد، شرکت باید بررسی کند که چه روندی مشکل دارد؟ برای مثال ممکن است که شرح شغلی واضح نباشد یا حقوق در نظر گرفته شده با عرف بازار همخوانی نداشته باشد. با بررسی این موارد، بخش منابع انسانی می‌تواند فرآیند استخدام را در شرکت بهینه کند.
8. شاخص استعفا از سازمان
بررسی شاخص استعفا از سازمان یکی از موارد مهمی است که تیم منابع انسانی باید آن را بررسی کند که در یک بازهٔ زمانی چه تعداد از پرسنل به خواست خود یا درخواست شرکت، ترک کار می‌کنند. اگر نرخ خروج کارکنان از سازمان بالا باشد، حتماً مشکلاتی در محیط شرکت یا منابع انسانی وجود دارد که نیاز به اصلاح دارد.
نرخ خروج کارکنان از سازمان فرآیند هزینه‌بری برای شرکت است. زیرا باید دوباره زمان صرف پیدا کردن نیروی جدید کنند و انگیزهٔ نیروهای شاغل در سازمان هم به مرور زمان کاهش می‌یابد. برای محاسبهٔ شاخص عملکرد استعفا از سازمان باید تعداد نیروهای کاری که سازمان را ترک کرده‌اند، تقسیم بر تعداد کارکنانی کنیم که در شرکت شاغل هستند.
9. شاخص موثر بودن برنامه‌های آموزشی
برگزاری برنامه‌های آموزشی یکی از مهم‌ترین برنامه‌های یک سازمان است. سازمان باید بررسی کند که برنامه‌های آموزشی که برگزار کرده‌اند چقدر برای کارکنان مؤثر بوده است؟ چون برگزاری برنامه‌های آموزشی هزینهٔ زیادی دارد، اما باید سنجید که آیا برای شرکت مناسب است؟ آیا برنامه حضوری بهتر است یا آنلاین؟ برای محاسبهٔ شاخص مؤثر بودن برنامه‌های آموزشی باید تعداد شرکت‌کنندگان را تقسیم بر میزان یادگیری برنامه کرد.
۱0. شاخص نرخ ترک ۹۰ روزه
شاخص نرخ ترک ۹۰ روزه برای زمانی است که نرخ بالای شکست در جذب نیروی کار وجود دارد. یعنی کارکنانی که در سه ماههٔ اول استخدام، شرکت را ترک می‌کنند. این موضوع نشان می‌دهد که در فرآیند استخدام کارکنان، مشکلاتی وجود دارد که نیروهای جدید در سازمان ماندگار نیستند. در این شرایط منابع انسانی باید دلایل ترک کارکنان را جویا شود و مشکلاتی که وجود دارد را بهبود دهد.
نرخ ترک ۹۰ روزه از تقسیم تعداد نیروهای کاری که سه ماههٔ اول سازمان را ترک کرده‌اند، با تقسیم بر تعداد کارکنان کل سازمان محاسبه می‌شود. با محاسبهٔ این شاخص، سازمان باید تلاش کند که نرخ ترک سازمان در سه ماههٔ اول را کاهش دهد.
۱1. شاخص حوادث در محل کار
حوادثی که در محل کار رخ می‌دهد، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های منابع انسانی سازمان‌ها است. حوادثی که در محل کار اتفاق می‌افتد، یکی از دلایل غیبت کارکنان است که هزینه‌های بالایی برای سازمان دارد. معیار حوادث محل کار را می‌توانید با تعداد حوادثی که در یک بازهٔ زمانی مشخص رخ می‌دهد، اندازه‌گیری کنید. شاخص عملکرد حوادث محل کار، نشان دهندهٔ ایمن بودن محل کار است.
همچنین سازمان‌ها باید بررسی کنند و در صورتی که بهبودی در نرخ حوادث رخ نداد، برای ایمن کردن محیط کار اقدام کنند. این شاخص را باید در طول زمان به صورت مستمر پیگیری کرد که مشخص شود، مشکلات از کجا هستند و چطور باید حل شوند.
۱2. شاخص حفظ و نگهداشت نیروی انسانی
حفظ کارکنان یک kpi منابع انسانی بسیار مهم است که ثبات شرکت را نشان می‌دهد. با استفاده از این kpi منابع انسانی می‌توانید میانگین حفظ کارکنان در شرکت را تعیین کنید. حفظ و نگهداشت نیروهای انسانی سازمان به عوامل مختلفی از جمله محیط سازمان و حقوق بستگی دارد. همچنین با اندازه‌گیری این شاخص متوجه خواهید شد که چقدر کارکنان از سازمان راضی هستند. زیرا زمانی که کارمندان ناراضی باشند، شرکت را ترک می‌کنند.
حتماً به شاخص رضایت کارکنان توجه کنید. چون با از دست دادن یک کارمند، شما دوباره هزینه و زمان صرف کنید که نیروی جدید استخدام کنید و اگر جا به جایی نیروهای کار زودهنگام اتفاق بیفتد، هزینه‌های بسیاری را برای سازمان به همراه دارد. شاخص حفظ و نگهداشت نیروی انسانی با مقایسهٔ تعداد کارمندانی که تازه به شرکت پیوسته‌اند و با افرادی که در همان دوره در شرکت باقی مانده‌اند، محاسبه می‌شود.
جمع‌بندی
در این مقاله از محاسبان، مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی منابع انسانی را بررسی کردیم که بدانید در زمینهٔ منابع انسانی چطور سازمان خود را بهینه کنید. تحلیل kpi منابع انسانی به سازمان کمک می‌کند که عملکرد و بهره‌وری کارکنان را به صورت مستمر با استفاده از نرم‌افزارها بسنجند و متناسب با نیازهای کسب‌وکارشان آن را مدیریت کنند.
دیدگاهتان را بنویسید